Tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä on 25.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 14.6.2018.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Akateeminen Olutseura (AOS), Leppäsuonkatu 11 00100 Helsinki

 

  1. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Akateemisen Olutseuran hallitus

aos-hallitus(at)helsinki.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Akateemisen Olutseuran tapahtumarekisteri

 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien järjestämisen ja niiden maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Etu- ja sukunimi

Sähköpostiosoite *

Puhelinnumero *

Tapahtuman maksutieto *

Ruoka- ja juomavalinta *

Erityisruokavalio *

Mahdolliset tapahtumakohtaiset lisätiedot *

 

(* Tähdellä merkittyjä tietoja kerätään vain tarvittaessa)

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tapahtumien ilmoittautumislomakkeessa kerätyt tiedot.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tapahtumien ja tilausten järjestämiseksi erityisruokavaliota ja mahdollisia tapahtumakohtaisi lisätietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen ulkopuolisille tapahtumanjärjestäjille.

 

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalveluidensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet.

Rekisteri on säilötty Googlen pilvipalveluun kansioon, johon vain Akateemisen Olutseuran hallituksen jäsenillä ja mahdollisille tapahtuman yhteistyökumppaneilla kuten esim. Hyvät Martat ry:n hallituksen jäsenillä on pääsy.

 

  1. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa.

 

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia hänestä rekisteriin talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot

Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämishetkenä meneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.

 

Poikkeus

 

Mikäli rekisteröity henkilö on velkaa yhdistykselle eikä suorita velkaansa tilinpäätöksen vahvistamiseen mennessä, kirjataan tieto velasta tilinpäätökseen, jossa sitä yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi säilytetään kymmenen vuoden ajan