1§

Ämnesföreningen Octavia vid Svenska social- och kommunalhögskolan (Octavia) är en ämnesförening för de som studerar socialt arbete som huvud- eller biämne vid Svenska social- och kommunalhögskolan (SSKH) och vid statsvetenskapliga fakulteten vid Helsingfors universitet (HU). Föreningens hemort är Helsingfors.

 

2§

Föreningen strävar efter att fungera som ett kontaktorgan mellan studerande som läser socialt arbete vid HU och undervisningspersonalen vid SSKH inom ämnet, samt med andra aktörer inom det sociala området. Octavias styrelse föreslår på hösten varje udda år medlemmar till ämnesrådet och utbildningsrådet. Till andra uppgifter hör att stöda medlemmarna i deras studier och att anordna studiebesök.

 

3§

För gemenskapens skull strävar Octavia efter att anordna sociala evenemang i enlighet med verksamhetsplanen.

 

4§

Alla som studerar socialt arbete som huvud- eller biämne vid SSKH eller statsvetenskapliga fakulteten vid HU har rätt att bli medlemmar i Octavia. Man blir medlem genom att fylla i en registreringsblankett och nya medlemmar godkänns av styrelsen. Att vara medlem i Octavia är avgiftsfritt. Utskrivning ur föreningen sker via skriftligt meddelande till styrelsen, eller alternativt då man inte längre är inskriven vid Helsingfors universitet.

 

5§

Föreningen har två (2) föreningsmöten varje år- ett under våren och ett under hösten. Under höstmötet väljs nästa kalenderårs styrelse, och dessutom godkänns verksamhetsplanen samt budgetförslaget för följande år. Under vårmötet godkänns föregående års bokslut samt verksamhetsberättelse och föregående års styrelse beviljas ansvarsfrihet. Alla poster väljs under höstmötet eller vid behov under ett annat föreningsmöte. Föreningsmedlemmar kan kandidera för styrelseposter genom närvarande vid höstmötet eller genom att skriftligt meddela den sittande styrelsen innan höstmötet. På höstmötet väljs även två (2) verksamhetsgranskare samt suppleanter till dessa. Den ena granskar verksamhetsberättelsen och den andra bokslutet. Dessa väljs för en ettårsperiod. Mötena skall sammankallas minst sju (7) dagar före mötesdagen av ordförande per e-post. I kallelsen bör tid och plats för mötet framgå. Föreningens möte är beslutsfört då det är stadgeenligt sammankallat och minst tre (3) föreningsmedlemmar som inte är styrelsemedlemmar är närvarande. På föreningsmötet väljs en mötesordförande, en mötessekreterare och två protokolljusterare. Vid behov kan man sammankalla extra föreningsmöten.

Föreningens stadgar kan endast ändras med ett föreningsmötets godkännande. Styrelsen får i efterhand utan ett föreningsmötes godkännande korrigera stav- och grammatikfel så länge som betydelsen inte ändras.

 

6§

Styrelsen består av styrelsens ordförande samt vice ordförande, sekreterare och kassör, samt en (1) till sex (6) övriga ledamöter, till exempel informationsansvarig, kurator, miljöansvarig, programansvarig och studieansvarig. Därmed kan antalet styrelsemedlemmar variera mellan fem (5) och tio (10). Vid behov kan olika styrelseposter kombineras. Styrelsens mandatperiod är ett (1) kalenderår.

 

7§

Styrelsen sammanträder under läsåret i regel en (1) gång i månaden. Styrelsemötena sammankallas av ordförande senast fyra (4) dagar före mötesdagen per e-post. I kallelsen bör tiden och platsen för mötet framgå. Styrelsemötet är beslutfört då det är stadgeenligt sammankallat och över hälften av styrelsen är närvarande. Föreningsmedlemmarna har rätt att delta vid möten och beviljas då närvaro- och yttranderätt.

 

8§

Föreningens räkenskaper avslutas kalenderårsvis. Bokslutet och verksamhetsberättelsen skall ges åt verksamhetsgranskarna senast en (1) månad före vårmötet. Styrelsen skall få tillbaka verksamhetsgranskarnas utlåtanden och bokslutet minst tio (10) dagar före föreningens sammanträdande.

 

9§

Upplösning av föreningen förutsätter två tredjedelar av de avgivna rösterna vid ett föreningsmöte. Frågan om upplösning av föreningen bör framgå i möteskallelsen. I händelse att föreningen upplöses genom dess eget beslut används föreningens tillgångar för att befrämja föreningens syfte på ett sådant sätt som bestäms av det möte som fattar beslutet om upplösning.

 

Ändrade och godkända på vårmötet 3.3.2015