Toimintasuunnitelma

Toimintasuunnitelma vuodelle 2020

Akateeminen Olutseura on vuoden 2007 alussa perustettu harraste- ja kulttuurijärjestö, jonka tarkoituksena on olutkulttuurin sekä oluttuntemuksen levittäminen ja oluen profiilin nostaminen yliopistolla. Se pyrkii toiminnallaan monipuolistamaan oluen kuvaa niin seurustelu- kuin ruokajuomana, jonka monet erilaiset laadut ja tyylit ovat laajemman tuntemisen arvoisia.

Akateeminen Olutseura pyrkii tavoitteeseensa tekemällä olutta monipuolisesti tutuksi niin olutmaisteluiden kuin oluen ympärille rakennettujen Olutruokailtamien kautta. Järjestön jäseniä yhdistävät kiinnostuneisuus ja rakkaus olueen. Yhdistyksen toiminnan kohderyhmänä ovat eritoten Helsingin yliopiston opiskelijat, mutta toivotamme tervetulleiksi muutkin opiskelijat sekä myös ei-opiskelijat.

Talous

Toimikautena AOSin varainhankinta nojaa samoihin lähteisiin kuin edellisinä vuosina. Haemme HYYn toiminta-avustusta, minkä lisäksi tuloja kerätään haalarimerkkimyynnillä sekä jäsenten järjestön hyväksi tekemällä talkootyöllä ja osallistumismaksuilla.

Tarkoitus ei ole kerätä rahaa, vaan järjestää jäsenistölle toimintaa edullisesti. Yritämme edelleen talouden ja seuran toiminnan vakiinnuttua tulla toimeen pienemmällä rahan keräämisellä jäsenistöltä. Tämän odotetaan madaltavan kynnystä liittyä seuraan ja tulla tutustumaan sen tapahtumiin.

Erilaisille ulkopuolisten tahojen ekskursioille ja tilaisuuksiin yritetään mahdollisuuksien mukaan neuvotella sopimushintaa tarjoten näkyvyyttä AOSin viestintäkanavissa.

Vuoden 2019 hallituksen yhdistyksen vuosikokouksen 22.1.2020 päätettäväksi laatima esitys Akateemisen Olutseuran rekisteröinnistä toteutuessaan tarkoittaa muutoksia yhdistystoiminnassa ja taloudessa. Mahdollisiin muutoksiin varaudutaan vuoden talousarviossa. AOS pyritään pitämään vakavaraisena järjestönä huolellisen suunnittelun ja taloudenhoidon turvin.

Merkittävimpänä talouteen vaikuttavina muutoksena ovat siten PRH:n rekisteröitymiseen liittyvät maksut ja vuosittaiset hallinnolliset kulut sekä yhdistyksen pankkipalveluiden kulut. Lisäksi yhdistyksen kokous päättää Olutliittoon liittymisestä, mikä toteutuessaan tarkoittaa järjestölle jäsenmaksua 1 €/seuran jäsen. Tämän toteutuessa esitetään noin 1 €:n jäsenmaksua kerättäväksi kultakin AOSin jäseneltä.

Yhdistyksen kokous, hallituksen kokoonpano ja kokoontumiset

Kokoukset

Yhdistyksen kokouksen 22.1.2020 hyväksyessä sääntömuutosesityksen, järjestetään jatkossa vuosittain kaksi yhdistyksen kokousta. Kevätkokous 1.1.-15.2. Ja syyskokous 1.11.-15.12. Kokouksissa käsiteltävät asiat esitellään yhdistyksen säännöissä.

Toimikauden hallitus valitaan yhdistyksen kokouksessa 22.1.2020, mutta sääntömuutoksen tullessa hyväksytyksi seuraava, vuoden 2021 alussa toimintansa aloittava hallitus, jo syyskokouksessa.

Edelliset hallitustoimijat perehdyttävät seuraajansa vastuualueisiinsa. Hallitus järjestää joko läsnäolevia tai sähköpostikokouksia sen toiminnan suunnittelun ja toteutuksen kannalta tarpeelliseksi nähdessään.

