TÄRKEÄÄ: E-lomake ja EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) 25.5.2018 alkaen

GDPR ja E-lomake

Euroopan Unionin uusi tietosuoja-asetus (GDPR) [Wikipedia] lisää merkittävästi EU-kansalaisen oikeuksia omiin henkilötietoihinsa ja koskettaa myös Helsingin yliopiston kaikkia tietojärjestelmiä joiden toiminnasta muodostuu henkilörekisteri. Jokainen E-lomakkeessa tehty lomake muodostaa potentiaalisesti oman henkilörekisterinsä.

E-lomakkeelle tallennetut tiedot sijaitsevat turvallisesti Helsingin yliopiston omilla palvelimilla, mutta järjestelmässä ei ole kaikkia henkilötietojen käsittelyssä GDPR:n vaatimia lokitusominaisuuksia joten arkaluonteisia henkilötietoja sillä ei tule tallentaa lainkaan (kuten ei tähänkään asti ole ollut tarkoitus). Tätä vaatimusta tähdennetään nyt ohjeistuksessa.

Henkilötietoja ovat kaikki henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi, kuten esimerkiksi nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, opiskelutiedot, siviilisääty jne.

Arkaluonteisia henkilötietoja ovat esimerkiksi rotua ja etnistä alkuperää, yhteiskunnallista toimintaa, poliittista tai uskonnollista vakaumusta, rikollista tekoa, terveydentilaa, seksuaalista suuntautumista ja sosiaalihuollon tarvetta koskevat tiedot. Arkaluonteisten tietojen käsittelyyn tarvitaan lainsäädännöstä peruste.

Mitä tehdä jos sinulla on henkilötietoja kerääviä e-lomakkeita?

  • Koskee kaikkia henkilötietoja kerääviä lomakkeita: 1) tarkista ja poista lomakeoikeudet henkilöiltä, jotka eivät niitä ehdottomasti tarvitse 2) Älä kerää henkilötietoja, joita et tarvitse kyselylomakkeen funktion kannalta. Älä esimerkiksi kysy henkilötunnusta tai osoitetietoja, ellet tarvitse niitä, tai älä kysy tietoja, joita voit saada muualta kuten Oodista.
  • Jos sinulla on (ei-arkaluontoisia) henkilötietoja kerääviä lomakkeita joita et enää käytä, niin poista niistä tallennukset (ota tiedot talteen esim. excel-muodossa ja säilytä niitä henkilötietojen käsittelyyn soveltuvassa paikassa niin kauan kuin perusteltua, ja poista ne sitten sieltäkin) ja mieluusti siivoa pois lomakkeet kokonaan tilaa syömästä mikäli ne ovat tarpeettomia.
  • Jos sinulla on henkilötietoja kerääviä lomakkeita joita käytät aktiivisesti, kuten vaikka ilmoittautumislomake tilaisuuteen, niin voit jatkaa e-lomakkeen käyttämistä. Poista kuitenkin tallennukset niin pian kuin mahdollista (ota tiedot talteen esim. excel-muodossa ja säilytä niitä henkilötietojen käsittelyyn soveltuvassa paikassa niin kauan kuin perusteltua, ja poista ne sitten sieltäkin). Jos henkilötietoja on enemmänkin kuin yleiset nimi- ja sähköpostitiedot – kuten esim. puhelinnumero ja kotiosoite – mutta ne eivät luonteeltaan arkoja, ja henkilörekisterin muodostaa isompi/jatkuvasti kasvava joukko ihmisiä, niin suunnittele toiminnan siirtämistä toiseen järjestelmään, ja toimi viimeistään sitten kun yliopiston oma suositus on saatavilla.
  • Mikäli sinulla on arkaluonteisia henkilötietoja kerääviä lomakkeita  niin poista niistä ehdottomasti tallennukset ennen 25.5.2018 (ota tiedot talteen esim. excel-muodossa ja säilytä niitä tietoturvallisesti jos tarvitset niitä) ja jos keräystarve säilyy, siirrry käyttämään soveltuvaa järjestelmää tämän tiedon keräämiseen. Jos lomakkeeseen sidottu tutkimushanke kyseessä, saata käynnissä oleva tutkimus loppuun e-lomakkeella, mutta heti tutkimuksen päätyttyä siirrä data pois lomakkeelta esim. excel- tai SPSS-muodossa ja poista tiedot e-lomakkeelta.Henkilötietoja ja tutkimustuloksia välttämättömästi yhdistävillä tutkimuslomakkeilla  tulisi aina käyttää tutkimustunnusta identifioivana tietona itse tutkimuslomakkeella, ja säilyttää tutkimustunnuksen henkilötietoon yhdistävää rekisteriä muualla kuin sähköisessä lomakepalvelussa.

