Pöytäkirjarekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä on 25.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 14.6.2018.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Akateeminen Olutseura (AOS), Leppäsuonkatu 11 00100 Helsinki

 

  1. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Akateemisen Olutseuran hallitus

aos-hallitus(at)helsinki.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Akateemisen Olutseuran pöytäkirjarekisteri

 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on muiden tahojen kuten Patentti- ja rekisterihallituksen, Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan ja Helsingin yliopiston vaatimien tietojen sekä yhdistyksen historian tallentaminen.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

 

Yhdistyksen hallitukseen valituilta henkilöiltä ja hallituksen valitsemilta virkailijoilta:

Etu- ja sukunimi

Sähköpostiosoite

Tehtävien hoitoon liittyvät nimikkeet

Tieto osallistumisesta yhdistyksen hallituksen kokouksiin

Yhdistykseen liittyvien muiden tapahtumien osallistumistietoja

Jäsenyys Helsingin yliopiston ylioppilaskunnassa, HYYn vaatiessa todistaminen opiskelijanumerolla

 

Yhdistyksen tai yhdistyksen hallituksen kokoukseen osallistuneilta yhdistyksen jäseniltä:

Etu- ja sukunimi

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhdistyksen tai yhdistyksen hallituksen kokouksissa kerätyt tiedot.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jos Akateeminen Olutseura rekisteröityy, niin tiedot yhdistyksen nimenkirjoittajista luovutetaan vuosittain Patentti- ja rekisterihallitukselle. Nimi- ja yhteystiedot sekä tehtävien hoitoon liittyvät nimikkeet yhdistyksen hallituksen jäsenistä ja virkailijoista voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle ja Helsingin yliopistolle.

 

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalveluidensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet.

Rekisteri on säilötty Googlen pilvipalveluun kansioon, johon vain Akateemisen Olutseuran hallituksen jäsenillä on pääsy.

 

  1. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa.

 

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia hänestä rekisteriin talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot

Yhdistyksen ja yhdistyksen hallituksen kokousten pöytäkirjoja säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) 2. luvun 10 §:n mukaisesti vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

 

Poikkeus

 

Yhdistyksen hallituksen kokouksissaan käsittelemät jäsenten erottamista ja liittymistä koskevat jäsenyystiedot säilytetään Akateemisen Olutseuran jäsenrekisterin tietosuojaselosteen kuvaamalla tavalla.