Ohje matkarahan hakemiseen / Instructions for travel grants

in English below

Toimi näin, kun haluat matkustaa Langnetin teemaryhmän seminaariin vuonna 2020

  • Laita seminaarin järjestäjille sähköpostia ja kerro, paljonko tarvitset matkarahaa. Käytä halvinta mahdollista matkustusvälinettä. Varaa majoitus vain ehdottoman tarpeen vaatiessa, eli seminaaria seuraavaksi ja/tai sitä edeltäväksi yöksi siinä tapauksessa, että aikataulut eivät salli seminaariin matkustamista ja/tai kotiinpaluuta seminaaripäivänä. Jos mahdollista, jaa majoitus kahden hengen huoneessa toisen seminaariosallistujan kanssa, jotta kulut voidaan pitää pieninä. Muista säilyttää kuitit, sillä ne tulee toimittaa matkalaskun liitteenä. Langnet ei voi maksaa päivärahoja, mutta voit kysyä tätä omalta yliopistoltasi tai ottaa asian huomioon verotuksessasi.
  • Odota seminaarin järjestäjiltä vastaus matkarahamyönnöstä. Varaa ja maksa matkaliput ja majoitus itse. Säästä kuitit ja matkaliput.
  • Tapahtuman jälkeen laita matkalasku Helsingin ylipistolle. Noudata huolellisesti näitä ohjeita.
  • Älä laskuta enempää kuin sait matkarahamyöntöä. Jos todelliset kulusi olivat yllättäen suuremmat kuin matkarahamyöntö, ota ennen matkalaskun tekemistä yhteys koordinaattoriin, laura.ivaska(at)abo.fi
  • Matkarahoja on hyvin rajallinen määrä. Mitä halvemmalla yksittäinen matka tehdään, sitä useamman langnetlaisen matka voidaan maksaa.

***

Instructions for applying travel grants to Langnet theme group seminars 2020

  • Email the seminar organizers and let them know how much money you need for traveling to the seminar. Please use the cheapest possible mode of transport. Book accommodation only when absolutely necessary: only for the day of the seminar and/or for the day before the seminar if the timetables do not allow traveling on the day of the seminar. If possible, share accommodation in a double room with another seminar participant to reduce costs. Remember to keep the receipts as they will need to be submitted in attachment to the travel claim. Langnet can not pay for daily allowance, but you can ask about this at your home institution or take this into account in your taxation.
  • Wait until you hear back from the seminar organizers. Then book and pay for the tickets and room. Keep all the receipt and tickets.
  • After the event, send your travel expenses bill to the University of Helsinki. Please carefully follow the instructions here.
  • Please do not send a bill bigger than your travel grant. If your real expenses were more than your grant, please email coordinator laura.ivaska(at)abo.fi before sending the travel expenses bill.
  • Our travel grants are very limited. Please remember that the cheaper you travel the more bills can be covered.