Mikäli sinulla on oikeuksia vanhentuneisiin lomakkeisiin muttet tiedä niiden omistajaa / tiedät ongelmallisia lomakkeita, muttet pääse poistamaan niitä ota yhteys e-lomaketukeen: opetusteknologia@helsinki.fi

Jos mietit tietoturvaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvää pulmaa omassa e-lomakekyselyssäsi, ota yhteys Tietotekniikkakeskuksen tietoturvaryhmään: tietoturva@helsinki.fi

Kaikille yliopistolaisille on julkaistu tietosuojaohjesivu intranet-Flammassa, jolta löytyy kootusti vastaukset ja yhteystiedot joista kysyä lisää tietosuoja-asioihin liittyen: https://flamma.helsinki.fi/fi/tietoturva/tietosuoja

***

Tämä ohjesivu voi muuttua ja päivittyä vastaamaan GDPR:n soveltamisen uusia tulkintoja Helsingin yliopiston E-lomake-asennukselle. Pidätämme kaikki oikeudet muutoksiin.

E-lomake: koulutukset loppuvuodesta 2016

Helsingin yliopiston kevään organisaatiouudistuksen jälkeen Opetusteknologiakeskus on nykyään Opetusteknologiapalvelut osana keskitettyjä hallintopalveluja (Yliopistopalvelut), ja toiminta hakee muotoaan. E-lomakkeen osalta jatketaan palvelun kehittämistä ja koulutusten järjestämistä uudessa organisaatiomallissa, joten tässä tietoa loppuvuoden koulutuksista:

E-lomake tutuksi opettajille

Aika: 25.10. klo 9.15-12.00
Paikka: Oppimiskeskus Aleksandria, atk-luokka K133 (Kellari1, Fabianinkatu 28)

E-lomake tutuksi opettajille -kurssilla keskitytään verkkolomake-järjestelmän perusteisiin. Osallistujat tutustuvat E-lomakkeen käyttöliittymään sekä rakentavat oman verkkolomakkeen, julkaisevat sen ja tarkastelevat kuinka lomakkeelle saapuneita vastauksia käsitellään.

Lisätietoja & ilmoittautumiset Henkkaan (tai jos et pääse sinne, s-posti: kristian.lindqvist[ät]helsinki.fi)

E-lomake: edistyneet ominaisuudet

Aika: 15.12. klo 13.15-16.00
Paikka: Oppimiskeskus Aleksandria, huone 431 (4 krs., Fabianinkatu 28)

Kurssilla keskitytään E-lomakkeen edistyneisiin toimintoihin: riippuvuuksien asettamiseen, vastaajien kutsumiseen, rinnakkaislomakkeisiin, vastausten raportointiin. Kurssin sisältöä voidaan muokata osallistujien tarpeiden ja toiveiden mukaan.

Oma tietokone kannattaa ottaa mukaan, lainakannettavia on rajoitetusti!

Lisätietoja & ilmoittautumiset Henkkaan (tai jos et pääse sinne, s-posti: kristian.lindqvist[ät]helsinki.fi)

E-lomakkeen käyttöön koulutusta tarjolla

Opetusteknologiakeskus tarjoaa kaikille yliopiston opetushenkilöstöön kuuluville säännöllistä koulutusta E-lomakkeen käyttöön. Kursseja on luvassa myös kevään 2016 aikana. Tarkemmat tiedot löydät opetusteknologiakeskuksen sivustolta.

Tervetuloa kouluttautumaan!

Kysymykset koulutuksista voit lähettää ok-lomake (ÄT) helsinki.fi tai ok-koulutus (ÄT) helsinki.fi

E-lomakkeen ohjeet

Helsingin yliopiston E-lomakeohjeet löytyvät wikistä https://wiki.helsinki.fi/display/elomake. Linkki ohjeisiin löytyy myös E-lomakkeen Ohjeet-välilehdeltä.

Ohjeita päivitetään jatkuvasti. Ne kattavat nyt E-lomakkeen perusominaisuudet ja joitakin edistyneita ominaisuuksia. Lisäämme uusia ohjeita uusien tarpeiden ja ominaisuuksien ilmetessä. Toivomme ohjeiden vastaavan HY:n E-lomake-käyttäjien tarpeita. Otamme mielellämme vastaan palautetta ohjeista ja E-lomakkeesta yleensä osoitteeseen ok-lomake (at) helsinki.fi.

