Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä on 25.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 14.6.2018.
- Rekisterinpitäjä
Akateeminen Olutseura (AOS), Leppäsuonkatu 11 00100 Helsinki
- Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa
Akateemisen Olutseuran hallitus
aos-hallitus(at)helsinki.fi
- Rekisterin nimi
Akateemisen Olutseuran tapahtumarekisteri
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien järjestämisen ja niiden maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.
- Rekisterin tietosisältö
Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite *
Puhelinnumero *
Tapahtuman maksutieto *
Ruoka- ja juomavalinta *
Erityisruokavalio *
Mahdolliset tapahtumakohtaiset lisätiedot *
(* Tähdellä merkittyjä tietoja kerätään vain tarvittaessa)
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtumien ilmoittautumislomakkeessa kerätyt tiedot.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tapahtumien ja tilausten järjestämiseksi erityisruokavaliota ja mahdollisia tapahtumakohtaisi lisätietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen ulkopuolisille tapahtumanjärjestäjille.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalveluidensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.
- Rekisterin suojauksen periaatteet.
Rekisteri on säilötty Googlen pilvipalveluun kansioon, johon vain Akateemisen Olutseuran hallituksen jäsenillä ja mahdollisille tapahtuman yhteistyökumppaneilla kuten esim. Hyvät Martat ry:n hallituksen jäsenillä on pääsy.
- Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa.
- Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia hänestä rekisteriin talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot
Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämishetkenä meneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.
Poikkeus
Mikäli rekisteröity henkilö on velkaa yhdistykselle eikä suorita velkaansa tilinpäätöksen vahvistamiseen mennessä, kirjataan tieto velasta tilinpäätökseen, jossa sitä yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi säilytetään kymmenen vuoden ajan