Aihearkisto: Prosessit

Periaatteita

Viime aikoina on julkistettu eräitä periaatteita, joilla palveluita kehitetään.

Viimeisimmät ovat helmikuun alussa toimintatapojen uudistamisen ministerityöryhmän hyväksymät kaikkia julkisia palveluita koskevat digitalisoinnin periaatteet:

– Kehitämme palvelut asiakaslähtöisesti.
– Poistamme turhan asioinnin.
– Rakennamme helppokäyttöisiä ja turvallisia palveluita.
– Tuotamme asiakkaalle hyötyä nopeasti.
– Palvelemme myös häiriötilanteissa.
– Pyydämme uutta tietoa vain kerran.
– Hyödynnämme jo olemassa olevia julkisia ja yksityisiä sähköisiä palveluita.
– Avaamme tiedon ja rajapinnat yrityksille ja kansalaisille.
– Nimeämme palvelulle ja sen toteutukselle omistajan.

Periaatteista todennäköisesti haastavin, mutta joissain tapauksissa myös ilahduttavin on se, että puritään poistamaan turhaa asiointia sekä se, että uutta tietoa pyydetään vain kerran. Toteutuksissa on tietysti huomattava se, että kun näin tehdään, niin oikeusturva- ja tietosuojaperiaatteista pidetään kiinni. Palveluiden kehittämisen kannalta nuo ovat hyviä periaatteita.

Toinen setti periaatteita löytyy ATT:n puolelta eli avoimen tieteen ja tutkimuksen palveluperiaattet, joilla pyritään tukemaan palveluiden kehitystä ja ylläpitoa:

  1. Palvelut tukevat tutkimusta sekä tutkimusprosessin avoimuutta. Palveluissa huomioidaan tutkimuksen ja sen tuottaman tiedon koko elinkaari.
  2. Palveluilla tuetaan parhaita avoimen tieteen käytäntöjä. Palveluilla edistetään yhteentoimivuutta sekä tutkimustuotosten avoimuutta ja jatkokäyttöä. Tämän tulee toteutua myös silloin, kun kaikkia tutkimustuotoksia ei voida avata vapaasti käytettäviksi.
  3. Palvelut ovat mahdollisimman avoimesti suomalaisen tutkimusyhteisön käytettävissä. Palvelut voidaan rahoittaa käyttäjämaksuin. Tällöin hinnaston tulee olla avoimesti saatavilla.
  4. Palvelut ovat jatkuvia. Palveluntarjoajan on laadittava palvelulle jatkuvuussuunnitelmat. Mikäli vastoin odotuksia palvelu aiotaan sulkea, palveluntarjoajan on avustettava korvaavan palvelun löytämisessä edistääkseen tietojen säilyvyyttä.
  5. Palveluiden teknologiavalinnat ja tietoturva ovat tarkoituksenmukaiset. Yleisperiaatteena palveluiden teknologiavalinnoissa on yhteentoimivuuden edistäminen. Palveluille luodaan mahdollisuuksien mukaan avoimet rajapinnat ja näille julkinen rajapintadokumentaatio.
  6. Palveluita kehitetään jatkuvasti ja käyttäjälähtöisesti sekä hyödyntäen mahdollisuuksien mukaan avoimen lähdekoodin ratkaisuja.
  7. Palveluiden käyttöehdot edistävät avoimuutta. Palveluihin liittyvät ja niihin kertyvät kuvailutiedot luovutetaan mahdollisimman avoimesti. Palvelukehityksen tulokset on lähtökohtaisesti lisensoitu avoimesti.
  8. Palveluille määritellään asiakas- ja käyttäjäperusteiset, laadulliset ja määrälliset mittarit, joiden avulla palveluiden käyttöä ja käytettävyyttä voidaan seurata ja kehittää.
  9. Palveluiden palvelulupaukset, vastuutahot ja palveludokumentaatio ovat saatavilla. Palveluntarjoajan tulee huolehtia tarvittavan tukipalvelun tuottamisesta.

Jälkimmäiset on lisenssoitu CC 4.0 BY-lisenssillä, joten niitä voi ja saa hyödyntää muuallakin.

Kts. myös juttu Portissa: http://portti.avointiede.fi/yleista/periaatteista-tukea-att-palveluiden-kehitykseen

Digitalisaatio

Digitalisaatio on käsitteenä ollut esillä jo jonkun vuoden ja nyt sille on asetettu merkittäviä tavoitteita ja odotuksia. Tässä tekstissä avataan sitä mitä tuo digitalisaatio on ja hieman sitäkin mitä se ei ole.

Digitalisaation määritelmä ei ole vielä vakiintunut

Digitalisaatiolla ei vielä ole yksiselitteistä ja vakiintunutta määritelmää, joskin eri kuvaukset alkavat hiljalleen lähestyä toisiaan.

