Dataskyddsbeskrivning – Register över Svenska Naturvetarklubbens ordförande

Detta är en register- och dataskyddsbeskrivning enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Dokumentet uppgjort 21.5.2018.
Senaste ändring 15.1.2019.

1. Personuppgiftsansvarig

Svenska Naturvetarklubben r.f.
PB 65 (Biocenter 3), Viksbågen 1

2. Kontaktperson som ansvarar för registret

Ordförande Aino Peltola
förnamn.efternamn (at) helsinki.fi

3. Registrets namn

Svenska Naturvetarklubbens ordföranderegister

4. Rättsgrund och ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att spara information för skrivandet av en historik och för att kunna skicka en personlig inbjudan till årsfester. Registret upprätthålls i enlighet med personuppgiftslagen (523/1999) §17.

5. Registrets informationsinnehåll

I registret införs följande uppgifter:

  • Fullständigt namn
  • Ordförandeskapsår
  • Adress

I registret försvaras också uppgifter om tidigare medlemmar för uppgifternas historiska värde, samt för att tidigare ordföranden skall kunna erhålla de förmåner som de enligt föreningens praxis är berättigade.

6. Informationskällor som i regel används

De uppgifter som införs i registret fås ur föreningens mötesprotokoll.

7. Utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifterna kan komma att handskas med på molntjänsten Dropbox, vilket innebär att uppgifterna kan komma att föras utanför EU och EES. Dropbox har åtagit sig att följa EU:s allmänna integritetspolicy och Privacy Shield Framework för dess molntjänster.

8. Principer för skydd av registret

I behandlingen av registret iakttas noggrannhet. Uppgifterna förvaras enbart i elektronisk form på internetservrar hos en tillförlit tredje part som iakttar EU:s dataskyddslagstiftning. Uppgifterna kan inte läsas av någon annan än Svenska Naturvetarklubbens ansvariga. Den ansvariga ser till att enbart behöriga personer har tillgång till registret.

9. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av en uppgift

Varje person i registret har rätt att kontrollera de uppgifter om sig som har införts i registret och kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller bristfälliga uppgifter kompletteras. Om personen vill kontrollera de uppgifter som införts om sig eller kräva rättelse av dem ska begäran skickas skriftligt till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be att den som framställer en begäran bevisar sin identitet. Den personuppgiftsansvariga besvarar kundens begäran inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Bevaringstid för uppgifterna i registret

I registret sparas uppgifter om alla ordförande. Uppgifterna sparas tillsvidare. Uppgifterna raderas endast på särskild begäran.