About Deleted User

Special user account.

Torstai 9.10.2014 klo 16.12

Aimo

Kirjoittaja on Helsingin yliopiston laatupäällikkö Aimo Virtanen.

Hallintorakennuksen neljännessä kerroksessa hissin kerrosta osoittava numero vaihtuu kolmoseksi. He lähtivät. Mitä jäi?

Neljän päivän mittainen tiukka haastatteluputki on takana. 27 eri haastattelutilannetta, lähes 200 haastateltavaa. Edeltävät viikot kiireistä valmistelua, haastateltavien etsimistä ja ohjelmaan sijoittamista, briiffausta, tilojen, tarjoiluiden ja kuljetusten organisointia. Mokia ohjelmassa, tiloissa … laatuako?

Auditointi huipentuu haastatteluihin, joiden avulla varmistetaan, että se, mitä on kirjoitettu, myös toteutuu käytännössä. Auditointiryhmän ja Karvin asiantuntijoiden varassa on, millainen kuva kokonaisuudesta muodostuu. Yliopisto tekee parhaansa, että kuva olisi aito, ei värittynyt, ei liian optimistinen eikä myöskään ruikuttava.

Pari vuotta valmisteltiin dokumentteja, itsearviointiraporttia ja toimintakäsikirjoja sekä koottiin muuta aineistoa. Lähes kaikki saatiin Flammaan ajallaan, englanniksi käännettynä. Dokumentaatiosta saatiin auditointiryhmältä positiivista palautetta.

Nyt odotellaan. Auditointiryhmä työskentelee pari kuukautta keräämänsä aineiston parissa ja antaa joulukuussa ensimmäisen version yliopiston johdolle tarkistettavaksi asiavirheiden varalta. Helmikuussa Karvin arviointineuvosto päättää auditoinnin läpimenosta ja helmi-maaliskuun vaihteessa on päätösseminaari, jossa käsitellään auditoinnin tulosta.

Mitä olemme oppineet? Että meidän pitää pystyä kertomaan omin sanoin, miten laatujärjestelmä toimii. Mitä laadunvarmistus on omassa arjessamme ja mihin sillä pyritään. Ellemme osaa sitä kertoa, emme sitä myöskään tunnista. Laatujärjestelmän dokumentointiin kuuluu, että se on meidän tajunnassamme.

Kuultiin monta hyvää kysymystä, oli hyviä haastattelusessioita, siitä olen varma, vaikka en kaikissa mukana ollutkaan. Auditointiryhmä keräsi arvokasta tietoa laatujärjestelmän toimivuudesta, sen ulottumisesta syvälle yliopiston ytimeen, laitoksille ja oppiaineisiin. Kokonaiskuvan hahmottuminen on parasta, mitä auditointi tuottaa. Ulkopuolinen näkee asioita, joille itse sokeudumme. Hän osaa myös kysyä niin, että heikkoudet paljastuvat.

Nyt on sinun vuorosi, haastateltu. Kerro mielipiteesi, anna oma arviosi. Meidän on syytä entistä vahvemmin pureutua laadun ytimeen, siihen, miten prosessimme varmistavat huipputulokset, joiden avulla saavutamme strategiset tavoitteemme. Miten osaamme toimia niin, että vältymme hukkatyöltä ja voimme keskittyä oleelliseen. Miten eri toiminnot saadaan osaksi kokonaisuutta, miten prosessit nivoutuvat toisiinsa saumattomasti ja miten laatujärjestelmämme varmistaa toimivuuden. Tässä tarvitaan jokaisen aktiivisuutta ja sitoutumista, niin yhteisiin tulostavoitteisiin kuin laadun varmistamiseen niihin pyrittäessä.

Laatu on yhteinen asiamme. Sitä ei ole varaa isoloida pienen joukon vastuulle, vaan, kuten ”virallinen” laatupolitiikan kuvauksemme kertoo, jokainen vastaa laadusta omassa työssään ja opiskelussaan. Minä olen vastuussa, sinä olet vastuussa. Niin omista suorituksista kuin myös palautteen antamisesta.

Tehdään yhdessä vieläkin laadukkaampi yliopisto.

