Helsingin yliopiston rehtori Ilkka Niiniluoto allekirjoitti viime viikolla päätöksen koko yliopiston henkilökuntaa koskevasta tallennusvelvoitteesta. Kaikki 1.1.2010 jälkeen koti- ja ulkomaisissa tieteellisissä julkaisuissa ilmestyneet artikkelit pitää päätöksen mukaan tallentaa yliopiston omaan avoimeen julkaisuarkistoon.

Uusi aika alkaa

Vaikka päätös on johdonmukaista jatkoa yliopiston ja suomalaisen tiedemaailman päättäjien aiemmille linjauksille (mm. Berliinin julistuksen allekirjoittaminen), se merkitsee samalla radikaalia uutta avausta kotimaisen tiedejulkaisemisen kentässä. Kirjoitin itsekin rinnakkaisjulkaisemisen tilanteesta varsin pessimistisesti vajaa vuosi sitten (ks. Rinnakkaisjulkaisemisen vaikea alkutaival), mutta Helsingin yliopiston päätöksen jälkeen maailma näyttää taas aika toisenlaiselta.

Aiemmin vastaavia päätöksiä on tehty joissakin ulkomaisissa yliopistoissa (mm. Harvard), ja myös muutamat keskeiset tiederahoittajat ovat ryhtyneet vaatimaan rahoittamiltaan hankkeilta tutkimustulosten avointa julkaisemista. Tästä huolimatta Helsingin yliopisto on tällä kertaa liikkeellä maailmanlaajuisestikin edelläkävijöiden joukossa. Päätös tulee varmasti herättämään myös runsaasti kansainvälistä mielenkiintoa.

Muissa kotimaisissa yliopistoissa vastaavien päätösten tekeminen ei ole toistaiseksi edennyt, ja niissä seurataan varmasti hyvin tarkkaan Helsingin yliopiston linjausten toteutumista. Jos kaikki menee suunnitelmien mukaan, on todennäköistä että muut yliopistot seuraavat vähitellen perässä. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että suurin osa suomalaisten tutkijoiden kirjoittamista uusista tieteellisistä artikkeleista tulee vähän kerrallaan vapaasti saataville.

Päätöksen sisällöstä

Rehtorin päätöksen sisältö muotoutui vähitellen alkuvuoden 2008 aikana. Päätöksestä haluttiin nimenomaan velvoite, ei pelkkä suositus, koska yleinen kansainvälinen kokemus on osoittanut, ettei suositus vielä riitä lisäämään avoimen julkaisemisen määrää kovin merkittävästi. Mitään varsinaisia sanktioita tallentamisen tueksi ei kuitenkaan tässä vaiheessa määrätty.

Hankalampia olivat sen sijaan rajanvedot sen suhteen keitä ja mitä aineistoja päätös koskee. Yliopistolla työskentelee väkeä kovin erilaisilla statuksilla ja rahoituksilla, ja kohderyhmän rajaaminen riittävän yksiselitteisesti ei ollut aivan yksinkertaista.

Aineistojen osalta tallennusvelvollisuus rajattiin ainoastaan artikkeleihin, eli monografiat jätettiin sen ulkopuolelle (niitäkin saa toki tallentaa). Toisaalta myös open access –lehdissä ilmestyneet ja tieteenalakohtaisiin arkistoihin tallennetut artikkelit otettiin tallennusvelvollisuuden piiriin. Vastapainona tälle päätös sisältää kuitenkin suosituksen avoimien julkaisukanavien suosimisesta.

Artikkelit on tarkoitus tallentaa pääsääntöisesti sen jälkeen kun ne ovat ilmestyneet. Toinen vaihtoehto olisi ollut tallentaminen jo siinä vaiheessa kun hyväksymispäätös on saatu, missä olisi ollut etuna se, että tutkijalla olisi todennäköisemmin ollut oma versionsa artikkelista vielä tallessa. Tätä harkittiin, mutta tämä olisi lisännyt julkaisuarkiston ylläpidon työvaiheita ja hankaloittanut valmiin, muualta saadun metadatan hyödyntämistä tallennusprosessissa. Arkistoon tallennettujen aineistojen julkaisemisessa kunnioitetaan myös lehtien toivomia embargo-aikoja (esim. yksi vuosi lehden ilmestymisestä), eli artikkelit saattavat joka tapauksessa ilmestyä viiveellä.

