Dataskyddsbeskrivning – anmälningsregistret för evenemang

Detta är ett register- och dataskyddsbeskrivning i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Dokumentet uppgjort 21.5.2018.
Senaste ändring 15.1.2019.

1.    Personuppgiftsansvarig

Svenska Naturvetarklubben r.f.
PB 65 (Biocenter 3), Viksbågen 1

2.    Kontaktperson som ansvarar för registret

Programansvariga Susan Lindgren
förnamn.efternamn (at) helsinki.fi

3.    Registrets namn

Anmälningsregistret för Svenska Naturvetarklubbens evenemang.

4.    Rättsgrund och ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att föra en sådan medlemsförteckning som förutsätts enligt 11§ i föreningslagen (503/1989) samt att administrera kontaktuppgifterna till klubbens medlemmar.

Behandling och innehav av personuppgifter är till för att möjliggöra organisering av evenemang samt för att åtgärda betalningstransaktioner för dessa.

5.    Registrets informationsinnehåll

I registret införs följande uppgifter:

  • Namn
  • E-postadress*
  • Medlemskap i klubben*
  • Telefonnummer*
  • Specialkost och dryckespreferenser*
  • Varierande evenemangsspecifik tilläggsinformation*

Punkter betecknade med stjärna (*) efterfrågas endast vid behov.

Uppgifterna i registret avlägsnas inom en skälig tid efter evenemanget.

6. Informationskällor som i regel används

Uppgifter till registret samlas in med Google-forms formulär.

7. Överlämning av information samt överföring av information utanför EU eller ETA.

Uppgifterna lämnas inte ut till andra parter. Uppgifterna lämnas inte ut och förvaras inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Uppgifter behandlas i Googles molntjänster, varav behandlade uppgifter kan befinna sig utanför EU eller ETA. Google har inom sina molntjänster åtagit sig att följa EU:s allmänna dataskyddsförordning och Privacy Shield-referensramar.

En link till anmälningsblanketten delas med en behörig grupp i en privat facebook-grupp, varav uppgifterna kan befinna sig utanför EU eller ETA.

8. Principer för skydd av registret

I behandlingen av registret iakttas noggrannhet. Uppgifter förvaras enbart i elektronisk form på internetservrar hos en tillförlitlig tredje part som iakttar EU:s dataskyddslagstiftning. Uppgifterna kan inte läsas av någon annan än Svenska naturvetarklubbens ansvariga. Registret är inte skyddat, däremot delas linken till registret endast i styrelsens privata Facebook-grupp och överlämnas inte till andra parter.

Den personuppgiftsansvariga ser till att enbart behöriga personer har tillgång till registret.

9. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av en uppgift

Varje person i registret har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själv som införts i registret samt kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller att bristfälliga uppgifter kompletteras. Om personen vill kontrollera de uppgifter som införts om hen eller kräva rättelse av dem ska begäran skickas skriftligt till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be att den som framställer en begäran bevisar sin identitet. Den personuppgiftsansvariga besvarar kundens begäran inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Bevaringstid för uppgifterna i registret

Uppgifter bevaras i registret enbart så länge som de behövs. I samband med ett normalt evenemang avlägsnas uppgifterna cirka två veckor efter evenemanget. Om en del av uppgifterna behövs senare till exempel för att debitera deltagaravgifter, avlägsnas de personuppgifter som inte längre behövs inom två veckor.

Protokoll från förenings- samt styrelsemöten sparas enligt bokföringslagen kapitel 2 §10 minst 10 år efter räkenskapsperiodens slut.