Tietosuojapolitiikka

Status ry:n tietosuojapolitiikka

 

Tämän dokumentin tarkoituksena on välittää Status ry:n tietosuojan periaatteet niille yhdistyksen henkilöille, jotka käsittelevät tai ylläpitävät yhdistyksen henkilörekistereitä.

Yhdistyksen hallussa olevat rekisterit:

  •    Jäsenrekisteri
  •    Tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

 

Tämä dokumentti sekä mainittujen rekisterien rekisteriselosteet tulee päivittää vuosittain aina hallituksen sekä sen toimihenkilöiden vaihduttua.

 

Tietosuojarekistereiden käyttöoikeudet

 

Status ry:ssä puheenjohtajalla ja tiedottajalla on pääsy sekä jäsenrekisteriin että ilmoittautumisrekisteriin.

 

Käyttöoikeuksien rajoittaminen on merkittävässä roolissa tietosuojaongelmien estämisessä. Oikeudet tulisi rajoittaa vain niihin henkilöihin, joilla on kerhon toimien kannalta siihen tarvetta. Esimerkiksi koko hallitukselle tai kaikille toimihenkilöille ei tunnuksia jaeta heti toimikauden alussa, vaan aluksi vain rekisterin vastuu/yhteyshenkilölle.

 

Vastaavasti vanhalta hallitukselta ja toimihenkilöitä poistetaan oikeudet jo heti kauden vaihduttua, ellei ole selvää, että kyseinen henkilö tulee tarvitsemaan pääsyä rekisteriin uuden kauden toimivirassaan.

Tietojen elinkaari

 

Rekistereissä olevaa tietoa tulee säilyttää vain niin kauan, kun se palvelee tarkoitustaan. Jäsenrekisterissä tulee olla kaikkien sen hetkisten jäsenten tiedot, ja poistaa tiedot sitä mukaa kun jäsen eroaa jäsenyydestään tai lopettaa opiskelun Helsingin yliopistossa.

 

Tapahtumien ilmoittautumisrekisterin tiedot poistetaan kuukauden sisällä tapahtuman järjestämisestä.

 

Status ry:n puheenjohtaja valvoo, että ilmoittautumisrekisterit ja vanhentuneet jäsentiedot poistetaan huolellisesti ilmoitetussa ajassa.

Tapahtumiin osallistuneista voidaan kuitenkin kerätä nk. anonyymidataa, eli osallistujien lukumääriä, ikähaarukoita, liha/kasvisruokailevien määriä ja muita tietoja jotka eivät ole linkitettyjä rekisterin dataan. Tällaiset tiedot tulee säilyttää erillisessä rekisterissä.

Tietosuojan tekninen varmistaminen

 

Status ry:n rekisterit säilytetään EU:n tietosuoja-asetusta noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla. Pääsy tietoihin on rajoitettu salasanalla ja tietojen salaamisella.

 

Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteessa Status ry on ilmoitusvelvollinen valvontaviranomaiselle sekä rekisteröidylle. Status ry:n tulee ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta 72 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta.

 

Henkilön oikeus pyytää ja korjata tietonsa

 

Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää Status ry:n toimesta hänestä tallennetut henkilötiedot. Pyyntö tulee lähettää Status ry:n hallituksen puheenjohtajalle. Pyynnön kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi.

 

Rekisteröidyllä on oikeus nähdä mitä tietoja hänestä on kerätty, pyytää tietojen korjausta ja poistamista.

 

Myös tietojen korjauspyynnöt tulee lähettää suoraan Status ry:n puheenjohtajalle. Tietojen korjauksen kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi

 

Tarvittaessa pyytäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.

 

Pyyntöihin vastaa ja korjaukset tekee Status ry:n puheenjohtaja.

 

Tietosuojaseloste – Tapahtumarekisteri

 

Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivä 25.5.2018

  1. Rekisterinpitäjä

Status ry.

Sosiaalitieteiden laitos

PL 54

00014 Helsingin yliopisto

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Status ry:n puheenjohtaja: Milla Hallikas, milla.hallikas@helsinki.fi

Status ry:n sihteeri: Laura Heiskanen, laura.e.heiskanen@helsinki.fi

  1. Rekisterin nimi

Status ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtuman järjestämiseen liittyvät toimenpiteet, joita varten henkilötiedot on kerätty.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja ja näitä tietoja käytetään ainoastaan nimenomaisen tapahtuman järjestämiseen.

–        Nimi

–        Sähköpostiosoite

–        Yhdistyksen jäsenyys

–        Erityisruokavalio

–        Pöytäseuruetoive

–         

Rekisterin tiedot poistetaan kuukauden kuluessa tapahtuman jälkeen.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot ovat kerätty Helsinki.fi E-lomakkeella ja niitä säilytetään ainoastaan tällä www-lomakkeella.

 

  1. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Status ry voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

–   Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai

– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Status ry noudattaa rekisterin käsittelyssä huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

 

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti Status ry:n puheenjohtajalle.

 

Status ry:n puheenjohtaja voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Pyyntöihin vastaa ja korjaukset tekee Status ry:n puheenjohtaja.