Konsulttitalo Gartner määrittelee digitalisaation seuraavasti omassa sanakirjassaan:

Digitalization is the use of digital technologies to change a business model and provide new revenue and value-producing opportunities; it is the process of moving to a digital business.

Gartner kytkee digitalisaation myös IT-kehityksen aikakausiin ja toteaa, että digitalisaatio on IT-kehityksen kolmas aikakausi ja teknologian kehittymisen myötä kasvanut paradigmamuutos ja väistämätön digitaalisen evoluution seuraava vaihe. Ne kaksi aiempaa aikakautta olivat IT-käsityöläisyyden aikakausi sekä IT-teollisuuden aikakausi.

Digitalisaation aikakaudella keskitytään liiketoimintamalleihin kun IT-teollisuus kiinnitti erityistä huomiota tuotantoon ja IT-käsityöläisyys painotti teknologiaa. Gartnerin mukaan digitaalinen johtajuus ja näkemyksellisyys ovat kultaakin arvokkaampaa osaamispääomaa.

ETLA-raportissa no 41 “Suomalainen teollinen internet – haasteesta mahdollisuudeksi” (PDF), digitalisaation suora määritelmä kuvataan seuraavasti:

Digitalisaation suora määritelmä on digitaaliteknologian integrointi jokapäiväiseen elämään  digitoimalla kuvaa, ääntä, dokumenttia tai signaalia biteiksi ja tavuiksi kuvaamaan asioita ja  tietosisältöä.

ETLA:n raportti suuntaa määrittelyä myös Gartnerin suuntaan toteamalla, että digitalisaatio ei ole pelkästään digitaalisen tiedon hallintaa yritysten lukuisissa tietojärjestelmissä, vaan uuden arvon tuottamista tiedon avulla.

Tulevaisuudentutkimuksen jatko-opiskelija Miikka Heinäsmäki tarkoittaa digitalisaatiolla

digitaalista uusiutumista eli digiteknologian integrointia kaikkeen organisaation toimintaan.

Jossain määrin samalla linjalla on myös BusinessDictionary.com:

Integration of digital technologies into everyday life by the digitization of everything that can be digitized.

Valtiovarainministeriö kuvailee digitalisaatiota oman Digitalisaatiohaaste 2015 -esittelyn yhteydessä seuraavin sanoin:

Digitalisaatio on sekä toimintatapojen uudistamista, sisäisten prosessien digitalisointia että palveluiden sähköistämistä. Kyse on isosta oivalluksesta, miten omaa toimintaa voidaan muuttaa jopa radikaalisti toisenlaiseksi tietotekniikan avulla.

Kuten jo tästä voidaan havaita, digitalisaatiota ei saa kaupasta hyllyltä eikä sitä voi asentaa mihinkään. Kyse on toiminnan muuttamisesta ja digitaalisten välineiden tuomista jotakuinkin kaikkeen tekemiseen ja sitä kautta uuden arvon tuottamista tai tuottavuuden parantamista.

Digitalisaatio ja talous

Digitalisaatio ei ole mikään irrallinen ilmiönsä, vaan yhteydessä kaikkeen muuhun tekemiseen kuten McKinsey & Company kuvailee Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisussa Palvelutalouden murros ja digitalisaatio – Suomen kasvun mahdollisuudet (Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 12/2015). Kuvauksen mukaan digitalisaatio globalisoi nopeasti monien palvelujen markkinoita ja mahdollistaa samalla tuottavuuden huomattavan kasvun.

Julkaisussa McKinsey & Company luettelee digitalisaation 5 murrosta:

  1. Koko prosessin digitalisoituminen
  2. Monikanavainen ja digitaalinen kuluttajakokemus
  3. Digitaalinen tuotekehitys
  4. Big dataan perustuvat liiketoimintaa koskevat päätökset
  5. Kilpailun kiristyminen

Samaan viittaa myös Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun professori Matti Pohjola Teknologiateollisuus ry:n raportissa Suomi uuteen nousuun – ICT ja digitalisaatio tuottavuuden ja talouskasvun lähteinä (PDF):”Digitalisaation myötä tietotyötä katoaa kokonaan, siirtyy asiakkaiden itsensä suoritettavaksi ja ulkoistetaan alemman palkkatason maihin. Tietotyön digitalisoinnin pitäisi näkyä kokonaistuottavuuden kasvuna”.

Digitalisaation pitäisi siis kasvattaa tuottavuutta, mutta samalla digitalisaatio saattaa johtaa siihen, että Suomesta tulee palveluiden nettotuoja. Tämä ei ole ihan yksinkertainen yhtälö kun muistetaan, että palvelut ovat olleet Suomen talouden yksi selkärangoista viime aikoina.

Digitalisaatio ei ole mikään talouden hopealuoti, joka poistaa byrokratian ja kaiken muun ikävän, vaan se on pikemminkin talouden paradigman muutos. Tuskin menee kovin paljoa huti jos toteaa, että paradigman muutokset ovat yleensä kaikkea muuta kuin helppoja.

