Tietosuojaseloste – Tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tietosuojaseloste – tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

 

Tämä on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivä 13.4.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018.

 

1. Rekisterinpitäjä

Sosiologian opiskelijain yhdistys Kontakti ry. (Kontakti)

PL18, 00014 Helsingin yliopisto

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sihteeri Sari Kivijärvi

sari.kivijarvi (at) helsinki.fi

 

3. Rekisterin nimi

Sosiologian opiskelijain yhdistys Kontakti ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri.

 

4. Oikeusperiaate ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Kerättyjä tietoja käytetään Kontaktin järjestämien tapahtumien suunnitteluun, tapahtumissa tarjottavien ruokien tilaamiseen, tapahtumiin liittyvistä asioista tiedottamiseen tapahtumiin osallistuville ja mahdollisten osallistumismaksujen keräämiseen ja perintään.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Erityisruokavalio ja juomamieltymykset
  • Vaihtuva tapahtumakohtainen lisätieto

 

Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluttua tapahtuman jälkeen

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan verkkolomakkeella

 

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen (Helsingin yliopisto) internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Kontaktin omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Kontaktin vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Rekisterin säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin on tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kaksi viikkoa tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät ole tarpeen.