Tapasin tänään kampuksen kollegoita aamiaisen ja työasioiden merkeissä. Tämän viiden hengen tapaamisen suunnittelu aloitettiin kaksi viikkoa sitten ja kaikille sopivan ajan löytämiseksi lähetettiin laskujeni mukaan 23 sähköpostiviestiä. Kokous oli hyvä ja aamiaistarjoilut erinomaisia. Ja sähköpostiruljanssi oikeasti piristi oikeiden töiden tekemisen keskellä.

Aina ei sähköpostiruljanssi kuitenkaan ole piristävä. Viime kevään monet yliopistolaiset huomasivat laajasti käytössä olleen Doodlen muuttuneen maksulliseksi (palvelu antaa tehdä muutaman ilmaisen kyselyn, minkä jälkeen se vaatii maksua). Tästä heräsi vilkkaahko, ehkä vähän hätääntynytkin keskustelu mikrobloggauspalvelu Yammerissa (jos et ole kuullutkaan k.o. palvelusta, kertoo yliopiston sosiaalisen median wiki, mistä Yammerissa on kyse). Keskustelussa vaihtoehtoisiksi palveluiksi mainittiin WhenIsGood, Foodle sekä alternativeTo-sivustolta löytyvät palvelut.

Olin keväällä sopimassa opetustaitotoimikunnan opetusnäyteaikoja juuri samaan aikaan, kuun Doodle muuttui maksulliseksi. Uusien palveluiden sijaan päätin pistää paukkuni kaikkien yliopistolaisien käytössä olevaan E-lomakkeeseen. Koska opetusnäyteaikoja varataan säännöllisesti ja ne ohjeistuksineen on osa tiedekunnan virallistakin virallisempaa toimintaa, ei varausjärjestelmän miettiminen tuntunut liian työläältä.

Sen verran paljon aikaa varausjärjestelmääni pistin, että samaan hengenvetoon tein siitä monistettavan ja kirjoitin monistamisohjeen E-lomakkeen ohjewikiin. Halutessaan kaikki yliopistolaiset saavat  järjestelmän käyttöönsä ja muokattavakseen. Ajanvarausjärjestelmässä on kaksi lomaketta: toisella lomakkeella syötän varattavat ajat ja toisella lomakkeella opetusnäytteen antajat varaavat itselleen sopivan ajan. Kahden lomakkeen malli mahdollistaa sen, että voin syöttää aikoja sitä mukaan, kun ajat ja paikat vahvistuvat. Opetusnäytteen antajille lähetettävän lomakkeen osoite on aina sama, joten sitä ei tarvitse muuttaa sähköpostipohjaan. Malli mahdollistaa myös sen, että kun opetusnäytteen antaja varaa itselleen ajan, poistuu aika lomakkeelta.

Muita varausjärjestelmään ottamiani E-lomakkeen hyviä puolia on opetusnäytteen antajalle lähetettävä vahvistussähköposti varatusta ajasta, minulle tuleva huomautussähköposti varatusta ajasta sekä kooste varatuista ajoista, jonka opetustaitotoimikunnan jäsenet näkevät ilman E-lomakkeelle kirjautumista. Jos varausjärjestelmä olisi tarkoitettu ainoastaan yliopistolaisille, lisäisin siihen esitäyttöominaisuuden: ajanvaraaja kirjautuisi lomakkeelle, minkä jälkeen lomakkeelle esitäytettäisiin hänen nimensä ja sähköpostiosoitteensa.

Kaikkiin tapauksiin ei näin järeä varausjärjestelmä ole tarpeen. Siksi hahmottelin myös doodlemaisen lomakkeen, jota olisin voinut käyttää kollegoideni kanssa aamuisen tapaamisen sopimiseen. Tein tästäkin monistettavan: lomakkeen voi ladata valmiina kenttäryhmänä hakusanoilla “Sovittava aika”.