Digitalisaatio ja hallitusohjelma

Pääministeri Sipilän hallituksen ohjelmassa (PDF) digitalisaatioon viitataan useasti ja onpa aiheesta oma lukunsakin aiheesta otsikolla “Digitalisaatio, kokeilut ja normien purkaminen”.  Ohjelmassa ei varsinaisesti määritellä käsitettä, mutta kuvaillaan asiaa mm. näin:

“Suomen kilpailukyky rakentuu korkealle osaamiselle, kestävälle kehitykselle sekä ennakkoluulottomalle uudistamiselle kokeiluja ja digitalisaatiota hyödyntäen” (s. 7)

“Oppimisympäristöjä on modernisoitu, digitalisaation ja uuden pedagogiikan mahdollisuuksia hyödynnetään oppimisessa.” (s. 17)

“Suomi on ottanut tuottavuusloikan julkisissa palveluissa ja yksityisellä sektorilla tarttumalla digitalisaation mahdollisuuksiin ja purkamalla turhaa sääntelyä ja byrokratiaa.” (s. 26)

“Toimintatavat uudistaen rakennetaan julkiset palvelut käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi, jotta julkisen talouden kannalta välttämätön tuottavuusloikka onnistuu. Kehittämisessä priorisoidaan palvelut, joissa tuottavuushyöty on suurin. Digitalisaatio on hallituksen strategian läpileikkaava teema.” (s. 26)

“Hallinnon sisäiset prosessit digitalisoidaan ja entiset prosessit puretaan.” (s. 26)

“Valtioneuvostossa vahvistetaan digitalisaation muutosjohtamisen organisointia.” (s. 26)

“Sisäisen turvallisuuden ja oikeudenhoidon palvelutasoa parannetaan digitalisaation ja uusien teknologioiden avulla.” (s. 36)

Digitalisaation kytkeminen poliittisessa tavoitteistossa kokeilukulttuuriin tai normien purkamiseen on perusideaa vasten ihan perusteltua.

Yhdistelmällä pyritään muuttamaan toimintakulttuuria ja toiminnan edellytyksiä niin, että saadaan aikaiseksi uutta tuottavuutta. Hallitusohjelma on siis olennaisen jäljillä, käytännön keinoista ei tätä kirjoitettaessa (07/2015) vielä ole tietoa.

Yksittäisistä tavoitteista ehkä olennaisin ja haastavin on “digitalisaation muutosjohtamisen organisointi“, sillä siinä lähdetään muuttamaan johtamistyyliä, -ideologiaa ja -tapaa yli hyvin erilaisten toimintakulttuuri- ja käsiterajojen. Tässä onnistuminen antaa kuitenkin varsin paljon eväitä tulevaisuudelle, joten sitä kannattaa myös tavoitella (myös muissa organisaatioissa kuin maan hallituksessa).

Digitalisaation portaat

Mitä tuo edellä kerrottu tarkoittaa palveluiden tuottamisessa?

Digitalisaatiossa on siis kyse toimintatapojen tai prosessien muuttamisesta digitaalisia välineitä hyödyntämällä. Digitalisaatio ei ole pelkästään uusien teknologioiden käyttöönottoa tai ohjelmistohankintoja, jos niihin ei liity toimintatapojen muutosta ja vieläpä niin, että tuo muutos tuo lisäarvoa.

Onko tässä mielessä esimerkiksi digitaalisten palveluiden tuotantomallin muutos digitalisaatiota? No ei oikeastaan, sillä kysehän on vain sen palvelun tuotannon muutoksesta, ei itse toiminnan muuttamisesta.

Suomeksi sanottuna, IT-palvelun siirtäminen perinteisestä toteutusmallista pilvipalveluksi ei itsessään ole vielä digitalisaatiota (mutta mikäli samassa yhteydessä muutetaan toimintatapoja, se voi olla osa sitä). Yleensä onkin niin, että palveluiden teknisen toteutustavan pähkäileminen kannattaakin työntää hetkeksi syrjään sen olennaisemman kysymyksen tieltä eli mitä se tarkoittaa, kun muutetaan toimintaa. Sen palvelun sijoituspaikan ehtii määritellä myöhemminkin.

Kun palveluita digitalisoidaan, voidaan hommassa erottaa erilaisia kypsyysasteita, joista alkeellisimmat eivät edes ole määritelmällisesti digitalisaatiota, vaan olemassa olevien prosessien sähköistämistä:

1. Saatetaan tieto prosessista saataville

Kun perinteinen prosessi toimii usein organisaatiossa jonkin lomakkeen varassa, niin tämä digitalisaation esiaste tarkoittaa sitä, että käyttäjä saa prosessiin liittyvät tiedot verkosta ja voit mennä noutamaan lomakkeen ja tulostaa sen itse myöhempää käyttöä varten. Prosessi jatkuu tästä usein kuten ennenkin.