Toimikaudella hallituksen kokoustoimintaa kehitetään siten, että kokouspöytäkirjat  tarjotaan jäsenistön saavutettaviksi verkkosivuston kautta. Myös aktiivien rekrytoinnin kannalta olisi hyvä pitää vuoden aikana avoimia kokouksia, joissa kiinnostuneille päästäisi esittelemään hallitustoimintaa.

Hallituksen edustaja osallistuu myös Domus Gaudiumin tiloista vastaavan huoneistotoimikunnan kokouksiin. Puolivuosittain järjestettävään siivouspäivään osallistutaan yhteisvastuullisesti.

Hallituksen sisäinen viestintä

Sisäisessä viestinnässä voidaan käyttää mitä tahansa hallituksen itselleen toimivaksi näkemää kanavaa. Käytössä säilyy kuitenkin aina hallituksen sähköpostilista (aos-hallitus[at]helsinki.fi), jonka kautta jäsenet voivat olla yhteydessä hallitukseen.

Hallituksen tukitoiminta

Hallituksen koostamisessa otetaan mahdollisimman hyvin huomioon toimijoiden omat kiinnostuksen kohteet ja vahvuudet sekä järjestötoiminnalle käytettävissä olevat henkilökohtaiset resurssit, jotta kaikki voivat kokea toimintansa järjestössä merkitykselliseksi ja mukavaksi läpi toimikauden.

Hallituksen jäsenille tarjotaan tietoa HYYn järjestökoulutuksista ja niihin osallistumiseen kannustetaan. Toimijoille tuodaan esiin myös järjestötoiminnan hyötyjä verkostoitumisen, opintojen edistämisen sekä työelämän näkökulmasta.

Hallituksen ja virkailijoiden ryhmäytymistä ja matalan kynnyksen yhteydenpitoa pyritään edistämään epämuodollisemmilla yhteisillä viestintäkanavilla sekä hallituksen omilla illanvietoilla ja muilla vapaamuotoisilla tilaisuuksilla useamman kerran vuodessa. Tapahtumien järjestelyihin osallistumisesta palkitaan muun muassa nk. itse valittavalla roudausoluella. Myös kokoustarjoiluja voidaan järjestää.

Yhteisesti pyritään reiluun, avoimeen ja muista toimijoista välittävään ilmapiiriin ja eri tavoin toimintaan osallistuvien henkilöiden huomioimiseen yhteisessä päätöksenteossa.

Toiminta

Akateemisen Olutseuran toiminnan perusmuotona ovat matalan kynnyksen kuukausitapaamiset olutravintolassa sekä useita kertoja vuodessa järjestettävät olutmaistelutilaisuudet eri teemojen ympärille rakennettuina sekä puolivuosittain järjestettävät Olutruokailtamat. Lisäksi järjestetään muita ekskursioita kiinnostaviin olutravintoloihin ja tapahtumiin. Vuoden aikana pyritään järjestämään myös saunailtoja, mikäli kohtuuhintaisia saunoja on käytettävissä.

Olutravintolaeksursiot ovat pääsääntöisesti omakustanteisia. Tukea jäsenten osallistumiseen AOS tarjoaa erityisesti itse järjestämiinsä tapahtumiin edullisen osallistumismaksun muodossa. Myös matkoja ja esimerkiksi panimoekskursioita voidaan tukea niiden kiinnostavuuden ja saavutettavuuden nostamiseksi.

Olutseuran kontakteja suomalaisiin pienpanimoihin ja olutkulttuurin vaikuttajiin käytetään mahdollisuuksien mukaan hyväksi ja jäsenille järjestetään asiantuntijoiden vetämiä esittelytilaisuuksia pienpanimotoiminnasta ja oluttyypeistä sekä myös vierailuja panimoille. Luentotilaisuuksia järjestetäänkin siten mahdollisuuksien mukaan sopivien asiantuntijoiden ja tilojen ollessa saatavilla.

Ekskursiot ja matkat

Kuukausitapaamisen kantapaikkana on vuodesta 2017 lähtien toiminut Kitty’s Public House Helsingin keskustassa lukukausille sijoittuvien kuukausien ensimmäisenä maanantaina. Paikan ja ajankohdan valintaan on vaikuttanut hyvä saavutettavuus sekä hanatuotteista kaikille asiakkaille voimassa oleva alennus.

Muut olutravintolavierailut suuntautuvat muun muassa Oluthuoneiden 4 € tuopit -päiville, joita järjestetään muutamia kertoja vuodessa sekä uusiin ja muutoin kiinnostaviin paikkoihin ja erityistilaisuuksiin. Jäsenistöltä pyritään saamaan ehdotuksia kiinnostaviksi vierailukohteiksi.

Mahdollisuuksien mukaan myös olutfestivaaleille, esimerkiksi Helsinki Beer Festivaliin, Helsinki Craft Beer Festivaliin, KIPPIS – International Craft Beer Festivaliin tai OtaOlut festivaaliin Otaniemeen.

Lähiseudun tapahtuma- ja olutravintolaretkien ohella toiveena olisi käydä kauempanakin hyvän oluen perässä. Mahdollisuutta järjestää matka kotimaassa esimerkiksi alustavasti suunnitellun mukaisesti Kalaravintoloiden kanssa yhteistyössä Mallaskosken panimolle tai mahdollisesti Joensuuhun nopeasti kehittyneen paikallisen panimotoiminnan pariin. Yhteistyössä esimerkiksi Olutliitto ry:n tai Polyteknikkojen olutkulttuurin edistämisyhdistyksen (POLKU ry) kanssa voitaisi suunnitella matkaa ulkomaille.

Maistelut

AOSin maistelut järjestetään pääsääntöisesti Domus Gaudiumin osakuntatiloissa. Maisteluissa käytössä ovat AOSin omat maistelulasit.

Maisteluiltojen tavoitteena on esitellä jäsenistölle uusia oluttyyppejä, -laatuja ja -merkkejä sekä laajentaa näin jäsenistön oluttuntemusta. Illat rakentuvat yleensä tietyn maan, oluttyypin tai teeman ympärille. Maisteluiltojen tarjontaa arvioidaan osallistujien keskustelujen kautta. Arvioinnit suoritetaan aina tosissaan, mutta ei liian vakavasti, sillä olutkulttuuriin kuuluvat tiukkojen standardien sijasta omat makumieltymykset ja käsitteiden määritykset. Käytännöllä pyritään luomaan avoin keskustelun ilmapiiri oluen maistelun ympärille, missä keskustelijoiden henkilökohtaiselle mielipiteelle annetaan tilaa sitä arvostaen.

Olutruokailtamat

Olutseura pyrkii järjestämään Olutruokailtamia yhteistyössä muiden HYYn järjestöjen kanssa. Lähes vakituiseksi yhteistyökumppaniksemme Olutruokailtamien suhteen on jo useamman vuoden ajan ollut Hyvät Martat ry. Jatkamme yhteistyötä, mutta pyrimme saamaan mukaan myös muita järjestöjä. Olutruokailtamissa olutta käytetään mahdollisuuksien mukaan ruoanvalmistuksessa ja luonnollisesti myös ruokajuomana.

Olutruokailtama on jäsenistölle erinomainen mahdollisuus oppia ja osallistua toimintaan. Jäsenistön osaamista hyödynnetään mielellään. Suunnittelu ja talkoolaisena keittiötyöskentely ovat kaikille avoimia tehtäviä, joihin pyritäänkin houkuttelemaan jäseniä, jotta olutruokailtaman ateria voidaan tarjoilla mahdollisimman suurelle osallistujamäärälle. Järjestelyihin osallistuvat henkilöt myös palkitaan esimerkiksi alennetulla osallistumismaksulla tai itse valitulla nk. roudausoluella. Iltamat ovat olleet aina lukukausien kohokohtia ja olutseuran suosituimpia tapahtumia, ja sellaisena niitä pyritään kehittämään.

Yhteistyö ja verkostoituminen

Jatkamme edelleen yhteistyötä muiden järjestöjen kanssa, sillä se on havaittu hyväksi tavaksi levittää olutkulttuuria. AOS pyrkii edistämään olutjärjestöjen yhteistyötä jakamalla jäsenistölle tietoa muiden seurojen toiminnasta sekä avoimista ja kiinnostavista tapahtumista. Jäsenistölle esitellään mielellään myös muiden alojen järjestöjä yhteistyötapahtumien myötä.

Akateeminen olutseura tarjoaa mielellään ohjelmaa ja kertynyttä tietotaitoaan osakunnille sekä aine- ja tiedekuntajärjestöille. Näillä puolestaan on tarjottavana tiloja tapahtumien järjestämiseen sekä kiinnostuneita osallistujia.

Verkostoitumistapahtumana voidaan myös nähdä Suuret Oluet – Pienet Panimot -festivaalin lasintiskaustalkoot, joihin vuosittain kerääntyy talkoolaisia useista eri olutjärjestöistä ja festivaaleilla paikalla on runsaasti olutalan vaikuttajia ja panimoalan osaajia.

AOS voisi järjestää myös työelämätapahtuman kutsumalla olutalalla eri ammateissa työskenteleviä hekilöitä, kuten toimittajia, panimon tuotannon tai markkinoinnin henkilöstöä, olutravintoloitsijan tai muita alalla työskentelystä ylpeitä ammattilaisia kertomaan osaamisestaan ja urapolustaan tehtäviinsä oluen parissa. Tämänkaltaisella tapahtumalla voisi olla kysyntää monien eri koulutusohjelmien, kuten viestinnän ja elintarviketieteiden sekä markkinoinnin opiskelijoille.

HYYn tapahtumat

Akateemisen Olutseura osallistuu Avajaiskarnevaaleihin keskustakampuksella sekä mahdollisuuksien mukaan HYYn Welcome Fair -tapahtumaan ja Fuksiseikkailuun joko itsenäisesti tai yhteistyössä jonkin toisen järjestön kanssa.

Jäsenet

Aktiivisten jäsenten määrää pyritään ylläpitämään ja nostamaan eri tavoin, muun muassa viestinnän ja toiminnan suunnitelmallisuuden sekä jäsenten osallistamisen keinoin. Uusia jäseniä, niin Helsingin yliopiston vakituisia opiskelijoita kuin myös vaihto-opiskelijoita seuraan liittyy runsaimmin syksyn Avajaiskarnevaaleilla.

Vaihto-opiskelijoita huomioidaan myös muun muassa esittelemällä mahdollisuutta toimia järjestössä aktiivina esimerkiksi virkailijana, vaikkei koko toimikautta olisi läsnä, pestiä voi jatkaa vaikkapa ulkomaankirjeenvaihtajana.

Viestintäkanavissa tuodaan esiin myös ei-jäsenten mahdollisuutta osallistua tapahtumiin. Myös tapahtumailmoittautumisien yhteydessä on mahdollista liittyä jäseneksi.

Toimikaudella järjestötoiminnan mahdollisen muutoksen myötä todennäköisesti suoritetaan jäsenrekisterin tarkastus hallituksen toimeenpanemana ja parhaaksi katsomallaan tavalla.

Tiedotus

Seuran toiminnasta tiedotetaan järjestön sähköpostilistalla, kotisivuilla sekä Facebook-ryhmässä. Tiedotus ja tapahtumaviestintä toteutetaan kaikissa kanavissa lähtökohtaisesti sekä suomeksi ja englanniksi.

Sosiaalinen media

Sosiaalisen median kanavista AOS on jo vuosia ollut Facebookissa omana julkisena ryhmänään, johon halukkaat pääsevät lähettämällä liittymispyynnön. Jäseniä ryhmässä on tällä hetkellä 390. Toimikaudella on suunniteltu avattavaksi myös Instagram-tili.

Ryhmässä julkaistaan säännöllisesti ajankohtaisia tapahtumatiedotteita sekä muita uutisia. Julkaisujen tekeminen on avointa kaikille ryhmän jäsenille. Tähän jäsenistöä voisi kannustaa entistä enemmän.

Kuukausitiedote

AOS otti alkuvuodesta 2019 käyttöön säännöllisen kuukausitiedotteen, ja hyväksi havaittua käytäntöä jatketaan toimikaudella. Kuukausitiedote lähetetään kaikille aos-info[at]helsinki.fi-listan jäsenille ja hallitus liittää uudet jäsenet listalle automaattisesti.

Kuukausitiedote lähetetään lukukausille sijoittuvien kuukausien lopussa. Tiedote sisältää ensisijaisesti AOSin omien tapahtumien ja toiminnan ilmoituksia sosiaalisen median linkkeineen ja ilmoittautumisohjeineen.Tiedotteessa kerrotaan myös muista alan uutisista sekä muiden tahojen järjestämistä alan tapahtumista. Erityisesti syksyn fuksitapahtumien jälkeen sähköpostitiedotteissa korostetaan uusien jäsenten tervetulleiksi toivotttamista järjestön tapahtumiin.

Verkkosivusto

Tulevat tapahtumat ja muita AOSin kuulumisia päivitetään myös verkkosivustolle ajantasaisesti. Sivustolta löytyvät myös tiedot hallituksesta tarpeellisine yhteystietoineen, ohjeet jäseneksi ja sähköpostilistalle liitymiseen ja haalarimerkin hankintaan sekä eri oluttyylejä esittelevä Olutopas.

Verkkosivustoa pyritään kehittämään resurssien mukaan.

Jäsenkyselyt

Toimikaudella toteutetaan ainakin yksi jäsenkysely, jonka avulla pyritään kartuttamaan tietoa jäsenistön tyytyväisyydestä toimintaan sekä toiveista toiminnan kehittämiseksi.

Ympäristö ja yhdenvertaisuus

Akateemisella Olutseuralla on toimintasuunnitelmasta erilliset ympäristö- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat. Jokainen hallitustoimija edistää osaltaan ympäristövastuullisuuden ja yhdenvertaisuuden toteutumista järjestön toiminnassa.

Ympäristö

AOS pyrkii huomioimaan toimintansa ympäristöseuraukset kaikissa tilanteissa ja toimii ympäristösunnitelmansa mukaisesti. Ympäristösuunnitelmassaan AOS tukeutuu HYYn Järjestöwikin ohjeisiin. Järjestön päivitetty ympäristöohjelma esitellään 22.1.2020 yhdistyksen kokouksessa.

Ympäristöasioissa jatketaan jo olemassa olevien toimien ylläpitämistä. Toimintaa kehitetään viestimällä järjestön ympäristövastuullisuudesta entistä tehokkaammin ja nimittämällä järjestön hallitukseen tai hallituksen ulkopuoliseksi virkailijaksi ympäristövastaava:

Ympäristövastaava huolehtii siitä, että järjestön toiminnassa otetaan huomioon ympäristönäkökulmat. Vastaavan tärkeimpiä tehtäviä järjestössä on ympäristöohjelman suunnitteleminen ja edellisen päivittäminen sekä ohjelman toteuttamisen seuraaminen.

Yhdenvertaisuus

AOS pyrkii huomioimaan yhdenvertaisuuden toteutumisen kaikissa tilanteissa ja toimii yhdenvertaisuussunnitelmansa mukaisesti. Yhdenvertaisuussuunnitelmassaan AOS tukeutuu HYYn Järjestöwikin ohjeisiin. Järjestön päivitetty yhdenvertaisuussuunnitelma esitellään 22.1.2020 yhdistyksen kokouksessa.

Yhdenvertaisuusasioissa jatketaan jo olemassa olevien toimien ylläpitämistä. Toimintaa kehitetään nimittämällä järjestön hallitukseen tai hallituksen ulkopuoliseksi virkailijaksi yhdenvertaisuusvastaava:

“Yhdenvertaisuusvastaavan tehtävänä on huolehtia, että jokaisella yksilöllä on turvallinen ja hyvä olo järjestön sisällä. Käytännössä yhdenvertaisuusvastaava ylläpitää palautemahdollisuuksia sekä luo ja valvoo yhdenvertaisuussuunnitelman toteutumista. Osaltaan yhdenvertaisuusvastaava myös vastaa järjesötilan turvallisemman tilan periaatteiden luomisesta ja toteutumisesta.”

Lisäksi kehitetään myös viestintää muun muassa tapahtumatilojen esteellisyyden osalta, luomalla turvallisemman tilan periaatteet ja tapahtumaturvallisuuden periaatteet, jotka pyritään tuomaan toiminnassa käytännöiksi. Verkkosivustolle luodaan myös ongelmatilanteita varten yhteydenottolomake.