Kyselyn tietosuojaseloste

HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS
TIETEELLISEN TUTKIMUKSEN
TIETOSUOJASELOSTE/-ILMOITUS
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
12–14 artiklat
Laatimispäivä: 10.8.2021

Tietoa henkilötietojen käsittelystä Kirjat elämässäni -kyselytutkimuksessa, joka on osa Muuttuva lukijuus -tutkimushanketta

Kirjat elämässäni -kyselytutkimuksessa käytetään aineistona kyselylomakkeeseen annettuja vastauksia, joiden avulla tutkitaan lukemisharrastukseen liittyviä piirteitä, lukemisen tapoja ja lukemisen merkityksiä. Kyselyn vastausten avulla pyritään selvittämään lukemisen kokonaiskuvaa kaiksessa moninaisuudessaan eivätkä yksittäiset henkilöt ole tutkimuskohteina. Kyselyssä ei kerätä suoria henkilötietoja, mutta on mahdollista, että vastaajien antamat avoimet vastaukset voivat sisältää tunnistettavia tietoja. Lisäksi kyselyn lopussa kerätään taustatietoja, joita käytetään yleisellä tasolla.

Tämän selosteen tarkoitus on antaa tietoa käsiteltävistä henkilötiedoista sekä siitä, mistä henkilötiedot ovat peräisin ja miten niitä käytetään tutkimuksessa. Selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.
Tutkimukseen osallistuminen ja henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Kyselyyn vastaamisen voi keskeyttää eikä vastaajaan kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, vaikka hän keskeyttäisi myöhemmin osallistumisensa tutkimukseen.

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä
Helsingin yliopisto
Osoite: PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto

2. Yhteyshenkilö ja vastuullinen tutkija
Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:
Nimi: Ilona Lindh
Tiedekunta: Humanistinen tiedekunta
Osoite: Yliopistonkatu 4, 00100 Helsinki
Sähköpostiosoite: ilona.lindh[at]helsinki.fi

Vastuullinen tutkija:
Nimi: Pirjo Hiidenmaa
Osoite: Yliopistonkatu 4, 00100 Helsinki
Sähköpostiosoite: pirjo.hiidenmaa[at]helsinki.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi.

4. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kyselyn tarkoitus on kerätä kirjoja lukevilta ihmisiltä näkemyksiä ja kokemuksia heidän omasta lukuharrastuksestaan ja siitä, mitä lukeminen heille merkitsee. Vastausten muodostaman aineiston avulla pyritään löytämään kyselyn ajankohdalle tyypillisiä lukemisen tapoja. Kyselyn vastauksia analysoidaan sekä määrällisesti että laadullisesti. Määrällisesti tarkastellaan koko vastaajaryhmän tasolla esiin nousevia painotuksia. Avovastauksia analysoidaan laadullisesti. Tutkimusjulkaisuissa, tutkimukseen pohjautuvassa opetusmateriaalissa ja opetuksessa voidaan lainata lomakkeen vastauksia osittain tai kokonaan siten, että tiedot, jotka saattaisivat johtaa vastaajan tunnistamiseen, poistetaan.

Vastaajia ohjeistetaan kyselyn johdannossa siihen, että vastausten ei tulisi sisältää henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja.

5. Mitä tietoja tutkimusaineisto sisältää
Kyselylomakkeessa ei kerätä suoraan tunnistettuun henkilöön liittyviä tietoja, mutta on mahdollista, että avoimet vastaukset voivat sisältää epäsuoria henkilötietoja.

Jotta tutkimustuloksia voisi vertailla aiempiin tutkimuksiin, pyydetään vastaajia vastaamaan seuraaviin taustatietoihin liittyviin kysymyksiin: ikäryhmä, sukupuoli, koulutustaso, ammatti sekä asuinalue suuralueen tarkkuudella. Näitä tietoja käytetään yleisellä tasolla eikä yhdistetä yksittäisiin vastauksiin. Kaikissa taustakysymyksissä on myös vaihtoehto ”En halua kertoa”.

6. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään
Tietoja kerätään kyselylomakkeen avulla. Kyselylomakkeen vastaaja antaa haluamansa tiedot vastatessaan lomakkeessa esitettyihin kysymyksiin.

7. Arkaluonteiset henkilötiedot
Tutkimuksessa ei käsitellä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä (eli arkaluonteisia henkilötietoja).

