Dataskyddsbeskrivning – matrikeln

Detta är en register- och dataskyddsbeskrivning enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Dokumentet uppgjort 21.5.2018.
Senaste ändring 15.1.2019.

1. Personuppgiftsansvarig

Svenska Naturvetarklubben r.f.
PB 65 (Biocenter 3), Viksbågen 1

2. Kontaktperson som ansvarar för registret

Ordförande Aino Peltola
förnamn.efternamn (at) helsinki.fi

3. Registrets namn

Svenska Naturvetarklubbens matrikel

4. Rättsgrund och ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att spara information för skrivandet av föreningens historik. Registret upprätthålls i enlighet med personuppgiftslagen (523/1999) §17.

5. Registrets informationsinnehåll

I registret införs följande uppgifter:

  • Fullständigt namn
  • Gymnasium och examensår
  • År då studierna i biologi har inletts
  • Födelsedatum
  • Föräldrarnas namn
  • Nation
  • Uppgift inom föreningen
  • Möjligt äktenskap med annan medlem i föreningen

I registret försvaras utöver nuvarande medlemmars uppgifter också uppgifter om personer som inte längre tillhör föreningen.

6. Informationskällor som i regel används

De uppgifter som införs i registret samlas skriftligen in av personer som ansluter sig till föreningen. Medlemmarna har rätt att neka att deras uppgifter förs in i matrikeln.

7. Utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter kan behandlas i Dropbox molntjänster varav behandlade uppgifter kan befinna sig utanför EU eller ETA. Dropbox har inom sina molntjänster åtagit sig att följa EU:s allmänna dataskyddsförordning och Privacy Shield-referensramar.

Uppgifterna lämnas inte ut till andra parter. Uppgifterna lämnas inte och förvaras inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

8. Principer för skydd av registret

I behandlingen av registret iakttas noggrannhet. Uppgifterna förvaras i ett låst skåp på förningens klubblokal. Uppgifterna kan inte läsas av någon annan än Svenska Naturvetarklubbens personuppgiftsansvariga.

Den personuppgiftsansvariga ser till att enbart behöriga personer har tillgång till registret.

9. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av en uppgift

Varje person i registret har rätt att kontrollera de uppgifter om hen som införts i registret och kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller bristfälliga uppgifter kompletteras. Om personen vill kontrollera de uppgifter som införts om hen eller kräva rättelse av dem ska begäran skickas skriftligt till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be att den som framställer en begäran bevisar sin identitet. Den personuppgiftsansvariga besvarar kundens begäran inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Bevaringstid för uppgifterna i registret

I registret förvaras också uppgifter om personer som inte är medlemmar i föreningen.

Uppgifterna sparas i registret tillsvidare. Uppgifterna raderas endast på särskild begäran.