Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä on 17.5.2022. Viimeisin muutos xx.xx.xxxx.
- Rekisterinpitäjä
Kampusviljely ry
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kampusviljely ry:n jäsenrekisterivastaava, jonka yhteystiedot löytyvät yhteystiedot-sivuilta.
- Rekisterin nimi
Kampusviljely ry:n jäsenrekisteri
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ova rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteys- ja jäsenyystietoja.
- Rekisterin tietosisältö
- Täydellinen nimi
- Kotikunta
- Sähköpostiosoite
- Rooli yliopistolla (opiskelija/ henkilökunnan jäsen)
- Jäsenmaksuun ja jäsenyyteen liittyvät tiedot
- Viljelypaikkaan ja viljelyyn liittyvät tiedot
- Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenhakemuksissa kerätyt yhteystiedot sekä Kampusviljely ry:n hallituksen kokouspöytäkirjat liitteineen.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujen osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteriin kuuluvalla on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.
- Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä tallennettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot
Tietoja säilytetään kunnes rekisteröidyn jäsenyys yhdistyksessä päättyy. Jäsenyyden loputtua rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan jäsenyyden loppumis hetkellä meneillään olevan kalenterivuoden loppuun mennessä.
Poikkeukset:
Mikäli rekisteröity osallistuu yhdistyksen tai sen hallituksen kokoukseen, kirjataan tämän nimi kokouspöytäkirjaan hyvän pöytäkirjatavan mukaisesti. Yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi kokouspöytäkirjoja säilytetään 10 vuoden ajan.
Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan.