Kuukausi: toukokuu 2024

Julkaistu

Hälyä ja haastatteluita

Kirjastonhoitaja Sami Koposen työtehtävistä suurin osa liittyy teksteihin: niiden tuottamiseen, käsittelyyn tai lukemiseen. Lukuisat viestikanavat tekevät työn tekstimaailmasta usein hälyisen, mutta silti lempityötehtävät löytyvät tekstien parista.

Kuva: Nadia Mannaa

Tämän päivän työelämä vaatii monenlaisten tekstien hallintaa, mutta tekstityön erityispiirteet riippuvat ammatista ja työnkuvasta. Kirjastonhoitaja Sami Koposen viimeisin työtehtävä kuulostaa niin tutulta ja arkiselta, että Koposen on itsekin vaikea mieltää sitä tekstityöksi: ”Vastasin sähköpostiin. Se koski ryhmäkierrosten aikataulutusta.”

Sami Koponen työskentelee kirjastonhoitajana Helsingissä keskustakirjasto Oodin lasten ja nuorten tiimissä. Asiakaspalvelutyön ohella Koponen pitää työpajoja lapsille ja nuorille, järjestää kirjastokäyntejä koululuokille ja päiväkotiryhmille sekä haastattelee kirjailijoita ja esitelmöi kirjallisuudesta.

Suurin osa Koposen työajasta kuluu erilaisten tekstien parissa, ja noin puolet siitä on lukemista ja puolet kirjoittamista. Koponen tuottaa myös puhuttua tekstiä ohjatessaan ryhmäkierroksia ja tehdessään esitelmiä tai kirjailijahaastatteluita.

Työssä tulee eteen myös tilanteita, joihin ei Koposen mukaan liity tekstien työstämistä. Näitä ovat esimerkiksi asiakaskohtaamiset, joissa etsitään yhdessä aineistoa hyllystä, sekä palaverit, joissa voi muistiinpanojen sijaan keskittyä vapaaseen keskusteluun. Toisaalta Koposen mukaan kirjastonhoitajan ammatti on sellainen, jossa ”täysin vapaa teksteistä oleminen” ei oikeastaan ole mahdollista.

Opettaja kirjaston sisällä

Ennen kirjastoalalle suuntautumista Koponen työskenteli opettajana. Hän valmistui suomen kielen ja kirjallisuuden opettajaksi vuonna 2015, mutta opettajan työn hektisyys, opetussuunnitelman jatkuva uusiutuminen ja kilpailu työpaikoista sysäsivät kohti kirjastoalan opintoja. Koposen mukaan opettajan ja kirjastonhoitajan ammateissa yhteistä on se, etteivät opinnot erityisen hyvin valmista todelliseen työhön. Opiskeluaikana tekstien parissa työskentely koostui lähinnä lähdekirjallisuuden lukemisesta ja esseiden tekemisestä, ja aiheet olivat hyvin teoreettisia. Opinnot opettivat kuitenkin lähdekriittisyyttä sekä erilaisten näkökulmien huomioimista uuteen projektiin ryhtyessä ja sitä suunnitellessa.

Koponen on aiemmin työskennellyt kirjastonhoitajana Suonenjoen kirjastossa sekä Itä-Suomen yliopiston kampuskirjastossa. Varsinkin Suonenjoen kirjastossa toimiminen loi Koposen mukaan pohjan hänen nykyiselle työlleen Oodissa. Suonenjoellakin Koponen teki lasten ja nuorten kirjastotyötä. Lisäksi julkisissa kirjastoissa on lähtökohtaisesti samanlainen työskentelytapa: jos jotain haluaa tehdä, se täytyy itse opetella.

Kirjastossa pystyy Koposen mukaan tuottamaan aktivoivampaa ja toiminnallisempaa tapaa oppia kuin koulussa. Suonenjoen kirjastossa hän pääsi yhdistämään opettajan ja kirjastonhoitajan työt tekemällä kirjavinkkauksia ja toimimalla koulujen yhteyshenkilönä. Kirjastovierailuja varten Koponen tarkisti, minkä tyyppisiä tehtäviä koulussa oli, ja pyrki kokoamaan samantyyppisiä vinkkauksia. ’’Olin tavallaan opettaja kirjaston sisällä.’’

Informaatiotsunami

Koposen suosikkitöitä Oodissa ovat kirjailijahaastattelut ja niihin valmistautuminen. Haastatteluissa yhdistyvät henkilökohtainen kiinnostus ja vapaus. Niissä pääsee tutkimaan kirjailijan sielunelämää tämän tuotannon kautta ja pohtimaan kysymyksiä, jotka on suunnattu juuri hänelle. Lisäksi ryhmäkierrosten suunnittelu on Koposen mieleen. Valmista opastusmallia on helppo muokata mieleisekseen, jolloin opastusten vetäminen sujuu luontevasti. Esiintymisiin liittyvä tekstien tuottaminen on juuri sitä toiminnallisuuden ydintä, josta Koponen nauttii työssään.

Raskaimmaksi työtehtäväksi Koponen nostaa viestinnän ja sen mukanaan tuomat haasteet. Työyhteisön sisäistä viestintää on hyvin paljon, ja sitä ohjaavat pitkälti kirjoittamattomat säännöt. Viestejä tulee päivän aikana satoja – jopa niin paljon, että Koponen kuvaa määrän olevan ”informaatiotsunami” ja ”villi ionipommitus”. Työyhteisössä on tärkeää pitää työkaverit perillä asioista, mutta sen kääntöpuolena on informaation runsas määrä: pidempien vapaiden tai lomien jälkeen ensimmäinen työpäivä menee pitkälti viestejä lukiessa.

Koposen mukaan jokainen työntekijä päättää itse, mitä viestintäväyliä kokee tarpeelliseksi seurata. Hän kertoo pyrkivänsä keskittymään vain oman työnkuvansa kannalta olennaisiin kanaviin. Oodissa työntekijät käyttävät nopeaan viestittelyyn pikaviestisovellusta, josta on Koposen mukaan hankala siivilöidä itselleen tärkeät osuudet; muissa kanavissa se onnistuu luontevammin.

Varsinaisen kirjallisuuden, etenkään kaunokirjallisuuden, lukemiseen Koponen ei voi työaikaansa juurikaan käyttää. ”En ainakaan niin paljon kuin haluaisin. Kirjallisuuden lukeminen työtehtävänä on hyvin rajattua ja aliarvostettuakin. Se on kuitenkin yksi meidän absoluuttisia ydintehtäviämme.”

Koponen nauttii teksteistä ja kirjallisuudesta kuitenkin vapaa-ajallaan. Omalla ajalla lukeminen ei Koposesta tunnu työltä – ainakaan kovin paljon. Hyvien teosten tai mielenkiintoisten tekstirakenteiden sekaan uppoutuessa ajatus tekstityöstä on vain etäinen ja alitajuntainen. Koposen mukaan lukuinto voisi liian työpainotteisen lähestymisen kautta kuihtuakin helpommin.

”Minä teen vapaa-ajallani juuri sitä, mitä energiset, hyväkuntoiset kirjastonhoitajat tekevät: käperryn peiton alle sohvalle, otan kirjan käteen ja alan lukea.”