Esimerkkejä tällaisista palveluista useista organisaatioista (esim. yliopistolta) löytyy esimerkiksi Suomi.fi-palvelusta. Tämä on yhä edelleen hyvin yleinen tapa tuottaa palvelua.

Hallitusohjelman toteuttajille vinkiksi; kun digitalisoitavia asioita etsitään, niin noista suomi.fi:n tulostettavista lomakkeista kannattaa aloittaa ja digitalisointi kannattaa tehdä kerralla loppuun asti (kts. kohdat 5 ja 6) eikä niin, että siirrytään seuraavaan vaiheeseen ja unohdetaan se vuosiksi sinne.

2. Tehdään asian käsittelyn vireillepano mahdolliseksi digitaalisilla välineillä

Kun paperilomake viedään sellaisenaan verkkoon jonkinlaiseksi nettilomakkeeksi, joka toimittaa tiedot käsittelijälle joko järjestelmässä tai vaikkapa sähköpostissa, päästään jo hieman eteenpäin, mutta vieläkään ei oikeastaan olla digitalisoitu mitään, sillä varsinaista toimintaprosessia ei tässäkään tapauksessa vielä ole paljoa muutettu. Entinen prosessi on osin viety verkkoon.

Näitäkin löytyy nykyään verkosta koko joukko (myös tuolta suomi.fi:stä) ja sinänsä hyvä niin, sillä pelkästään käyttäjän elämän helpottaminen on yhteiskunnassa hyödyllistä ja säästää aika muuhun vaikka ei varsinaisesti prosessin tuottavuuteen suurta muutosta muilta osin tekisikään.

3. Hyödynnetään olemassa olevia tietoja

Seuraavassa vaiheessa esimerkiksi noihin em. lomakkeisiin voidaan tuottaa jo valmiiksi taustajärjestelmistä tiedot (joko sellaisenaan tai rikastettuna), jolloin käyttäjän ei tarvitse niitä syöttää uudestaan. Jos toimintaprosessi tai palvelu itsessään ei tästä ole kehittynyt, niin oikeastaan vieläkään ei olla päästy varsinaiseen digitalisaatioon käsiksi.

Tässä vaiheessa on kuitenkin mukana jo järjestelmästä saatava tai siihen integroitava taustadata eikä käyttäjän tarvitse itse täytellä enää kaikkia asioita. Esimerkiksi kelpaa vaikkapa esitäytetty veroilmoitus.

Yliopistolla on nykyinen matkanhallinta jossain määrin tällä tasolla eli matkalasku syntyy matkamääräyksen yhteydessä annetuista pohjatiedoista ja henkilön työsuhteeseen liittyvistä tiedoista varsin kivuttomasti.

Viimeistään tässä vaiheessa palvelun toteutukseen tulevat mukaan integraatiot ja niiden edellyttämät arkkitehtuurit. Niiden tekemisen luonne poikkeaa usein tavallisen verkkopalvelun toteutuksesta ja edellyttävät selvästi tarkempaa sekä huolellisempaa tietojen määrittelyä.

Mihin tietolähteisiin luotetaan? Mitä jollain tiedolla tosiasiassa tarkoitetaan? Mitä palveluun halutaan toimittaa? Mitä tietoa sieltä halutaan saada? Missä muodossa ja kuinka usein? Mihin vasteaikoihin pyritään? Ja niin edelleen.

Kokeilukulttuuria tai ei, niin integraatiot eivät onnistu luotettavasti ilman noihin ja aika moneen muuhun kysymykseen vastaamista ennen kuin palvelu päästetään nk. tuotantoon. Koska mikäänhän ei ole niin viheliäistä ja toimintatapojen muuttamiselle tuhoisaa kuin antaa keskeneräinen palvelu käyttäjien “testattavaksi” ennen kuin se on toteutettu ja testattu kunnolla.

4. Tietojärjestelmät käyttävät dataa

Jos toimintaa muutetaan niin, että taustadataa ja tietojärjestelmiä käytetään itse prosessin toteuttamiseen, että entinen toimintamalli muuttuu pysyvästi, ollaan jo digitalisaation tiellä. Tämän vaiheen ensimmäinen askel on se, että tehdään entinen prosessi, mutta annetaan tietokoneen hoitaa se.

Verohallinto sopii tässäkin esimerkiksi. Moni muistaa vielä takavuosien veroilmoitukset, jotka olivat nykyiseen verrattuna varsinaisia askartelukirjoja. Niiden täyttämiseen meni runsaasti aikaa ja ohjeet vaativat kehittyneempää sisälukutaitoa. Kuitteja kerättiin koko vuosi ja läheteltiin pieni kirjekuori pursuten verottajan tutkittavaksi.