Palautteiden keräämisestä kehittämiseen

Mira Huusko

Mira Huusko toimii käyttäytymistieteellisessä tiedekunnassa jatkokoulutuskoordinaattorina.

Helsingin yliopistossa on kehitetty erilaisia palautejärjestelmiä. Palautetta kerätään opiskelijoilta kurssipalautteina, kandipalautteena, Learn-palautteena sekä satunnaisesti muina palautemuotoina. Henkilökunta saa eteensä mitä erilaisimpia tyytyväisyyskyselyitä, ja erilaisista järjestelmistä ja toiminnoista kerätään ainakin jossain vaiheessa palautetta. Ulkoiset sidosryhmät on valjastettu antamaan palautetta neuvottelukuntien ja muiden organisaatioiden kautta yliopiston toiminnasta tai maineesta, opettajankoulutuksesta ja muista toiminnoista joko keskusteluiden muodossa tai kirjallisesti. Valmistuneilta kerätään palautetta kandi-, maisteri- ja tohtorivaiheessa yliopiston sisäisillä tai valtakunnallisilla järjestelmillä. Palautejärjestelmiä on monia puhumattakaan yksittäisten opettajien tai esimerkiksi tohtoriohjelmien omista palautteiden kokoamistavoista. Esimerkiksi e-lomakejärjestelmä lienee täynnä eri tarkoituksiin kehitettyjä palautelomakkeita, joita käytetään joko kertaluontoisesti tai pitkäkestoisemmin. Myös WebOodi pullistelee erilaisten palautelomakkeiden variaatiosta.

Mitä näille kaikille kerätyille palautteille tehdään? Valitettavan usein yllättävän vähän. Kurssipalautteet saatetaan vilkaista läpi, ja jos ongelmia kurssilla ilmenee, niitä katsotaan sitten tarkemmin. Osassa yksiköistä palautteita käsitellään henkilökuntakokouksissa tai lähiesimiehen kanssa keskustellen. Jos palautteissa ei ilmene mitään kummallista, ne helposti unohdetaan. Palaute on siis kerätty ja luotetaan siihen, että homma hoituu jatkossakin. Opetus, tutkimus ja palvelut eivät kuitenkaan kehity, jos palautteiden pohjalta ei osata tehdä korjaustoimenpiteitä. ”Sika ei liho, vaikka sitä päivittäin punnittaisiin” eli kehittymistä ei tapahdu, jos sitä ei ole suunniteltukaan tapahtuvaksi tai sille ei ole varattu riittävää aikaresurssia. Pelkkä palautteiden kerääminen ei takaa vielä sitä, että ongelmakohtiin tai laatupoikkeamiin todella puututtaisiin.

Laatutyön keskeinen periaate on, että ei riitä, että palautetta kerätään ja sen pohjalta tehdään ensiavun kaltaisia muutoksia. Palautteisiin perustuvan kehittämistyön tulisi olla suunniteltua ja jatkuvaa. Kehittämistyö pitäisi myös dokumentoida selkeästi, jotta tiedetään, mistä on lähdetty liikkeelle ja mitä kaikkea on todella saatu aikaan juuri palautteiden pohjalta. Se voisi myös motivoida palautteiden antajia, jos heille näytetään, mitä palautteiden pohjalta on tehty ja miksi. Näin palauteväsymys ei vaivaisi niin helposti. Myös palautteista saatava vastine tai niin sanottu palautteen palaute auttaa motivointikeinona. Kun palautteiden pohjalta tehtävä kehittämistyö olisi systemaattista, yliopistossa olisi helppo osoittaa, että esimerkiksi ”eri henkilöstöryhmät ja opiskelijat ovat sitoutuneita ja erittäin aktiivisesti mukana toiminnan kehittämisessä. Myös ulkoiset sidosryhmät ovat mielekkäällä tavalla mukana kehitystyössä”, mikä on auditoinnin yhtenä kriteerinä edistynyt-tasolla. Tällöin voitaisiin myös osoittaa, että ”laatutyön vaikuttavuudesta on selkeää ja jatkuvaa näyttöä”. Eli sikaa pitäisi myös ruokkia eikä vain punnita.