Joanna Galt, Kaisa Määttä, Heini Strand ja Lasse Tammela

Julkaistu

Puheiden valmistelu on tärkeä osa kansanedustajan työtä

Kansanedustajan työnkuvaan kuuluu pitää erilaisia puheita yhteiskunnallisesti tärkeistä aiheista. Puheet eivät kuitenkaan synny tyhjiössä, vaan niitä varten tehdään monipuolista taustatyötä. Puheiden valmistelussa myös tekstitaitojen merkitys korostuu. Elisa Gebhard toimii ensimmäistä kauttaan SDP:n kansanedustajana ja pääsee puhumaan itselleen tärkeistä aiheista erilaisten yleisöjen edessä.

Kuva: Jukka-Pekka Flander / SDP

Puheiden taustalla on paljon näkymätöntä työtä

Kansanedustajan työssä paljon jää kulisseihin, mutta ulospäin näkyvää työtä ovat puheiden pitäminen ja puhetilanteet. Puheet ovat tärkeässä osassa niin eduskuntaryhmien kokouksissa, paneelikeskusteluissa kuin eduskunnan kyselytunneilla ja täysistunnoissakin. Itse puhetilanne on kuitenkin vain murto-osa työmäärästä, joka puheen syntyyn kuuluu.

Kansanedustaja Elisa Gebhard aloittaa täysistuntosalin puheiden valmistelun tutustumalla istunnon aiheeseen. Hän lukee ensin huolellisesti hallituksen esityksen. Täysistuntojen kyselytunteja varten hän perehtyy käsiteltävään aiheeseen yleisemmällä tasolla.

Eduskunnan istunnoissa käsiteltävistä aiheista löytyy yleensä aikaisempia asiakirjoja, kuten vanhoja hallituksen esityksiä. Esitysten lisäksi Gebhard etsii tietoa internetistä, josta hän voi selvittää, mitä erilaiset asiantuntijatahot, järjestöt ja tiedemaailma käsiteltävästä aiheesta sanovat.

Kansanedustajan puheissa yhdistyy juridiikan ja politiikan kieli

Kansanedustajan työtehtävien keskiössä ovat tarkkuus ja juridiikan kielen kanssa työskentely. Eduskunta säätää Suomessa lakeja, joten kansanedustajan keskeisiin työtehtäviin kuuluvat lainsäädäntöön ehdotettujen muutosten ja näkökulmien perustelu sekä täysin uusien lakiesitysten käsittely. Gebhardin puheiden valmistelussa juridiikan ja politiikan kielen osaaminen korostuu.

Lakitekstit ja virkakieli ovatkin kansanedustajan työvälineitä niin tekstejä lukiessa, tuottaessa kuin niistä keskustellessa. Gebhard on koulutukseltaan juristi, mistä on ollut hänelle hyötyä myös politiikan kielen hahmottamisessa. “Politiikassa on usein kyse poliittisten mielipiteiden pukemisesta juridiikan kielelle. Tekstien poliittisen motiivin tunnistaminen ja hahmottaminen on tärkeää lähes aina tekstejä lukiessa.”

Puheilla on valtaa

Gebhard kirjoittaa puheensa ja muistiinpanonsa valtaosin itse. Tähän päätökseen hän on päätynyt puheiden vaikutusvallan vuoksi. Kansanedustaja käyttää puhuessaan valtaa. Haluan olla vastuussa siitä, mitä itse sanon”, hän toteaa. Tämä vaatii perehtymistä ajankohtaisiin asioihin niin tekstejä lukemalla, asiantuntijoita kuulemalla kuin valiokunnissa keskustelemalla.

Kansanedustajan ei tarvitse kuitenkaan omaa näkemystään. Gebhardin mukaan puheiden taustalla vaikuttavat ideologiat pohjautuvat puolueen arvoille. Esimerkiksi puolueen ohjelmista Gebhard hakee vahvistusta sille, että puheen aiheelle ja näkökulmalle on yhtä edustajaa laajempi taustajoukko.

Puheiden valmistelussa voi olla taustalla myös kansanedustajien ja avustajien välistä yhteistyötä. Vaikka Gebhard kirjoittaa puheensa itse, voi avustaja olla mukana esimerkiksi tiedonhankinnassa.

Hyvä puhe on parhaimmillaan retorista ilotulitusta

Tarkan esivalmistelun lisäksi hyvään puheeseen kuuluu myös esiintyjän rentous puheen aikana, jotta kuulija kiinnostuu puheen sisällöstä ja esitystä on kiinnostavaa kuunnella. Eduskunnan täysistunnoissa puheiden ohjepituudet ovat rajattuja, ja lyhimmät puheet voivat olla vain minuutin mittaisia. Gebhardista haastavinta onkin saada haluamansa näkemykset esitettyä tarpeeksi kattavasti ja mielenkiintoisesti. Parhaimmillaan puhe voi olla kuin retorista ilotulitusta, kun jokainen lause on tarkkaan harkittu eikä puhe sisällä mitään ylimääräistä.

Puheen keston lisäksi myös puheen kuulijakunta ja esitysympäristö vaikuttavat merkittävästi siihen, millä tavalla puhetta valmistellaan etukäteen. Gebhard pitää puheita myös omilla sosiaalisen median kanavillaan: “Jos aihepiiri on hyvin hallussa, saatan tehdä esimerkiksi somevideon ilman tarkkoja muistiinpanoja, mutta eduskunnan puhetilanteisiin kirjoitan usein kokonaisia lauseita valmiiksi.”

Tärkeintä puheiden pitämisessä on Gebhardin mielestä kuitenkin rentous ja se, että riippumatta siitä, millaisessa ympäristössä puhetta pidetään. “Mielestäni on hienoa, että ihmiset käyttävät luovuutta ja antavat oman persoonansa näkyä siinä, mitä sanovat. Se tekee aina puheesta tosi erityisen”, Gebhard toteaa.

Taru Alenius, Jenny Nikula, Hanna Nuorala

Julkaistu

Laajojen tekstikokonaisuuksien hallintaa siivillä

Sotilaslentäjä tarvitsee monia erilaisia tekstitaitoja manuaalien lukemisesta ja raporttien laatimisesta pikamuistiinpanojen kirjoittamiseen ja radioliikenteen seuraamiseen. Olennaista on taito omaksua suuresta tietomäärästä vain tilanteen kannalta olennaisin ja kyky ilmaista yksiselitteisesti, selkeästi ja nopeasti tarpeellinen tieto.

Kuva: Eero

Entinen sotilaslentäjä Eero (nimi muutettu) työskenteli puolustusvoimilla usean vuoden ajan ennen siirtymistään muihin tehtäviin. Eeron mukaan sotilaslentäjän työ on monipuolista ja vaativaa, sillä lentäjien täytyy hallita sekä laajoja kokonaisuuksia että tarkkoja yksityiskohtia, jotta he voivat tehdä työnsä turvallisesti ja tehokkaasti.

Intensiivijaksoja lentokonemanuaalien parissa

Sotilaslentäjän ammatissa lukeminen ja luetun ymmärtäminen ovat erittäin tärkeitä taitoja. Eeron mukaan tavallisesta työpäivästä noin 30–40 prosenttia kuluu tekstien parissa. Näihin päivän aikana tehtyihin tekstitöihin lukeutuvat muun muassa ennen jokaista lentoa tehtävät valmistelut eli lentokonemanuaalien ja muiden kirjallisten materiaalien lukeminen. Valmisteluihin kuluu jopa saman verran aikaa kuin itse lentämiseen, ja vastuu lentoon valmistautumisesta on pääasiassa lentäjällä itsellään.

