Helsingin yliopisto
Poikkeuksellinen vuosi 2020
Tiedot Kiinassa leviävästä uudesta koronaviruksesta alkoivat karttua vuodenvaihteessa 2020. Suomen ensimmäinen tartuntatapaus varmistui tammikuussa. Helsingin yliopiston osalta ensimmäinen koronavirustartunta vahvistettiin 1.3.2020 Viikin normaalikoulussa. Illalla 12.3.2020 yliopistoon julistettiin poikkeustila.
Poikkeustilan myötä yliopisto siirtyi poikkeustilanteen johtamisjärjestelmään. Samalla päätettiin muun muassa opetuksen läsnäolopakkoa koskevien määräysten purkamisesta, yliopistolaisten matkustamista koskevista rajoituksista, sekä henkilömäärää koskevista rajoituksista opetustilanteissa ja muissa yliopiston järjestämissä tilaisuuksissa.
Monet opetusta, tilojen sulkemista ja etätyötä koskevista määräyksistä ja ohjeista ovat tällä tietoa voimassa huhtikuun 2021 loppuun. Siihen mennessä poikkeustilanne on jatkunut lähes 14 kuukauden ajan.
Mitä tällä välin on tapahtunut?
Etänä, mutta läsnä
Yliopiston tilojen sulkemisesta päätettiin 17.3.2020. Lähetin samana iltana pienelle yleishallinnon tiimillemme viestin:
”Yliopisto on tänään linjannut, että käynnissä olevan poikkeustilanteen vuoksi yliopiston henkilöstö tekee toistaiseksi pääosin etätyötä. Etätyöhön siirrytään heti.”
Päivä oli pitkä, ja suljin EE-talon oven Viikissä yhdeksältä illalla. Seuraavan kerran avasin oven puoli vuotta myöhemmin. Näillä näkymin etätyösuositus jatkuu kesäkuun 2021 loppuun.
Suositus etätyöhön siirtymisestä ja sitä koskevat myöhemmät määräykset eivät tietenkään koskeneet samalla tavalla koko yliopistoyhteisöä: poikkeustilanteessakin osa työntekijöistä jatkoi työntekoa työpaikalla. Vahtimestarit, siistijät, välinehuoltajat, laboratoriohenkilöstö, eläinsairaalan työntekijät, ja monet muut ammattilaiset tekivät työtään joko osittain tai kokonaan työpaikalla – poikkeustilanteesta huolimatta, perinteisellä ammattitaidolla. Tiedekunnan tutkimustoimintaa pyrittiin jatkamaan mahdollisimman vähin häiriöin, ja suuri osa tiedekunnan opetuksesta järjestettiin poikkeustilanteessakin lähiopetuksena – yliopistoa koskevien määräysten ja sen omien ohjeistusten sallimissa rajoissa.
Meille yleishallinnossa, kuten uskoakseni suurelle osalle asiantuntijoista ja tukipalveluiden henkilöstöstä, siirtyminen ja sopeutuminen etätyöhön sujuivat suhteellisen kivuttomasti: työtehtävämme ovat enimmäkseen ajasta ja paikasta riippumattomia, ja poikkeustilanteessakin työtehtävät, joiden hoitaminen etänä ei ollut mahdollista, voitiin hoitaa tarvittaessa työpaikalla.
Monelle meistä etätyöhön mukautumisessa aiheutti eniten kipuilua tutun lähityöyhteisön katoaminen ja arkisten kontaktien hiljentyminen: Kenen ovelle koputan jakaakseni haastavan tilanteen taakan tai yllättävän onnistumisen? Teenkö tikusta asiaa ja soitan, vaikka asiani on ehkä aika pieni ja vähäpätöinen? Eihän työtoverini ajattele häiritsevänsä vaan soittaa – siis vaikka asia olisikin aika pieni ja vähäpätöinen? Miksi kukaan ei kysy, mitä kuuluu?
Toisten ihmisten kohtaamista on hankala korvata, mutta korvikkeita voi yrittää keksiä. Meidän tiimimme ensimmäisiä virtuaalikahveja vietettiin 20.3.2020, ja sen jälkeen otimme omat pullat mukaan Teamsiin viikoittain (heinäkuuta lukuun ottamatta). Vastaavia, oman työyhteisön yhteen kokoavia pienempiä ja isompia etätilaisuuksia syntyi vuoden mittaan sinne tänne, jokainen omanlaisekseen muotoutuen. Kokemus omasta ja oman yhteisön läsnäolosta on tärkeää, vaikka fyysinen etäisyys kasvaisi – tai juuri siksi, että se kasvaa.
Digiloikka
Yliopiston toimintojen siirtyminen maaliskuussa kertaheitolla etämoodiin tarkoitti jonkinlaista pakon edessä otettua uskonhyppyä, digiloikkaa lankulta tuntemattomaan: Palvelevatko teknologiset työkalumme tarkoitustaan? Riittävätkö digitaaliset valmiutemme tositilanteessa?
Tuntemattoman edessä epäröinti ei auta, ellei vaihtoehtoja ole. Onneksi ihminen – ja yliopistolainen – on oppiva ja mukautuvainen: Valtaosa opetuksesta siirrettiin verkkoalustoille. Väitöstilaisuudet toteutettiin etäväitöksinä. Toimielimet kokoustivat ja työryhmät jatkoivat työtään etänä.
Järjestelyistä seurasi sarja uusia kysymyksiä: Miten etänä suoritettavaa tenttiä voidaan valvoa siten, että valvonta on järjestetty tietosuojasääntelyn mukaisella tavalla? Miten järjestetään lainsäädännön edellyttämällä tavalla julkinen väitöstilaisuus, mikäli tilaisuuteen ei saa osallistua yleisöä? Miten toteutetaan toimielinten äänestykset, jotta äänestäminen ja äänestyksen tuloksen dokumentointi tapahtuu yliopiston kokous- ja esittelymenettelyohjeen mukaisesti? Uuteen tilanteeseen mukautuminen ei koskenut vain verkkoympäristöä; myös perinteistä lähiopetusta jouduttiin suunnittelemaan uusiksi opetustilanteita koskevien rajoitusten vuoksi.
Maaliskuun 2020 puolivälistä vuoden loppuun olin koollekutsujana tai osallistuin yhteensä 622 Zoom- tai Teams-kokoukseen. Poikkeustilanteen takia eläinlääketieteelliseen tiedekuntaan perustettiin maaliskuussa 2020 tilannekeskus, jonka tehtävänä oli muun muassa koordinoida tiedekunnan toimintaa poikkeusoloissa. Tilannekeskus kokousti vuoden 2020 aikana 47 kertaa – joka kerta etänä.
Luvut ovat paljonpuhuvia: Zoomilla, joka otettiin käyttöön vuoden 2019 lopulla, oli kuukauden kuluttua poikkeustilanteen alkamisesta lähes 10 000 rekisteröitynyttä Helsingin yliopiston käyttäjää. Vuoden kuluttua siitä Suomen CSC:n ja muiden pohjoismaisten tutkimuksen ja koulutuksen tietoverkko-organisaatioiden yhteistyönä toteuttaman palvelun kapasiteetti oli nostettu 300 000 yhtäaikaiseen käyttäjään.
Kaikkea ei voi tehdä Zoomissa: vuoden 2020 loppuun mennessä yliopisto oli hankkinut henkilöstölleen ja opiskelijoilleen työ- ja opiskelutilanteissa käytettäviksi noin 50 000 kankaista ja 500 000 kertakäyttöistä kasvomaskia. Todelliset luvut olivat todennäköisesti tätä suurempia.
Työterveyshuollossa tehtiin vuoden 2020 aikana noin 2 000 koronatestiä. Tiedekunnan tilannekeskuksen tietoon ei tullut yhtään yliopiston tiloissa tai tilaisuuksissa tapahtunutta, tiedekunnan henkilöstön tai opiskelijoiden koronavirustartuntaa tai altistumista virukselle. Epidemian kulku ei ole kokonaan käsissämme, mutta kiitos siitä kuuluu myös henkilöstön ja opiskelijoiden vastuulliselle toiminnalle.
Miten meillä menee?
Yliopistopalvelujen toiminnasta kerättiin neljännen kerran palautetta keväällä 2020. Vastauksia kyselyyn saatiin perinteisen niukasti, mutta saatujen vastausten perusteella tyytyväisyys palveluihin vaikuttaa edelleen parantuneen.
Poikkeustilanne pakotti myös YPAn panostamaan entistä enemmän sellaisten työtapojen ja työkalujen kehittämiseen, jotka tukevat työskentelyä ja palvelujen tuottamista sähköisesti ja etänä. Suunta sinänsä ei ole uusi, mutta kehittämisen syyt ja reunaehdot ovat. Yksi esimerkki uusista toimintamalleista on vuoden 2020 aikana kaikissa tiedekunnissa käyttöön otettu sähköinen palvelu- ja neuvontakanava, YPA-Help, jonka tarkoitus on tuoda apu arkisiin ongelmiin jokaisen yliopistolaisen sähköiselle työpöydälle.
Yliopiston henkilöstön kokemuksia työskentelystä poikkeustilanteessa kartoitettiin niin ikään keväällä. Vaikka moni koki etätyön vaikuttaneen työhyvinvointiin myönteisesti, muun muassa ergonomian koettiin kärsineen, ja omaa työyhteisöä kaivattiin. Kokemukset yksilöiden välillä vaihtelivat: Esimerkiksi kasvokkaisten kohtaamisten vähenemisestä on voinut kertyä kumulatiivista kuormaa, jota kykenemme kannattelemaan eri tavoin. Syntyy sosiaalista velkaa, jolle ei ole maksusuunnitelmaa.
Dekaani kirjoitti vuoden 2020 aikana yhteensä 22 kirjettä tiedekunnan henkilöstölle ja opiskelijoille. Viesteissä kerrottiin muun muassa koronatilanteen muuttumisen myötä muuttuvista ohjeistuksista sekä tiedekunnan arkisista, ajankohtaisista kuulumisista ja ajoittaisista juhlahetkistä. Takaisin tilannekeskukselle kiiri viestejä, joissa toivottiin muun muassa tarkempia ohjeita tai linjauksia, miten yliopiston ohjeita tulisi soveltaa eri tilanteissa. Kysymyksiin yritettiin vastata ripeästi ja ongelmatilanteet pyrittiin ratkaisemaan pragmaattisesti.
Tieteen voimalla – maailman parhaaksi
Yliopiston hallitus hyväksyi helmikuussa 2020 yliopiston uuden, vuosille 2021–2030 ulottuvan strategian. Strategian tavoitteena on, että vuonna 2030 Helsingin yliopisto on maailman parhaimmistoa, kansallisesti ja kansainvälisesti arvostettu sivistysyliopisto. Strategian perustan muodostavat yliopiston yhteiset, toimintaa, vuorovaikutusta ja valintoja ohjaavat arvot: totuus, sivistys, vapaus ja yhteisöllisyys.
Tiedekunnan toimeenpanosuunnitelmaa vuosille 2021–2024 valmisteltiin tiedekunnan johtoryhmän johdolla, ja siitä keskusteltiin vuoden 2020 mittaan eri foorumeilla, muun muassa tiedekunnan laajennetussa johtoryhmässä ja osastotapaamisissa sekä tiedekuntaneuvostossa.
Strategian pohjalta laadittavan toimeenpanosuunnitelman toimenpiteitä pohdittaessa pyrittiin pitämään päällimmäisenä tiedekunnan näkökulma kehittämiskohteisiin ja ote käytännönläheisenä. Lopulta toimeenpanosuunnitelmaan paketoitiin yhteensä 21 erilaajuista toimenpidettä kansainvälisten verkostojen vahvistamisesta erikoiseläinlääkärikoulutuksen uudistamiseen ja virtuaalisen asiantuntijuuden kehittämisestä työ- ja opiskeluyhteisön hyvinvoinnin parantamiseen. Tiedekuntaneuvosto päätti toimeenpanosuunnitelmasta 13.10.2020.
Yliopiston strategiakausi on ensi kertaa kymmenvuotinen. Sen aikana ja jälkeen pandemiat tulevat ja menevät, mutta yliopisto instituutiona säilyy: yliopistojen tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa – vuorovaikutuksessa yhteiskunnan kanssa. Poikkeustilanteessakin tiedekunta, sen henkilöstö ja opiskelijat ovat huolehtineet tästä tehtävästä hienosti.
Vuosi 2021 on tutkitun tiedon teemavuosi. Teemavuosi on opetus- ja kulttuuriministeriön, Suomen Akatemian ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan yhteinen hanke, jonka tavoitteena on nostaa esiin tutkitun tiedon lähteitä ja tekijöitä, ja sitä kautta parantaa kansalaisten käsityksiä tieteestä ja tieteellisen tiedon luonteesta – muun muassa siitä, että edes tutkijat eivät ole erehtymättömiä, mutta tiede korjaa virheensä.
Maailmanlaajuisen pandemian lisäksi Maailman terveysjärjestö WHO on ollut huolissaan infodemiasta: epidemian edetessä liikkeellä on lisääntyvissä määrin väärää tietoa, jota levitetään sekä tahattomasti että tahallisesti. Vaikka edes tutkittu tieto ei tavoita ehdottomia totuuksia, tiedon vähittäinen kertyminen vähentää epävarmuutta asteittain. Sille on nyt käyttöä.
Luottamus tieteeseen on kovilla – ja yhtä aikaa moni luottaa tieteeseen enemmän kuin koskaan.
Marko Niemi
Hallintopäällikkö
Eläinlääketieteellinen tiedekunta
Helsingin yliopisto