Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä on 25.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 1.8.2019.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Akateeminen Olutseura (AOS), Leppäsuonkatu 11 00100 Helsinki

 

  1. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Akateemisen Olutseuran hallitus

aos-hallitus(at)helsinki.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Akateemisen Olutseuran jäsenrekisteri

 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11 § vaatiman jäsenrekisterin ylläpito ja sekä yhdistyksen jäsenten yhteys- ja jäsentietojen ylläpito.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Etu- ja sukunimi

Kotipaikka

Sähköpostiosoite

Gsm-numero (ei enää uusilta jäseniltä 1.8.2019 alkaen)

Koulutusohjelma tai pääaine (jos opiskelija)

Yhdistyksen jäsenmaksun maksupäivämäärä (Jos jäsenmaksuksi on päätetty 0 €, ei pvm:ää)

Helsingin yliopiston opiskelijanumero eli Jäsenyys Helsingin yliopiston ylioppilaskunnassa, HYYn vaatiessa jäsenyyden todistaminen tapahtuu opiskelijanumerolla

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenhakemuksissa kerätyt tiedot.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteröityjen henkilöiden Helsingin yliopiston opiskelijanumeroita voidaan erikseen pyydettäessä luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle HYYn jäsenyyden tarkistamista varten.

 

Rekisteröityjen henkilöiden ilmoittamia sähköpostiosoitteita voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston sähköpostilistojen hallintapalveluille yhdistyksen ja yhdistyksen yhteistyökumppaneiden tiedottamista varten.

 

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalveluidensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet.

Rekisteri on säilötty Googlen pilvipalveluun kansioon, johon vain Akateemisen Olutseuran hallituksen jäsenillä on pääsy.

 

  1. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa.

 

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia hänestä rekisteriin talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot

Tietoja säilytetään, kunnes rekisteröidyn henkilön jäsenyys yhdistyksessä päättyy. Jäsenyyden päättymisestä noudatetaan, mitä yhdistyksen sääntöjen 4 § mukaisesti määrätään. Jäsenyyden päätyttyä rekisteröidyn henkilön tiedot poistetaan jäsenyyden päättymishetkellä kuluvan kalenterivuoden loppuun mennessä.

 

Poikkeukset

 

Mikäli rekisteröity henkilö osallistuu yhdistyksen tai sen hallituksen kokoukseen kirjataan tämän etu- ja sukunimi kokouspöytäkirjaan hyvän pöytäkirjatavan mukaisesti. Yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi kokouspöytäkirjoja säilytetään vähintään 10 vuoden ajan. Kokouspöytäkirjoja käsitellään Akateemisen Olutseuran pöytäkirjarekisterin tietosuojaselosteen kuvaamalla tavalla.

 

Mikäli rekisteröity henkilö on velkaa yhdistykselle, tietoja säilytetään jäsenyyden loppumishetkellä meneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka. Mikäli rekisteröity henkilö ei suorita velkaansa tilinpäätöksen vahvistamiseen mennessä, kirjataan tieto velasta kirjanpitoon, jossa sitä yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi säilytetään kymmenen vuoden ajan