Rinnakkaisjulkaisemisen käytännöissä vielä haasteita

Rehtorin päätös tarkoittaa periaatteessa siis sitä, että Helsingin yliopiston henkilökunnan vuosittain julkaisemat noin kymmenen tuhatta artikkelia alkavat 1.1.2010 alkaen tallentua yliopiston julkaisuarkistoihin. Käytännössä kukaan tuskin odottaa, että tallennuksessa päästäisiin aivan heti automaattisesti lähellekään sataa prosenttia. Myös tallennuksen käytäntöjen ja työkalujen luomisessa on vielä kova työ, vaikka julkaisuarkistosovelluksia sinänsä jo pystyssä onkin.

Helsingin yliopiston julkaisuarkistojen erikoisuuksiin kuuluu, että yliopistolla toimii peräti neljä erillistä kampusarkistoa (Carhu, DViikki, Katja ja Terkko Document Space) ja niiden lisäksi vielä opinnäytteitä julkaiseva E-thesis-palvelu, joka hyödyntää Kansalliskirjaston Doria-järjestelmää. Nykytilanne selittyy suurelta osin historiallisilla syillä ja yliopiston kirjastojen hajanaisella rakenteella, mutta kirjastojen rakenneuudistus ja yhteisen kirjastopalveluosaston perustaminen ovat viemässä kehitystä vääjäämättä kohti keskitetympää toimintamallia. Rehtorin päätöksellä arkistojen kehittämisvastuu keskitetäänkin kampuksilta kirjastopalveluosastolle. Nähtäväksi jää, miten nopeasti tällä on vaikutusta arkistojen käytännön toimintaan.

Kampusarkistoista DViikillä on toistaiseksi eniten kokemusta artikkelien rinnakkaisjulkaisemisesta, sillä siellä on muiden aineistojen ohessa julkaistu jo joitakin satoja artikkeleita. Muiden arkistojen kohdalla kyse on ollut toistaiseksi lähinnä testaamisesta (julkaistuja artikkeleita on vain kourallinen), ja etenkin Terkko Document Space on toistaiseksi erikoistunut valmiin metadatan haravoimiseen ja kehittänyt sen pohjalta tutkijakäyttöön soveltuvaa tallennuslomaketta, jossa artikkelien metatiedot olisivat valmiina eikä niitä tarvitsisi enää syöttää uudestaan. Tallennettavien aineistojen määrän kasvu tuhansiin artikkeleihin vuodessa asettaa suuria vaatimuksia toiminnan tehokkuudelle ja prosesseille, ja muuttaa lähes väistämättä sen painopistettä teknisestä kehitys- ja ylläpitotyöstä aineistojen käsittelyyn ja tallentajien neuvontaan.

Rehtorin päätöksessä esitetty toimintamalli perustuu hyvin pitkälle tutkijoiden tekemään itsearkistointiin. Käytännössä suurin haaste tuleekin olemaan se, miten hyvin tutkijat saadaan innostettua mukaan tallentamaan artikkeleitaan. Jos tallentaminen koetaan vaivalloiseksi ja pelkästään ylhäältä päin tulleisiin määräyksiin perustuvaksi, tallentamisvelvollisuus saattaa tietysti sanktioiden puutteessa jäädä pelkäksi paperitiikeriksi. Niinpä tallennuksen merkitys ja siitä tutkijoille itselleen koituvat hyödyt on syytä perustella huolellisesti. Lisäksi tallennukseen ja etenkin tekijänoikeuksiin liittyvään neuvontaan tarvitaan myös tukea ja neuvontaa, johon rehtorin päätös ei tosin vielä tuo lisäresursseja.

Lisää aiheesta

Rehtorin päätös, siihen liittyviä ohjeita ja muuta rinnakkaisjulkaisemiseen liittyvää materiaalia on luettavissa Helsingin yliopiston E-julkaisemisen sivuilla:

• http://www.helsinki.fi/ejulkaiseminen/rinnakkaistallennus/index.htm

Ks. myös yliopiston kirjastojen sivuilla julkaistu uutinen:

• Veera Ristikartano: Tutkimusartikkelit avoimesti saataville HY:n julkaisuarkistoihin
  http://www.helsinki.fi/kirjastot/ajankohtaista/index#030608

Helsingin yliopiston uraauurtavaan linjaukseen ja sen laajempaan merkitykseen suomalaisen tiedejulkaisemisen kehitykselle palataan vielä blogimme tulevissa merkinnöissä!