Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri

 

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 24.5.2018. Viimeisin muutos 11.10.2021.

1.   Rekisterinpitäjä

Sosiaali- ja kulttuuriantropologian opiskelijat Väki ry (Väki)

PL18, Unioninkatu 38 D, 00014 Helsingin Yliopisto

2.   Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

puheenjohtaja Sabriina Hietaniemi

sabriina.hietaniemi@helsinki.fi

3.   Rekisterin nimi

Väki ry:n jäsenrekisteri

4.  Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää järjestön jäsenien yhteystietoja.

5.  Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

1. 1. Nimi
   2. Kotikunta
   3. Sähköpostiosoite
   4. Puhelinnumero
   5. HYY:n jäsenyys
   6. Opiskelijanumero
   7. Aloitusvuosi Helsingin Yliopistossa

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja. Kun henkilö lakkaa olemasta yhdistyksen jäsen, hänen tietonsa poistetaan välittömästi.

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan järjestöön liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä internetin kautta e-lomakkeilla.

7.  Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei luovuteta.

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8.  Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan vakavaa huolellisuutta. Tietoja säilytetään tällä hetkellä ainoastaan sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Väen omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Väen vastuuhenkilöiden toimesta. Mikäli tulevaisuudessa tulisi tarve paperiselle materiaalille, ne säilytettäisiin lukkojen takana.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9.  Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista, puutteellisen tiedon täydentämistätai tietojensa kokonaan pyyhkimistä rekisteristä.Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyytäjälle Väki ry:n osalta EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, joka on pääsääntöisesti kuukausi.

10.  Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Väen jäseniä. Järjestöstä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.