TIETEELLISEN TUTKIMUKSEN TIETOSUOJASELOSTE/-ILMOITUS

EU:n yleinen tietosuoja-asetus

13 ja 14 artiklat

Laatimispäivä: 23.3.2024

 

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

 Olet osallistumassa Helsingin yliopiston tekemään tutkimukseen. Tässä selosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa.

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen. Jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen, ennen keskeytystä kerättyä aineistoa voidaan kuitenkin käyttää tutkimuksessa. Tämän selosteen kohdassa 17 kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn.

1.    Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto

Osoite: PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto

 

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:

Nimi: Mikko Myrskylä

Osoite: PL 42 (Unioninkatu 33) 00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Puhelinnumero: 02941 24705

Sähköpostiosoite: 1918@helsinki.fi

2.    Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tutkimushanke selvittää, millaisia seurauksia vuonna 1918 Suomessa käydyllä sodalla on ollut yksilöiden, perheiden ja sukujen elämään. Tutkimusaineiston avulla tutkitaan sodan ja sotavankeuden pitkäaikaisia ja ylisukupolvisia vaikutuksia tutkimushenkilöiden sekä heidän jälkeläistensä terveyteen, elinikään, sosioekonomiseen asemaan ja maailmankatsomukseen.

Tutkittavien henkilötietoja käsitellään vain kyselylomakkeiden lähettämisen ja vastausten purkamisen yhteydessä. Palautuneet vastaukset yhdistetään henkilötietojen avulla tausta-aineistoon. Yhdistämisen jälkeen tausta-aineisto anonymisoidaan, eikä aineistossa sen jälkeen ole henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Anonymisoidun aineiston valmistuttua kaikki henkilötiedot tuhotaan.

3.    Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako

Tutkimuksen henkilötietojen käsittelyä vaativasta vaiheesta vastaa Helsingin yliopisto.

Muut hankkeessa mukana olevat yliopistot (Tukholman yliopisto, Hanken) ja tutkijat eivät saa henkilötietoja haltuunsa, vaan ainoastaan anonymisoidun lopullisen tutkimusaineiston.

Tutkittavat voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi alla olevalle yhteyshenkilölle:

Mikko Myrskylä

Helsingin yliopisto

1918@helsinki.fi

4. Tutkimuksen vastuullinen tutkija tai tutkimuksesta vastaava ryhmä

Nimi: Mikko Myrskylä

Osoite: PL 42 (Unioninkatu 33) 00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Puhelinnumero: 02941 24705

Sähköpostiosoite: 1918@helsinki.fi

5.    Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi

6.    Tutkimuksen suorittajat

Tutkimusrekisterin tietoja käsittelevät lopullisen tutkimusaineiston kokoamisvaiheessa Helsingin yliopiston historian oppiaineen jatko-opiskelijat Ilkka Jokipii ja Virva Liski sekä myöhemmin palkattavat tutkimusavustajat. Lopullinen tutkimusaineisto anonymisoidaan ja annetaan vasta sen jälkeen hankkeen muiden tutkijoiden käyttöön.

7.    Tutkimuksen nimi, luonne ja tutkimuksen kestoaika

Tutkimuksen nimi: Vuoden 1918 pitkäaikaisvaikutukset

x☐ Kertatutkimus                              ☐ Seurantatutkimus

Henkilötietojen käsittelyn kesto:

Henkilötietoja käsitellään vain lopullisen tutkimusaineiston kokoamisvaiheessa. Väestörekisterikeskuksen poimimien osoitetietojen pohjalta lähetetään kyselyhaastatteluja, ja palautuneet vastaukset yhdistetään tausta-aineistoon, minkä jälkeen aineistot anonymisoidaan ja yhdistämisessä käytetty henkilötietoja sisältävä yhdistämisavain tuhotaan. Henkilötietojen käsittely alkaa kyselyhaastattelujen lähettämisestä (arviolta syys- ja lokakuun vaihde 2018) ja päättyy kyselyvastausten tietojen syöttämisen valmistuttua. Käsittelyn kesto riippuu palautuvien vastausten määrästä.