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella:

• yleistä etua koskeva tehtävä: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta)

9. Tietojen vastaanottajat

• Kun aineiston käsittely on päättynyt Helsingin yliopiston tutkimushankkeessa, aineisto siirretään Tietoarkistoon, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tietoarkisto arvioi aineiston arkistoitavuuden, tutkijan tekemän anonymisoinnin ja tekee tarvittaessa lisää poistoja ja muokkaa aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäyttöön soveltuvaksi. Mikäli Tietoarkisto katsoo aineiston arkistointiin sopivaksi, se toimii myös aineiston välittäjänä mahdollisia muita hankkeita varten.

Lisäksi aineiston tietoja voivat vastaanottaa seuraavat tahot:

• Tilastoanalyysipalveluja tarjoava yritys voi saada pääsyn aineistoon analyysin tekemistä varten.
• Tutkimushankkeen yhteistyökumppanit voivat saada pääsyn kyselyn vastauksiin ja niistä tehtyihin koosteisiin ja analyyseihin, jos he osallistuvat aineiston analysointiin ja tutkimusartikkeleiden kirjoittamiseen.
• Hankkeen ulkopuoliset Helsingin yliopiston opiskelijat voivat saada pääsyn aineistoon opinnäytetyön tekemistä varten hankkeen tutkijoiden ohjauksessa.

10. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automatisoitu päätöksenteko
Tutkimuksessa ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla on merkittävä vaikutus tutkittaviin.

12. Henkilötietojen suojaus
Tutkimusaineistoon sisältyviä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään suojattuna niin, että ainoastaan niitä tarvitsevat henkilöt pääsevät tarkastelemaan tietoja.

Tietojärjestelmissä käsiteltäviä tietoja suojataan seuraavilla tavoilla:

• käyttäjätunnus ja salasana

Manuaalista (esim. paperimuodossa tai muuten aineellisessa muodossa) olevaa aineistoa suojataan seuraavilla tavoilla:

• Aineistoa säilytetään tutkijoiden työhuoneissa, joihin vain asianmukaisilla henkilöillä on pääsy.

Suorien tunnistetietojen käsittely:

• Rekisterinpitäjä kerää henkilötiedot ilman suoria tunnistetietoja.
• Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa ja säilytetään erillään analysoitavasta tutkimusaineistosta.

13. Henkilötietojen käsittelyn kesto tässä tutkimuksessa
Henkilötietojen käsittely päättyy, kun hankkeen osatutkimukset on julkaistu.

14. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

• Tutkimusaineisto säilytetään tämän tutkimuksen tulosten luotettavuuden arvioimista varten ilman suoria tunnistetietoja.
• Tutkimusaineisto säilytetään myöhempää, yhteensopivaa tieteellistä tutkimusta varten tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ilman suoria tunnistetietoja.
  Tutkimusaineiston säilytys perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b ja e alakohtiin.

Ennen uutta tutkimuskäyttöä rekisterinpitäjä varmistaa, että uusi tutkimuskäyttö on yhteensopivaa aineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa asetuksen vaatimusten mukaisesti. Tutkimusaineiston uudesta tutkimuskäytöstä lähetetään rekisteröidyille uusi tietosuojailmoitus, paitsi jos rekisterinpitäjä ei enää pysty tunnistamaan rekisteröityjä tutkimusaineistosta.

Uudesta tutkimuksesta ei voida lähettää ilmoitusta rekisteröidylle myöskään silloin, jos tietojen toimittaminen olisi mahdotonta tai kohtuuttoman vaivalloista tai jos se estäisi tai vaikeuttaisi suuresti tutkimustarkoitusten saavuttamista (tietosuoja-asetuksen 14 artiklan 5 kohdan b alakohta).

Tutkimuksen päätyttyä tutkimusaineisto siirretään Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tietoarkisto arvioi aineiston arkistoitavuuden, tutkijan tekemän anonymisoinnin ja tekee tarvittaessa lisää poistoja ja muokkaa aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäyttöön soveltuvaksi.

15. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja oikeuksista poikkeaminen
Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Oikeuksien soveltuminen
Jos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröidy anna tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (tietosuoja-asetuksen 11 artikla).

Oikeuksista poikkeaminen
Tietosuoja-asetus ja Suomen tietosuojalaki mahdollistavat tietyistä rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen silloin, kun henkilötietoja käsitellään tieteellisessä tutkimuksessa ja oikeuksien toteuttaminen estäisi tai vaikeuttaisi suuresti käsittelyn tarkoitusten saavuttamista.
Tarvetta poiketa rekisteröidyn oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi