Avainsana: kokoelmatyö

Helsingin yliopistomuseon kokoelmamuutoissa asuinpaikkaa ovat vaihtaneet niin röntgenkoneet, juhlapuvut kuin huonekalutkin. Mutta mitä kuuluu Yliopistomuseon kokoelmien valokuville ja muille arkistoaineistoille? Ei hätää, myös arkistomme ja valokuvakokoelmamme siirtyivät uusiin tiloihin. Tässä kirjoituksessa kerrataan Yliopistomuseon arkistojen siirron työvaiheita sekä säilytysratkaisuja. 

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty 

Kuten muutkin Yliopistomuseon kokoelmat, koostuu arkistojen sisältö vuonna 2003 Yliopistomuseoksi yhdistettyjen useiden pienten yliopiston piirissä toimineiden museoiden kokoelmista. Aineisto sisältää muun muassa eläinlääketieteen, lääketieteen ja hammaslääketieteen historiaan liittyviä erilaisia arkistoaineistoja, kirjoja ja pienpainatteita. Mukaan kuuluu myös Helsingin yliopiston yleishistoriallinen aineisto, johon sisältyy esimerkiksi huonekaluinventointeja tai vaikkapa luentopäiväkirjoja. Käsityötieteen arkistosta löytyy kauniita harjoitustöitä ja kuva-arkisto sisältää kaikkea mahdollista lasinegatiiveista kotialbumeihin tieteen eri aloilta. Käsikirjasto sisältää usean alan lähdekirjallisuutta. Osa arkistosta on vain alustavasti inventoitu, esimerkiksi Ruskeasuon hammaslääketieteellisen aineiston läpikäynti on vielä edessä. 

Vuoden 2020 syksyllä oli aika pohtia, miten Yliopistomuseon kuvakokoelman, arkiston ja käsikirjaston siirto uusiin tiloihin eli lyhyemmin arkistomuutto kannattaisi toteuttaa. Vapaaehtoiseksi ilmoittautuivat aikaisemmissa työpaikoissaan kuva-arkiston parissa työskennelleet muuttotiimiläiset. Halusimme pohtiä, mitä kannattaa ottaa huomioon kuva- ja paperiaineiston pitkäaikaissäilytyksessä esineturvallisuutta silmällä pitäen ja kuinka siirto tapahtuisi muuttotiimin resursseja säästäen, olihan muutettavia kohteita useita.

Aloitimme työrupeaman tutustumalla Yliopistomuseon arkistojen sisältöön pintapuolisesti sekä suorittamalla luvallista “teollisuusvakoilua” Museoviraston Journalistisen kuvakokoelman tiloissa Kokoelmakeskuksessa. Pohdimme muun muassa millaisia kansioita ja laatikoita kannattaisi hankkia, miten valokuvat tulisi pakata ja mitä kaikkea muuta aineiston siirtämisessä tulee huomioida. Yliopistomuseon kuva- ja arkistoaineistot oli jo aiemmin suojattu, mutta osa pakkausmateriaaleista kaipasi kipeästi vaihtoa esimerkiksi materiaalien vanhenemisen ja likaisuuden vuoksi. Toisaalta osa aineistosta tarvitsi väljempiä ja parempia olosuhteita. Monissa museoissa tilanne on vastaava ja juuri muuton aikana tai välittömästi sen jälkeen onkin optimaalisin tilanne panostaa parempiin pakkauskäytäntöihin.

Yliopistomuseon oman arkiston ja kuvakokoelman muutto ei ole ensimmäinen lajiaan museon historiassa. Kokoelmat on siirretty useita kertoja Helsingin yliopiston rakennusten sisällä muun muassa laajojen peruskorjausten ja tilavaihtojen vuoksi. Ennen nykyisiä kokoelmatiloja suurin osa museon arkistosta sijaitsi Päärakennuksen uudella puolella ja osa väliaikaissa säilytystiloissa. Museolla aikaisemmin esinekokoelmakäytössä olleesta keskustakampuksen säilytystilasta muovattiin arkistokäyttöön sopiva.

Ennen muuton aloittamista piti uusittavaan säilytystilaan hankkia asianmukaiset hyllyt. Suunnittelusta vastasi museon vakituinen henkilökunta sekä tila-arkkitehdit, kuitenkin keskustellen myös muuttotiimiläisten kanssa. Hyllytystä suunnitellessa oli tärkeää ottaa huomioon sekä aineistokohtaiset hyllymetrimäärät, toisaalta myös aineistojen koko ja korkeus. Hyllykorkeuden ja -syvyyden huomioiminen suunnitteluvaiheessa varmisti sen, että kaikki aineisto tulisi mahtumaan tilaan tehokkaasti. Kokoelmatilasta tehtiin sekä tila-arkkitehdin laatimat pohjakartat että hyllykartta, josta näkyi aineistokohtaiset ja varsin tarkat arviot siitä, kuin paljon kullekin aineistoryhmälle tulisi varata hyllyissä tilaa. 

Yliopistomuseon käyttötarpeen ja suunnitelmien perusteella pystyttiin valitsemaan sekä tilaan että käyttäjille sopivat hyllyratkaisut. Hyllyiksi valikoituivat kiskoilla liikkuvat käsin veivattavat siirrettävät metalliset arkistohyllyt, joiden tasojen korkeutta voi tarvittaessa säätää. Siirtohyllyt säästävät lattiatilaa ja ovat myös kustannustehokas ratkaisu. Niiden lisäksi tuli myös muutama kiinteä hyllykkö sekä lukittavia tietosuoja-aineistokaappeja. Uudistettuun tilaan järjestyi myös kaksi työskentelypistettä asiakkaille, toimistotila sekä kuvakokoelmien kannalta tärkeä reprokuvauspiste. Reprokuvaamisella tarkoitetaan jäljentämistä eli kaksiulotteisesta fyysisestä kuvasta saadaaan digitaalinen tallenne ottamalla siitä kuva. 

Pakkaus ja purku, helppo nakki! 

Yliopistomuseolla on kokemusta useista muutoista ja arkistoakin on siirretty jo monesti. Hyväksi havaittu menetelmä onkin ollut pakata kuva- ja arkistoaineisto aiheenmukaisesti juoksevasti numeroituihin muovisiin muuttolaatikoihin. Muuttolaatikot vuorattiin silkkipaperilla ja samalla pyrittiin suojaamaan myös herkimpiä aineistoja paremmin. Käsikirjaston vanhimpia ja huonokuntoisimpia kappaleita suojattiin kansioihin. Arkistoaineisto oli pääasiassa hyvin, vaikkakin tiiviisti pakattu ja nimetty jo aiemmin, joten ne siirtyivät muuttolaatikoihin lähes sellaisenaan. Jokaista kansiota ei ehditty käymään läpi, sillä tarkoituksena oli pyhittää aineistojen järjestelyyn ja suojaamiseen aikaa myöhemmin uusissa arkistotiloissa.

Yliopistomuseon kuvakokoelmat vaativat hieman tarkempaa käsittelyä, sillä kuvat ovat herkkiä vaurioitumaan. Osa kuva-aineistosta oli sijoitettu metallisiin vetolaatikoihin ja liimattu pahvikorteille. Nämä kuvat siirrettiin pystypakattuna pitkäaikaissäilytykseen soveltuviin laatikoihin, jolloin niitä voi edelleen selata, mutta kuvat on paremmin suojattuna. Osa aineistosta oli niille epäedullisessa laatikossa, kuvia oli paljon päällekkäin tai aineistoa ei ollut tarkemmin suojattu, joten pyrimme lisäämään suojamateriaaleja. Ehdimme tässä vaiheessa myös tehdä laatikkolistauksiin päivityksiä sekä antaa suurimmalle osalle kuva-arkiston laatikoista numerot. Pakkaamiseen saimme tarvittavaa lisäapua muista muuttotiimiläisistä. 

Muuttolaatikoita kertyi lopulta lähes viisisataa. Niitä siirrettiin pienemmissä erissä Helsingin yliopiston kuljetuspalvelujen avulla tuleviin arkistotiloihin. Koimme painavien laatikkopinojen siirtämisen nokkakärryillä vaivalloiseksi, joten päätimme pakata ne kuljetuksen yhteydessä numeraalisessa järjestyksessä kuormalavoille. FIN-lavalle mahtuikin mukavasti neljä pinoa, yhteensä kuusitoista laatikkoa per lava. Arkistomuuttoon tuli tässä vaiheessa tauko, sillä uudet hyllyt eivät olleet vielä valmiit emmekä päässeet heti purkamaan kuormaa paikoilleen.

Jonkin verran harmaita hiuksia aiheutui kolmenkymmenen lavan mahduttamisesta kokoelmatiloihin, kun samaan aikaan jouduimme väistelemään yliopiston tilamuutoksista johtuvia remontteja sekä hieman yllättäen tulleita tilojen tyhjennyskäskyjä. Onneksi pumppukärryjen avulla laatikkolavojen siirtäminen oli huomattavasti miellyttävämpää kuin nokkakärryillä operointi, joten siirrot onnistuivat suhteellisen kivuttomasti. Kun uudet hyllyt ja hyllyväleihin kiskoja suojaavat sillat valmistuivat, aineistot purettiin pikaisesti hyllyihin niin, että kertymälle olisi vielä tilaa. Ennakkosuunnittelusta poiketen tässä vaiheessa aineistoja ei vielä tarkemmin käyty läpi, sillä kokoelmamuuttojen muiden kohteiden aikarajat lähestyivät uhkaavasti ja työvoimaamme tarvittiin muualla.

Vielä syksyllä 2021 osa muuttotiimistä kävi pikapakkaamassa loput arkistoaineistot väliaikaisesta säilytystilasta ja myös nämä lähes 500 laatikkoa tullaan siirtämään kokoelmatilaan ja samalla hauraimmat aineistot suojataan tarkemmin. Arkistomuutosta tulikin tavallaan tuhannen ja yhden laatikon tarina myös kestoltaan.

Lyhyesti pakkausmateriaaleista 

Yliopistomuseon arkisto ja käsikirjasto sisältää aihepiirejä laidasta laitaan, ja myös aineistomuotonsa ja kuntonsa puolesta erilaisia objekteja. Aineiston kunto huomioitiin pakatessa ja niitä suojattiin lisää. Osa aineistosta on pakattu aikoinaan nyt jo vanhentuneisiin materiaaleihin ja kansiot tuleekin vaihtaa  puhtaisiin ja paremmin pitkäaikaissäilyttämiseen soveltuviin versioihin. Jonkin verran vaakasäilytystä vaativia suurikokoisia aineistoja, kuten silkkidiplomeja ja julisteita siirrettiin Kokoelmakeskukseen.

Uusia kansioita ja laatikoita tilattiin aineiston koon mukaan. Suosimme sekä arkisto- että kuvakokoelmapuolella pystypakkausta, mutta kovin huonokuntoisille paperi- tai kirja-aineistoille se ei välttämättä sovellu. Pystypakkkauksen etuihin lukeutuu muun muassa, että aineistoa on helpompi selata ja objektit eivät joudu toistensa painon vaurioittamiksi. Esimerkiksi suuri osa lasinegatiiveista saatiin pakattua aikaisempaa turvallisemmin laatikoihin suojakuorin varustettuna.

Erilaisia vaippapapereita, silkkipaperikuoria, taitettavia suojakuoria sekä paperitaskuja kului suuria määriä ja pakkausmateriaalia joutuikin tilaamaan useita kertoja lisää. Kuva-arkiston ja arkiston aineistojen pakkausmateriaalien vaihtaminen tulee työllistämään Yliopistomuseon henkilökuntaa jatkossakin. Ennaltaehkäisevät toimet auttavat kokoelman säilyttämisessä, joten tähän perustyöhön on hyvä muistaa varata resuresseja.

Keskeneräisyyden kauheus 

Kun suunnittelimme arkistomuuttoa, toiveemme oli, että sen fyysisen siirtämisen lisäksi olisi mahdollista paneutua tarkemmin aineistojen vaurioita ennaltaehkäisevään säilytystyöhön sekä järjestelyyn. Onneksi ehdimme kuitenkin käyttää jonkin verran työaikaa esimerkiksi kuvien uudelleen pakkaamiseen, arkiston järjestelyyn, hyllykarttamerkintöihin sekä keskeneräisten asioiden kirjaamiseen jatkoa varten. Nykyisessä arkistotilassa vakituisilla työntekijöillä on paremmat mahdollisuudet saada sekä kuvakokoelma että arkisto käytettävämmäksi ja asiakkaille avoimemmaksi, mutta vielä on paljon työtä jäljellä. Aineistojen järjestäminen, suojaaminen, säilytystilojen olosuhteiden seuraaminen sekä aineistojen asianmukainen käsittely auttavat säilyttämään kokoelmat tulevaisuutta varten, mutta tekevät niistä saavutettavat myös nykyaikana.

Eräs muuton kipukohdista onkin ollut, ettei aina pysty tekemään niin hyvää ja viimeisteltyä työtä kuin haluaisi ja monista standardeista ja hyvistä suunnitelmista on ollut pakko luopua matkan varrella. Kuten kotimuutoissakin, tärkein työ on silloin saavutettu, kun muutettavat esineet ovat siirtyneet uuteen kotiin.

Marika Tarkiainen, projektityöntekijä