Arkistot kuukauden mukaan: January 2008

Palkitut intranetit

Jakob Nielsen on pistänyt intranettejä järjestykseen ja valinnut niistä 10 parasta. Mikä niistä tekee sitten hyviä? Muutamia näkökulmia:

Organisaation uutiset. Intranet on enemmän kuin kotisivu ja useat organisaatiot panostavat uutistuotantoon. Niiden julkaiseminen esimerkiksi multimedian avulla ja/tai järjestämällä uutisia alueittain tai organisaation osittain antaa uutisille enemmän näkyvyyttä ja korostaa niiden merkitystä

Vanhat suosikit. Monissa hyvissä intraneteissä hoidetaan kunnolla sellaiset vanhat suosikit kuin

  • työntekijähakemisto (jotta ihmiset löytäisivät toisensa),
  • SSO (jotta kertakirjautuminen riittäisi),
  • integraatiot (hyvässä integraatiossa on harkittu informaatio arkkitehtuuri (IA) yhdistettynä toimivaan navigaatioon ja käyttäjäkokemukseen)
  • CMS (myös intranetin ylläpidon pitää olla käytettävyydeltään hyvä)
  • Päivitetyt sisällöt (ajantasaiset tiedot ovat intranetin kriittinen menestystekijä)

Fokus tuottavuuteen ja tietämyksenhallintaan. Parhaat intranetit tarjoavat käyttäjilleen työkaluja, joilla työpäivästä saadaan tehokkaampi. Joskus työkalut voivat olla hyvinkin yksinkertaisia, kuten sähköisiä lomakkeita. Tärkeintä on tarkastella sitä, mitä työntekijät tarvitsevat työhönsä ja tarjota niihin asioihin työkaluja, joiden avulla hommat hoituvat joko paremmin tai nopeammin. On myös tärkeää parantaa tietämyksen jakamista intranetissä.

Intranetin suunnittelutrendejä. Nielsen on havainnut suunnittelutrendejä intranet-ratkaisuissa:

  • Personoinnin lisääntynyt käyttö ja erilaisten hälytysten integrointi järjestelmään
  • Työtehtäville kriittisten sovellusten ja tiedon korostaminen
  • Sisäisten ja ulkoisten uutisten integrointi
  • Paremmat hakuominaisuudet
  • Paremmat kalenterit tapahtumille ja projekteille
  • Uuden työntekijän perehdytysaineistot
  • Selkeät näkymät yrityksen taloustietoihin kuten osakekursseihin

Brändäyksestä hellittäminen. On olemassa useampia tapoja, jolla palvelua voidaan brändätä. Tärkeintä ei ole se, kutsutaanko intranetiä jollain nimenomaisella nimellä vai vain pelkästään intranetiksi vai brändätäänkö palvelua organisaation omalla nimellä. Olennaista on kiinnittää huomiota sisäiseen markkinointiin, ei siis nimeen.

Teknologia-alustan valinta. Nielsenin mukaan ei ole yhtä selvästi erottuvaa teknologia-alustaa, jonka päälle hyvä intranet voidaan rakentaa. Suosituimpia ovat esimerkiksi Microsoftin SharePoint ja Google Search Appliance. Näiden lisäksi on suosiota alustaratkaisuissa ovat saaneet: Red Hat Linux, Lotus Notes ja Domino sekä Oracle DB.

Intranetin ROI:n tunnistaminen. Voittajaintranetit keskittyvät välineen tarjoamaan mahdollisuuteen parantaa tuottavuutta, eikä niinkään oman työn oikeuttamiseen mittaamalla ROI:ta. Tuottavuuden paraneminen pitää kuitenkin jotenkin osoittaa ja tuottavuuden ROI:n mittaaminen taas on usein hankalaa. Joidenkin tutkimusten mukaan tuottavuutta pystytään parantamaan merkittävästi ja avain siihen on mitattavien tavoitteiden asettaminen etukäteen.

* * *

Bonuksena tähän vielä 8 virhettä, jotka palveluihin kirjautumisten suunnittelussa pitäisi välttää.

Suoraan asiaan

Gerry McGovern kirjoittaa CMSWiressä siitä, että web-sivustoilla ei pitäisi ihmisille selittää mitä siellä aiotaan tehdä, vaan tehdä niitä asioita. Suoraan asiaan meneminen on usein taitolaji, mutta sitä kannattaa harjoittaa.

Esimerkkinä McGovern käyttää websivustolle ripustettavia tervetulotoivotuksia, jotka ovat varsin turhia. Tai toisinpäin sitä, että ei Googlen etusivulla selosteta kuinka nopeaa ja vaivatonta tiedonhaku hakukoneella on. Yksinkertaisesti se on sitä.

