Dataskyddsbeskrivning – medlemsregister

Detta är en register- och dataskyddsbeskrivning enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Dokumentet uppgjort 21.5.2018.
Senaste ändring 15.1.2019.

1.    Personuppgiftsansvarig

Svenska Naturvetarklubben r.f.
PB 65 (Biocenter 3), Viksbågen 1

2.    Kontaktperson som ansvarar för registret

Kassör Madeleine Lackman
förnamn.efternamn (at) helsinki.fi

3.    Registrets namn

Svenska Naturvetarklubbens medlemsregister

4.    Rättsgrund och ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att föra en sådan medlemsförteckning som förutsätts enligt 11§ i föreningslagen (503/1989) samt att administrera kontaktuppgifterna till föreningens medlemmar.

5.    Registrets informationsinnehåll

I registret införs följande uppgifter:

  • Fullständigt namn
  • Hemort
  • Medlemskap i Svenska Naturvetarklubben, medlemskapets utgångsår
  • Hedersmedlemmars adress

I registret försvaras inte uppgifter om personer som inte är medlemmar i klubben, utan dessa avlägsnas omedelbart då medlemskapet upphör.

6.    Informationskällor som i regel används

Registrets uppgifter fås av medlemmar som går med i föreningen eller av de som redan är medlemmar i föreningen i samband med betalningen av medlemsavgiften. Hedersmedlemmars adressuppgifter uppdateras med hjälp av för allmänheten öppna adresstjänster, med fem års mellanrum under årsfestår.

7.    Utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifterna lämnas inte ut till andra parter. Uppgifter kan behandlas i Dropbox molntjänster varav behandlade uppgifter kan befinna sig utanför EU eller ETA. Dropbox har inom sina molntjänster åtagit sig att följa EU:s allmänna dataskyddsförordning och Privacy Shield-referensramar.

8.    Principer för skydd av registret

I behandlingen av registret iakttas noggrannhet. Uppgifterna förvaras enbart i elektronisk form på internetservrar hos en tillförlit tredje part som iakttar EU:s dataskyddslagstiftning. Uppgifterna kan inte läsas av någon annan än Svenska Naturvetarklubbens ansvariga.

Den personuppgiftsansvariga ser till att enbart behöriga personer har tillgång till registret. Registret är skyddat med lösenord.

9.    Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av en uppgift

Varje person i registret har rätt att kontrollera de uppgifter om hen som införts i registret och kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller bristfälliga uppgifter kompletteras. Om personen vill kontrollera de uppgifter som införts om hen eller kräva rättelse av dem ska begäran skickas skriftligt till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be att den som framställer en begäran bevisar sin identitet. Den personuppgiftsansvariga besvarar kundens begäran inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Bevaringstid för uppgifterna i registret

I registret förvaras endast uppgifter om de personer som är medlemmar i Svenska naturvetarklubben. Uppgifter om personer som utträtt eller uteslutits ur klubben avlägsnas ur registret inom en skälig tid, senast en månad efter beslutet om utträdandet eller uteslutning. Uppgifter om personer som lämnat medlemskapsavgiften obetald sparas högst ett år varefter medlemmen anses ha utträtt ur klubben.

Undantag:

Om en registrerad medlem deltar i föreningens eller styrelsens möte skrivs omnämndas namn in i mötesprotokollet i enlighet med goda protokollvanor.