Ei askarella kokonaista iltaa enää. Verottaja on jo pidempää saanut tietoja muilta toimijoilta suoraan omiin järjestelmiinsä ja esimerkiksi tiedot maksetuista työttömyyskassamaksuista suoraan kassalta. järjestelmä siirtävät ja hoitavat laskennan veronmaksajan puolesta ja veronmaksajan tarvitsee puuttua asiaan vain jos joku on mennyt vikaan tai jotain puuttuu.

5. Digitalisoidaan prosessi

Varsinaiseen digitalisaatioon päästään silloin kun suunnitellaan prosessi uusiksi niillä ehdoilla, joita digitaaliset välineet ja niiden käyttämä data antavat. Ei muokata vanhaa prosessia digitaaliseksi sellaisenaan, vaan tehdään kokonaan uusi tai muutetaan prosessia merkittävästi.

Esimerkiksi passin hakeminen  ja toimitus nykyään eräiden ehtojen täyttyessä menee varsin eri tavalla kuin aiemmin. Nykyään passin hakijan ei kaikissa olosuhteissa tarvitse asioida poliisin kanssa fyysisesti lainkaan. Hakemus tehdään verkossa, valokuva toimitetaan suoraan valokuvaamosta poliisille ja passi haetaan siitä R-kioskista, jonka hakija on ilmoittanut mieleisekseen. 1980-luvulla kukaan ei uskonut, että keskioluen myynti kioskissa olisi koskaan mahdollista, mutta siitä sentään ymmärrettiin keskustella. Virallisen passin hakeminen kioskilta ei olisi tullut mieleen edes sarjakuvissa.

Toinen esimerkki voisi olla vaikkapa MOOC eli verkkokurssi, jota voi tarjota isolle osallistujajoukolle kerrallaan. Sen lisäksi, että opetus on tehtävineen kokonaan verkossa ja perinteinen kontaktiopetus puuttuu usein tyystin, opetusta voidaan kopioida (mikä on yksi digitaalisten prosessien etu). Sama kurssi voidaan järjestää vaikka viikottain verkossa tai ilman mitään aikataulua ja opiskelija voi suorittaa kurssia haluamassaan aikataulussa. Toiminnan tapa on aika erilainen kuin perinteisessä mallissa.

Sivuhuomautuksena todettakoon – kun asiaan viitataan hallitusohjelmassakin – että MOOCien kustannustehokkuuden suhteen ei kannata elätellä liiallisia toiveita. Ei ainakaan lyhyellä aikavälillä tai pienillä osallistujamäärillä, sillä toimivan MOOCin valmistaminen ei ole ihan niin yksinkertainen juttu kuin voisi kuvitella.

Tähän kehityksen vaiheeseen, ellei jo aikaisempiin, kuuluu myös mm.  tietojen uudelleenkäytettävyys ja avaaminen, palveluiden tuottamisen automatisointi, yhteisöllisyyden hyödyntäminen palveluiden suunnittelussa ja toteutuksessa ja niin edelleen. Tässä vaiheessa ei enää eletä maailmassa, jossa on palveluiden tuottajia ja niiden käyttäjiä, vaan eri osapuolet etsivät toisistaan kumppaneita pyrkien luomaan ekosysteemejä, joissa toimitaan yhdessä.

Suurin osa palveluistamme ei ole vielä tällä kypsyysasteella, mutta tänne kannattaisi pyrkiä ja mieluiten niin, että ei välillä turhaan digitalisoida sitä vanhaa prosessia. Näin toimittaessa saavutetaan digitalisaation todelliset hyödyt nopeammin.

6. Poistetaan koko prosessi

Joissakin tapauksissa digitalisaatioon liittyy se, että poistetaan kokonaisia prosesseja tai niiden osia. Tällaiset ratkaisut eivät välttämättä ole aina varsinaisesti välineistä tai teknologioista kiinni, vaan enemmänkin päätöksenteosta ja toiminnan ohjaamisesta.

Onko yhteiskunnassamme poistettu kokonaisia prosesseja? On. Esimerkiksi TV-lupa. Moni kenties vielä muistaa kuinka TV:n käytöstä piti maksaa erillinen televisiomaksu ja sitä vahtivat erikseen televisioluvan tarkastajat (sivuhuomautuksena muisteltakoon, että joskus oli myös radiolupa, jota valvottiin). Nykyään maksu on siirretty maksettavaksi Yle-verona ja tarkastustoiminta on lopetettu.

Iso kysymys on se, mitä sellaisia asioita organisaatioissa ylipäätänsä tehdään, jotka voidaan joko jättää kokonaan tekemättä tai kytkeä johonkin muuhun toimintaan? Kun organisaatio tarkastelee omaan toimintaansa ja kysyy, onko kaikki tekeminen organisaation toiminnan vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeellista, niin voidaan päästä esimerkiksi siihen, että luovutaan kehityskeskusteluista lomakkeineen.

Joka tapauksessa digitalisaatio vaatii päätöksiä, prosessien muokkaamista, henkisten ja hallinnollisten esteiden poistamista, priorisointia sekä etenkin strategista ajattelua kehitystoiminnassa. Teknologia tulee kyllä perässä ja sitä on jo ihan tarpeeksi.

Lopuksi

Kaikki digitalisaatiota toteuttavat törmäävät vääjäämättä muutosvastarintaan. Se on haitaksi silloin kun se estää järkeviä ja mielekkäitä oikeasti tuottavuutta sekä tekemisen tehokkuutta lisääviä muutoksia.

Muutosvastarinta voi olla hyödyllistä silloin kun hypetys asian tiimoilta ohittaa kokeilukulttuuriinkin kuuluvan harkinnan ja digitalisaation tuoman “talouden pyörremyrskyn” sekä käynnissä olevan “suurimman talouden murroksen sitten maanviljelystaidon kehittymisen tai teollisen vallankumouksen” kuvitellaan olevan paikoissa, joissa ei se ei kuitenkaan ole. Koheltaminen ei ole kehitystä.

Ja mitäs se Digitalisaatio 2.0 on?

Se on sitä, että verkkoon kytketyt laitteet, tuotteet ja muut hyödykkeet tuottavat valtavasti dataa käytettäväksi niin, että voidaan puhua älykkäistä koneista, esineistä, tuotteista ja palveluista. Se on kuitenkin jo toinen juttu se.

 

EDIT 30.7.2015 klo 11.35: Tämän blogin entinen nimi oli Sähköistä asiointia, mutta muutin sen nyt lyhyempään ja kenties ajanmukaisempaankin muotoon “Digit”. Ehkä tänne tulee kirjoiteltuakin useammin kun ei tarvitse kiinnittyä liikaa “asiointiin”.

Työasemalinuxin versio tarjouspyynnöissä

Pikainen havainto ja muistiinpano aiheesta työasemakäyttöjärjestelmät tarjouspyynnöissä.

Miten merkitään Linuxin työasemakäyttöjärjestelmän haluttu versio tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyissä?

Jos kysymys kuulostaa tyhmältä, niin otetaan esimerkki.

Microsoft Windowsista voi käyttää esim. määritettä “Microsoft Windows XP SP 3 ja uudemmat” tai Mac OS:stä määritettä “Mac OS X 10.4 ja uudemmat”. Tällainen kuvaus antaa kohtuullisen selkeän kuvan siitä mitä vaaditaan.

Entäpä linux-työasemien kohdalla? Linuxilla ei suoraan ole mitään versiota, linuxia jaetaan useissa erilaisissa jakelupaketeissa. Paketteja on lukuisa joukko ja niiden kaikkien luetteleminen ei taas ole oikein perusteltua. Jos määritteen tekee ytimen (versiot kernel.org:ssa) mukaan (esim. “Linux (kernel-versiot 2.6 ja uudemmat)”) jätetään erilaisiin jakelupaketteihin ja työpöytäympäristöihin liittyvät asiat huomiotta.

Tietysti tästä problematiikasta päästään eroon, jos päästään käyttöjärjestelmäriippuvuudesta eroon ja pystytään tekemään sovellukseet esimerkiksi HTML5:llä mahdollisimman monelle selaimelle kerralla sopiviksi.

Ehkä sitten tulevaisuudessa.

Sosiaalisen media alustoja

Web 2.0, sosiaalinen web, yhteisölliset palvelut, miten vain haluammekaan tätä ilmiöt nimittää, vaatii myös teknologiansa.

Jos jokin aikaa on ollut menossa kehityssuunta, jossa web 2.0-ominaisuuksia on lisätty erilaisiin portaali- tai sisällönhallinta-alustoihin kuten Microsoftin MOSS:iin tai vaikkapa IBM:n palvelualustoihin. Tällaisissa järjestlemissä on luontainen tilaus yhdessä työryhmäohjelmistojen kanssa myös yhteisöllisemmillekin työkaluille.

Näiden suurten toimijoiden lisäksi web 2.0 -alustojen kanssa on työskennelty myös muualla. Seuraavassa muutamia esimerkkejä alustoista ja työkaluista web 2.0 -järjestelmien rakentamiseksi:

Näillä kaikilla tuntuu olevan omat fokuksensa ja käyttötarkoituksensa. Alustoja on suljettuina, mutta myös avoimen lähdekoodin ratkaisuina.

Alustoja löytyy nykyään myös paljon muita kuten esimerkiksi tämänkin blogin alla oleva WordPress, jolla on omat etunsa esimerkiksi Facebook-tyyliseen lähestymistapaan verrattuna.

Asiasta kiinnostuneiden kannattaa myös tutustua TechCrunchin artikkeliin Nine Ways to Build Your Own Social Network.

