Tietosuojaselosteet

Tällä sivulla esitetään Talous- ja sosiaalihistorian opiskelijat Taso ry:n jäsenistölle tietosuojaselosteet, jotka koskevat jäsenrekisteriä sekä tapahtumien ilmoittautumisrekisteriä.

 

Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri

Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 22.5.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018.

1. 1. Rekisterinpitäjä
      Talous- ja sosiaalihistorian opiskelijat Taso ry (Taso)
      PL 54, 00014 Helsingin yliopisto

1. 2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
      Yhdistyksen sihteeri
      (ks. ajankohtainen hallituskokoonpano)

1. 3. Rekisterin nimi
      Talous- ja sosiaalihistorian opiskelijoiden Taso ry:n jäsenrekisteri

1. 4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
      EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

• 5. Rekisterin tietosisältö
     Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
     • Etu- ja sukunimi
     • Sähköpostiosoite
     • Kotikunta
     • Puhelinnumero
     • HYY:n jäsenyys
     • Opiskelijanumero
     • Opintojen aloitusvuosi Helsingin yliopistossa
     • Pääaine tai koulutusohjelmaRekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi mikäli jäsenyys puretaan.

1. 6. Säännönmukaiset tietolähteet
      Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä verkkolomakkeilla.

1. 7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
      Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei luovuteta.Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• • • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
    • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
      
      Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

1. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet
      Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, eivätkä ne sijaitse kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Taso ry:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Taso ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
   9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
      Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
   10. Rekisterin tietojen säilytysaika
       Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Taso ry:n jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.

 

Tietosuojaseloste – tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 22.5.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018.

1. 1.  Rekisterinpitäjä
      Talous- ja sosiaalihistorian opiskelijat Taso ry (Taso)PL 54, 00014 Helsingin yliopisto
   2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
      Yhdistyksen sihteeri
      (ks. ajankohtainen hallituskokoonpano)
   3. Rekisterin nimi
      Talous- ja sosiaalihistorian opiskelijoiden Taso ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri
   4. Oikeusperiaate ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
      EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperustehenkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Kerättyjä tietoja käytetään Taso ry:n järjestämien tapahtumien suunnitteluun, tapahtumissa tarjottavien ruokien tilaamiseen, tapahtumiin liittyvistä asioista tiedottamiseen tapahtumiin osallistuville ja mahdollisten osallistumismaksujen keräämiseen ja perintään.
   5. Rekisterin tietosisältö
      Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
      • • • Etu- ja sukunimi
          • Sähköpostiosoite
          • Puhelinnumero
          • Erityisruokavalio ja juomamieltymykset
          • Vaihtuva tapahtumakohtainen tieto
            Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluttua.
   6. Säännönmukaiset tietolähteet
      Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan verkkolomakkeella.
   7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
      Tietoja ei luovuteta muille tahoille.Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla lainmukaisella perusteella:
      • • • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai 
          • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
   8. Rekisterin suojauksen periatteet
      Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen (Helsingin yliopisto) internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Taso ry:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Taso ry:n vastuuhenkilöiden toimesta.Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.
   9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
      Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
   10. Rekisterin säilytysaika
       Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin on tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kaksi viikkoa tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät ole tarpeen.