McGovern moittii myös julkisia hallitusten verkkosivustoja siitä, että niitä käytetään poliitikkojen esittelyyn ja siihen kuinka paljon veroeuroja kulloinkin aiotaan johonkin kuluttaa. Erilaisia suunnitelmia kiinnostavampaa on se mitä ja kuinka olemassa olevia pulmia voidaan ratkaista. Soveltaen ja osittain nämä kommentit sopivat myös suomalaiseen julkishallintoon.

Sähköisessä asioinnissa ollaan saman pulman äärellä eli ne keskeiset palvelut pitäisi nostaa esille ja organisaatiolähtöinen esitteleminen jättää vähemmälle. Webissä pitäisi siis päästä tekemään asioista sen sijaan, että kuunnellaan suunnitelmia niistä.

Uusi hakukone – Wikia Search

Wikia on julkaissun alfa-version uudesta Wikia Search-hakukoneesta. Wikia tukee myös mediaWiki -ohjelmistoa, joka alunperin kehitettiin Wikipedia-projektiin. Sittemmin tuo avoimen lähdekoodin ohjelmisto on levinnyt useisiin muihin vastaaviin hankkeisiin.

Wikia Search on niin ikään avoimuuteen perustuva projekti, joka nojaa pitkälti käyttäjäyhteisön palautteeseen. Tässä vaiheessa kehittäjät myöntävät hakukoneen olevan vielä varsin raakile, mutta antamalla sen yhteisön tarkasteltavaksi kehitystä odotetaan saavutettavan jo varsin pian.

Sähköinen asiointi houkuttelee suomalaisia

Tieto- ja materiaalivirtojen hallintaan ratkaisuja tarjoava Itella eli perinteisemmin sanottuna Posti on teettänyt selvityksen suomalaisten suhtautumisesta sähköisen asioinnin palveluiden käyttöön.

Selvityksen mukaan 75% suomalaisista pitää suomalaisista pitää sähköiseen asiointiin liittyvää palvelua ja sen ominaisuuksia itselleen tärkeänä ja hyödyllisenä. Kyselyyn vastanneista 11 prosenttia hoitaa netissä asioitaan päivittäin, esimerkiksi tekee erilaisia tilauksia, ajanvarauksia, täyttää lomakkeita tai maksaa laskuja. Jos sähköisesti asioivien joukkoon lasketaan ne, jotka hoitavat asioitaan muutaman kerran viikossa, niin 35 prosenttia suomalaisista asioi netissä sähköisesti jo nyt, tavalla tai toisella.

Sähköisten asiointipalveluiden koetaan parhaiten sopivan rahaliikenneviesteihin kuten kuitteihin, tiliotteisiin, laskuihin ja palkkalaskelmiin. Toiminnallisesti niiden vastaanottamiseen, käsittelyyn ja arkistointiin. Muita suosittuja sähköisten asiointipalveluiden kohteita olivat varallisuuteen tai terveyteen liittyvien, kuten reseptien, hammaslääkärikutsujen, tai laboratoriotulosten, viestien vastaanottaminen, käsittely ja arkistointi. Muita listattuja kohteita olivat verotus, rakennusluvat, päivähoitopäätökset, opiskelupaikan vahvistaminen ja muut viranomaispäätökset.

Suurimmaksi esteeksi koettiin tiedon puute eli sopivaa sähköistä palvelua ei yksinkertaisesti tunneta.

* * *

Odotukset sähköisille asiointipalveluille ovat siis kohtuullisen kovat nykyisistä lähtökohdista tarkastellen, mutta suunta on selvä. Asiointiprosesseja pitää saada verkkoon ja niiden lopputuotokset arkistoitua turvallisesti ja siten, että ne on turvallisesti sieltä poimittavissa.

Halutut palvelut eivät ole helpoimmasta päästä, vaan vaativat sekä tietoturvalta että toiminnallisuuksiltaankin hyvää ja tarkkaa suunnittelua. Lisäksi käyttäjien vahva tunnistaminen nousee arvoonsa, sillä viranomaisten tarjotessa palveluita verkossa, on pystyttävä luottamaan siihen, että sopimuskumppani on juuri se, joka hän väittää olevansa.

Julkishallinnossa on kaikissa näissä edistytty viime aikoina, mutta töitä on vielä tehtävänä ennen kuin olemme siirtyneet eYhteiskuntaan.

* * *

Anekdootti sinänsä, mutta tilastokeskuksen tutkimuksen mukaan alle 40-vuotiaista lähes 100 prosenttia käyttää internetiä. Hiljalleen nettipalvelveluiden piiri kasvaa koskettamaan koko väestöä.