Manuaalien hallitsemisen lisäksi lentoon valmistautuminen edellyttää myös useiden erilaisten toimenpidelistojen painamista mieleen. Eero kertoo itse kokeneensa tämän haastavaksi ammatissaan. ”Lentämiseen liittyy paljon listoja, jotka tulee osata ulkoa. Esimerkiksi hätätoimenpidelistan jokainen kohta on muistettava oikeassa järjestyksessä.” Muisti on siis lentäjälle elintärkeä työväline, joka on jatkuvasti kovassa käytössä.

Ennen uusien lentokonemallien ja kalustojen käyttöönottoa sotilaslentäjät osallistuvat . Jaksojen aikana seurataan esitelmiä uusista kalustoista ja malleista sekä luetaan manuaaleja. Mitä edistyneempi laite on kyseessä, sitä enemmän on luettavaa ja sisäistettävää. Pitkistä teksteistä ja materiaaleista on opittava oman työn kannalta tärkeimmät tiedot, joita täytyy kyetä soveltamaan käytännössä.

Englannin kieltä ja muistiinpanoja yläilmoissa

Eero kertoo tarvinneensa sotilaslentäjän työssä pääosin kahta eri kieltä: suomea ja englantia. Henkilökunta puolustusvoimilla on lähes täysin suomenkielistä, joten arkinen kommunikointi, yhteiset tapaamiset ja lentojen läpikäynnit hoidetaan suomeksi. Tästä huolimatta englannin kielen taito on sotilaslentäjälle välttämätön, sillä puhuttu kieli vaihtuu täysin englantiin lentäjän noustessa maankamaralta. Eero onkin joutunut harjoittelemaan uransa aikana paljon englanninkielistä radiosanastoa, koska radioliikenteessä käytetään paljon tiettyjä vakiintuneita ammattitermejä.

Radioliikenteestä tulee jatkuvasti kriittistä informaatiota, jota tarvitaan lentäessä. ”Radioliikenne on oma taiteenlajinsa, kun tietoa kuuluu useilta kanavilta samaan aikaan. Lentäjän täytyy kuulla kaikki ja samalla painaa mieleen ainoastaan itselle olennainen”, luonnehtii Eero.

Informaatioryöpyn keskellä saattaa tulla tilanteita, joissa pitää muistaa jokin kuulemansa asia vasta kymmenien sekuntien päästä. Tätä varten lentäjällä on reisitaskussaan läpinäkyvä muovinen kalvo, johon hän voi lennon aikana kirjata rasvakynällä muistiinpanoja. Muistiinpanoihin käytetään lyhyitä, yhden tai muutaman sanan termejä, joista saa kokonaiskuvan kaikesta omaksutusta tiedosta.

Radioliikenteen seuraamisessa korostuu sama tekstien ymmärtämisen ja olennaisen tiedon poimimisen taito kuin manuaalien lukemisessa. Sotilaslentäjän tulee myös osata seurata numero- ja kirjainsarjoina ilmoitettuja säätietoja sekä tuottaa tekstiä radioliikenteen sisällöstä lennon aikana.

Raportointia virheistä ja poikkeustilanteista

Sotilaslentäjän kirjoitustyö ei rajoitu vain ilmassa tehtäviin muistiinpanoihin, vaan kirjoittaminen jatkuu myös laskeutumisen jälkeen. Eero kertoo, että kaikista lennon aikana sattuneista, isoista tai pienistä poikkeustilanteista tai virheistä, kirjoitetaan raportit.

On tärkeää, että raportti on kirjoitettu tarkasti ja rehellisesti ja että siitä käy ilmi, mitä tilanteessa on tapahtunut. Raporttien avulla nimittäin kerätään tietoa siitä, toistuvatko tietynlaiset virheet tai poikkeustilanteet lentokoulutuksessa. Näin pyritään kehittämään lentoturvallisuutta ja koulutusta sekä ehkäisemään inhimillisistä tai teknisistä syistä johtuvia vaaratilanteita.

Janne Halonen, Oona Riski, Vuokko Vuojärvi ja Lumi Ylirisku

 

 

Julkaistu

Global Process Owner muokkaa laajat tekstikokonaisuudet tiiviiksi paketeiksi

Global Process Ownerina toimivan Paavo Östbergin työssä tiivistetään monimutkaisia tekstejä. Kymmenien sivujen mittaisista tekstiviidakoista täytyy osata löytää pääasiat.

Kuva: PwC Sveitsi

Paavo Östberg työskentelee GPO:na eli Global Process Ownerina Konecranes-yhtiössä. GPO:n keskeisiin työtehtäviin kuuluu tulkita ja tiivistää, mitä erilaiset laki- ja säädöstekstit tarkoittavat yritykselle. Ammattinimikkeestä ei ole käytössä suomenkielistä käännöstä, mutta se on yleinen teollisuuden, teknologian ja rahoituspalvelun aloilla.

Östbergin vastuulla on muun muassa yhtiön tarvitsemien raaka-aineiden ja komponenttien tuonnin koordinointi ja prosessointi. Hän toimii hankintatiimin vastuuhenkilönä, joten hänelle kuuluu prosessikuvausten laatimisen lisäksi työtehtävien jakaminen ja erilaisten koulutusten järjestäminen. GPO:n roolissa tekstityö vaatii erityistä tarkkuutta ja asiantuntemusta. Kaikki tekstit syntyvät kuitenkin aina ryhmätyönä, joten minkään tekstin kanssa ei tarvitse painia yksin.

Tekstejä moniin eri tarkoituksiin

Lähes kaikki Östbergin työtehtävät liittyvät jollain tapaa teksteihin. Hänen mukaansa työpäivästä kuluu reilusti yli puolet sähköpostien kirjoittamiseen ja lukemiseen. Myös koulutusmateriaalien tuottaminen ja lakitekstien lukeminen vievät paljon aikaa päivästä: ”Viime aikoina on tullut paljon uusia Venäjä-sanktiopaketteja, joihin tarvitaan tätä lakitekstien osaamista. Tehtävänäni on selvittää, mistä sanktiopaketissa on kyse, mitä siihen liittyy ja mitä se konkreettisesti tarkoittaa työnantajalleni ja tiimilleni.”

Myös hiilirajamekanismiin liittyvien kauppasopimusten tarkastamiseen on kulunut lähiaikoina iso osa Östbergin työajasta. Hiilirajamekanismilla pyritään ehkäisemään hiilivuotoa, eli päästöjen ohjautumista EU:n ulkopuolelle. ”On erittäin tärkeää, että toimittajien kanssa tehdyissä sopimuksissa on mainittu tarkasti kaikki sopimusehdot. Toimittajilta on mahdotonta saada jälkeenpäin tietoja, joita sopimuksessa ei ole vaadittu.”

Östbergin työssä pääkieli on englanti, mutta kansainvälisessä työyhteisössä muustakin kielitaidosta on hyötyä. ”Luen paljon konsulttiyhtiöiltä ja asiantuntijoilta tulevia artikkeleita, jotta pysyn ajan tasalla”, Östberg kertoo. ”Siinä tulee ylläpidettyä englanninkielistä asiantuntijasanastoa sekä yleisesti osaamista, jota tässä roolissa vaaditaan.” Suomea käytetään ainoastaan suomenkielisten kollegojen välisessä viestinnässä – eikä välttämättä silloinkaan, jos on pienikin mahdollisuus, että suomea osaamaton saa tekstin luettavakseen.

