Onko sinulla ollut ongelmia ryhmätyötilan varaamisessa? Katso tästä muutama vinkki

Posted on by Erva Kostiainen

Kirjaston ryhmätyöhuoneet? Mitä, missä?

Helsingin yliopiston kirjastolla on ryhmätyöskentelyyn varattua tilaa yhteensä noin 150:lle hengelle. Ryhmätyötilat on Helsingin yliopiston opiskelijoiden käytettävissä kaikilla kampuksilla riippumatta siitä, millä kampuksella varsinaisesti opiskelee. Jos esimerkiksi pääkirjastossa on ruuhkaa, kannattaa vapaata ryhmätyötilaa etsiä muista kampuskirjastoista tai Aleksandrian ja Minervan oppimiskeskuksista.
Kirjaston toimipaikat verkkosivulla

Ryhmätyöhuoneita on eniten pääkirjastossa Kaisa-talossa ja Viikin kampuskirjastossa, mutta paljon tilaa ryhmätyöskentelyyn on myös Oppimiskeskus Minervassa: kahden ryhmätyöhuoneen lisäksi Minervassa on noin 50-paikkainen ryhmätyöskentelyalue, jota voi käyttää varaamatta. Samantyyppistä tilaa on myös Meilahdessa Terkko Health Hubin ensimmäisessä kerroksessa.

Helsingin yliopiston kirjaston ryhmätyöhuoneet

  • Pääkirjasto Kaisa-talo (10 kpl)
     4005, 4038a, 4038b, 4040a, 4040b, 4041, 4042, 4043, 5005, 6005
  • Kumpulan kampuskirjasto (3 kpl) 1 G103c, 2 G103g, 3 G108d
  • Meilahden kampuskirjasto (2 kpl) 2021, 2022
    • Ryhmätyöskentelyyn soveltuvaa tilaa kirjaston lisäksi myös Terkko Health Hubin ensimmäisessä kerroksessa.
  • Viikin kampuskirjasto (8 kpl)  (134, 136, 311, 312, 313, 412, 413, 414)
  • Oppimiskeskus Aleksandria (5 kpl) (329, 330, 331, 332, 333)
  • Minervan oppimiskeskus (2 kpl) (K225, K230)
    • Minervassa on ryhmätyöhuoneiden lisäksi noin 50-paikkainen ryhmätyöskentelyalue, jolla sijaitsevia rinkejä voi käyttää varaamatta. Rinkien kalustusta on muutettu opiskelijoilta saadun palautteen pohjalta: CleverTouch-näytöt on siirretty kahteen ensimmäiseen rinkiin lähemmäs sisäänkäyntiä ja sohvat siirretty rinkien ulkopuolelle.

Miten ryhmätyötila varataan?

Tee varaus oman OWA (Outlook Web App)-kalenterisi kautta: helsinki.fi/office365. Voit varata tilan samalla kun lähetät kokoontumiskutsun.

Kirjaston varattavien ryhmätyötilojen nimet kalenterin huoneluettelossa

  • Kaisa-talo, Group Study Room
  • Kumpula Campus Library, Group Study Room
  • Terkko, Group Study Room
  • Infokeskus, Library Group Study Room
  • Fabianinkatu 28, Aleksandria Group Study Room
  • Minervan oppimiskeskus, Group Study Room

Tarkemmat varausohjeet ovat kirjaston verkkosivulla Asioi > Ryhmätyötilat

Miten näen kaikki vapaana olevat ryhmätyötilat?

Vapaat huoneet näkyvät huoneluettelossa, kun teet varausta: huoneen nimen perässä lukee suluissa vapaa. Kiinnitä huoneluettelossa huomiosi vain niihin, joiden nimessä on Group Study Room, sillä muihin huoneisiin opiskelijoilla ei ole varausoikeuksia.

Jos esimerkiksi haluaisit ryhmätyöhuoneen Kaisa-talosta klo 15-17 eikä listassa näy Kaisa-talon kohdalla yhtään ryhmätyöhuonetta, ne ovat kaikki varattuja. Valitse silloin uusi huoneluettelo, esim. “Fabianinkatu 28, Keskusta” ja etsi vapaa ryhmätyöhuone Aleksandriasta.

Allun_group study room

Ryhmätyö näkyy kalenterissani, mutta varaamassani huoneessa on toinen ryhmä. Miten meillä voi olla päällekkäinen varaus?

Samaan huoneeseen ei voi olla kahta samanaikaista varausta. Kyse on siitä, että olet epähuomiossa yrittänyt varata jo varatun tilan, tai tila on ehtinyt rekisteröidä toisen varauksen juuri samalla hetkellä, muttet ole huomioinut tilan lähettämää kuittausta varauksen epäonnistumisesta. Tapahtuma näkyy edelleen omassa kalenterissasi, mikä voi johtaa erheellisesti luulemaan, että varaus on voimassa.

Tila lähettää siis aina kuittauksen varauksen onnistumisesta tai epäonnistumisesta sähköpostiisi. Huomaa että varaus on kunnossa vasta kun ryhmätyötilan kalenteri on hyväksynyt varauksesi. Tarkista aina tilan lähettämä sähköposti.

Varauksesi on hylätty, jos varauksen kesto on liian pitkä (yli 2 tunnin mittainen), ajankohta on aukioloaikojen ulkopuolella, tai tilaan on tullut juuri samaan aikaan jonkun toisen tekemä varaus.

Saako ryhmätyötilan varata koko päiväksi?

Ei saa. Kaikissa kirjaston ylläpitämissä ryhmätyöhuoneissa maksimivarausaika on 2 tuntia per ryhmä. Pelisääntöjä noudattamalla otat toiset huomioon ja takaat kaikille opiskelijoille tasavertaiset mahdollisuudet käyttää ryhmätyötiloja.

Kirjaston ryhmätyötilojen pelisäännöt

  • Ryhmätyöhuoneita voivat varata ainoastaan HY:n opiskelijat ja henkilökunta ryhmätyöskentelyä varten.
  • Ryhmätyötila on ryhmiä varten – et voi varata tilaa vain omaan käyttöösi tai opetuskäyttöön.
  • Ryhmätyöhuoneet ovat käytössä kirjaston aukioloaikoina.
  • Varauksen maksimiaika on 2 tuntia/ryhmä.
  • Varaus raukeaa puoli tuntia varausajan alkamisen jälkeen, jos kukaan ryhmän jäsenistä ei ole saapunut paikalle.
  • Jos ryhmätyöhuoneesta ei ole varausta, voit käyttää tilaa väliaikaisesti varaamatta. Varauksen tehneet käyttäjät ovat kuitenkin aina etusijalla.
  • Pidä ryhmätyötilat siisteinä, siivoa jälkesi.

Julkaistu 28.9.2016. Päivitetty 12.3.2018