Yhteisölliset mediat ovat tulleet useille tutuiksi suuren median palveluista kuten MySpace tai Facebook, mutta idean hyödyntäminen osana organisaatioiden toimintaa on vielä alkutekijöissään. Jotain lähtöpisteitä kuitenkin on jo olemassa: Social Platform Offers Social Networking Infrastructure.

Koko joukko pohdinnan aiheita varsinkin suuremmilla organisaatioilla on suhteessa yhteisölliseen mediaan. Miten tämä lähestymistapa sopii esimerkiksi tiukasti prosessiohjatun organisaation arkipäivään? Miten web 2.0 voi olla organisaatiolle hyödyksisen arkipäivässä? Miten yhteisöllinen lähestymistapa itseasiassa muuttaa organisaatioiden toimintaa, prosesseja ja tapaa asioida sisäisesti ja ulkoisesti?

Kysymykset eivät ole helppoja, mutta erittäin mielenkiintoisia. Varmasti näemme tulevaisuudessa elävämpiäratkaisuja kuin nykyiset työryhmäohjelmistot ja organisaatioita, jotka myös hyötyvät avoimesta yhteisöllisyydestään.

Palkitut intranetit

Jakob Nielsen on pistänyt intranettejä järjestykseen ja valinnut niistä 10 parasta. Mikä niistä tekee sitten hyviä? Muutamia näkökulmia:

Organisaation uutiset. Intranet on enemmän kuin kotisivu ja useat organisaatiot panostavat uutistuotantoon. Niiden julkaiseminen esimerkiksi multimedian avulla ja/tai järjestämällä uutisia alueittain tai organisaation osittain antaa uutisille enemmän näkyvyyttä ja korostaa niiden merkitystä

Vanhat suosikit. Monissa hyvissä intraneteissä hoidetaan kunnolla sellaiset vanhat suosikit kuin

  • työntekijähakemisto (jotta ihmiset löytäisivät toisensa),
  • SSO (jotta kertakirjautuminen riittäisi),
  • integraatiot (hyvässä integraatiossa on harkittu informaatio arkkitehtuuri (IA) yhdistettynä toimivaan navigaatioon ja käyttäjäkokemukseen)
  • CMS (myös intranetin ylläpidon pitää olla käytettävyydeltään hyvä)
  • Päivitetyt sisällöt (ajantasaiset tiedot ovat intranetin kriittinen menestystekijä)

Fokus tuottavuuteen ja tietämyksenhallintaan. Parhaat intranetit tarjoavat käyttäjilleen työkaluja, joilla työpäivästä saadaan tehokkaampi. Joskus työkalut voivat olla hyvinkin yksinkertaisia, kuten sähköisiä lomakkeita. Tärkeintä on tarkastella sitä, mitä työntekijät tarvitsevat työhönsä ja tarjota niihin asioihin työkaluja, joiden avulla hommat hoituvat joko paremmin tai nopeammin. On myös tärkeää parantaa tietämyksen jakamista intranetissä.

Intranetin suunnittelutrendejä. Nielsen on havainnut suunnittelutrendejä intranet-ratkaisuissa:

  • Personoinnin lisääntynyt käyttö ja erilaisten hälytysten integrointi järjestelmään
  • Työtehtäville kriittisten sovellusten ja tiedon korostaminen
  • Sisäisten ja ulkoisten uutisten integrointi
  • Paremmat hakuominaisuudet
  • Paremmat kalenterit tapahtumille ja projekteille
  • Uuden työntekijän perehdytysaineistot
  • Selkeät näkymät yrityksen taloustietoihin kuten osakekursseihin

Brändäyksestä hellittäminen. On olemassa useampia tapoja, jolla palvelua voidaan brändätä. Tärkeintä ei ole se, kutsutaanko intranetiä jollain nimenomaisella nimellä vai vain pelkästään intranetiksi vai brändätäänkö palvelua organisaation omalla nimellä. Olennaista on kiinnittää huomiota sisäiseen markkinointiin, ei siis nimeen.

Teknologia-alustan valinta. Nielsenin mukaan ei ole yhtä selvästi erottuvaa teknologia-alustaa, jonka päälle hyvä intranet voidaan rakentaa. Suosituimpia ovat esimerkiksi Microsoftin SharePoint ja Google Search Appliance. Näiden lisäksi on suosiota alustaratkaisuissa ovat saaneet: Red Hat Linux, Lotus Notes ja Domino sekä Oracle DB.

Intranetin ROI:n tunnistaminen. Voittajaintranetit keskittyvät välineen tarjoamaan mahdollisuuteen parantaa tuottavuutta, eikä niinkään oman työn oikeuttamiseen mittaamalla ROI:ta. Tuottavuuden paraneminen pitää kuitenkin jotenkin osoittaa ja tuottavuuden ROI:n mittaaminen taas on usein hankalaa. Joidenkin tutkimusten mukaan tuottavuutta pystytään parantamaan merkittävästi ja avain siihen on mitattavien tavoitteiden asettaminen etukäteen.