Östbergin mukaan teksteistä keskustellaan jatkuvasti, sillä niiden käsittelemät aiheet ovat niin monimutkaisia. ”Joku joutuu yleensä aina opettelemaan jotain uutta, ja se saattaa aiheuttaa tietynlaista vastustusta”, Östberg kertoo naurahtaen.

Hyvä teksti on lyhyt ja selkeä

Östbergin työssä tärkeintä mutta samalla myös haastavinta on kirjoittaa lyhyesti ja ytimekkäästi. Pitkät ja monimutkaiset lakitekstit tai artikkelien sisällöt on osattava tiivistää niin, että sopimuksen tai sähköpostin vastaanottaja jaksaa lukea ne ja ymmärtää, mistä on kyse. ”Tärkeää on tiedostaa, että ylin johto joutuu lukemaan niin paljon tekstejä, että jos kaikki kirjoittaisivat romaaneja, heillä ei olisi aikaa tehdä päätöksiä.” Lisäksi tekstityössä on otettava huomioon sellaiset vastaanottajat ja lukijat, jotka eivät ole teksteissä käsiteltävien aiheiden asiantuntijoita. Östbergin pitää tiivistää tekstiin vain keskeisimmät asiat ja  korostaa niiden olennaisuutta.

GPO:n työssä olisi Östbergin mukaan hyötyä juristin tutkinnosta tai lakialan opinnoista. ”Juristit tosin saattavat toisinaan unohtaa sen, että kaikki eivät ymmärrä heidän ammattikieltään. He eivät aina osaa kirjoittaa asioita niin selkeästi, että muutkin kuin juristit ymmärtäisivät.”

GPO:n työhön voi päätyä monien eri polkujen kautta ja työssä on hyötyä monenlaisista eri koulutuksista. Koulutuspohjana voi toimia myös esimerkiksi viestintä- tai kielitutkinto. ”On kuitenkin tietysti osattava myös se substanssi, jota tässä työssä tarvitaan. Eli pelkkä kielen opiskelu ei riitä”, Östberg tarkentaa. Östberg itse on opiskellut pohjoismaisia kieliä ja hankkinut työssä tarvittavan substanssiosaamisen eri töiden ja erillisten koulutusten kautta.

Östberg peräänkuuluttaa tekstityön lisäkoulutusta

Konecranes tarjoaa työntekijöilleen monipuolisesti koulutuksia, mutta Östbergin mielestä tekstintuottamiskoulutuksia voisi olla enemmänkin. ”Tulevaisuudessa GPO:n ammatissa tekstityön määrään saatetaan kiinnittää enemmän huomiota, jolloin esimerkiksi kielitutkinnon vaikutus työhön voitaisiin tunnistaa paremmin.”

Mitä tulee tulevaisuuteen GPO:n työssä, Östberg kertoo olevansa kiinnostunut tekoälyn vaikutuksesta. Tekoälyn avulla tekstityön määrä saattaa vähentyä, mutta usein esimerkiksi kauppasopimukset ja lakitekstit käsittelevät niin monimutkaisia asioita, ettei tekoäly pysty muokkaamaan niitä onnistuneesti. ”Vielä se ei ainakaan korvaa minua, onneksi.”

Marjut Mattila, Oona Sankari, Siiri Tossavainen ja Ida Östberg

 

Julkaistu

Ruokaviraston lukuisat dokumentit varmistavat elintarvikkeidemme turvallisuuden

Laboratorioympäristössä ei pyöritellä pelkästään kaavoja. Työhön Ruokaviraston kemian yksikössä kuuluu niin tieteellistä kirjoittamista, kirjeenvaihtoa viranomaisten kanssa kuin uusien suomennoksien keksimistäkin.

Kuva: Helena Pastell

Helena Pastell toimii erikoistutkijana Ruokaviraston kemian yksikössä. Koulutukseltaan hän on elintarviketieteiden tohtori. Pastell vastaa monista analyysimenetelmistä osastonsa laboratoriossa. Hän kertoo valtaosan työajasta menevän tekstien tuottamiseen – oli sitten kyse menetelmäohjeiden, tieteellisten tekstien, raporttien tai sähköpostien kirjoittamisesta. Työn tavoitteena on varmistaa Suomessa myytävien elintarvikkeiden turvallisuus ja pakkausmerkintöjen oikeellisuus.

Menetelmäohjeet syntyvät arjessa muun kirjoittamisen ohella. Ne sisältävät käytännön tietoa analyysimenetelmien eri vaiheista, kuten yksityiskohtaiset tiedot näytteiden valmistelusta laboratoriotyötä varten.

Raportteja Pastell luonnehtii teksteiksi, joissa on kuvattu viraston tekeminen ja siitä saadut tulokset. Niissä ei tarvitse kaivaa taustakirjallisuutta samalla tavalla kuin jos kirjoittaisi tieteellistä artikkelia.

Raporttien niukka tyyli tarttuu joskus myös tieteelliseen kirjoittamiseen. Pastell kertoo monen tutkijan saaneen kommentteja siitä, että tieteellinen artikkeli kuulostaa liikaa raportilta: ”Luulen, että se muuttuu sellaiseksi, kun tuottaa täällä raportin tyyppistä tekstiä, jossa ei juurikaan peilata tuloksia olemassa olevaan kirjallisuuteen siinä laajuudessa kuin tieteellisessä artikkelissa.”

Tieteellisten artikkeleiden kirjoittamista varten Pastell kertoo ottaneensa perjantait etäpäiviksi, sillä niiden työstäminen vaatii enemmän keskittymistä ja rauhaa, jota laboratorio ei ympäristönä pysty tarjoamaan.

Lupahakemuksia ja käyttöturvallisuustiedotteita

Laboratoriotyössä tekstejä sekä saadaan luettavaksi että kirjoitetaan useille tahoille. Silloin tällöin saattaa käydä esimerkiksi niin, että jossakin suurelle yleisölle julkaistussa tekstissä on käytetty vaikkapa oudosti muotoiltua lausetta. ”Siitä voi silloin lähteä rumba liikkeelle, että on väärin muotoiltu”, Pastell toteaa.

Toisinaan päänvaivaa aiheuttaa se, ettei kommunikaatio syystä tai toisesta toimi. Laboratorioympäristössä tehtävään tekstityöhön liittyy esimerkiksi paljon kirjeenvaihtoa niin fyysisessä kuin sähköisessäkin muodossa. Pastellin mukaan nopeasti kirjoitetut sähköpostiviestit aiheuttavat joskus väärinkäsityksiä, kun lukija ei ymmärrä, mitä kirjoittaja oikein tarkoittaa.

Kun laboratorioille tilataan vaarallisia tai huumausaineeksi luokiteltavia aineita, tulee lupia pyytää monelta eri taholta. Pastellin mukaan tilattu tavara jää lukuisista luvista huolimatta kuitenkin usein Tulliin, sillä lupadokumentitkaan eivät mene aina oikeaan paikkaan. ”Tullin kanssa ollaan selvitelty monta kertaa”, hän kiteyttää.

Suomen sisäisen kirjeenvaihdon ohella laboratoriotyössä voi törmätä EU-tasolta saapuviin teksteihin. Jos Euroopan unionissa kehitetään esimerkiksi uutta menetelmää, siitä kirjoitetaan teksti muille jäsenmaille kommentoitavaksi. Lisäksi laboratorioihin voi tulla unionista vaatimuksia esimerkiksi uusista elintarvikkeista tai analysoitavista yhdisteistä, joihin tietyn menetelmän täytyy toimia. Pastell kertoo EU-tekstien olevan usein epäselviä, koska ne voivat sisältää eri jäsenmaiden erilaisia näkökulmia ilmaisevia kommentteja.

