Dataskyddsbeskrivning – Register för historik

Detta är en register- och dataskyddsbeskrivning enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Dokumentet uppgjort 21.5.2018.
Senaste ändring 15.1.2019.

1.    Personuppgiftsansvarig

Svenska Naturvetarklubben r.f.
PB 65 (Biocenter 3), Viksbågen 1

2.    Kontaktperson som ansvarar för registret

Ordförande Aino Peltola
förnamn.efternamn (at) helsinki.fi

3.    Registrets namn

Svenska Naturvetarklubbens medlemsregister

4.    Rättsgrund och ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att föra en sådan medlemsförteckning som förutsätts enligt 11§ i föreningslagen (503/1989) samt att administrera kontaktuppgifterna till klubbens medlemmar.

5.    Registrets informationsinnehåll

I registret har införts följande uppgifter om personer som har varit medlemmar i föreningen under åren 1920-2000:

  • Namn
  • Hemort
  • Födelsedatum
  • Medlemskap i Svenska naturvetarklubben
  • Adress på hedersmedlemmar
  • Föräldrarnas namn samt yrke
  • Gymnasiet namn och utgångsår
  • Utgångsår från Universitetet
  • Arbetsplats och arbetsår
  • Publikationer
  • Makes namn samt födelse- och dödsdatum
  • Medlemsposter
6. Informationskällor som i regel används

Registret har inte uppdaterats sedan år 2001.

7.    Överlämning av information samt överföring av information utanför EU eller ETA.

Informationen kan hanteras på Dropboxens molntjänster, vilket betyder att informationen kan befinna sig utanför EU eller ETA området. Dropbox har bundit sig att följa EU:s allmänna dataskydds-förordning samt Privacy Shield-referensram.

8.    Principerna för att skydda registret

Försiktighet bör vidtas vid hantering av registret. Informationen sparas endast i tillförlitlig elektronisk form samt med en tredje partens internet-server som uppfyller EU:s dataskyddslagstiftning. Registrets skydd implementeras med hjälp av Svenska Naturvetarklubbens egna lösenord. Endast ansvarspersoner inom Svenska Naturvetarklubben har rätt till lösenorden.

Den personuppgiftsansvariga ser till att enbart behöriga personer har tillgång till registret.

9. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av en uppgift

Alla i registret har rätt att kontrollera samt kräva korrigering av eventuell felaktig information eller slutförandet av ofullständig information. Ifall personen vill kontrollera sin information eller begära korrigering, bör begäran göras skriftligt åt registeransvariga. Registeransvariga kan vid behov kräva identitetsbevis av sökande. Registeransvariga ska svara åt kunden inom den tidsram som fastställts i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Bevaringstid för uppgifterna i registret

I registret sparas information om alla som har varit medlemmar i Svenska Naturvetarklubben. Uppgifterna sparas i registret tillsvidare. Uppgifterna raderas endast på särskild begära.