Matlun YVV-toimikunnassa esillä avara-asiat

Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan yvv-toimikunta kokoontui ma 17.6. 2010. Kokouksen erityisenä teemana varainhankinta ja alumniasiat Pia Dolivon ja Anni Siitosen alustamana. Keskustelu oli vilkasta, erityisesti seraavat asiat olivat tapetilla:

Alumnitoiminnan osalta
– toiminta lähtenyt erittäin hyvin käyntiin, alumni-ilta maaliskuussa oli menestys. Alumneilta saadun palautteen perusteella tilaisuus tullaan järjestämään vuosittain, seuraava tapahtuma siis keväällä 2011
– opiskelijajärjestöt ja jatko-opiskelijat kytketty mukaan tapahtuman järjestelyihin
– tiedekunnan oppiaineilla omat alumniryhmät kampuksella ja laitokset vastaavat tiedottamisesta ryhmilleen
– prosessi valmistuneiden nappaamiseksi hyvällä mallilla: asia mm. esillä tdk:n puheenvuorossa publiikissa, tutkinnonanomuslomakkeessa ruksi haluan liittyä, viikko valmistumisen jälkeen dekaanin onnittelukirje
-alumnitoiminnan jatkokehittämisen suuntaviivoina sisältö pintaan (korkeatasoinen tiedollinen anti), yhteistyöohjelmien luonti  ja osallistaminen (kyselyn mukaan tdk:n alumnit kiinnostuneita osallistumaan erityisesti työelämäyhteyksien vahvistamiseen), esim critical friendship sekä alumnien tarpeiden kuunteleminen

Varainhankinnan osalta
– kampanjan jalkauttaminen tiedekuntaan näkyvyyden ja osallistumisen muodossa
– keskeistä koordinaatio ja yhteinen esiintyminen (sama viesti, materiaalit, toimintamallit)
– sovittiin että Juha Karhu kerää tiedekunnan potentiaalisten lahjoittajien listan (nykyiset lahjoittajat ja yhteistyökumppanit) ja toimittaa ne Pia Dolivolle
– sovitaan lähestyminen ja “myyntitiimit”
– avara:n ideana mallintaa ja tukea (tehdä mahdollisimman helpoksi), tiedekunta tuo kontakteja ja sisältöä

Paljosta muustakin tosiaan keskusteltiin. Unohtuiko oheisesta listasta jotain olennaista Anni ja Riitta?

Onko taitto uusi tekstinkäsittely?

Olemme viimeisen puolen vuoden aikana pohtineet paljon eri ohjelmistoja, jotka kuuluvat työkalupakkiimme. Alumni- ja lahjoittajasuhdetyöstä huomattava osa on viestintää eri keinoin: tapaamisia, sähköisiä uutiskirjeitä, kirjeitä, kutsuja, kampanjoita, esitteitä, mainoksia, blogeja ja verkkosivuja. Tästä syystä yksikön kuuluminen viestintäyksikköön on hyvin luontevaa.

Viestinnän ulkoasuvaatimukset ovat jo pitkään olleet painotuotteille (lehdille ja kirjoille) korkeat. Toisaalta sähköisten työkalujen kehittymisen myötä yhä laajempi joukko hallintotyön tekijöistä viestii erilaisilla asiakirjoilla, Powerpoint-esityksillä ja verkkosivuilla oman graafisen silmänsä varassa. Työkalut ovat kehittyneet ja tulleet laajan joukon ulottuville. Enää ei tarvita erillistä konekirjoittajaa kirjoittamaan muistiota puhtaaksi (tai suoraan sanelun mukaan): tekstinkäsittelyohjelmat ja PP kuuluvat kaikkien henkilökohtaisiin työkaluihin.

Työkalujen kehittyessä myös vaatimustaso viestinnän ulkoasulle on noussut. Tekstinkäsittelyohjelmia ja powerpointia ei kuitenkaan ole rakennettu ulkoasun luomista varten: tekniikka tulee vastaan aika äkkiä kun yrittää saada sivua näyttämään erilaiselta kuin yleensä. Ulkoasuvaatimusten tietylle tasolle pääsyyn vaaditaan kuvankäsittely- ja taitto-ohjelmia. Näiden ohjelmien tuntemus taas ei ole yhtä laajalle levinnyttä kuin perus Office-paketin.

Yksi mahdollinen kehityskulku on , että taitosta tulee uusi tekstinkäsittely – perustaito, jota kaikilta viestijöiltä odotetaan. Graafisen ulkoasun luominen on aivan oma taiteenlajinsa, mutta kun ulkoasu on luotu (fontit ja värimaailma valittu, logo tehty ja kuvankäyttö ohjeistettu), sen soveltaminen on jo asteen yksinkertaisempaa. Perusesitteet, verkkobannerit ja kuvien käsittelemään PP-esityksiä varten onnistuu melko helposti.

Toinen mahdollinen kehityskulku on, että yliopistolla taittoa keskitetään pitkälti harvoille ammattigraafikoille. Suurilla painosmäärillä tehtävien massatuotteiden kanssa tämä on varmasti hyvä tie.  Massaräätälöinnin kohdalla (esim. Tule takaisin -mainokset, Insight-esitekortit, kutsut) taas tuotteen tilaaminen ja graafikon ohjeistaminen vie vähintään yhtä paljon aikaa kuin asian tekeminen itse. Kustannukset sisäisessä veloituksessa ovat myös huomattavat kun tuotteita massaräätälöidään.

Ohjelmisto-osaamista ja graafista osaamista vaaditaan viestijöiltä varmasti enenevässä määrin. Saa nähdä mihin tasapaino työn eriyttämisen ja perustaitovaatimusten välillä asettuu.

Alumnitoiminnan ja varainhankinnan blogi perustettu!

Tervetuloa avara-blogiin!

Blogin perustamisen ideana on lisätä avara-toiminnan suunnittelun läpinäkyvyyttä ja vahvistaa yhdessä
tekemisen kulttuuria läpi yliopiston. Meitä alumnitoimintaan ja varainhankintaan liittyviä toimijoita on vielä vähän ja onnistumisemme kannalta on tärkeää, että saamme mahdollisimman monen näkemyksiä, kokemuksia ja osaamista toiminnan kehittämiseen. Tulemme entistä enemmän painottamaan omassa toiminnassa tiedekuntien ja laitosten kanssa yhdessä tekemistä.

Tässä blogissa kerromme ajankohtaisista avara-asioista mahdollisimman paljon niiden vielä ollessa idea- tai suunnitteluvaiheessa. Kynnys kirjoittamiselle ja kommentoinnille pidetään matalana. Asiat ja ideat jakoon, kolumneja ei tarvitse kirjoittaa.

Toivomme, että te kaikki muutkin avara-asioista kiinnostuneet ottaisitte blogin omaksenne ja julkaisisitte omat pohdinnat ja suunnitelmat myös täällä.

Laitetaan tieto kulkemaan ja hyvät käytänteet kiertämään!
 

Avara-tiimi

Pia Dolivo, Mikko Kotola, Anni Siitonen, Pia Österman