8.    Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella:

☐ tutkittavan suostumus

☐ rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

x☐ yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö:

x☐ tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi

☐ tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi

☐ rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen

mikä oikeutettu etu on kyseessä:

9.     Mitä tietoja tutkimusaineisto sisältää

Väestörekisterikeskuksen hankkeelle luovuttamat tiedot:

Sukulaisuussuhde vuoden 1918 sotaan osallistuneeseen tutkimushenkilöön, henkilötunnus, syntymäpäivä, kuolinpäivä, sukupuoli, äidinkieli, siviilisääty, sukunimi, etunimet, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, asumisen alkupäivä, kotikunta, kotikunnan
nimi, ulkomainen asuinosoite, ulkomainen asuinpaikkakunta, asuinvaltion postinimi, asuinvaltio, ulkomaisen asuinvaltion nimi, ulkomaille muuton päivämäärä, syntymäkotikunta, syntymäkotikunnan nimi, syntymävaltio, ulkomaisen syntymävaltion nimi

Kyselylomakkeella kerättävät tiedot:

vastaajan koulutus, vastaajan vanhempien koulutus, kotipaikka, ammatti, työllisyystilanne, vanhempien ammatti, vanhempien arvioitu puoluekanta, oma puoluekanta vuoden 2015 eduskuntavaaleissa, mielipiteet yhteiskunnan oikeudenmukaisuudesta, mielipiteet Suomen historian tapahtumista, mielipiteet vuoden 1918 sodasta ja sen vaikutuksista, oma tai sukulaisten osallistuminen talvi- tai jatkosotaan, sukulaisten osallistuminen vuoden 1918 sotaan ja sen seurauksiin, yhteys isovanhempiin, vuosi 1918 ja sen vaikutukset vastaajan kotipaikalla, vastaajan mielipide lapsuudenperheen olosuhteista, vastaajan tyytyväisyys omaan elämäänsä, vastaajan mielipide viimeaikaisesta voinnistaan, vastaajan alkoholinkäyttö, vastaajan suvun arvot

10. Arkaluonteiset henkilötiedot

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja:

☐ Rotu tai etninen alkuperä

x☐ Poliittiset mielipiteet

☐ Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus

☐ Ammattiliiton jäsenyys

☐ Geneettiset tiedot

☐ Biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten

x☐ Terveys

☐ Luonnollisen henkilön seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen

Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaiseen oikeusperusteeseen:

☐ Tutkittavan suostumus

x☐ Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus

☐ Tutkittava on saattanut käsiteltävät arkaluonteiset tiedot julkisiksi

☐ Muu peruste (mikä?):

☐ Tutkimuksessa käsitellään rikostuomiota tai rikkomuksia koskevia tietoja.

11. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Tutkimuksessa käytettävä tausta-aineisto on kerätty Kansallisarkistossa säilytettävistä julkisista asiakirja-aineistoista.

Väestörekisterikeskus on poiminut kyselyiden lähettämiseen vaadittavat henkilötiedot.

Kaikki arkaluontoiseksi ymmärrettävät tiedot kerätään vapaaehtoisen kyselyhaastattelun avulla.

12. Tietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta tutkimusryhmän ulkopuolelle.

Henkilötietoja käsittelevät vain tutkimusryhmään kuuluvat Helsingin yliopiston tutkijat.

Henkilötietoja ei luovuteta tutkimusryhmän Helsingin yliopiston ulkopuolisille tutkijoille, he käyttävät vain anonymisoitua tutkimusaineistoa.

13. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Mitään tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

14. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

x☐ Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Manuaalisen aineiston suojaaminen:

Palautuneita kyselylomakkeita säilytetään lukitussa kaapissa tutkijoiden lukollisessa ja kulunvalvonnan alaisessa työtilassa siihen asti kunnes tieto on siirretty sähköiseen muotoon. Paperilomakkeet tuhotaan tutkimuksen valmistuttua.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

x☐ käyttäjätunnus  x ☐ salasana   ☐ käytön rekisteröinti    x☐ kulunvalvonta

☐ muu, mikä:

Suorien tunnistetietojen käsittely:

x☐ Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa

☐ Aineisto analysoidaan suorin tunnistetiedoin, koska (peruste suorien tunnistetietojen säilyttämiselle):

16. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

☐ Tutkimusrekisteri hävitetään

x☐ Tutkimusrekisteri arkistoidaan:

x☐ ilman tunnistetietoja  ☐ tunnistetiedoin

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa:

Tutkimusaineisto tarjotaan arkistoitavaksi ilman henkilötietoja pysyvästi Tietoarkistoon. Tietoarkisto luovuttaa aineistoa rekisteröityneille asiakkailleen tutkimukseen ja ylempiin opinnäytteisiin.

Selvennykseksi mainitaan, että henkilötietoja ei käsitellä tutkimuksessa enää tutkimusaineiston valmistumisen jälkeen. Tutkimusaineisto anonymisoidaan siten, että tutkimushenkilöt eivät enää ole tunnistettavissa, eikä aineisto siis enää käytännöllisesti katsottuna sisällä henkilötietoja.

17. Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi hankkeessa ja mitä henkilötietojasi hankkeessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
2. peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
3. vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
4. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
5. henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

1. kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
2. käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
3. yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 20 artikla)

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeuksista poikkeaminen

Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi