Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri

 

  1. Rekisterinpitäjä

Karavaani ry
Topelia
PL 59 (Unioninkatu 38 B)
00014 Helsingin yliopisto

 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Kerttu Väisänen
kerttu.vaisanen@karavaaniry.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Karavaani ry:n jäsenrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää Karavaani ry:n jäsenien yhteystietoja.

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Liittymisajankohta
  • Nimi
  • Kotipaikkakunta
  • HYY:n jäsenyys
  • Sähköpostiosoite
  • pääaine

 

Rekisterissä ei säilytetä Karavaani ry:hyn kuulumattomien henkilöiden yhteystietoja. Mikäli jäsenyys puretaan, tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään Karavaani ry:hyn liittyviltä tai jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeella.

 

  1. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei luovuteta.

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavalla ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen Internet-palvelimella.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Karavaani ry:n jäseniä. Karavaani ry:stä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.

 

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.6.2020.