E-lomaketuki kesällä / E-lomake support during the summer

Opetusteknologiapalvelut ovat heinäkuussa kesälaitumella ja E-lomakkeen osalta tukipyyntöjä opetusteknologia@helsinki.fi -osoitteessa luetaan harvemmin ja tietyt toimenpiteet kuten lomakkeiden oikeuksien siirrot jatkuvat vasta elokuussa.

Oikein Hyvää Kesää 2018!

***

The Educational Technology Services are understaffed in July due to summer holidays, so questions sent to edutech@helsinki.fi regarding E-lomake may take longer to get an answer. Some procedures like moving the rights of forms are also not done before August.

Have a Happy Summer of 2018!

IMPORTANT: E-lomake and the GDPR from 25.5.2018 onwards

The GDPR and E-lomake

The new General Data Protection Regulation (GDPR) [Wikipedia] of the European Union  significantly improves the rights of EU citizens to all personal data about them that has been stored in digital systems and which is personally identifiable. This also affects every IT-system at the University of Helsinki that collects personally identifiable data. All  individual forms within E-lomake have the potential to contain their own person registry.

All data collected with E-lomake is stored securely on the University’s own servers but the system lacks some of the logging requirements on personal data that the GDPR brings, so it is not meant as a means of collecting sensitive personal data at all (which has in fact always been the case). Now this requirement is more strongly worded in the instructional material.

Personal data consists of all records concerning an individual or his/her personal attributes or life circumstances that can be identified with him/her or his/her family or those living in the same household, like for example the personal identity number, contact information, study information, relationship status etc.

Sensitive personal data is, for example, information concerning race and ethnicity,  social activism, political or religious beliefs, criminal acts, health, sexual preference or social care needs. Handling sensitive personal data needs to be grounded by a legal requirement.

What to do if you have e-lomake forms collecting personal data?

  • Concerning all forms that collect personal data: 1) review and remove access rights to forms from persons who do not absolutely need that access 2)  Do not collect any personal information that is not strictly necessary to the function of the questionnaire. For example, don’t ask for the respondent’s personal number or address information unless you are really going to use it or can get the information from other systems such as Oodi.
  • If you have forms that collect personal data (non-sensitive) and are no longer in use, please remove saved answers from them (you can export the data as an excel-file, for example, and store that file in a place suitable for storage of personal information for the amount of time needed – then remove the data from there as well) and delete old forms from eating server space if they are obsolete.
  • If you have forms that collect personal data and are in active use, like forms for registering to events, you may continue to use e-lomake (you can export the data as an excel-file, for example, and store that file in a place suitable for storage of personal information for the amount of time needed – then remove the data from there as well). However, do remove saved data as soon as possible. If you have more personal data collected than the usual name-and-e-mail address -combination – for example, also including telephone numbers and home addresses – but the additional information is not sensitive in nature, and the registry continually grows with data of new people being added, please make plans for switching to another system, and take action at the latest when the University’s recommendation for a new system is available.
  • If you have forms that collect personal sensitive data, please remove all saved answers before 25.5.2018 (you can export the data and store it in a place suitable for storage of sensitive personal information) and if the need for collecting the data continues, please start using a system that is suited for this type of data collection. If you have a scientific study linked to the survey form, complete the study first but immediately as it ends transfer all saved data away from the form in excel- or SPSS-format, for example, and remove the data from the e-lomake form. Studies that by necessity combine personal data with the research data should always use an anonymizing identifier code on the study form itself, and store the registry that combines the identifier code with the personal data in a separate place.

Data protection guide for researchers (Uni. Helsinki account required): https://flamma.helsinki.fi/en/HY375934

If you know of forms that could be problematic and cannot delete saved answers from them yourself due to missing rights, please contact the e-lomake support at the Educational technology services: edutech@helsinki.fi

If you have questions or problems concerning information security and processing personal data with your e-lomake survey, please contact the Information Security Group at the Center for Information Technology: tietoturva@helsinki.fi

An information security page to all the people at the University of Helsinki has been published in Flamma, complete with commonly asked questions and contact information: https://flamma.helsinki.fi/fi/HY365467

***

The information provided on this page may change and update without further notice in order to adapt to the current view regarding the influence of the GDPR on the University of Helsinki’s E-lomake installation. All rights reserved.

TÄRKEÄÄ: E-lomake ja EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) 25.5.2018 alkaen

GDPR ja E-lomake

Euroopan Unionin uusi tietosuoja-asetus (GDPR) [Wikipedia] lisää merkittävästi EU-kansalaisen oikeuksia omiin henkilötietoihinsa ja koskettaa myös Helsingin yliopiston kaikkia tietojärjestelmiä joiden toiminnasta muodostuu henkilörekisteri. Jokainen E-lomakkeessa tehty lomake muodostaa potentiaalisesti oman henkilörekisterinsä.

E-lomakkeelle tallennetut tiedot sijaitsevat turvallisesti Helsingin yliopiston omilla palvelimilla, mutta järjestelmässä ei ole kaikkia henkilötietojen käsittelyssä GDPR:n vaatimia lokitusominaisuuksia joten arkaluonteisia henkilötietoja sillä ei tule tallentaa lainkaan (kuten ei tähänkään asti ole ollut tarkoitus). Tätä vaatimusta tähdennetään nyt ohjeistuksessa.

Henkilötietoja ovat kaikki henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi, kuten esimerkiksi nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, opiskelutiedot, siviilisääty jne.

Arkaluonteisia henkilötietoja ovat esimerkiksi rotua ja etnistä alkuperää, yhteiskunnallista toimintaa, poliittista tai uskonnollista vakaumusta, rikollista tekoa, terveydentilaa, seksuaalista suuntautumista ja sosiaalihuollon tarvetta koskevat tiedot. Arkaluonteisten tietojen käsittelyyn tarvitaan lainsäädännöstä peruste.

Mitä tehdä jos sinulla on henkilötietoja kerääviä e-lomakkeita?

  • Koskee kaikkia henkilötietoja kerääviä lomakkeita: 1) tarkista ja poista lomakeoikeudet henkilöiltä, jotka eivät niitä ehdottomasti tarvitse 2) Älä kerää henkilötietoja, joita et tarvitse kyselylomakkeen funktion kannalta. Älä esimerkiksi kysy henkilötunnusta tai osoitetietoja, ellet tarvitse niitä tai voit saada ne muualta kuten Oodista.
  • Jos sinulla on (ei-arkaluontoisia) henkilötietoja kerääviä lomakkeita joita et enää käytä, niin poista niistä tallennukset (ota tiedot talteen esim. excel-muodossa ja säilytä niitä henkilötietojen käsittelyyn soveltuvassa paikassa niin kauan kuin perusteltua, ja poista ne sitten sieltäkin) ja mieluusti siivoa pois lomakkeet kokonaan tilaa syömästä mikäli ne ovat tarpeettomia.
  • Jos sinulla on henkilötietoja kerääviä lomakkeita joita käytät aktiivisesti, kuten vaikka ilmoittautumislomake tilaisuuteen, niin voit jatkaa e-lomakkeen käyttämistä. Poista kuitenkin tallennukset niin pian kuin mahdollista (ota tiedot talteen esim. excel-muodossa ja säilytä niitä henkilötietojen käsittelyyn soveltuvassa paikassa niin kauan kuin perusteltua, ja poista ne sitten sieltäkin). Jos henkilötietoja on enemmänkin kuin yleiset nimi- ja sähköpostitiedot – kuten esim. puhelinnumero ja kotiosoite – mutta ne eivät luonteeltaan arkoja, ja henkilörekisterin muodostaa isompi/jatkuvasti kasvava joukko ihmisiä, niin suunnittele toiminnan siirtämistä toiseen järjestelmään, ja toimi viimeistään sitten kun yliopiston oma suositus on saatavilla.
  • Mikäli sinulla on arkaluonteisia henkilötietoja kerääviä lomakkeita  niin poista niistä ehdottomasti tallennukset ennen 25.5.2018 (ota tiedot talteen esim. excel-muodossa ja säilytä niitä tietoturvallisesti jos tarvitset niitä) ja jos keräystarve säilyy, siirrry käyttämään soveltuvaa järjestelmää tämän tiedon keräämiseen. Jos lomakkeeseen sidottu tutkimushanke kyseessä, saata käynnissä oleva tutkimus loppuun e-lomakkeella, mutta heti tutkimuksen päätyttyä siirrä data pois lomakkeelta esim. excel- tai SPSS-muodossa ja poista tiedot e-lomakkeelta.Henkilötietoja ja tutkimustuloksia välttämättömästi yhdistävillä tutkimuslomakkeilla  tulisi aina käyttää tutkimustunnusta identifioivana tietona itse tutkimuslomakkeella, ja säilyttää tutkimustunnuksen henkilötietoon yhdistävää rekisteriä muualla kuin sähköisessä lomakepalvelussa.

Yliopistolla on palveluita ja työkaluja tutkimusaineiston tietoturvallisen säilyttämisen tueksi. Ks. aineistojen hallinnan tuki: https://flamma.helsinki.fi/fi/HY314736?lang=fi

Tutkijoiden tietosuojaohje (HY:n käyttäjille): https://flamma.helsinki.fi/fi/HY375432

Tärkeää on myös ilmoittaa tietosuojasta lomakkeen täyttäjille, jotta nämä tietävät miten heidän tietojaan käsitellään. Monesta yliopiston toiminnosta on yhteinen tietosuojailmoitus johon voit linkittää joten jokaisesta e-lomakkeesta ei useinkaan tarvitse täyttää omaa tietosuojailmoitustaan. Opintohallinnon lomakkeiden osalta voi esimerkiksi yleensä viitata opiskelijoiden tietosuojailmoitukseen, tutkimuksen osalta tukimuksen tietosuojailmoitukseen jne.

Opiskelijoiden tietosuojailmoitus: https://guide.student.helsinki.fi/fi/artikkeli/tietosuojailmoitus

Jos rekisteri kuitenkin hyvin yksilöllinen/sen käsittelyssä mukana yliopiston ulkopuolisia toimijoita, niin tee e-lomakkeelle oma tietosuojailmoitus esim. käyttäen hyväksi e-lomakkeen omaa Tietosuojaseloste-toimintoa (ohje).

Muita ohjeita

E-lomakkeet ovat henkilökohtaisia, joten yksikön yhteisten lomakkeiden osalta on tärkeää, että työsuhteen päättyessä lomakkeen halitja luovuttaa käyttöoikeudet yksikön toiselle henkilölle. Mikäli sinulla on oikeuksia vanhentuneisiin lomakkeisiin muttet tiedä niiden omistajaa tai yksikössäsi on käytössä lomakkeita joihin kukaan ei pääse lukeman tai poistamaan niille tallennettuja tietoja raporttinäkymässä, ota yhteys e-lomaketukeen: opetusteknologia@helsinki.fi

Emme yleensä poista vanhoja lomakkeita puolestasi, poistamme vain henkilötietoja sisältäviä raportteja sekä autamme lomakkeen omistajuuden hallinointiin liittyvissä asioissa. Ylläpito-oikeuksilla voit itse poistaa toisen henkilön tekemän lomakkeen listaltasi poistamalla oman käyttäjätunnuksesi lomakkeen oikeuksista.

Jos mietit tietoturvaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvää pulmaa omassa e-lomakekyselyssäsi, ota yhteys Tietotekniikkakeskuksen tietoturvaryhmään: tietoturva@helsinki.fi

Kaikille yliopistolaisille on julkaistu tietosuojaohjesivu intranet-Flammassa, jolta löytyy kootusti vastaukset ja yhteystiedot joista kysyä lisää tietosuoja-asioihin liittyen: https://flamma.helsinki.fi/fi/tietoturva/tietosuoja

***

Tämä ohjesivu voi muuttua ja päivittyä vastaamaan GDPR:n soveltamisen uusia tulkintoja Helsingin yliopiston E-lomake-asennukselle. Pidätämme kaikki oikeudet muutoksiin.

E-lomake: koulutukset loppuvuodesta 2016

Helsingin yliopiston kevään organisaatiouudistuksen jälkeen Opetusteknologiakeskus on nykyään Opetusteknologiapalvelut osana keskitettyjä hallintopalveluja (Yliopistopalvelut), ja toiminta hakee muotoaan. E-lomakkeen osalta jatketaan palvelun kehittämistä ja koulutusten järjestämistä uudessa organisaatiomallissa, joten tässä tietoa loppuvuoden koulutuksista:

E-lomake tutuksi opettajille

Aika: 25.10. klo 9.15-12.00
Paikka: Oppimiskeskus Aleksandria, atk-luokka K133 (Kellari1, Fabianinkatu 28)

E-lomake tutuksi opettajille -kurssilla keskitytään verkkolomake-järjestelmän perusteisiin. Osallistujat tutustuvat E-lomakkeen käyttöliittymään sekä rakentavat oman verkkolomakkeen, julkaisevat sen ja tarkastelevat kuinka lomakkeelle saapuneita vastauksia käsitellään.

Lisätietoja & ilmoittautumiset Henkkaan (tai jos et pääse sinne, s-posti: kristian.lindqvist[ät]helsinki.fi)

E-lomake: edistyneet ominaisuudet

Aika: 15.12. klo 13.15-16.00
Paikka: Oppimiskeskus Aleksandria, huone 431 (4 krs., Fabianinkatu 28)

Kurssilla keskitytään E-lomakkeen edistyneisiin toimintoihin: riippuvuuksien asettamiseen, vastaajien kutsumiseen, rinnakkaislomakkeisiin, vastausten raportointiin. Kurssin sisältöä voidaan muokata osallistujien tarpeiden ja toiveiden mukaan.

Oma tietokone kannattaa ottaa mukaan, lainakannettavia on rajoitetusti!

Lisätietoja & ilmoittautumiset Henkkaan (tai jos et pääse sinne, s-posti: kristian.lindqvist[ät]helsinki.fi)

E-lomakkeen käyttöön koulutusta tarjolla

Opetusteknologiakeskus tarjoaa kaikille yliopiston opetushenkilöstöön kuuluville säännöllistä koulutusta E-lomakkeen käyttöön. Kursseja on luvassa myös kevään 2016 aikana. Tarkemmat tiedot löydät opetusteknologiakeskuksen sivustolta.

Tervetuloa kouluttautumaan!

Kysymykset koulutuksista voit lähettää ok-lomake (ÄT) helsinki.fi tai ok-koulutus (ÄT) helsinki.fi

E-lomakkeen ohjeet

Helsingin yliopiston E-lomakeohjeet löytyvät wikistä https://wiki.helsinki.fi/display/elomake. Linkki ohjeisiin löytyy myös E-lomakkeen Ohjeet-välilehdeltä.

Ohjeita päivitetään jatkuvasti. Ne kattavat nyt E-lomakkeen perusominaisuudet ja joitakin edistyneita ominaisuuksia. Lisäämme uusia ohjeita uusien tarpeiden ja ominaisuuksien ilmetessä. Toivomme ohjeiden vastaavan HY:n E-lomake-käyttäjien tarpeita. Otamme mielellämme vastaan palautetta ohjeista ja E-lomakkeesta yleensä osoitteeseen ok-lomake (at) helsinki.fi.

 

Eduix Oy:n yleiset E-lomake-ohjeet löytyvät osoitteesta: https://e-lomake.fi/web/pintaasyvemmalta/materiaalisalkku/

Uudet HY-ulkoasutyylit asennettu E-lomakkeelle

E-lomakkeen oletusarvoinen HY-ulkoasutyyli on korvattu uuden visuaalisen ilmeen mukaisella HY-musta-tyylillä. Samalla myös E-lomakkeen kirjautumissivun ulkoasu muuttui.

Vanha HY-tyyli on poistettu ja sitä käyttäneissä lomakkeissa on nyt tyylinä HY-musta. Uutena tyylinä tarjolla on myös yksinkertaisempi HY-valkoinen. Lomakkeen tyylin voi halutessaan vaihtaa ulkoasu-asetuksista.

E-lomakkeen versiopäivityksen tuomat uudistukset

Kesäkuun versiopäivitys korjasi E-lomakkeessa havaittuja virheitä esimerkiksi SPSS-siirrossa ja Internet Explorerin käytössä. Päivitys toi myös muutamia uusia ominaisuuksia.

Järjestelmän käytettävyyttä parantaa se, että lomake-editorista pääsee nyt suoraan ko. lomakkeen julkaisuasetuksiin. Linkki julkaisuasetuksiin löytyy lomake-editorin yläreunasta, Esikatselu-linkin vierestä. Lue loppuun

Tekstin kopiointi suoraan Wordista E-lomakkeelle toimii nyt entistä paremmin!

E-lomakkeelle voi jälleen kopioida turvallisesti tekstejä suoraan Wordista esimerkiksi lomakkeen johdantoon tai selitetekstiin! Aiemmin järjestelmässä havaittu ongelma, jolloin Wordista suoraan tuotu, muotoiluja sisältävä teksti rikkoi lomakkeen Internet Explorer -selainta vastaamiseen käytettäessä, on nyt ratkaistu keskitetysti. E-lomakkeen tekstieditoria on uudistettu nyt entistä paremmin käyttäjiämme palvelevaksi!

Tämä tarkoittaa pieniä muutoksia E-lomakkeen tekstieditoreihin, joita löytyy E-lomakkeen muokkaustilasta useita; ainakin johdantotekstin, alkutekstin, lopputekstin, selitetekstin ja palautetekstin yhteydestä. Lue loppuun

Liity E-lomakkeen tiedotuslistalle!

E-lomakkeen käyttäjille on oma tiedotukseen tarkoitettu sähköpostilistansa,
e-lomake@helsinki.fi , jota käytetään ajankohtaisten ja tärkeiden E-lomakkeeseen liittyvien asioiden tiedottamiseen
(uudistukset, päivitykset, katkot jne.). Suosittelemme ehdottomasti listalle liittymistä, jos käytät aktiivisesti E-lomakepalvelua! Huom. Tukipyynnöt ja kysymykset ohjataan edelleen osoitteeseen ok-lomake (ÄT) helsinki.fi Lue loppuun