Dataskyddsbeskrivning – register över utdelade förtjänsttecken

Detta är en register- och dataskyddsbeskrivning enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Dokumentet uppgjort 21.5.2018.
Senaste ändring 15.1.2019.

1.    Personuppgiftsansvarig

Svenska Naturvetarklubben r.f.
PB 65 (Biocenter 3), Viksbågen 1

2.    Kontaktperson som ansvarar för registret

Ordförande Aino Peltola
förnamn.efternamn (at) helsinki.fi

3.    Registrets namn

Svenska Naturvetarklubbens register över utdelade förtjänsttecken

4.    Rättsgrund och ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att föra en sådan medlemsförteckning som förutsätts enligt 11§ i föreningslagen (503/1989) samt att administrera kontaktuppgifterna till föreningens medlemmar.

5.    Registrets informationsinnehåll

I registret införs följande uppgifter:

  • För- och efternamn
  • Mottagna förtjänsttecken

I registret försvaras också uppgifter om personer som inte är medlemmar i klubben för dess historiska och praktiska värde.

6. Informationskällor som i regel används

De uppgifter som införs i registret fås ur föreningens och styrelsens mötesprotokoll.

7. Utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifterna kan komma att handskas med på molntjänsten Dropbox, vilket innebär att uppgifterna kan komma att föras utanför EU och EES. Dropbox har åtagit sig att följa EU:s allmänna integritetspolicy och Privacy Shield Framework för dess molntjänster.

8. Principer för skydd av registret

I behandlingen av registret iakttas noggrannhet. Uppgifterna förvaras enbart i elektronisk form på internetservrar hos en tillförlit tredje part som iakttar EU:s dataskyddslagstiftning. Uppgifterna kan inte läsas av någon annan än Svenska Naturvetarklubbens personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga ser till att enbart behöriga personer har tillgång till registret.

9. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av en uppgift

Varje person i registret har rätt att kontrollera de uppgifter om sig som införts i registret och kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller bristfälliga uppgifter kompletteras. Om personen vill kontrollera de uppgifter som införts om sig eller kräva rättelse av dem ska begäran skickas skriftligt till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be att den som framställer en begäran bevisar sin identitet. Den personuppgiftsansvariga besvarar kundens begäran inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Bevaringstid för uppgifterna i registret

I registret sparas uppgifter om personer som har fått förtjänsttecknet efter år 2010. Uppgifterna sparas i registret tillsvidare. Uppgifterna raderas endast på särskild begäran.