Vaarallisten aineiden käyttöturvallisuustiedotteilla on myös omat vaatimuksensa. Niiden kanssa on nimittäin oltava erityisen tarkkana: käyttöturvallisuustiedotteiden pitää olla työpaikalla aina saatavilla, ja niihin tulee aina tutustua ennen uusien kemikaalien käsittelemistä. Uudet kemikaalit on myös otettava huomioon työohjeita laadittaessa. ”Esimerkiksi tieto helposti haihtuvasta myrkystä tai raskaana oleville vaarallisesta aineesta täytyy olla kaikkien tiedossa”, Pastell selostaa.

Tiimityö on laboratorioympäristön arkea

Pastellin mukaan menetelmien kirjoittaminen on yksilötyötä. Hän ei kuitenkaan pidä mahdottomana kirjoitustyön tekemistä yhdessä: ”Jossain voi olla tiivis tutkijaparikin, jotka kirjoittavat menetelmiä yhdessä.”

Analyysimenetelmien suunnitelmia luetutetaan muilla tutkijoilla, jotta teknisiä virheitä ei syntyisi. Mahdollisimman monen näkökulman saamiseksi ohjeita ja menetelmiä lukevat myös laborantit. Tuotettavista teksteistä keskustellaan työyhteisössä todella paljon: niitä käydään yhdessä läpi ja pohditaan esimerkiksi kielenhuoltoasioita tai sitä, miten teksteistä voisi tehdä ymmärrettävämpiä. ”Meillehän on tosi tärkeätä se, että on tismallisesti oikein kirjoitettu”, Pastell toteaakin.

Pastellin työssä ollaan usein tekemisissä englannin kielen kanssa. Pastell korostaakin englannin kielen suurta vaikutusta laboratoriotyöhön, sillä esimerkiksi tieteellisiä artikkeleita kirjoitetaan pääosin englanniksi.

Vaikka englanti muovaa kemian alan termistöä, Pastellin työssä pyritään käyttämään suomenkielisiä termejä mahdollisimman paljon. Jo olemassa olevat termistölistat avittavat tässä, mutta toisinaan käännöksiä täytyy keksiä itse. Pastell laatii usein myös englanninkielisistä analyysimenetelmistä suomenkielisiä ohjeita laboranteille. Englannin kielen vaikutukselta suomen kieleen ei voida ehkä välttyä, mutta Pastellin työyhteisö osoittaa, että työtä voidaan tehdä suomeksi siitä huolimatta. Se vaatii vain yhteistyötä ja mielikuvitusta.

Tony-Pekka Moberg, Samuli Romsi ja Tarina Sironen

Julkaistu

”Teksti on työkalu eikä kohde”

Kliinisen eläinlääketieteen opettaja Helena Rautala on yli 40-vuotisen uransa varrella kehittynyt monipuoliseksi kirjoittajaksi. Työ on johdattanut tieteellisten artikkelien tuottamisesta opiskelijoiden kirjoittamisen ohjaamiseen.

Kuva: Arttu Jalonen

Helena Rautalan tavalliseen työpäivään kuuluu elävän potilaan – eli lehmän – vierellä opettamista sekä erikoistuvien eläinlääkärien tieteellisten artikkelien kirjoitusprosessin tukemista. Tutkijan ja opettajan työssä erilaiset tekstilajit ovat olennainen työkalu, sillä vaikka varsinainen opetustyö tapahtuu navetassa, on laadittava myös kirjalliset opetusmateriaalit. Tieteellisiä artikkeleja Rautala on puolestaan työstänyt tutkimusryhmissä. Akateemisen kirjoitustyön vastapainoksi hän on kynäillyt pakinoita Eläinlääkärilehteen. Monipuolinen ura on koulinut Rautalan tuottamaan tekstejä erilaisiin tarkoituksiin.

Erilaisia tekstejä, erilaisia tapoja työskennellä

Työssään Rautala kirjoittaa eniten potilaskirjauksia sekä hoito-ohjeita. Hoito-ohjeisiin on useimmiten saatavilla valmiit tekstipohjat, mutta kirjaukset täytyy tehdä itse. Ne ovat melko vapaamuotoisia tekstejä, eikä niiden laatimiseen ole työssä paljoa aikaa, korkeintaan muutamia minuutteja. ”Niissä ei yhtään kuvia kumarrella”, kuvailee Rautala tapaansa tehdä kirjauksia. Rautalan mukaan työkokemus auttaa hahmottamaan, mitkä tiedot on olennaista kirjata.

Kliinisen opettajan työnkuvaan sisältyy paljon kenttätyötä eläinten parissa. Osana opetusta käytetään myös kirjallisia materiaaleja. Aiemmin nämä ovat olleet lyhyehköjä muutaman sivun monisteita. Nykyisin materiaalit ovat siirtyneet pitkälti sähköiseen muotoon – aluksi tallennelevylle ”nautarompuksi” ja sittemmin verkkoon. Lisäksi luento-opetusta varten täytyy työstää diaesityksiä ja muuta sähköistä aineistoa. Materiaalien ajantasaisuus käydään säännöllisesti läpi, mutta yleensä tarvittavat muutokset ovat pieniä, joten niiden työstämiseen ei tarvitse käyttää merkittävästi aikaa vuosittain.

Urallaan Rautala on kirjoittanut myös tieteellisiä tekstejä. Merkittävä osa alan tieteellisistä artikkeleista on kirjoitettu englanniksi, joten vieraskielisten tekstien kanssa toimiminen tuli Rautalalle jo opiskeluaikana tutuksi. Uran alkuvaiheessa alan englanninkielinen termistö teki lähdeartikkelien lukemisesta rankkaa, mutta ajan myötä vieraan kielen kanssa toimiminen helpottui. Laaja-alainen perehtyminen olemassa olevaan tutkimustietoon on tärkeä osa tieteellisen tekstin tekoprosessia, joten vieraan kielen hyvä hallinta on tärkeää, vaikka kirjoittaisikin artikkelia suomeksi.

Kirjoituskurssilta itsevarmuutta

Kun Rautala opiskeli yliopistossa, tieteellistä kirjoittamista opetettiin hyvin vähän, sillä ylioppilastutkinnon uskottiin tarjoavan riittävät eväät korkeakouluunkin: ”Kirjoittamista ei enää hiottu, vaan lähdettiin opettelemaan ammattia.” Rautala luonnehtiikin, että tutkielmien kirjoittaminen oli hänen omina opiskeluaikoinaan ”yksinäisen puurtajan hommaa”. Kirjoitustaidot hioutuivat kuitenkin vapaaehtoisella kirjoituskurssilla, ja vaikka sielläkin keskiössä oli lähinnä tieteellisten tekstien kansantajuistaminen, kurssi lisäsi Rautalan varmuutta kirjoittajana.

Kokemusta Rautalalle on kertynyt myös oppimateriaalien laatimisesta työryhmissä, joissa jopa 10 asiantuntijaa on työstänyt tekstejä yhdessä. Ryhmätyöskentelystä Rautala on oppinut, kuinka vaikeaa tekstin yhtenäistäminen voi olla. Toisaalta kokemusta on kertynyt myös projekteista, joissa hyvin voimakas persoona ottaa dominoivan aseman vieden tilaa toisilta. Rautala kuvaileekin, että menisi itse mieluummin ”munkin kammioon” tekemään töitä yksin, mutta tiedostaa kollektiivisenkin kirjoittamisen hyödyt.

Kammiossaan Rautala kirjoittaa artikkeleita varsin systemaattisesti: ”Voimani on looginen eteneminen.” Kirjoittaminen alkaa aina tutkimuskysymyksen selvittämisestä ja aiemman tutkimuksen lukemisesta. Tästä hän jatkaa väliotsikoiden muotoiluun ja itse tekstin tuottamiseen, joka on Rautalalle melko mekaanista toimintaa. Tekstiä syntyy pala palalta, vaikka se ei aina antoisinta olisikaan: ”Tieteellisestä kirjoittamisesta puuttuu luova pulppuaminen, kirjoittaminen on matemaattista.”

Aamupäivällä voi olla asiallinen ja iltapäivällä saa letkautella 

Opinnäytetöitä ohjatessaan Rautala on nähnyt, ettei akateemisen tekstin tuottaminen ole kaikille luontaista. Hän korostaakin nykyisten tutkintoon kuuluvien kirjoituskurssien tärkeyttä: ”Tekstitaitojen kurssit elvyttävät opiskelijoita tekstien ja kirjoittamisen pariin.” Erityisesti Rautala tähdentää kirjoittamisen tärkeyttä ajatustyössä ja oppimisprosessissa. Tekstityöhön liittyvät itse kirjoittamisen lisäksi olennaisena osana myös luku- ja kuuntelutaidot. Pitkän uran aikana Rautalalle on karttunut kokemusta, joka helpottaa tekstityötä; potilasjärjestelmän kirjauksiin hän osaa poimia eläimen omistajan kertomuksesta olennaisen, ja tutkimusaineistoa lukiessaan hän osaa nopealla silmäyksellä arvioida, onko artikkelista hänen lähteekseen.

Vaikka Rautala jääkin kliinisen opettajan työstä eläkkeelle, kuuluu kirjoittaminen silti hänen arkeensa Eläinlääkärilehdessä ilmestyvien kolumnien ja pakinoiden muodossa. Siinä missä tieteellinen kirjoittaminen on Rautalalle tekstin tekemistä, kolumnien ja pakinoiden kirjoittamista hän luonnehtii tekstin luomiseksi: ”Luovasta kirjoittamisesta puuttuu se matematiikka, en etene prosessissa yhtä systemaattisesti.” Kirjoittaminen on Rautalalle siis elinehto niin työssä kuin vapaa-ajalla.

Arttu Jalonen, Kalle Lähteenkorva, Heidi Ojala ja Ida Pajunen

Julkaistu

Selkokieli näkyväksi kaikille – kehittämispäällikkö kirjoittaa ja kommentoi

Selkokeskuksen kehittämispäällikkö Leealaura Leskelän työtehtäviin kuuluu niin tekstien tuottamista kuin arviointia, eikä aika tunnu aina riittävän kaikkeen.  

Kuva: Leealaura Leskelä

Selkokeskuksen kehittämispäällikkö Leealaura Leskelä työskentelee paljon erilaisten tekstien kanssa. Hänen työtehtäviinsä kuuluu esimerkiksi valvoa selkokielen asemaa yhteiskunnassa, arvioida toisten kirjoittamia selkokielisiä tekstejä sekä järjestää selkokielestä koulutuksia. Selkokielellä tarkoitetaan helpotettua suomen kieltä. Se on tarkoitettu ihmisille, joille yleiskielinen suomi on liian haasteellista esimerkiksi monimutkaisen sanaston vuoksi.

Leskelän työtehtävät vaihtelevat paljon päivästä riippuen. Selkokielen edunvalvonnan vuoksi hänen työssään kuitenkin korostuvat eri viranomaistekstien kirjoittaminen ja selkokielen esitteleminen ihmisille. Toisinaan häneltä myös kysytään, edustavatko jotkut tekstit selkokieltä vai eivät. Yhteydenottoihin vastaamiseen menee yllättävän paljon aikaa. ”Ajankäyttöä suunnitellessa ei välttämättä tule ottaneeksi huomioon, että sähköpostien kirjoittamista on niin paljon.”

Työtehtävien monipuolisuus viestii vastuusta

Leskelän työnkuvaan kuuluu paljon sekä maallikoille että alan asiantuntijoille suunnattujen tekstien tuottamista ja lukemista. Työtehtäviä kertyy listaksi asti, mutta ne tuovat työhön myös monipuolisuutta. Hän tuottaa muun muassa kannanottoja, lausuntoja, kokousmuistioita, raportointi- ja rahoitustekstejä sekä Powerpoint-esityksiä koulutuksiin. Lisäksi kehittämispäällikön työssä pitää tuntea hyvin erilaisia tekstilajeja, esimerkiksi tieteellisiä tutkimuksia tai viranomaisille suunnattuja tekstejä, sekä tunnistaa niille tyypilliset piirteet. Oleellista on myös kyky arvioida muiden tuottamia tekstejä.

Kehittämispäällikkönä Leskelä on vastuuroolissa, ja hän tarkistaa ja kommentoi muiden kirjoittamia tekstejä. Kommentoimisen lisäksi hän voi myös pohtia yhdessä pohjatekstin laatijan kanssa, millaiset ratkaisut ovat juuri kyseiseen tekstiin sopivia.

Myös yleiskielisten tekstien selkoistamiseen liittyy omia erityispiirteitään. Niitä työstäessä on Leskelän mielestä tärkeää jo heti alussa olla varma, että suunnitellun tyyppistä tekstiä todellakin tarvitaan: ”Tekstille tulee olla tarve: joku henkilö, joka tarvitsee tämän (selkokielisen) tiedon.” Hänen mukaansa selkokielisen tekstin tuottamisen vaikeimmat kysymykset liittyvät siihen, mitä alkuperäisen tekstin sisältöä otetaan selkokieliseen tekstiin ja mitä jätetään pois.

Selkokielisten tekstien kehittämisen kannalta olisi tärkeää saada lisää taloudellista tukea myös lukutestauksia ja käyttäjäpalautetta varten. Leskelä painottaa selkokielen lukijoiden mielipiteiden olevan elintärkeitä ja asiantuntijoiden hyötyvän lukijapalautteesta. Todellisen käyttäjän kommentit ovat silmiä avaavia ja täten erittäin keskeisiä selkokielisten tekstien tuottamisprosessissa. ”Palautteesta tulee todelliset kasvamisen kohdat selkokielen kirjoittajana.”

Kehittämispäällikön työn lisäresurssien tarpeet

Leskelän mukaan selkokielen alalle olisi tärkeää saada enemmän resursseja. Selkokielen kehittämistyö vaatii paljon aikaa ja varoja, ja jopa muutama henkilö lisää antaisi mahdollisuuden käyttää teksteihin enemmän aikaa.

Kehittämispäällikön työajasta huomattava osa menee sähköposteihin vastaamiseen ja tiedon etsimiseen. Jos apukäsiä olisi lisää, ajan voisi käyttää muihin oleellisiin tehtäviin. ”Avustavaa henkilöstöä on koko ajan vähemmän. Resurssien lisääminen mahdollistaisi sen, että asiantuntijan tehtäväksi jää enemmän selvittelemistä ja tekstin rakentamista.”

Resurssien puutteesta huolimatta selkokielen käyttäjäkunnalle pyritään tarjoamaan mahdollisimman korkealuokkaista sisältöä. Työssään Leskelä edistää sekä selkokielen näkyvyyttä että selkokielisten tekstien laatua.

Eiji Kirves, Moona Kuorti, Kaari Laukkala ja Valo Niska

Julkaistu

”Ilman kynää ja paperia ei voi tehdä töitä”– pukusuunnittelijan työ rakentuu tekstien ympärille

Sofia Kouvo työskentelee pukusuunnittelijana elokuva- ja televisioproduktioissa. Luovassa ja käytännönläheisessä työssä erilaiset tekstit kulkevat mukana läpi produktion. Pukusuunnittelijan osalta jokainen projekti lähtee liikkeelle käsikirjoituksesta, jonka pohjalta Kouvo tekee muun muassa muistiinpanoja, ”moodboardeja” ja jopa lupahakemuksia. 

Kuva: Sofia Kouvo

Kaikki lähtee lukemisesta

Lukeminen on erottamaton osa pukusuunnittelija Sofia Kouvon työtä. Suunnittelutyö lähtee aina liikkeelle käsikirjoituksesta. ”Käsikirjoitus on kaiken tekemisen pohja – kaikki, mitä tehdään, pitää aloittaa käsikirjoituksen purkamisesta”, elokuva- ja televisiotuotannoissa työskentelevä Kouvo kertoo. Käsikirjoitusta lukiessa huomio kiinnittyy muun muassa mainintoihin vaatetuksesta, ajan kulumisesta tai päivän vaihtumisesta. Käsikirjoitus ohjaa puvustuksen suunnittelua konkreettisesti. Esimerkiksi jos käsikirjoitukseen on kirjattu, että hahmo laittaa hatun päähän, on Kouvon etsittävä hattu kohtausta varten.

Vaikka käsikirjoitus on luettavista teksteistä tärkein, Kouvon työtä ohjaavat myös muunlaiset tekstit. Esimerkiksi kuvauspäivien kulkua ohjaava call sheet eli kuvausaikataulu kertoo, mitä kohtauksia päivän aikana kuvataan. Aikataulu on tärkeä, koska kohtaukset kuvataan harvoin täysin käsikirjoituksen mukaisessa, kronologisessa järjestyksessä. Kuvausaikataulu jaetaan koko tuotantoryhmälle, eli se sisältää ohjeita myös muille tiimeille. Kouvon mukaan ura puvustajana on kehittänyt eräänlaista valikoivaa lukutaitoa – kykyä poimia vauhdikkaassa kuvaustilanteessa tekstistä oman työn kannalta olennaiset seikat.

Lukemiseen kuluu pukusuunnittelijan työssä kaiken kaikkiaan runsaasti aikaa. Jo yksin käsikirjoituksen Kouvo arvelee lukevansa kymmeniä kertoja tuotannon aikana. ”Pystyn lukemaan 20-minuuttisen jakson puolessa tunnissa, eli jos televisiosarjassa on kahdeksan jaksoa, pelkästään käsikirjoitusten lukemiseen menee neljä tuntia.” Vielä kuvausvaiheessakin Kouvo aloittaa jokaisen aamun päivän kohtausten lukemisella, vaikka taiteellinen suunnittelutyö on jo tehty. Lukeminen auttaa palauttamaan käsikirjoituksen mieleen sekä maadoittumaan tärkeimpien asioiden äärelle.

Kirjoittaminen taiteellisen työn tukena

Lukemisen lisäksi myös tekstien, erityisesti muistiinpanojen, tuottaminen on osa pukusuunnittelijan työtä. Käsikirjoitusta purkaessaan Kouvo kirjoittaa muistiinpanoja oman työnsä kannalta olennaisista seikoista. Hän poimii käsikirjoituksesta myös avainsanoja, joita hän hyödyntää esimerkiksi ohjaajalle annettavassa moodboardissa: kuvaa ja tekstiä yhdistelevässä kollaasissa, jonka tarkoitus on välittää olennaisimmat asiat hahmon visuaalisesta ilmeestä. Erityisesti oikeiden sanojen löytäminen moodboardiin on osoittautunut tärkeäksi hahmojen ja tunnelman luomisen kannalta. ”Sanojen ja kuvien yhdistelmällä on paljon helpompi kertoa ohjaajalle, miten näen roolin. Valmiita kuvia, jotka olisivat tasan sellaisia kuin haluan, on vaikeaa löytää.”

Käsikirjoituksen pohjalta Kouvo täydentää puvustuksen osalta apulaisohjaajan laatimia kronologisia purkuja eli kronoja, jotka toimivat tukena myös kuvaustilanteessa. Purkuun merkitään kronologisessa järjestyksessä kaikki ne kohtaukset, joissa tietty hahmo on mukana. Kronojen avulla pukuosasto pysyy selvillä jokaisen hahmon kaaresta, vaikka saman kuvauspäivän aikana hypittäisiin monta kertaa jaksosta toiseen ja takaisin. ”Mikäli jotakin hahmoa esimerkiksi ammutaan tarinassa jalkaan, puvustajan täytyy koko ajan pysyä kartalla, missä kohtauksissa hahmolla on ehjät ja missä rikkinäiset housut”, Kouvo kertoo.

Käsikirjoituksen, aikataulun ja kronojen lisäksi tärkeimpänä Kouvon mukana kulkee kuvauksissa kynä, sillä muistiinpanoja tehdään myös kameroiden käydessä. Hahmo saattaa esimerkiksi kääriä lahkeensa jonkin kohtauksen aikana. Muistiinpanojen avulla puvustaja tietää, mistä jatketaan hahmon seuraavassa kohtauksessa. Hahmoista otetaan kuvauksissa myös valokuvia, mutta Kouvon mukaan kirjoitettu teksti välittää tietoa selkeämmin ja luotettavammin. Pienilläkin yksityiskohdilla, kuten käärityillä farkkujen lahkeilla, on merkitystä, jotta tarinan aikajana pysyy järjestyksessä.

Kouvo kertoo tekevänsä muistiinpanoja tuleviakin tuotantoja varten esimerkiksi inspiroituessaan kadulla vastaantulevista ihmisistä. ”Mä oon kunnon muistiinpanohirmu”, hän naurahtaa.

Selkeä viestintä on opittava taito

Kuten lähes missä tahansa työssä, myös pukusuunnittelijan tehtävissä työryhmän sisäinen kommunikaatio on tärkeä osa työtä. Toisinaan Kouvon työhön kuuluu kuitenkin myös työryhmän ulkopuolelle suunnattu kirjallinen viestintä. Kuvauksiin esimerkiksi rekrytoidaan usein avustajia, joilta on löydyttävä sopivat vaatteet kotoa. Heille Kouvo kirjoittaa kuvausohjeet, joita hän on vuosien varrella ehtinyt hioa mahdollisimman selkeiksi. ”Jos niissä lukee vain, että vaatteiden täytyy olla ‘rennot mutta siistit’, se voi tarkoittaa eri ihmisille ihan eri asioita”, hän täsmentää. ”Toinen tulee paikalle juhlapuvussa ja toinen revityissä farkuissa.”

Hieman yllättäen Kouvo on päässyt harjaantumaan myös viestinnässä poliisin kanssa. Suomessa tehdään runsaasti rikossarjoja, ja aitoja poliisin virka-asuja saa käyttää kuvauksissa vain, jos siihen on poliisin myöntämä lupa. Tätä varten täytyy täyttää lupahakemus. Ennen Kouvo joutui vastaamaan lisäkysymyksiin, mutta nykyään hän osaa kirjoittaa hakemuksen niin, että se menee kerralla läpi: ”Poliisit esiintyvät tässä sarjassa poliisin työnkuvaan kuuluvalla tavalla…” hän latelee tottuneesti.

Tekstit tulevat siis pukusuunnittelijan työssä vastaan yllättävissäkin paikoissa. Kouvon mukaan kaikkien työhön liittyvien tekstilajien, kuten kuvausaikataulun, käsikirjoituksen ja kronojen, hallinta ja alituinen ristiin lukeminen onkin taito, jonka oppii kunnolla vasta tekemällä. ”Tämä työ on jatkuvaa toistoa: lukemista, kirjoittamista, ja jälleen kirjoitetun lukemista ja sisäistämistä”, Kouvo tiivistää.

Niko Dahlblom, Veera Jussila, Emma Kärkkäinen, Riina Martikainen

Julkaistu

Vanginvartijan teksteissä korostuu selkeys

Vanginvartijan työssä selkeiden tekstien tuottaminen on kaikkien etu. Yli 30 vuotta alalla työskennellyt Mikko (nimi muutettu) kohtaa vaihtelevassa työssään monenlaisia tekstejä. Digitalisaatio on tuonut vanginvartijan työnkuvaan haasteita, joita ratkotaan yhdessä kollegoiden kanssa.

Kuva: Mikko

Pitkän uran vanginvartijana tehnyt Mikko toimii työssään monenlaisten tekstien kanssa. Hän tuottaa ja lukee vankien toimintaan liittyviä ilmoituksia sekä vangin elämää ja liikkumista seuraavia kirjauksia, joista suurin osa on sähköisessä vankitietojärjestelmässä Rotissa. Lisäksi Mikko saa esihenkilöiltään esimerkiksi ohjeita ja määräyksiä, joita hän välittää sekä kirjallisesti että suullisesti eteenpäin vangeille.

Mikko korostaa, että vankilan teksteissä on tärkeää erityisesti selkeys. ”Se, että on selkeät ohjeet, määräykset ja toimintamallit, helpottaa meidän työntekijöiden toimintaa. Ja se helpottaa myös vankien elämää”, Mikko toteaa. Vanginvartijoiden laatimiin ohjeisiin ja määräyksiin voi joskus jäädä tulkinnanvaraa, mikä vuorostaan hankaloittaa vankilan arkea. Vaikka selkeiden tekstien laatiminen voi olla haasteellista, tekstien tuottamista ei tarvitse säikähtää – pääasia on tiedon liikkuminen.

Laki määrittää toimintamallit

Selkeys ei ole vanginvartijan työssä ainoastaan hyödyllistä, vaan myös lain velvoittamaa. Lainsäädäntö määrää toimintamallit, joiden noudattaminen on jokaisen vanginvartijan virkavelvollisuus. Esihenkilöiltä saadut ohjeet ja määräykset ovat Mikon työssä yleistä luettavaa, eikä niiden kyseenalaistaminen kuulu vanginvartijalle. ”Yleistä keskustelua tietysti voidaan käydä kaikista asioista, mutta eihän se vaikuta siihen, toteutetaanko me niitä ohjeita vai ei. Me toteutetaan sitä, mitä sieltä tulee”, Mikko kertoo.

Myös kirjoitustehtävissä lainsäädäntö on tärkeässä roolissa, sillä kaikki laadittavat tekstit perustuvat lakeihin ja asetuksiin. Tekstien on oltava totuudenmukaisia, tarkkoja ja perusteltuja vangin oikeusturvan säilyttämiseksi. ”Ei siinä voi lähteä kukaan oikomaan. Virkavelvollisena sulla on vastuu niistä asioista”, Mikko muistuttaa. Vanginvartijan toiminnan tulee kestää jälkeenpäinkin tarkastelua, ja tarkat merkinnät tietojärjestelmässä auttavat selvityksessä, mikäli vartijan toiminnasta kannellaan tai valitetaan.

Vankitietojärjestelmällä seurataan tuomion kulkua

Vanginvartija laatii vankien toiminnasta ilmoituksia vankitietojärjestelmä Rotiin. Ilmoitusten avulla seurataan vankeusrangaistuksen kulkua ja harkitaan, onko vanki esimerkiksi valmis koevapauteen vankilan muurien ulkopuolella. Ilmoituksessa tulee kertoa tietyt perustiedot, kuten tapahtumapaikka ja -aika, mutta muuten se saa olla melko vapaamuotoinen. Keskeistä myös ilmoituksessa on sen selkeys: Mikon mukaan ilmoituksen käsittely on helpompaa, kun jätetään turhat kiertelyt ja kaartelut pois ja keskitytään kertomaan tosiasiat niin, miten ne ovat.

Vankitietojärjestelmään kirjatut tiedot eivät ole kuitenkaan ainoa tapa tutustua vankien toimintaan, sillä vartijat ja vangit ovat kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa päivittäin. ”Vuosien saatossa kehittyy semmoinen vankituntemus, silloin tiedetään ja tunnetaan vangin toimintaa ja käyttäytymistä. Vartijat aika hyvin tietävät ilman vankitietojärjestelmän merkintöjäkin, minkälaisten asioiden kanssa vangilla on ollut ongelmia ja mitkä asiat ovat sujuneet hyvin”, Mikko tiivistää.

Vartijan ei tarvitse olla runoilija

Uransa aikana Mikko on päässyt todistamaan digitalisaation kehitystä alallaan. Vaikka sähköinen viestintä ja tietojärjestelmät ovat nousseet luonnolliseksi osaksi nykyvankilan arkea, on Mikko havainnut digitaalisessa ympäristössä myös haasteita. Kiireiden keskellä pakolliset kirjoitustehtävät saattavat tuntua ylimääräiseltä taakalta, kun oikeiden sivujen etsiminen tietojärjestelmästä vie aikaa.

Vartijoiden perehdytys sekä nykyiseen että edelliseen vankitietojärjestelmään on toteutettu pääosin työpäivien aikana tavanomaisten työtehtävien lomassa, jolloin järjestelmän ominaisuuksien syvemmälle opiskelulle ei aina ole jäänyt aikaa. Mikon mukaan tekemällä kuitenkin oppii, ja asiantunteva työyhteisö on vartijan tukena niin nyt kuin tulevaisuudessakin. ”Toistojen määrä on se juttu, jolla jotenkin saa tehtyä, ja apua saa kollegoilta”, hän kiteyttää.

Sähköisiin työkaluihin tottuneiden nuorempien vanginvartijoiden digitaitoihin Mikko luottaa. Tulevaisuuden vartijalta vaaditaan viestintäteknologian tuntemuksen lisäksi kuitenkin myös muita tekstitaitoja. Vanginvartijan tärkeimpänä tekstitaitona Mikko pitää kykyä ilmaista itseään niin, että esitettävä asia tulee selväksi sekä muille työntekijöille että vangeille.

Kun luku- ja kirjoitustaidot ovat kunnossa, on tekstien ymmärrettävyyteen ja tiedon liikkumiseen helpompi kiinnittää huomiota. Mikon mielestä nuori vartija pääsee tällä jo pitkälle: ”Helpottaa paljon, että tulet ymmärretyksi asiassa – ei tässä kenenkään runoilija tai kirjailija tarvitse olla.”

Heidi Aarnio, Joanna Jukka, Erik Tiessalo ja Heini Virtanen