Karavaanin toimihenkilöiden ja hallituksen tehtävät

Puheenjohtaja
Johtaa hallituksen kokouksia, laatii HYYn ja muiden tahojen vaatimia asiakirjoja sekä käy edustaa yleisesti Karavaania järjestönä erilaisissa tapahtumissa ja palavereissa muun muassa muiden ainejärjestön kanssa yhteistyötä tehtäessä. Tsemppaa joukkoja yhä mahtavampiin tekoihin ja toimii Karavaanin näkyvimpinä kasvoina!

Varapuheenjohtaja
Toimii puheenjohtajan kanssa tiiviissä yhteistyössä ja ottaa tarvittaessa puheenjohtajan roolin kokouksissa tai asiakirjojen kirjoitettamisessa. Tehtävän aktiivisuus riippuu yleensä paljon siitä, kuinka istuva puheenjohtaja  työllistää varapuheenjohtajaansa ja jakaa hänen kanssaan työtehtäviä. Humanisticumin toiveesta  ainejärjestön puheenjohtajan tulisi toimia myös samanaikaisesti järjestön Klusterivastaavana, joten nämä kaksi nimikettä kulkevat nykyään miltei poikkeuksetta käsi kädessä.

Taloudenhoitaja
Rahakirstumme vartija. Hoitaa Karavaanin tiliasioita ja pitää hallituksen ajan tasalla tilimme tilanteesta. Taloudenhoitaja maksaa Karavaanin laskut ja hoitaa muut raha-asiamme. Erityisen vastuullinen tehtävä, jossa vaaditaan selkärankaa, sillä laskut tulee maksaa ajoissa ja tilin sekä kirjanpidon tietojen tulisi täsmätä. Tehtävä vaatii hiukan kirjanpidollista osaamista tai ainakin halua oppia; tässä toimenkuvassa olisikin varsin tärkeää, että edeltäjä opettaa ja perehdyttää seuraavan vuoden taloudenhoitajan perusteellisesti.

Sihteeri
Kirjoittaa kokousten pöytäkirjat ja toimittaa ne viikon tai viimeistään kahden viikon sisällä Karavaanin hallituksen sähköpostilistalle ja Karavaanin Google driveen. Valmistelee myös mahdollisesti muita virallisia Karavaanin dokumentteja, jotka eivät ulotu taloudenhoitajan vastuualueelle.

Hallituksen jäsenet (5-8) ja hallituksen varajäsenet (2)
Hallituksen jäsenillä on äänioikeus Karavaanin kokouksissa. On erityisen tärkeää, että hallituksen jäsenet ovat sitoutuneita tehtävään, sillä jos vähintään puolet hallituksesta ei ilmaannu Karavaanin kokoukseen, kokous ei ole päätösvaltainen eikä näin ollen voi tehdä päätöksiä. Varsinaisten jäsenten poissaollessa varajäsen ottaa varsinaisen jäsenen paikan kokouksessa, joten myös varajäseniltä toivotaan sitoutumista toimintaan. Sinänsä hallituksen jäsenten työnkuvaan ei kuulu minkäänlaisia “pakollisia nakkeja”, mutta monet hallituksen jäsenet toimivat usein myös Karavaanin toimihenkilöinä.

Jäsenrekisterivastaava
Vastaa Karavaanin jäsenrekisteristä. Huolehtii, että uudet Aasian, Afrikan ja Lähi-idän kielten ja kulttuurien opiskelijat saadaan Karavaanin jäseniksi tai ainakin tietoiseksi mahdollisuudesta liittyä ainejärjestöömme. Huolehtii myös jäsenrekisterin ylläpidosta. Jäsenrekisterivastaavan tulee tämän lisäksi pitää huoli siitä, että rekisteri pysyy ajan tasalla. Tämä on hyvin tärkeää, sillä Karavaani saa toiminta-avustuksia osin jäsentemme lukumäärän perusteella.

Kulttuurivastaava(t)
Järjestää kulttuuritapahtumia kuten museo- tai teatterikäyntejä. Toimenkuvan työllistävyys riippuu täysin tekijän omasta aktiivisuudesta. Joskus jopa museot tai muut järjestöt saattavat oma-aloitteisesti ottaa meihin yhteyttä ja ehdottaa yhteistyötä.

Opintovastaava(t)
Huolehtii, että opetuksen taso  ja oppilaiden oikeusturva on kohdallaan. Toimenkuvan työllistävyys on tässäkin pitkälti tekijänsä aktiivisuudesta kiinni. Perinteisesti opintovastaavat ovat olleet järjestämässä Viiniä ja Valitusta -palauteiltaa, joka on muodostunut tietynlaiseksi perinteeksi ainejärjestössämme. Uutena vastuuna on Olutta ja Onnistumisia -palauteillan järjestäminen yhdessä henkilökunnan kanssa.

Tapahtumavastaava (n. 1-4 kpl)
Tapahtumavastaavien tehtävänä on olla vastuussa Karavaanin juhlista ja muista tapahtumista, jotka vaativat järjestelemistä. Tapahtumavastaavia valitaan yleensä useampi kappale, jotta juhlien vetovastuu ei aina kasaantuisi yhden ja saman ihmisen harteille. Tapahtumavastaavat järkkäävät muun muassa tilan, ohjelman, ruoan sekä koristelut. Tehtävien aktiivinen  delegointi tapahtumavastaavien sekä myös muun jäsenistön kanssa on avainsana onneen tässä toimenkuvassa. Mahdollisesti voisi olla hyvä, jos  kalenterivuoden vakiotapahtumien päävetovastuu jaettaisiin jo vuoden alussa tapahtumavastaavien kesken. Tapahtumavastaavan virka on esimerkiksi fukseille helppo tapa päästä mukaan Karavaanin toimintaan!

Tiedottaja (1-3 kpl)
Ilman toimivaa tiedotusta kukaan ei tiedä mitään – ei Karavaanin sisällä eikä ulkopuolella. Karavaanin päätiedotuskanavia ovat tällä hetkellä sähköpostilista, Facebook-sivumme ja -ryhmämme, Karavaanin virallinen instagram-tili sekä nettisivumme. Lisää tiedotusalustoja lisäämme tarpeen ja halujen mukaan. Tiedottajien on tehtävä yhteistyötä, jotta tieto tapahtumista saadaan välitettyä kaikille asianosaisille ja kiinnostuneille.

Tilavastaava  (1-2 kpl) (Kahvihuonekeisari ja Klusterivastaava)
Kahvihuonekeisari huolehtii Karavaanin kahvihuoneesta eli  tarkastaa noin kerran tai peri kertaa viikossa, että kahvihuoneella on kahvia, teetä, sokeria sekä maitoa. Toimenkuvaan kuuluu myös paikan pitäminen siistinä sekä Karavaanin kangaspyyhkeiden pesu. Toinen tilavastaava on ns. Klusterivastaava, eli hän huolehtii Humanistiklusterista (kerhohuonetiloista Uudella ylioppilastalolla Mannerheimintiellä), käy klusterin kokouksissa ja hoitaa Karavaanin siivousvuorojen järjestämisen. Tarvittaessa nämä kaksi toimenkuvaa voidaan yhdistää yhdelle tilavastaavalle, mutta tässäkin olisi syytä muistaa toimintatapamme liittyen siihen, että Klusterivastaavan olisi toivottavaa olla juuri ainejärjestön varapuheenjohtaja.

Toiminnantarkastajat (2 kpl) ja varatoiminnantarkastajat (2 kpl)
Kerran vuodessa toiminnantarkastajat tarkistavat, että taloudenhoitajan kirjanpito täsmää ja että Karavaanin hallitus on toiminut yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen puitteissa. Kaiken kaikkiaan todella vastuullinen tehtävä. Toiminnantarkastajat EIVÄT saa olla Karavaanin hallituksen jäseniä, mutta voivat kuitenkin olla muita toimihenkilöitä.

Työelämävastaava
Huolehtii työelämäpuolesta ja luo kosketuspintaa opiskelijoidemme ja työelämän välille. Työelämävastaava voi järkätä esimerkiksi vierailuja yrityksiin, tehdä laitoksemme osaamista tunnetuksi tai kutsua vaikkapa erilaisia ammattijärjestöjä esittäytymään opiskelijoillemme.  Tämänkin toimenkuvan aktiivisuus on pitkälti kiinni vastuuhenkilön omasta innokkuudesta.

Virallinen maskotti
Virallinen maskotti toimii Karavaanin kasvoina, kun häneltä tällaista edustustehtävää vaaditaan. Tärkein maskotin tehtävä on toimia joulupukkina, joka jakaa lahjoja ja kunniakirjoja vuosittain järjestettävissä pikkujouluissamme.

Ympäristövastaava
Ympäristövastaavaa laatii kerran vuodessa Karavaanille ympäristösuunnitelman, jota myös sitoudumme noudattamaan. Helppo mutta tärkeä homma!

Humanisticum-vastaava
Pitää yhteyttä Humanistisen tiedekunnan ainejärjestö Humanisticumiin. Humanisticum-vastaava käy Humanisticumin kokouksissa ja tiedottaa niiden sisällöstä muulle hallitukselle. Tämä on myös tärkeä tehtävä, sillä Humanisticumin kautta meille tulee paljon tärkeää tietoa yliopiston ja tiedekunnan tapahtumista.  Humanisticum-vastaava pitää keskeisesti huolen siitä, että suhteemme ovat kunnossa ns. “ylemmälle tasolle”.

Liikuntavastaava
Järjestää urheilutapahtumia ja tiedottaa Unisportin tapahtumista. Tässäkin  toimenkuvassa työn aktiivisuus on kiinni vastuuhenkilön omasta innokkuudesta.

Kunniakonsultti
Kunniakonsultti on Karavaanin vanhempi jäsen, joka toimii hallituksen neuvonantajana pulmallisissa tilanteissa ja tuntee yhdistyslain kiemurat. Kunniakonsultti pitää huolen myös Karavaanin perinteiden jatkuvuudesta.

KV-vastaava
KV-vastaava eli Kansainvälisyysvastaava pitää huolen siitä, että Karavaanilla on myös kansainvälistä toimintaa. KV-vastaava huolehtii yhdessä KV-tutorien kanssa vaihto-opiskelijoiden hyvinvoinnista ja katsoo, että Karavaanista kiinnostuneet vaihtarit pääsevät mukaan toimintaan. Lisäksi KV-vastaava toimii tarvittaessa yhteyshenkilönä Karavaanin opiskelijoiden osaamisesta kiinnostuneiden ulkomaisten tahojen välillä; esimerkiksi japanilaisten lukiolaisten opastuskierrosten järjestäminen on viime vuosina kuulunut KV-vastaavan tehtäviin.

 

Kirjoittanut Mia Meri, päivittänyt Eetu-Antti Hartikainen joulukuu 2017, päivittänyt Repekka Uotila lokakuu 2018