 

Eduix Oy:n yleiset E-lomake-ohjeet löytyvät osoitteesta: https://e-lomake.fi/web/pintaasyvemmalta/materiaalisalkku/

Uudet HY-ulkoasutyylit asennettu E-lomakkeelle

E-lomakkeen oletusarvoinen HY-ulkoasutyyli on korvattu uuden visuaalisen ilmeen mukaisella HY-musta-tyylillä. Samalla myös E-lomakkeen kirjautumissivun ulkoasu muuttui.

Vanha HY-tyyli on poistettu ja sitä käyttäneissä lomakkeissa on nyt tyylinä HY-musta. Uutena tyylinä tarjolla on myös yksinkertaisempi HY-valkoinen. Lomakkeen tyylin voi halutessaan vaihtaa ulkoasu-asetuksista.

E-lomakkeen versiopäivityksen tuomat uudistukset

Kesäkuun versiopäivitys korjasi E-lomakkeessa havaittuja virheitä esimerkiksi SPSS-siirrossa ja Internet Explorerin käytössä. Päivitys toi myös muutamia uusia ominaisuuksia.

Järjestelmän käytettävyyttä parantaa se, että lomake-editorista pääsee nyt suoraan ko. lomakkeen julkaisuasetuksiin. Linkki julkaisuasetuksiin löytyy lomake-editorin yläreunasta, Esikatselu-linkin vierestä. Lue loppuun

Tekstin kopiointi suoraan Wordista E-lomakkeelle toimii nyt entistä paremmin!

E-lomakkeelle voi jälleen kopioida turvallisesti tekstejä suoraan Wordista esimerkiksi lomakkeen johdantoon tai selitetekstiin! Aiemmin järjestelmässä havaittu ongelma, jolloin Wordista suoraan tuotu, muotoiluja sisältävä teksti rikkoi lomakkeen Internet Explorer -selainta vastaamiseen käytettäessä, on nyt ratkaistu keskitetysti. E-lomakkeen tekstieditoria on uudistettu nyt entistä paremmin käyttäjiämme palvelevaksi!

Tämä tarkoittaa pieniä muutoksia E-lomakkeen tekstieditoreihin, joita löytyy E-lomakkeen muokkaustilasta useita; ainakin johdantotekstin, alkutekstin, lopputekstin, selitetekstin ja palautetekstin yhteydestä. Lue loppuun

Liity E-lomakkeen tiedotuslistalle!

E-lomakkeen käyttäjille on oma tiedotukseen tarkoitettu sähköpostilistansa,
e-lomake@helsinki.fi , jota käytetään ajankohtaisten ja tärkeiden E-lomakkeeseen liittyvien asioiden tiedottamiseen
(uudistukset, päivitykset, katkot jne.). Suosittelemme ehdottomasti listalle liittymistä, jos käytät aktiivisesti E-lomakepalvelua! Huom. Tukipyynnöt ja kysymykset ohjataan edelleen osoitteeseen ok-lomake (ÄT) helsinki.fi Lue loppuun

Eikö lomakkeesi toimi IE:llä?

Internet Explorer -selaimen kanssa on havaittu viime päivityksen jälkeen ongelmia E-lomakkeessa, jos lomakkeeseen on kopioitu tekstejä suoraan Wordista. Wordista suoraan kopioidun tekstin mukana tulee sellaisia tekstin muotoiluja, jotka voivat rikkoa lomakkeen nimenomaan silloin, kun käytetään IE:tä vastaamiseen. Vastaaja saattaa nähdä lomakkeen otsikon ja johdantotekstin, mutta ei varsinaisia kysymyksiä. Ongelmaa ei ole havaittu muissa selaimissa (esim. Mozilla Firefox), joten ongelmallisiinkin lomakkeisiin pääsee vastaamaan muita selaimia käyttämällä. Lue loppuun

Usein kysytyt kysymykset E-lomakkeesta

Kaipaatko lisää neuvoja ja ohjeistuksia E-lomakkeen käyttöön, mutta et ole löytänyt niihin vastauksia E-lomakkeen manuaalista? Oletko lukenut opetusteknologiakeskuksen “Usein Kysytyt Kysymykset” palstaa? Sieltä löydät vastauksia muiden esittämiin kysymyksiin sekä havainnollisia ohjeita muun muassa lomakkeen rakentamiseen, kenttien muokkaukseen tai lomakkeen asetuksiin sekä erityisominaisuuksiin liittyen.

Tutustu Usein Kysytyt Kysymykset -palstaan >>

Mikäli UKK-palstalta ei löydy vastausta kysymykseesi, voit lähettää tukipyynnön myös osoitteeseen: