Uudet valiokuntatoimijat vuodelle 2015 valitaan vaalikokouksessa 25.11. klo 18 kokoushuone Sparressa, Uudella ylioppilastalolla (Mannerheimintie 5 A, 2krs). Tervetuloa paikalle kaikki ensi vuoden toiminnasta kiinnostuneet!
Kehyvaliokunnan pestit vuonna 2015
Puheenjohtaja
Puheenjohtajan ensisijainen tehtävä on koordinoida valiokunnan virallisten kokousten järjestämistä 2 krt kuukaudessa. Pj valmistelee sisällön kokouksiin ja varaa kokoustilat yhteistyössä varapuheenjohtajien kanssa, tekee kokouskutsut ja esityslistat ajallaan sekä tarkistaa pöytäkirjan. Pj:n muihin tehtäviin kuuluvat muun muassa budjetin seuraaminen, toimintasuunnitelman tekeminen ja toiminnan kokonaiskuvan hallinta sekä pöytäkirjojen arkistointi. Pj pyrkii kehittämään valiokunnan toimintaa ja yhdessä ydintiimin (varapuheenjohtajien, tiedottajan sekä sihteerin) kanssa vastaa valiokunnan näkyvyydestä ja toiminnan jatkuvuudesta. Pj:n tulisi siksi pystyä osallistumaan mahdollisimman paljon kaikkeen valiokunnan toimintaan, kuten valiokunnan järjestämiin tapahtumiin ja kehy-viikon suunnitteluun. Puheenjohtaja johtaa muiden pestiläisten toimintaa, hankeryhmiä lukuunottamatta, ja koordinoi HYYn kehitysyhteistyöhön liittyvää toimintaa yhdessä HYYn hallituksen kehy-vastaavan ja HYYn kehitysyhteistyökoordinaattorin kanssa osallistumalla johtoryhmän kokouksiin sekä SYL:in kehysektorin kokouksiin. Hankkeiden ja projektivarojen toimintaa ohjeistaa ja johtaa Ilona Kalliola, HYYn kehitysyhteistyökoordinaattori. Pesti on aikaa vievä, mutta sitäkin antoisampi ja opettavampi, ja voi avata ovia moniin tehtäviin muuallakin. Olisi toivottavaa, että puheenjohtajalla olisi jo entuudestaan kokemusta kehy-valiokunnasta ja sen toiminnasta.
Varapuheenjohtajat (2)
Varapuheenjohtajana toimiminen on helppo tapa päästä mukaan valiokunnan toimintaan. Varapuheenjohtajia on yleensä 2 ja he hoitavat kokousten käytännönjärjestelyt kuten tarjoilun ja tilavaraukset. Varapuheenjohtajat myös avustavat puheenjohtajaa hänen valitsemissaan tehtävissä ja tekee aktiivisesti yhteistyötä tapahtumatiimin kanssa. Erityisesti he osallistuvat aktiivisesti valiokunnan toiminnasta tiedottamiseen ja edustustehtäviin. Varapuheenjohtaja käyvät esimerkiksi esittelemässä valiokuntaa yliopiston luennoilla, esimerkiksi kehitysmaatutkimuksen johdantoluennolla, HYYn koulutuksissa ja tapahtumissa, HUGS-verkoston kokouksissa sekä mahdollisuuksien mukaan myös muiden valiokuntien kokouksissa. Jos puheenjohtaja on estynyt, toimii toinen varapuheenjohtajista hänen sijaisenaan. Kokouksia pidetään lukukausien aikana noin 2 viikon välein, ja varapuheenjohtajat voivat sopia keskenään käytännönjärjestelyistä toisen ollessa estynyt.
Varapuheenjohtajille mahdollisesti hyödyllinen koulutus (niin sovittaessa valiokunta voi kustantaa):
Lobbauskoulutus: http://www.kepa.fi/tapahtumakalenteri/13772
Tiedottaja
Tiedottajan tehtävä on viestiä valiokunnan toiminnasta ja tapahtumista aktiivisesti ja säännöllisesti valiokunnan blogissa, FB-sivulla ja sähköpostilistalla sekä tarvittaessa myös yliopiston muilla listoilla. Tiedottaja on vastuussa blogin ja FB-sivun ulkoasusta ja valokuvasisällöstä sekä tiedon ajantasaisuudesta. Myös sähköpostilistojen kehy-vlk ja kehy-aktiivit hallinnointi kuuluu tiedottajan toimenkuvaan. Tiedottaja laittaa kuvat valiokuntalaisista blogiin heti valituksi tultuaan ja perustaa Facebookiin suljetun ryhmän Kehy-vlk 2015. Hän pyrkii tapaamaan edellisen viestintävastaavan mahdollisimman pian valituksi tultuaan ja uudistaa sähköpostilistat. Tiedottaja toimii yhteistyössä varapuheenjohtajien, tapahtumakoordinaattorien ja kehyviikko-tiimin kanssa sujuvan viestinnän kehittämiseksi ja vastuunjaon selkeyttämiseksi ja voi halutessaan kasata ympärilleen tiimin. Tiedottajan odotetaan kirjoittavan valiokunnan toimintaa ja tapahtumia käsitteleviä juttuja mahdollisimman runsaasti blogiin sekä esimerkiksi Ylioppilaslehteen. Tämä edellyttää paikallaoloa valiokunnan kokouksissa ja tapahtumissa. Tarvittaessa tiedottaja koordinoi viestintämateriaalihankintoja ja välittää harjoittelu- ja työpaikkailmoituksia sähköpostilistoille. Erittäin kehittämiskelpoinen pesti. Sopii erityisesti kehitysyhteistyö- ja kehitysmaa-asioista kiinnostuneelle viestinnän opiskelijalle.
Valiokunta kustantaa niin sovittaessa tiedottajalle tämän Kepan koulutuksen:
Viestintää nollabudjetilla: http://www.kepa.fi/tapahtumakalenteri/13771
Excu-vastaava
Excu- vastaavan tehtävänä on järjestää excursioita (vierailuita) valiokuntalaisia kiinnostaviin kohteisiin kuten järjestöihin, ministeriöihin ja yrityksiin noin 3-5 lukukaudessa ja niiden lisäksi useampi ekskursio syksyisellä kehy-viikolla. Eksku-vastaavan tehtävänä on järjestää heti pestiin valituksi tultuaan eksku Kepaan. Yhteyttä kannattaa ottaa myös esimerkiksi Reiluun kauppaan ja Ulkoministeriöön. Valiokuntien toiveita excu-kohteista voi kartoittaa esimerkiksi e-lomakkeella tai wikin avulla. Vastaava ottaa yhteyttä yrityksiin, huolehtii käytännön järjestelyistä, sopii ajankohdan, vierailun teeman ja osallistujamäärän. Hän hoitaa tarvittaessa myös vierailuun liittyvän tiedotuksen ja some-viestinnän. Excu-vastaava voi myös seurata ilmoittelua sekä tiedottaa erilaisista ajankohtaisista ja valiokuntaa mahdollisesti kiinnostavista tapahtumista. Pesti on yksi valiokunnan helpoimmista, mutta vaatii yhteistyötaitoja, järjestelmällisyyttä ja ehdottomasti oma-aloitteisuutta.
Kehy-viikon assistentit
Valiokunnassa jo perinteeksi muodostunut Kehy-viikko toteutetaan taas ulkoasiainministeriön viestintä- ja kehityskasvatustuella ja SYL:n koordinoimana samaan aikaan muiden ylioppilaskuntien kanssa. Kehy-viikon tarkoitus on tuoda opiskelijoiden tietoisuuteen asioita ja ilmiöitä, jotka liittyvät kehitysyhteistyöhön ja kehitysmaihin. Viikon teema on kansallinen ja se päätetään SYL:n tasolla. Kehyviikon koordinaattori on viime kädessä vastuussa viikon järjestämisestä ja budjetoinnista, ja assistenttien tehtävänä on avustaa koordinaattoria tarvittavissa tehtävissä. Myös muu valiokunta osallistuu viikon käytännön järjestelyihin. Suunnittelu aloitetaan kevällä ja kiihtyy kohti kesää ja lopulta syksyllä järjestettävää kehy-viikkoa. Assistentit tekevät esimerkiksi tiedotusta ja ottavat vastuulleen yksittäisten tapahtumien järjestämisen ja koordinoinnin.
Sihteeri
Sihteeri pitää kokouksissa pöytäkirjaa, kirjoittaa sen puhtaaksi, lähettää puheenjohtajalle tarkastettavaksi ja tulostaa seuraavaan kokoukseen allekirjoitettavaksi. Pöytäkirjojen kirjottaminen vaatii tarkkuutta ja keskittymiskykyä. Sihteerin olisi suotavaa päästä osallistumaan kaikkiin kokouksiin, mutta esteen sattuessa ilmoittaa sihteeri tästä etukäteen ja hankkii itselleen sijaisen. Sihteerin pesti on helppo tapa päästä mukaan toimintaan. Sihteerin tehtäviin voi kuulua myös postin hakeminen ennen kokousta.
Tapahtumakoordinaattorit (2) ja tapahtumatiimiläiset
Tapahtumakoordinaattori(t) vastaa(vat) valiokunnan omista tapahtumista, kuten esimerkiksi toimijoiden tutustumisillasta, kevätpiknikistä, kesämökkiseminaarista, uusien illasta ja pikkujouluista. Koordinaattori luotsaa myös osallistumista muihin tapahtumiin kuten esimerkiksi toukokuussa järjestettäville Maailma Kylässä –festivaaleille ja syksyllä yliopiston avajaiskarnevaaleille. Valiokunnan tapahtumat määritellään toimintasuunnitelmassa, mutta myös oma-aloitteisuus on ehdottoman toivottavaa. Kaikki valiokuntatoimijat osallistuvat isojen tapahtumien järjestämiseen, mutta tapahtumatiimi koordinoi viime kädessä tapahtumien toteutusta. Tapahtumatiimiläisen pesti on helppo ja mukava tapa tutustua valiokunnan toimintaan.
Koordinaattorille mahdollisesti hyödyllinen koulutus (niin sovittaessa valiokunta voi kustantaa):
http://www.kepa.fi/tapahtumakalenteri/13902
Globaalikasvatusvastaava
Vuonna 2015 avataan ensimmäisen kerran hakuun globaalikasvatusvastaavan pesti. Yksi kehy-valiokunnan tärkeimmistä tehtävistä on nostaa ylioppilaskunnan jäsenten tietoisuuteen ajankohtaisia kehitykseen ja kehitysmaihin liittyviä aiheita ja teemoja ja ylläpitää kriittistä keskustelua. Globaalikasvatusvastaavan tehtävänä on keskittyä valiokunnan globaalikasvatustehtävän kehittämiseen ja organisoida erityisesti tapahtumia, esimerkiksi keskusteluiltoja, valiokunnan ulkopuolisille opiskelijoille. Vastaava voi toimia myös yhteistyössä tiedottajan, varapuheenjohtajien, tapahtumatiimin ja kehy-viikon tiimin kanssa. Toivottavaa oli myös yhteistyö Kepan sekä esimerkiksi muiden HYYn valiokuntien ja ainejärjestöjen kanssa.