* * *

Bonuksena tähän vielä 8 virhettä, jotka palveluihin kirjautumisten suunnittelussa pitäisi välttää.

Sähköinen asiointi houkuttelee suomalaisia

Tieto- ja materiaalivirtojen hallintaan ratkaisuja tarjoava Itella eli perinteisemmin sanottuna Posti on teettänyt selvityksen suomalaisten suhtautumisesta sähköisen asioinnin palveluiden käyttöön.

Selvityksen mukaan 75% suomalaisista pitää suomalaisista pitää sähköiseen asiointiin liittyvää palvelua ja sen ominaisuuksia itselleen tärkeänä ja hyödyllisenä. Kyselyyn vastanneista 11 prosenttia hoitaa netissä asioitaan päivittäin, esimerkiksi tekee erilaisia tilauksia, ajanvarauksia, täyttää lomakkeita tai maksaa laskuja. Jos sähköisesti asioivien joukkoon lasketaan ne, jotka hoitavat asioitaan muutaman kerran viikossa, niin 35 prosenttia suomalaisista asioi netissä sähköisesti jo nyt, tavalla tai toisella.

Sähköisten asiointipalveluiden koetaan parhaiten sopivan rahaliikenneviesteihin kuten kuitteihin, tiliotteisiin, laskuihin ja palkkalaskelmiin. Toiminnallisesti niiden vastaanottamiseen, käsittelyyn ja arkistointiin. Muita suosittuja sähköisten asiointipalveluiden kohteita olivat varallisuuteen tai terveyteen liittyvien, kuten reseptien, hammaslääkärikutsujen, tai laboratoriotulosten, viestien vastaanottaminen, käsittely ja arkistointi. Muita listattuja kohteita olivat verotus, rakennusluvat, päivähoitopäätökset, opiskelupaikan vahvistaminen ja muut viranomaispäätökset.

Suurimmaksi esteeksi koettiin tiedon puute eli sopivaa sähköistä palvelua ei yksinkertaisesti tunneta.

* * *

Odotukset sähköisille asiointipalveluille ovat siis kohtuullisen kovat nykyisistä lähtökohdista tarkastellen, mutta suunta on selvä. Asiointiprosesseja pitää saada verkkoon ja niiden lopputuotokset arkistoitua turvallisesti ja siten, että ne on turvallisesti sieltä poimittavissa.

Halutut palvelut eivät ole helpoimmasta päästä, vaan vaativat sekä tietoturvalta että toiminnallisuuksiltaankin hyvää ja tarkkaa suunnittelua. Lisäksi käyttäjien vahva tunnistaminen nousee arvoonsa, sillä viranomaisten tarjotessa palveluita verkossa, on pystyttävä luottamaan siihen, että sopimuskumppani on juuri se, joka hän väittää olevansa.

Julkishallinnossa on kaikissa näissä edistytty viime aikoina, mutta töitä on vielä tehtävänä ennen kuin olemme siirtyneet eYhteiskuntaan.

* * *

Anekdootti sinänsä, mutta tilastokeskuksen tutkimuksen mukaan alle 40-vuotiaista lähes 100 prosenttia käyttää internetiä. Hiljalleen nettipalvelveluiden piiri kasvaa koskettamaan koko väestöä.

Sähköinen asiointi vaatii prosesseja

Sähköinen asiointi voidaan määritellä käytännönläheisesti siten, että sähköinen asiointi on asioiden toimittamista sähköistä palvelua hyväksi käyttäen.

Kun lähdetään liikkeelle siitä, että kyseessä ovat palvelut, joita halutaan viedä sähköiseen maailmaan ja verkkojen kautta saataville, vaatii niiden toteuttaminen aina myös sen prosessin ymmärtämistä mistä sähköinen palvelu tehdään. Tämä taas edellyttää väistämättä sitä, että prosessit pitää olla kuvattuna, jotta ne voidaan teknisesti myös toteuttaa.

Prosessien kuvaamiseen on olemassa useita erilaisia metodeja, kuten

BPMN: http://www.bpmn.org/ ja
BPEL: http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=wsbpel

Kuvaustavasta riippumatta prosesseihin liittyy myös aina niiden johtaminen ja omistajuus. Sähköinen asiointi ei välttämättä muuta niitä mitenkään, mutta edellyttää molempien olemassa olemista, muuta itse palvelun sähköistäminen ei onnistu tai sähköisesti toteutettu prosessi ei noudata organisaation toimintaprosessia siinä mittakaavassa, että se tuottaisi toivottuja hyötyjä. Prosesseilla kun on sellainen ikävä piirre, että mikäli niitä ei ole määritelty ja kuvattu johdetusti, niitä alkaa syntymään organisaatioon ad hoc ja sähköisten asiointipalveluiden kohdalla se yleensä ei ole toivottava ilmiö.