Tietosuojaseloste – Jäsenrekisteri

Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri

Tämä on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivä 13.4.2018. Viimeisin muutos 28.01.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Sosiologian opiskelijain yhdistys Kontakti ry. (Kontakti)

PL18, 00014 Helsingin yliopisto

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sihteeri Hilma Anttila

hilma.anttila[at]helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Sosiologian opiskelijain yhdistys Kontakti ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperiaate ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperustehenkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen kyselyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja

  • Täydellinen nimi
  • Kotipaikkakunta
  • Opiskelijanumero
  • Sähköpostiosoite
  • Opintojen aloitusvuosi Helsingin yliopistossa
  • Koulutusohjelma tai pääaine
  • Puhelinnumero
  • HYY:n jäsenyys

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys puretaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä verkkolomakkeilla.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, eivätkä ne sijaitse kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Kontaktin omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Kontaktin vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Kontaktin jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa. Viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.