Koronaviestintää koko kansalle

Koronakeväänä 2020 valtiollinen koronaviestintä keskitettiin poikkeuslain nojalla täysin valtioneuvoston kanslialle. Vuosi toi mukanaan paljon yllättäviä tilanteita ja asioita, joihin työyhteisön oli sopeuduttava, viestintäosastolla työskentelevä Tiina Varhee kertoo.

Kuva: Kari Keskitalo

Tiina Varhee on työskennellyt valtioneuvoston kansliassa eli pääministerin johtamassa ministeriössä viestintätehtävissä keväästä 2019 lähtien. Valtioneuvoston kanslian viestintätiimi vastaa pääministerin, Eurooppa- ja omistajaohjausministerin sekä hallituksen isojen hankkeiden viestinnästä. Työn aloitus viestintäavustajana sattui Varheella varsin vilkkaaseen ajanjaksoon, ja työpöydällä on kuluneen kahden vuoden aikana ollut käsittelyssä esimerkiksi muutama hallituksenvaihdos sekä koronapandemia. Varhee naurahtaakin, että tylsää ei ole ollut.

Tiedotteita ja kysymyksiin vastaamista

Erilaiset tekstit, kuten tiedotteet, ovat keskeinen osa Varheen työn arkea. Vuoden 2020 aikana valtioneuvosto julkaisi yli 1 000 tiedotetta, jotka käsittelivät pääasiassa koronarajoituksia, hallituksen tekemiä päätöksiä sekä hallituksen toimintaa. Medialle julkaistavissa tiedotteissa viestittiin lisäksi, milloin hallitus kokoontuu ja milloin ketäkin ministeriä on mahdollista haastatella.

Tiedotteiden ohella keskeisiä valtioneuvoston arjessa ovat asiakaspalautteet, joita ministeriössä nimitetään myös kansalaiskysymyksiksi. Viime vuosi olikin kansalaiskysymysten osalta erityinen, sillä kysymysten määrä moninkertaistui aikaisempiin vuosiin nähden. Viestejä tuli päivittäin satoja, enimmillään jopa lähes tuhat päivässä.

”Koska olemme kaikkien ministeriö, kysymyksiä tulee kaikesta. Ja kun sanon kaikesta, tarkoitan oikeasti, että ihan kaikesta”, Varhee kertoo.

Viesteissä näkyi esimerkiksi se, ettei lainvalmistelussa ollut aikaa ottaa huomioon kaikkia sellaisia poikkeuksia, joita siinä normaalisti huomioidaan. Välillä viestit käsittelivät mitä yksityiskohtaisempia tilanteita. Yhtenä mieleenpainuvana esimerkkinä Varhee mainitsee tilanteen, jossa valtioneuvoston kanslian mielipidettä kysyttiin siihen, miten matkustusrajoitusten suhteen tulee toimia, kun hevonen on Saksassa, ja se pitäisi saada omistajansa luo Suomeen. Tähän kysymykseen ei löytynyt suoraa vastausta hallituksen tekemistä linjauksista, vaan tieto täytyi selvittää muita reittejä pitkin.

Kansalaiskysymysten tarkoitus on palvella kansalaisia, mutta ne tuovat viestintäosastolle myös arvokasta tietoa julkaistuista tiedotteista. Mikäli jokin sanavalinta tai lausemuoto herättää paljon kysymyksiä, muotoilu ei ole onnistunut tarkoituksessaan eli selkeässä viestinnässä. Kansalaiskysymykset toimivatkin myös tietynlaisena palautteena viestinnän onnistumisesta.

Tiedonhakua ja yhteistyötä

Vaikka kansalaiskysymyksiin vastaamisen lopputuotteena syntyy vain yksi sähköpostiviesti tai twiitti, vaatii tekstin kirjoittaminen usein paljon tiedonhankintaa ja konsultointia. Tiedonhankinta ja asiantuntijatiedon palasten yhdisteleminen sekä muuttaminen kansalaisille ymmärrettävään muotoon ovatkin merkittävässä osassa viestintäavustajan työtä. Koronaviestinnässä tekstin tuottaminen vaatii tiedonkeruutaitoja ja nopeaa reagointikykyä. Varheen mukaan tiedonhaku onkin merkittävin taito, jota valtioneuvoston viestintäavustajana tarvitsee.

Varhee kertoo myös yhteistyön olevan iso osa avustajan tehtäviä. Yhteistyötä tehdään oman tiimin lisäksi myös muiden ministeriöiden työntekijöiden sekä erilaisten asiantuntijatahojen, kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sekä poliisi- ja rajaviranomaisten kanssa. Yhteistyötä tehdään, sillä yhden ministeriön työntekijä ei voi hallita näiden kaikkien sisältöjä.

Kohderyhmänä koko Suomi

Valtioneuvoston viestinnän kohderyhmä on Varheen aikaisempiin viestinnän töihin verrattuna sikäli poikkeuksellinen, että sen kohderyhmään kuuluu jokainen Suomessa asuva ihminen. Näin laaja kohderyhmä on harvinainen, sillä useimmiten viestintä- ja markkinointikampanjat kohdennetaan pienemmälle ryhmälle, joka määritellään esimerkiksi iän tai sukupuolen perusteella.

Käytännössä laaja kohderyhmä näkyy esimerkiksi siinä, että tiedotteet käännetään useille kielille. Pandemia-aikana käännöksiä on tehty entistäkin useammalle kielelle kaikkien Suomessa asuvien ihmisten tavoittamiseksi. Lisäksi viestinnän selkeyden merkitys on korostunut. On esimerkiksi tärkeää, että ilmiöistä käytetään johdonmukaisesti samoja ilmauksia. Selkeään viestintään panostamalla pyritään sitouttamaan ihmisiä rajoitusten noudattamiseen sekä “ampumaan alas” erilaisia valeuutisia, joita korona-aiheenkin ympärillä on liikkunut.

Selkeä ja ajankohtainen viestintä helpottaa kaikkien kansalaisten arkea. Myös työn merkityksellisyys rakentuu siksi tekstien ympärille. Varhee saakin päivittäin kokea tekevänsä tärkeää työtä, myös vuonna 2021, vaikka titteli ja työnkuva ovatkin vaihtuneet uuteen tehtävään viestintäasiantuntijana.

 

Elli Mannermaa, Iina Kivistö, Laura Purhonen ja Ella Väätäinen

Digistä huolimatta potilas edellä

Vuosien saatossa ensihoitajan työ on kokenut suuren muodonmuutoksen, kun potilastiedot kirjataan jo kentällä digiin. Kannettava tietokone seuraa aina ensihoitajaa ambulanssiin ja asiakkaan luo, jossa kiireen keskellä on pystyttävä tekemään kirjaukset loogisesti ja tiivistäen. 

Keskisuomalainen ensihoitaja Juha Hyötyläinen on työskennellyt alalla yli 20 vuotta. Työhön kuuluu vakavasti sairastuneiden ja onnettomuuksissa loukkaantuneiden ihmisten auttamista sekä yhteistyötä asiakkaan hoitoon osallistuvien ammattilaisten kanssa. ”Koko elämän kirjon siinä näkee”, kuvailee Hyötyläinen.  

Työpäivänsä aikana Hyötyläinen on tekemisissä hyvin erilaisten kirjallisten ja suullisten tekstien kanssa. Muodollisuuden aste vaihtelee, kun päivittäisen tekstityön piirissä ovat vaikkapa työpaikan viikkotiedotteet, ilmoitustaulun viestit, yksikön oman WhatsApp-ryhmän luottamukselliset keskustelut, potilastietojärjestelmän lakisääteiset kirjaukset, hoito-ohjeet sekä sairaalahenkilöstön koulutusmateriaalit. Hoitotason ensihoitajan työnsä lisäksi Hyötyläinen toimii ensihoidon kouluttajana Keski-Suomen Pelastuslaitoksella. Hyötyläinen on myös valtakunnallisen Suomen Ensihoitoalan liiton (SEHL) puheenjohtaja ja luottamustehtävässään hän kirjoittaa yhdessä ammattiliiton lehden toimituksen kanssa muun muassa liiton jäsenjulkaisuihin. 

”Mitä ei olla kirjattu, sitä ei olla tehty”  

Tekstityö on olennainen osa ensihoitajien työtä. Tapahtumien kirjaaminen ja raportointi on ensiarvoisen tärkeää potilas- ja työturvallisuuden takaamiseksi. ”Mitä ei olla kirjattu, sitä ei olla tehty”, Hyötyläinen painottaa. 

Nykyisin kaikki kirjataan pääsääntöisesti suoraan sähköiseen järjestelmään, mutta toisinaan työn hektisyys ja äkilliset tilanteet vaativat luovuutta, sillä tapahtumapaikalla tilanneraportit ja tehdyt toimenpiteet on saatava kirjattua muistiin tilanteessa kuin tilanteessa. Muistiinpanovälineenä voi toimia vaikka pieni paperilappu, johon ranskalaisin viivoin merkitään kaikki tarvittavat tiedot. Oli kyseessä muistilappu tai suora kirjaus sähköiseen järjestelmään, on sen aina oltava tarkka, selkeä ja looginen. Kirjauksen perusteella tehtävä jälkiraportti on nimittäin juridinen paperi, jota saatetaan tarvita, mikäli tapahtuneesta vaaditaan jälkeenpäin esimerkiksi oikeudellista selvitystä. Tehdyt toimenpiteet on helpompaa todentaa jälkeenpäin, jos ne on kirjattu tarkasti ylös. 

Kirjaamisen lisäksi ensihoitajan työhön kuuluu suullinen raportointi ja konsultaatio esimerkiksi silloin, kun asiakas ja hänen tietonsa siirtyvät hoitajalta toiselle. Suullisessa raportoinnissa esiin nousevat samat ominaisuudet kuin kirjallisessakin, mutta kommunikaation merkitys korostuu. Ei ole sama, millä tavalla tai missä järjestyksessä asioita kerrotaan, jotta olennaiset tiedot saadaan välitettyä ja vastaanottaja saa kokonaiskuvan tilanteesta. Suullista raportointia helpottamaan onkin kehitetty valtakunnallisesti käytössä oleva ISBAR-menetelmä, tarkistuslistamainen työkalu, jonka avulla raportista saadaan jäsennelty ja selkeä. 

Paperista digiin 

Keski-Suomen pelastuslaitos siirtyi uuteen sähköiseen Merlot Medi -järjestelmään vuoden 2021 vaihteessa. Aiemmin ensihoitajat kirjasivat potilaan tiedot hoitotilanteessa käsin paperisille lomakkeille, minkä jälkeen sairaalassa tiedot piti kirjata uudelleen sähköiseen järjestelmään. Nyt paperilomakkeiden tilalla on kannettava tietokone, ja kirjaukset tehdään suoraan sähköiseen järjestelmään.  

Hyötyläisen mukaan uusi toimintatapa on ehdottomasti yksinkertaistanut ja helpottanut ensihoitajien työtä. Potilastietojen kirjaaminen on nopeutunut: ”Jos laitan syntymäajan, niin se etsii nimet ja osoitteet.” Järjestelmä tarjoaa myös rasti ruutuun -kysymyksiä, joten kaikkea ei tarvitse kirjoittaa, ainoastaan klikata, mikä mahdollistaa nopean etenemisen. Myös uudelleen kirjaamiselta vältytään. Kirjatut tiedot menevät niin potilasjärjestelmään kuin laskutukseenkin. Sairaalassa päästään lukemaan ensihoitajien kentällä kirjaamat potilastiedot jo ennen kuin ensihoitajat ovat ehtineet kuljettaa potilaan sairaalaan.  

Alussa uuden toimintatavan oppiminen jännitti ja nostatti epävarmuutta. Epävarmuuden aiheuttama kankeus aiheutti huolta myös kentällä. Huoli osoittautui kuitenkin turhaksi. ”Tuntui, että keskitytään enemmän koneeseen kuin potilaaseen, mutta ajan kanssa nähtiin, ettei se näin ole. Aina mennään potilas edellä.” 

”Täytyy sanoa, että on hyvä järjestelmä. Jos saisin valita, ollaanko nykyään tässä vai mennäänkö takaisin paperikirjaamiseen, niin ehdottomasti tässä”, toteaa Hyötyläinen. 

 

Elina Leskelä, Santeri Lintula, Kerttuli Punkari ja Saara-Leena Sormunen 

 

Dramaturgi katsoo maailmaa tekstin kautta 

Satu Rasilan työssä kaiken tekemisen taustalla on teksti. Tiiviisti tekstien parissa työskentelevältä dramaturgilta vaaditaan paitsi paloa kirjoittamiseen myös valmiuksia kantaa vastuu tekstin välittämästä maailmankuvasta.  

Kuva: Otto-Ville Väätäinen

Satu Rasila työskentelee dramaturgina ja näytelmäkirjailijana Turun kaupunginteatterissa, jonne hän on kirjoittanut ja dramatisoinut lukuisia näytelmiä. Esimerkiksi Turku-trilogian muodostavat musikaalit Kakola (2012), Seili (2014) ja Varissuo (2018, yhdessä Palefacen kanssa) ovat Rasilan käsialaa.

Dramaturgin työssä kirjoittaminen nivoutuu kaikkeen muuhun tekemiseen: ”Kun prosessi on käynnissä, niin ajattelen, että lukeminen tai elokuvan katsominen on kirjoittamista. Pukusuunnittelijan kanssa keskusteleminenkin on jossain vaiheessa kirjoittamista.” Samalla Rasila kuitenkin korostaa, että iso osa hänen työstään on ”sellaista aikuistylsää”, kuten palavereissa istumista ja pöytäkirjan mukaan etenemistä. Tästä huolimatta kaiken tekemisen taustalla on aina itse teksti eli näytelmä. Kaikki, mihin Rasila työssään käyttää aikaa, liittyy tavalla tai toisella juuri siihen.

Käsialaa ja paineensietokykyä 

Kirjoittamista ja lukemista voi pitää tietyssä määrin universaaleina taitoina. Ammatikseen kirjoittavalla ihmisellä täytyy olla paloa tekstejä ja kirjoittamista kohtaan. Kirjoittaminen onkin taito, joka dramaturgin työssä kehittyy koko ajan, koska sitä tulee tehtyä joka päivä. Tärkeintä dramaturgin työssä on kehittää omaa makua ja “käsialaa”. Näitä taitoja vaaditaan jo teatterikorkeakouluun haettaessa, sillä ne ovat kaiken tekstinkäsittelyn takana.

Jokaisen kirjoittajan sisällä on kriitikko, ja omien odotusten ylittäminen saattaa olla tekijälle iso este. Toinen oleellinen taito, jota dramaturgin ammatti opettaa, on kyky sietää painetta ja pettymyksiä. Vaikka Rasila kirjoittaa päivittäin, hän korostaa, että aina ei voi onnistua: “Vaikka olisi ollut kirjoittaessa sata kertaa samoissa työvaiheissa, ei silti tiedä, tuleeko siitä aina mitään.” Kirjoittaminen onkin prosessi, johon tulee rutiini, mutta onnistumisesta ei silti ole takeita. Rasilan mukaan aloittelevana dramaturgina olisi ollut hyvä tietää, ettei kannata ottaa paineita, jos ei ole lukenut esimerkiksi kaikkia klassikkoteoksia. “Ei pidä jäädä liikaa sen fiiliksen alle, että on kokematon.”

Dramatisointi vaatii harkittua suunnittelua

Teoksen dramatisointi näyttämölle etenee monivaiheisesti, ja dramaturgin valinnat prosessin aikana vaikuttavat tekstin lopulliseen versioon. Henkilöitä tai tapahtumia dramaturgi ei saa kirjoittaa lisää, mutta tekstin rakenteen ja näyttämöllä tapahtuvan toiminnan avulla voidaan vaikuttaa siihen, millainen kuva maailmasta ja tekijöiden maailmankatsomuksesta välitetään.

Alkukieliseen versioon tutustumisen ja sen rakenteen hahmottelemisen jälkeen Rasila suunnittelee, missä järjestyksessä teoksen tarina kerrotaan: kerrotaanko se kronologisessa järjestyksessä, episodimaisesti vai aloitetaanko tarina lopusta. Rasila pohtii kirjoittaessaan myös sitä, miten esitys kannattaisi rakentaa, jotta sen suhde alkuperäiseen tarinaan voisi muodostua katsojalle mahdollisimman yllätykselliseksi. Näytelmän rakenteen suunnittelu on teosarkkitehtuuria, jossa olennaista on harkittu suunnittelu.

Kohtauksia ja niiden tapahtumia kirjoitettaessa on merkityksellistä, mitä tietyn kohtauksen tai tapahtuman aikana ollaan konkreettisesti tekemässä. Kaikki näyttämöllä tapahtuva toiminta kertoo nimittäin jotakin teoksen henkilöistä ja rakentaa teoksen estetiikasta kokonaisnäkemystä. Rasila kokeekin olevansa hyvin aihekeskeinen kirjoittaja. Kokonaisnäkemyksen luominen edellyttää, että löytää teoksesta jonkin sellaisen tason, joka yhdistää kaikkia teoksen henkilöitä. Tällainen voi olla esimerkiksi metafora teoksen koko miljööstä.

Vastuuta kantamassa 

Dramaturgin työssä sanoilla on suuri merkitys, ja dramaturgilla onkin vastuunsa kannettavana siinä, mitä sanotaan ja mitä jätetään sanomatta. Esimerkiksi Varissuo-musikaalia tehdessään Rasila joutui pohtimaan raskaana olevan 16-vuotiaan tytön kohtaloa. Oleellinen kysymys oli, pitääkö tyttö lapsen vai tekeekö hän abortin ja mistä syystä.

Rasila on työssään kipuillut myös sen asian kanssa, voiko hän valkoisena, keski-ikäisenä ja keskiluokkaisena kirjoittaa tarinoita esimerkiksi etnisistä vähemmistöistä. Tämänkaltaisia keskusteluja käydään työryhmässä yhdessä: ”Joku keskustelu voi mennä isoon filosofiseen vastuunkantoon siitä, mitä saa ja haluaa väittää ihmiskuvasta.” Tällöin ollaan Rasilan mielestä dramaturgin työn ytimessä – puhutaan tekstistä, mutta samalla puhutaan laajemmin jopa elämänkatsomuksesta.

 

Noora Välimäki, Jasmine Pekola ja Pinja Leppänen

 

 

Tasokas teksti antaa yritysmaailmassa etulyöntiaseman

Ville Haikola on toinen kaksihenkisen markkinatutkimusta tekevän yrityksen yhtiökumppaneista. Yrittäjän arki kuluu pitkälti kirjoittamisen parissa: työnkuva koostuu suurimmaksi osin tarjousten, lomakkeiden ja raporttien laatimisesta. Laadukkaiden tekstien tuottaminen onkin Haikolan mielestä yritysmaailmassa merkittävä menestystekijä.

Yrittäjän täytyy jatkuvasti miettiä, millainen tekeminen tukee yrityksen menestystä parhaiten ja luo asiakkaalle asiantuntevan, ammattimaisen vaikutelman. Haikolan mukaan huolellisuus kaikissa teksteissä – raporteista lomakkeisiin ja sähköposteihin – on erityisen tärkeää.

”En halua jättää työhöni kirjoitusvirheitä, sillä ne antavat huonon, hutaistun vaikutelman, jollaista en halua antaa yrityksestäni. Omien tekstien oikolukeminen on olennainen osa työprosessia.”

”Oikeakielisyys indikoi uskottavuutta ja pätevyyttä. Jos kahdella tekstillä on sama sisältö, mutta toisessa on virheitä, pidetään virheetöntä intuitiivisesti luotettavampana ja vakuuttavampana”, Haikola sanoo. Toistuvat virheet teksteissä antavat epäammattimaisen vaikutelman, vaikka sisältö itsessään olisikin moitteetonta.

Haikolan yritys toteuttaa asiakkailleen markkinatutkimushankkeita ja konsultoi tutkimusasioissa. Haikolan tekemiä tutkimuksia tilaavat hyvin monenlaiset ja -kokoiset yritykset ja järjestöt. Firman hankkeet ja niihin liittyvien tekstien luominen sujuu pääosin muutamassa eri vaiheessa. Tarjous tehdään ja lähetetään asiakkaalle, minkä jälkeen laaditaan kyselylomake, jolla kerätään tutkimusaineisto vastaajapaneelissa. Lopuksi tulosten pohjalta kirjoitetaan asiakkaalle raportti työn tuloksista.

Sujuvan tekstin ainekset

Virheettömän kieliopin ja muiden teknisten tekijöiden lisäksi työn tuloksissa on tärkeää, että myös analyyttinen puoli on kunnossa. ”Tällä tarkoitetaan sitä, että tehdyn tutkimuksen tulokset ymmärretään ja niistä osataan poimia oleellinen”, Haikola tuumaa.

Asiakkaille suunnattujen raporttien tarkoituksena on puolestaan esitellä olennainen sisältö tiiviisti ja niin, että se on helppo ymmärtää. Keskeisten havaintojen erotteleminen ja johtopäätösten esitteleminen voi Haikolan mukaan olla ajoittain haastavaa. Tulokset täytyy esitellä niin, että ne ovat selkeitä, mutta samalla säilyttävät merkityksensä.

Epäsopivat lauserakenteet tai jopa sanavalinnat voivat pahimmassa tapauksessa aiheuttaa väärinymmärryksiä tai vääristää tutkimustuloksia. Joskus monimutkaisten tutkimustulosten muotoileminen helppolukuiseen ja yksinkertaiseen muotoon aiheuttaa päänvaivaa.

”Yhteenvedon tekeminen tutkimuksen tuloksista on mielenkiintoista mutta raskasta, sillä siinä pitää miettiä tarkkaan, mikä on keskeistä, sekä miten sen saa muotoiltua ymmärrettävästi”, Haikola sanoo.

”Työstämme yhtiökumppanini kanssa pääasiassa molemmat omia projektejamme ja tekstejämme. Joskus saatamme kuitenkin sparrata toisiamme. Siitä on usein hirveästi apua, sillä toinen saattaa vaikkapa keksiä hyvän idean, tai muistaa jonkin oman vastaavan tapauksensa, jota voisi käyttää hyödyksi.”

Kirjoittamisen suuri rooli yrittäjän arjessa

Vaikka suurin osa ajasta kuluukin tietokoneen äärellä pähkäillessä, työskentely on innostavaa ja palkitsevaa. Haikola arvioi työajastaan jopa vähintään 95 prosenttia kuluvan kirjoittamiseen tai muuhun tekstin työstämiseen. Kaiken kaikkiaan pyrkimyksenä on tuottaa aina asiakaslähtöistä ja kilpailukykyistä tekstiä.

”Nyt kun miettii, niin kirjoittamisestahan tässä tosiaan lähinnä on kyse. Tärkeää on osata kirjoittaa fiksusti ja ytimekkäästi. Ja koko ajan tekemisen myötä oppii lisää.”

 

Kaarina Kahiluoto ja Emilia Haikola

Yksi teksti kertoo kaiken — tekstityön haasteita neuropsykologin työssä

Neuropsykologin työssään PsT Liisa Klenberg arvioi viikoittain lapsia ja nuoria, joilla on ongelmia kielen kanssa. Lukihäiriön ja muiden oppimisvaikeuksien tutkiminen on vastaanotolla arkea, joten kieli on väline jokapäiväisessä työnkuvassa. Myös Klenberg kohtaa haasteita tekstien parissa: ammatin tekstilajit vaativat kirjoittajalta kykyä ottaa huomioon erilaiset lukijat ja taitoa soveltaa alan terminologiaa ymmärrettävästi.

Neuropsykologi Liisa Klenberg (PsT) tekee työpaikallaan Hippo Terapiaklinikalla päivittäin asiakastyötä. Suurin osa työpäivästä kuluu kuitenkin tekstityön parissa.

Klenberg tuottaa työssään monenlaisia tekstejä. Kirjoitettua tulee muun muassa asiakaskäyntien kirjauksia, psykologisia lausuntoja sekä sähköposti- ja WhatsApp-viestejä. Käyntikirjauksia on näistä eniten, koska jokaisesta asiakaskäynnistä kirjataan sekä virallinen raportti, joka tallennetaan sähköiseen arkistoon, että omat muistiinpanot, jotka voivat olla sähköisiä tai paperisia. Virallisten raporttien tarkoitus on tuottaa tulos asiakastyöstä ja välittää asiakastapaamisesta tietoa asiakkaalle itselleen, muille terveydenhuollon ammattilaisille ja koululle. Muilta osin ne ovat salassapitovelvollisuuden alaisia.

Psykologin työssä tekstien kuluttaminen on myös runsasta. Asiakkailta kilahtelee sähköpostiviestejä, joiden avulla sovitaan esimerkiksi tapaamisaikoja. Asiakastyöhön sisältyy kuitenkin myös vaativampien tekstien lukemista ja tulkitsemista. Klenberg toteaa, että jo uuden asiakkaan historiaan perehtyminen vaatii kykyä seuloa erilaisten dokumenttien ja sairauskertomusten pinkasta ne, jotka ovat terapiatyön kannalta oleellisia. Koska neuropsykologia on jatkuvasti kehittyvä ala, työhön kuuluu myös ammatillisen kirjallisuuden lukemista. Tämä on tärkeää, jos uudella asiakkaalla on jokin harvinainen neuropsykiatrinen häiriö.

Erilaisia tekstejä käytetään välineinä myös asiakaskäynneillä muun muassa oppimisvaikeuksista kärsivien lasten ja nuorten kanssa. Asiakkaat voivat itse kirjoittaa tekstejä, joita Klenberg kommentoi. Huomiota voidaan kiinnittää esimerkiksi välimerkkeihin tai isoihin alkukirjaimiin.

Työ tiivistyy paperiliuskaan

Vastaanottokäyntien, tutkimusten ja arvioiden jälkeen psykologin on luotava asiakkaan tilasta lausunto. Lausunnon kirjoittaminen on muutakin kuin vain kliinistä kuvailua, ja siihen tiivistyy Klenbergin mukaan moni psykologin työnkuvan pulmallisimmista seikoista.

Lausunto on teksti, jonka lukee joukko ihmisiä hyvin erilaisilla valmiuksilla. Kohderyhmien moninaisuus on otettava huomioon usealla kielen tasolla. Asiakas tai asiakkaan vanhemmat eivät välttämättä ymmärrä monimutkaista alan terminologiaa, joten sanavalintoihin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Tekstin yleisöön kuuluvien terveydenhuollon ammattilaisten odotukset voivat myös erota: toinen haluaa tiiviin ja suoraan asiaan menevän raportin, kun taas toinen toivoo perinpohjaista selvitystä jokaisesta tutkimusmenetelmästä ja havainnosta. Klenbergin mukaan lausunto onkin pitkälti tasapainottelua eri valintojen välillä ja erilaisten näkökulmien huomioimista. Laadunkaan suhteen ei voi tehdä kompromisseja.

“Moni sanoo, että lausunnon kirjoittaminen on vaikeinta työssämme”, Klenberg kertoo.

Usein lausunto on ainoa dokumentti, jonka muut ihmiset kuin psykologi ja asiakas saavat asiakaskäyntien sisällöstä luettavakseen. Se kertoo tiivistetysti asiakastapaamisista, joissa on voinut selvitä asiakkaasta hyvinkin monimutkaisia asioita. Lausuntoa varten psykologin on löydettävä asiakastapaamisista punainen lanka ja hahmotettava se itselleen – luonnollisesti on myös pystyttävä kirjoittamaan nämä havainnot puhtaaksi paperille. Vaikka tekstilajina psykologin lausunto on hyvin kaavamainen ja ammattikunnassa vakiintunut, jokainen teksti vaatii tarkkaa ja yksilöllistä pohdintaa.

Enemmän koulutusta tekstitaidoista

Etenkin lausuntojen laatimisen kompleksisuus mietityttää Klenbergiä: opinnoissa kirjoittamiseen ei anneta tarvittavaa koulutusta, vaikka taito onkin erittäin tarpeellinen oman työn tuloksen kannalta. Rakenteellisten ja sisällöllisten ratkaisujen lisäksi tekstin kielellisen ulkoasun täytyy olla selkeä ja ymmärrettävä, mutta samalla tulee kiinnittää huomiota empaattisuuteen. Kirjoitusprosessissa siis korostuu olennaisesti pyrkimys ihmisen kunnioittamiseen. Lausunnon työstämisen haastavuus tulee kirjoittajalle ilmi etenkin sanavalintojen kohdalla. Niitä punnitessa täytyy pitäytyä kriittisenä – on käytettävä asianmukaisia termejä mutta varottava negatiivisia sivumerkityksiä. Huomiota on kiinnitettävä myös tekstiin kokonaisrakenteen toimivuuteen ja edelleen siitä syntyvään vaikutelmaan.

“Sitä aina toivoo, että olisi hyvä kirjoitustaito, jotta pystyisi ilmaisemaan asioita samalla selkeästi mutta henkilökohtaisesti. Haluan, että lausunnosta tulisi sellainen kuva, että kertoisi ihmisestä eikä kuvailisi oirelistaa”, Klenberg pohtii.

Psykologin työssä tapaa välillä myös huonoja tekstejä. Niissä alan terminologiaa käytetään hyvinkin ahkerasti, mutta asiasisältö on puutteellinen tai huonosti jäsennelty. Sama asia saattaa myös toistua monin ristiriitaisin ilmauksin, jolloin monitulkintaisuuden riski kasvaa. Tiivistettynä suurimpia ongelmia tuottavat tekstit, jotka epäonnistuvat olennaisen tiedon välittämisessä. Klenbergin mielestä on harmillista, jos tällaisen kokonaisuuden laatimiseen on käytetty paljon aikaa.

Opinnoissa tekstien kielenhuoltoon tai kirjoittamisprosessiin ei Klenbergin mukaan ole kiinnitetty tarpeeksi huomiota, vaikka käytännön työstä iso osa dokumentoidaan aina jollakin tavalla. Perusopinnoissa lausuntojen kirjoittamista harjoiteltiin konkreettisesti vain yhdellä kurssilla, jolla omista teksteistä saatiin palautetta lähinnä asiasisällöstä ja rakenteesta. Tällöin kielenhuollon puoli ei itsessään ollut fokuksessa. Tieteellisen kirjoittamisen kurssilla taas itse alan käytäntö ja siihen liittyvä tekstien tuottaminen oli luonnollisesti taka-alalla. Yleiskielen normien näkökulmasta lausuntojen työstäminen on suurimmaksi osaksi tapahtunutkin lukion äidinkielen pohjalta.

Klenberg kaipaakin psykologin koulutuksessa painotusta kirjoitetun kielen ominaispiirteiden oppimiseen. Myös täydennyskoulutuksen tarjoaminen jo työelämässä oleville näyttäytyy tarpeellisena. Klenbergin mukaan työtä ei voi yksinkertaisesti tehdä ilman kunnollisia kirjoitetun kielen valmiuksia.

 

Tuuliina Louko, Juho Majanen ja Maria Salonen

Tunteiden kanssa tasapainottelua – puheterapeutin tekstityössä korostuu sanavalintojen merkitys

Puheterapeutti Lotta Krohnilta vaaditaan kykyä ilmaista samassa tekstissä lapsen heikkoudet ja vahvuudet, sillä sitä lukevat niin lapsiasiakkaan vanhemmat kuin Kelan virkailijakin. Pahimmillaan liika kehuminen voi johtaa siihen, ettei lapsi saa enää tarvitsemaansa terapiaa.

Lotta Krohnin työtiloissa on kotoisa tunnelma, vaikka useimmiten hän käy tapaamassa lapsiasiakkaita kouluissa ja heidän kotonaan.

Puheterapeutti Lotta Krohnin päivästä parhaimmillaan puolet on tekstien kanssa toimimista. Suuren osan hänen tekstityöstään muodostavat potilastietojärjestelmään tehtävät käyntikirjaukset jokaisesta asiakkaan käyntikerrasta sekä puheterapiajaksoista kirjoitettavat palautteet. Jokaisesta käyntikerrasta tehdään mahdollisimman informatiivinen ja täsmällinen kuvaus. Kirjaukset siirretään Kanta-palveluun, josta ne ovat luettavissa terveydenhuollon ammattilaisille, mutta näkyvät myös asiakkaille.

Krohn naurahtaa, että hän on joskus haaveillut omasta sihteeristä – toisinaan käyntikirjausten tekeminen olisi mukava ulkoistaa. Rutiininomaisen työn vastapainona on lapsiasiakkaiden kanssa terapiakäynnin aikana tehtävä sadutus. Sadutuksessa puheterapeutti saa irtautua ammattitermistöstä ja pääsee kirjoittamaan lasten tarinoita muistiin.

Vaikka puheterapeutin ammatissa tekstityö koostuu suurimmaksi osaksi tekstien tuottamisesta, Krohn kertoo tarvitsevansa työssään myös taitoa tulkita muiden kirjoittamia tekstejä. Usein yksityiselle puheterapeutille tulevat asiakkaat ovat jo käyneet tutkimuksissa tai lyhyellä hoitojaksolla muilla tahoilla. Näistä aiemmista hoidoista ja tuloksista tehtyjä lausuntoja on pystyttävä lukemaan ja ymmärtämään.

Kommunikaatiota viittomin ja kuvin

Krohnille teksti käsitteenä on lavea, sillä kommunikaatioon käytetään myös kuvia ja tukiviittomia.

Kaikki Krohnin asiakkaat ovat tällä hetkellä lapsia tai varhaisteinejä. Hän ei kuitenkaan vain opettele ässää tai ärrää heidän kanssaan, kuten joskus virheellisesti luullaan. Jos lapsella on puheen tuottamisen kanssa suuria ongelmia, on äänteiden harjoittelemista tärkeämpää löytää keino arkipäivän kommunikointiin. Terapeutin kanssa opetellaan keskustelemaan viittomien tai kuvakansion avulla.

Kommunikointia voidaan harjoitella myös sopivan mobiilisovelluksen tai kuvakorttien avulla. Apuvälineissä peräkkäin asetetuista kuvista muodostuu asia, joka toiselle halutaan viestittää.

“Siitä tulee teksti, joka on tehty kuvilla.”

Sovellusten mahdollisuudet ovat rajalliset, eivätkä ne välttämättä taivu kaikkiin kielioppirakenteisiin. Niiden avulla lapset, joilla on vaikeuksia puheen tuottamisen kanssa, pystyvät kuitenkin kommunikoimaan nopeammin.

Tabletti on sähköinen terapiavihko

Nykyaikaiset verkkopalvelut, sovellukset ja laitteet ovat tuoneet mukanaan muutoksia puheterapeutin arkeen ja teksteihin, joita työssä tuotetaan. Kaikilla Krohnin asiakkailla on terapiavihkot, joihin kirjataan ja piirretään muun muassa käynnin aikana tehtyjä harjoituksia. Vihkot kulkevat asiakkaan mukana terapian ja kodin välillä.  Niihin voi kirjoittaa huomioita ja ohjeistuksia vanhemmille siitä, mitä lapsen kanssa voidaan kotona harjoitella ja miten.

Tabletin kaltaisia apuvälineitä käyttävillä asiakkailla terapiavihko saattaa olla sähköisessä muodossa. Tämä lyhentää vihkoon kirjoitettavia tekstejä huomattavasti, sillä kuvien ja videoiden otto on tabletilla nopeaa ja vaivatonta. On helpompaa liittää vihkoon video terapiassa tehdystä harjoituksesta kuin kertoa siitä sanoin.

“Ei tarvitse alkaa kirjoittaa ‘kieli sinne ja puruputki tänne’, vaan voi ottaa videopätkän siitä, mitä on harjoiteltu.”

Kirjoitettuun tekstiin verrattuna kuvat vähentävät lisäksi väärinymmärryksen mahdollisuutta.

Lausunnot liikuttavat myös terapeuttia

Puheterapeutti voi joutua tunnetasolla haastaviin tilanteisiin terapiajakson päätteeksi. Kelalle kirjoitettavassa lausunnossa tuodaan ilmi lähtötilanne, terapian tavoitteet ja jatkosuositukset. Krohnin mukaan lausuntojen kirjoittaminen tuntuu välillä hankalalta, sillä myös lasten vanhemmat saavat lausunnon luettavakseen.

“Yhdelle paperille on koottu kaikki ne asiat, jotka eivät onnistu lapselta ja joissa tällä on hankaluuksia.”

Krohn haluaisi tuoda tekstissään myös ilmi lapsen hurmaavaa luonnetta sekä vahvuuksia.

Jos lausunto on tarpeettoman positiivissävytteinen ja korostaa vain kehittymistä, voi terapeutti kuitenkin tehdä asiakkaalleen karhunpalveluksen. Kela ei ehkä myönnäkään jatkoa terapialle, vaikka lapsi tarvitsisi sitä pärjätäkseen arjessa. Terapian jatkuminen voi viime kädessä olla kiinni tekstin sävystä ja lausunnossa korostettavista asioista.

Vaikka ikävän ja mukavan palautteen välillä tasapainottelu on vaikeaa, Krohnilla on tilanteeseen toimiva ratkaisu. Terapiajakson päätteeksi hän pyrkii aina kutsumaan lapsen vanhemmat loppukeskusteluun, jossa käydään yhdessä lausunto läpi. Keskustelussa Krohnilla on mahdollisuus nostaa esiin enemmän mukavia asioita ja onnistumisia. Tällöin hänen ei tarvitse pelätä, että kehuminen voisi viedä lapselta mahdollisuuden saada tarvitsemaansa terapiaa.

Krohn panostaa teksteissään sisällön ja sävyn lisäksi myös hyvään kieleen. Käyntikirjauksissa informatiivisuus on oleellisinta, mutta erityisesti pidempien tekstien kohdalla myös pilkun paikalla on merkitystä.

”Koen, että puheterapeutin pitää olla myös hyvän kielen lähettiläs.”

Ella Raatikka, Suvi Seppänen, Erika Suua ja Venla Kuokkanen

Tunteista kirjoittaminen kukoistaa chatissä

Kuinka kohdata kuuntelijaa kaipaava nuori digitalisoituvassa yhteiskunnassa? Tähän pohtii ratkaisua MIELI ry:n Sekasin-chatin tiimipäällikkö.

Sekasin-chatin tiimipäällikkö Miguel Reyes on koulutukseltaan sosionomi, mutta on käynyt myös terapiakoulutuksen ja tehnyt kaksikymmenvuotisen uransa aikana töitä niin lastensuojelussa kuin poikien auttavassa puhelimessakin.

Nykyisessä työssään Reyes ei enää ehdi juurikaan tehdä asiakastyötä chatissä, sillä päivät täyttyvät lähinnä erilaisista hallinnollisista tehtävistä. Tyypilliseen työviikkoon sisältyy hänen mukaansa niin lomakkeiden täyttämistä ja työvuorolistojen laatimista kuin kokouksia ja strategista suunnittelua johtoryhmän kanssa.

Projektipäällikön työ vaatii monipuolisia tekstitaitoja: Reyes toteaa, että esimerkiksi hakemuksien laatiminen on oma maailmansa, joka hänen oli tietoisesti opeteltava. Tekstit syntyvät ensisijaisesti yksilötyönä, mutta Reyes uskaltaa myös nojata tiiminsä ja työtoveriensa mielipiteisiin ja kierrättää tekstejään muillakin. Toisinaan hän saa kommentoitavakseen myös esimiehensä tekstejä.

Mielenkiintoisimpana tekstityön osa-alueena tiimipäällikkö pitää kuitenkin chatissä tapahtuvaa asiakastyötä. Hänen mukaansa chat-työssä kohtaa valtavan rikasta ja moninaista kieltä, jonka rinnalla hallinnolliset tekstit kalpenevat.

Kuinka ilmaista empatiaa kirjoittamalla?

Sekasin-chat on täysin anonyymi, matalan kynnyksen verkkokriisityön palvelu, jossa työskentelee sekä palkattuja työntekijöitä että vapaaehtoisia. Yksilö-chatiin pääsee vasta jonotettuaan “olohuoneessa”. Kullekin asiakkaalle on varattu 45 minuuttia henkilökohtaista keskusteluaikaa.

Chat-työn luonteeseen kuuluu, että empatiaa voi osoittaa vain kirjoittamalla, mikä on oma taitolajinsa; chatissä sekä auttaja että autettava ovat täysin tekstin varassa. Tällöin esiin nousevat monenlaiset kielelliset ja tekstuaaliset ilmaisukeinot, kuten murteelliset ilmaisut ja hymiöt. Kun mikään aktiivisen kuuntelun elementeistä – ilmeet, asennot, nyökkäykset, hymähdykset ja äänenpainot – ei ole käytössä, tulee empatia pukea sanoiksi. Empatian ilmaisun kannalta tärkeää on nimetä ja eritellä toisen ihmisen tunteita. Chat-työntekijän onkin hyvä miettiä, koostuuko oma vuoro ainoastaan kysymyksistä vai voisiko niihin lisätä ymmärryksen sanoittamista. Joskus työntekijä voi myös referoida asiakkaan sanoja ja osoittaa näin vastavuoroisuutta. Chat-työntekijöiden koulutusmateriaalista löytyy joitakin esimerkkilauseita, joilla empatiaa voidaan osoittaa, kuten: “Ei mikään ihme, että voimat alkaa olemaan loppu, kun sulla on noin paljon meneillään.”

Esimerkeistä voi olla hyötyä aloittelevalle chat-päivystäjälle, mutta tavoitteena on löytää oma persoonallinen keskustelutyyli. Työyhteisön sisällä käydään myös keskustelua erilaisista kirjoitustavoista ja annetaan toisille kommentteja niistä. Tällöin nähdään, kuinka monta näkökulmaa yhdessä keskustelussa voi olla ja kuinka moneen eri suuntaan keskustelu voi lähteä keskustelukumppanista riippuen.

Reyesin mukaan omia vastauksiaan tulee miettiä erityisen tarkkaan, kun keskustellaan sensitiivisistä asioista, kuten parisuhteista ja identiteettikysymyksistä. Esimerkkinä Reyes antaa kumppani-sanan käytön vaimon, miehen, poika- tai tyttöystävän sijaan. Harkinta on tarpeen myös erilaisten moraalikäsitysten törmätessä.

Chatin ristiriitatilanteet

Asiakastyössä haastavia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa asiakas antaa negatiivista palautetta, sillä aina ei voi tietää, kumpuaako palaute asiakkaan pahasta olosta vai chat-vuorovaikutuksen toimimattomuudesta. Aika ajoin asiakkaat haastavat työntekijää ja hänen kirjoittamiaan viestejä esimerkiksi väittämällä, että työntekijä ei ole ollenkaan läsnä tai kiinnostunut.

Reyesin mielestä tärkeä ohjeistus chatissä tehtävään tekstityöhön on, että mitään ei saisi olettaa. Asiakkaan sanomisia ei pidä lähteä tulkitsemaan tai arvailemaan. Kannattaa aina kysyä, jos ei ole varma, mitä asiakas sanoillaan tarkoittaa. Tämä voi auttaa ohjaamaan keskustelua tarkoituksenmukaiseen suuntaa.

Ristiriitojen välttämiseksi työntekijän ilmaisun tulee olla selkeää, eikä siinä saa olla monitulkintaisuutta. On tärkeää, että asiakas ymmärtää työntekijän viestin. Näin voidaan välttää väärinkäsityksiä. Kielen selkeyden ja ymmärrettävyyden vaatimus läpäisee siis kaiken tekstityön.

Voiko chatin kautta vaikuttaa?

Reyes myöntää suhtautuneensa aluksi hivenen epäilevästi siihen, voiko nuoria ylipäätään auttaa chatin välityksellä. Työ kuitenkin yllätti hänet rikkaudellaan, ja hän sai huomata, että elämässään vaikeuksia kohdanneen nuoren auttaminen onnistuu myös chat-palvelun välityksellä. ”Yhtä lailla tunneilmapiirin aistii kirjoitetuista viesteistä”, Reyes vakuuttaa. Chat-työssä yllätti myös se, kuinka taitavasti asiakkaat osaavat kirjoittaa ja kertoa tunteistaan. Reyes toteaakin chat-työn myötä oppineensa paljon siitä, miten tunteita voi pukea sanoiksi.

Tulevaisuudessa chat-työssä voitaisiin hyödyntää botteja, mikä Reyesin mielestä saattaisi helpottaa chatin jonotilannetta. Ihmistyö ei tule katoamaan, mutta bottien avulla voitaisiin esimerkiksi selvittää, kuinka akuutti nuoren avuntarve on. Tästä olisi hyötyä ruuhkatilanteissa.

Nuorisolle kommunikointi sosiaalisen median välityksellä on luonnollista, sillä he ovat viestineet erilaisissa somekanavissa lähes koko elämänsä. Reyes uskookin chat-työn olevan tulevaisuudessa kasvava kohtaamismuoto.

Anniina Kaalinpää, Henna Kangas, Saara Silvennoinen, Inka Vierimaa

 

 

Tekstityö radioäänen takana

 

”Nykymaailmassa toimittajan pitää kyetä tekemään kaikkea”, kuvaa kokenut radiotoimittaja Matti Airaksinen. Siinä missä ennen media-alalla oli selkeämmin eriytyneitä osa-alueita, kuten kuvaajat, käsikirjoittajat ja puhujat, nykyään toimittajan pitää hallita kaikkia näitä osa-alueita.

Lukiossa kuvataidetta ja radiotyötä opettavalla Matti Airaksisella on takanaan 15 vuoden kokemus radiotoimittajan työstä. Hänen mukaansa työ radiossa vaihtelee sen mukaan, keskitytäänkö viihteellisemmän vai asiapitoisemman sisällön tuottamiseen. On kuitenkin selvää, että mikrofonin eteen ei mennä kylmiltään, vaan suunnittelu ja valmistautuminen on välttämätöntä ja omalla tavallaan kokoaikaista. Airaksinen kuvaa työtä vaativaksi: “Olet koko ajan työmoodissa. Aivot prosessoivat, miten asioita voisi käsitellä seuraavassa lähetyksessä, mikä on todella kuluttavaa”.

Ei pelkkää puhetta

Vaikka puhe onkin radiotoimittajan työn näkyvin ja keskeisin osa-alue, ei se yksinään riitä. Teksteillä on oma roolinsa ohjelman valmistelussa ja jälkityössä. Jokaisella toimittajalla on oma tapansa suunnitella tulevaa lähetystä. Airaksinen ei kirjoita ajatuksiaan kovinkaan perusteellisesti auki, vaan hän suosii ranskalaisia viivoja. On tärkeää kirjata itselleen ylös käsiteltäviä asioita, tärkeitä pointteja ja soitettavia kappaleita. Täysin käsikirjoitettua radiopuhe ei kuitenkaan voi olla, jotta se ei kuulostaisi tylsältä ja puisevalta. Omat muistiinpanot eivät voi olla pitkälle työstettyjä senkään takia, että niihin on jätettävä reagointivaraa. Etenkin haastattelutilanteissa on oltava valmiina reagoimaan siihen, mitä toinen sanoo: haastateltava voi viedä tilannetta toiseen suuntaan, jolloin täytyy olla valmis luopumaan ennakkosuunnitelmista.

Airaksinen ei koe kirjoittamista vahvaksi puolekseen, ja uskoo saman pätevän muihinkin radiotoimittajiin: “Tekstin tuottaminen kirjallisessa muodossa ei ole varmaan monenkaan vahvuus. Nimenomaan puhuminen on se, miksi sitä työtä tehdään.” Jonkun verran tekstejä kirjoitetaan kuitenkin myös julkaistavaksi somekanaviin ja muille alustoille radio-ohjelman esittelyiksi. Tekstien tavoitteena on saada ihmiset kuuntelemaan ohjelmaa, joten niiden on oltava informatiivisia, kiinnostusta herättäviä ja napakoita. Tässä korostuu se, kuinka monipuoliseen työhön radiossa on kyettävä: “Pystyt myös tuottamaan, et ole pelkkä puhuva pää.”

Tärkeintä on kyky jäsentää nopeasti

Radiotoimittaja saattaa joutua työssään kahlaamaan läpi laajankin tekstimassan perehtyessään tuleviin puheenaiheisiin ja vierailijoiden taustoihin. Seulomista tarvitaan esimerkiksi, kun toimittaja lukee ihmisten kirjoittamia toiveita ääneen ohjelmassaan. Toiveet ovat usein pitkiä ja epäselvästi ilmaistuja, joten niitä ei voi lukea sellaisenaan. Lisäksi on muistettava toimittajan vastuu sanomisistaan, silloinkin kun siteerataan toisen kirjoittamaa tekstiä. Airaksinen korostaakin uudelleenmuotoilun tärkeyttä työssään: ”Radiotoimittaja tarvitsee kykyä jäsentää asioita mielenkiintoisesti ja ilmaista ne tiiviisti myös kirjallisessa muodossa”.

Uudelleenmuotoilua tarvitaan myös vieraskielisten tekstien kääntämisessä ja uutistekstien työstämisessä. Tekstien kääntäminen tapahtuu usein suorassa lähetyksessä, mikä vaatii nopeutta. Uutistoimittajan puolestaan pitää pystyä ilmaisemaan asiat tiiviisti. Uutisilla on tarkat aikarajat, joten on tiedettävä, kuinka kauan kestää lukea teksti ääneen. Tätä varten toimittajat selvittävät, kuinka monta sanaa he sanovat minuutissa. Näin he osaavat arvioida, kuinka paljon asiaa mahtuu yhteen uutislähetykseen.

Hyvän jäsentämistaidon lisäksi Airaksinen nostaa esille laaja-alaisen yleissivistyksen: “Kun työskennellään radiossa, täytyy olla fiksumpi kuin vastaanottaja, jotta kuuntelijalla on jokin syy kuunnella”. Toimittaja perehtyy käsittelemiinsä aiheisiin syvällisesti nimenomaan kuulijoiden vuoksi – tässä mielessä radiotoimittajakin on eräänlainen asiakaspalvelija. Kun asiakkaita ei näe, heiltä saatu palaute on erityisen arvokasta: “On todella vahva tunne, kun kuulijat lähestyvät viestein ja kertovat, mitä he ovat saaneet ohjelmasta itselleen.”

Niina Kruus, Sylvia Nummelin, Päivi Paavola, Miksu Väkiparta

 

” Pitää luoda emootio” – copywriterin tunnustuksia mainosmaailmasta

Lähes 20-vuotisen uransa aikana copywriter Lasse Paasto on kokenut mediamaailman digitalisoitumisen ja siitä seuranneen sosiaalisen median murroksen. Yksi asia on kuitenkin pysynyt ennallaan: tarve herättää tunteita.

Copywriter Lasse Paasto tuottaa mainoskampanjoihin tekstejä somesisällöstä käsikirjoituksiin. Mainostekstien muotoon ja sisältöön vaikuttavat kampanjan tilanneen asiakkaan tarpeet ja toiveet. Valmis tuote syntyy yhteistyössä asiakkaan ja kollegoiden kanssa. Suunnitteluprosessissa tukena toimivat kirjalliset arviot sekä henkilökohtaiset muistiinpanot. Työ vaatii suullisia, kirjallisia ja visuaalisia tekstitaitoja.

Paasto uskoo, että toimivan tekstin paljastaa vahva tunnereaktio. Mainoskampanjoita suunniteltaessa onkin tasapainoteltava arkaluontoisten ja kepeiden aiheiden välillä. Aina ei tavoitella myönteistä suhtautumista. Suuren yleisön suosion takeena on, että mainoskampanja nousee julkiseen keskusteluun ja median käsiteltäväksi. ”Lehdet retostelevat, mutta kommentoijat ymmärtävät mistä on kyse”, tiivistää Paasto sosiaalisen median viestinnällisen voiman. Medianäkyvyyttä pyritään hallitsemaan laatimalla medialle tiedotteita lanseerattavista kampanjoista. Lisäksi asiakkaan avuksi voidaan laatia “Questions & Answers” -dokumentti. Siihen kootaan valmiit vastaukset kysymyksiin, joita media todennäköisesti esittää.

Kirjoittavana suunnittelijana Paasto on vastuussa kampanjoiden ideoinnista sekä ideoiden muokkaamisesta kirjalliseen muotoon. Kampanjan suunnitteluvaiheen haasteena onkin tiivistää asiakkaan ongelman ratkaiseva konsepti vain muutamaan virkkeeseen. Kieli on copywriterin tärkein työväline, ja ammattitaitoisen kirjoittajan tunnistaa rytmin tajusta. Paasto kuvailee kirjoittamisen olevan kuin nuoteista soittamista: nuottien tavoin  -kielikin asettaa rajoituksia luovuudelle .

“Luovuus on tila, jonka voi kalenteroida”

Asiakkuuksissa tiivistä yhteistyötä tekevät copywriter sekä mainosten visuaalisesta ilmeestä vastaava art director. Parhaimmillaan brainstormaus ja palaverit ovat yhdessä juttelemista ja vitsailemista kampanjan inspiraationa toimivien palasten löytämiseksi. Ajoittain prosessi saattaa kuitenkin olla “järjettömän tahmeeta” aikarajoitusten lähestyessä kiivasta vauhtia. Toisaalta aikarajoitukset vauhdittavat työskentelyä: “Viime hetkien deadlinen painetta on turha aliarvioida, se on hyvä kirittäjä myös luovuudelle”.

Luovan työn prosessointi onkin asia, jonka Paasto mainitsee helpottuneen kokemuksen karttuessa: “Luovuus on tila, jonka voi kalenteroida ja johon voi päästä siten, että kello 13–14 ollaan luovia”.  Mainostoimistossa luovia ollaan yhdessä. Tiimityöskentely vaatii herkkyyttä ja uskallusta, jotta ideointi on tuottoisaa kollegoiden välillä. “Pitää löytää siinä se sama taajuus”, Paasto kertoo. Luova työ edellyttää ehdotonta rehellisyyttä – on uskallettava ilmaista, mikäli toisen osapuolen ideat eivät toimi. Onnistuneen yhteistyön tärkeimmäksi kriteeriksi nouseekin kyky antaa ja vastaanottaa kritiikkiä.

Kritiikin sietokyky kuuluu myös sujuvaan asiakastyöhön. Tärkeimmäksi kirjeenvaihdoksi asiakkaan ja mainostoimiston välillä Paasto nimeää asiakkaan kirjalliset kommentit suulliseksi esitykseksi muotoillusta konseptista, jota havainnollistetaan grafiikan avulla. Kommentit luovat raamit kampanjan rakenteelle: niiden avulla kielen keinoin luotu visio herätetään eloon.  Kirjallisiin kommentteihin voidaan myös palata tarpeen vaatiessa, mutta Paaston mukaan suurin osa työstä perustuu luottamukseen, jonka perustana on henkilökemia.

Kampanjointia huumorin ja tieteen keinoin

Millainen mainos saa katsojan sydämen vipattamaan? Paaston mukaan yksi keino on vaikuttaa kuluttajiin huumorin keinoin kansanluonnetta unohtamatta. Esimerkiksi hän nostaa Lidlin “Elä kuin viimeistä kesäpäivää” -kampanjan, jossa leikitellään kesän vaikutuksella kylmyydessä sinnittelevään kansakuntaan. Kesän lyhyyden kiteyttävästä kampanjasta muodostui viraalihitti, joka ei jättänyt Kuukauden Parhaat Sekunnit -mainosfilmikilpailun raatiakaan kylmäksi. ”Haluamme luoda ilon tunnetta huumorin kautta”, naurahtaa Paasto.

Mainossuunnittelussa vaikeilta aiheilta tai arkaluontoisilta ilmiöitä ei kuitenkaan voi välttyä. Mainonnan kautta tarjoutuu tilaisuus herättää keskustelua aiheista, joista tavanomaisesti on vaiettu. Yksi merkittävimmistä on Helsingin kaupungin korppikampanja, joka käsitteli lähisuhdeväkivaltaa. Kampanjan toteutuksesta oli vastuussa monialainen asiantuntijaryhmä, johon Paasto kuului.

Korppikampanjan suunnittelu alkoi tutkimuksesta, joka käsitteli sitä, kuinka lapsen ja vanhemman puutteellinen kontakti vaikuttaa lapsen kehitykseen. “Tieteellisten tutkimusten soveltaminen onkin yksi mainostoimiston tekstityön ulottuvuuksista”, Paasto huomauttaa. Aiheeksi valikoitui lopulta vanhempien älylaitteiden käyttö lasten heitteille jättämisen muotona. Tutkimusaineisto ja asiantuntijaryhmän pohdinnat tiivistyivät iskulauseeksi: “välinpitämättömyys on tämän päivän väkivaltaa”.

Haasteilta ei voida välttyä

Mainoskampanjassa tekstityön välineenä toimii tekstin lisäksi kuva, sillä teksti ja kuva sulautuvat yhteen ja voimistavat toistensa sanomaa. Korppikampanjan   iskulauseessa käytettiin kuvaa, jossa korppi nappaa lapsen kännykkäänsä keskittyvän äidin luota. Naisen valitseminen välinpitämättömän vanhemman rooliin herätti keskustelua. Osa yleisöstä tulkitsi, että tällä valinnalla syytettiin äitejä lastensa heitteillejätöstä. Paasto toteaakin, että vaikeitakin valintoja täytyy tehdä.  Kun tunnereaktiot ovat voimakkaampia, saavutetaan kampanjan tavoite varmemmin. Nousu julkiseen keskusteluun teki ilmiöstä valtakunnallisesti tunnistetun, mikä on osaksi Paaston ansiota. ”Olen ylpeä siitä, että tuli polemiikkia”, sanoo Paasto.

Sisältörikkaan ja mieleenpainuvan mainostekstin tuottaminen on Paaston mukaan haasteellista, koska pitää tasapainotella rentouden ja merkityksellisyyden välillä. ”Se on paljon vaikeampaa kuin A4:n kirjottaminen”, Paasto toteaa.  Tunteisiin vetoavan iskulauseen luominen vaatii tunnetaitoja ja kielen tuntemusta. Vaikka kielen säännöt ja asiayhteys rajoittavat kielenkäyttöä, on kielen arvostus kiinni omasta asennoitumisesta: ”Toivoisin, että kaikki tekstin kanssa työtä tekevät nauttisivat sen käytöstä. ”

 

Alina Saaristo, Iida-Maria Minkkinen, Olga Stenberg ja Siri Suontausta

Lainsäädäntöjohtaja käsittelee työssään erilaisia tekstejä sähköposteista säädöksiin

Valtion virkamiehen on aina pitänyt hallita kirjoittamisen taito, ja ministeriön viranhaltijoiden työnkuva onkin paljolti tekstityötä. Uusi säädös, eli laki tai asetus, saa muotonsa lainvalmistelijan kynästä, tulevaisuudessa jopa tekoälyn avustuksella.

 

Vaikutusarvioita, johtoryhmämuistioita, hallitusohjelma, luettelee Silja Ruokola, liikenne- ja viestintäministeriön hallitusneuvos ja lainsäädäntöjohtaja. Ministeriön viranhaltija käsittelee työssään monenlaisia tekstejä, sillä ministeriöiden työ kytkeytyy suoraan suomalaiseen yhteiskuntaan. Tekstit kantavat erilaisten toimijoiden, kuten yritysten ja kansalaisten, ääntä. Siksi ei ole aivan yhdentekevää, millä tavalla ministeriö tekstien kirjoa hallitsee.

Ministeriöille tyypilliset tekstilajit eivät ole byrokraattista kiusaa, vaan ne ovat syntyneet käytännön tarpeeseen. Esimerkiksi säädöshankepäätös-niminen asiakirja tehdään aina uuden säädösprojektin alussa, jotta projektin puitteet olisivat kaikille lainvalmistelijoille selvät.  Hankkeen yksityiskohdat, kuten aikataulu ja työnjako, ovat selvitettyinä ja tarkistettavissa sitten yhdestä asiakirjasta. Tällä tavoin vältetään turhat tietokatkokset. Virallisimpiin asiakirjoihin liittyy myös erilaisia normeja. On esimerkiksi määrättyä, kenen nimiä tekstissä voi näkyä vai näkyykö niitä ollenkaan.

Tärkeimmät tekstit kulkevat eduskuntaan, jossa käsitellään jopa 15 000 asiaa vuodessa. Niinpä asiakirjojen tulee olla rakenteeltaan niin selkeitä, että kiireinenkin kansanedustaja löytää olennaisen tiedon nopeasti tekstien virrassa. Ja kun tekstejä tuotetaan kahdessatoista eri ministeriössä, on kiinnitettävä erityistä huomiota tekstien yhtenäisyyteen. “Meillähän periaatteessa on samat säännöt kaikissa ministeriöissä, mutta kaksitoista eri toteutustapaa. Meillä onkin nyt tavoitteena yhtenäistää ministeriöiden valmisteluprosessit, jotta saadaan aina yhdenmukainen tuotos siellä prosessin loppupäässä”, Ruokola toteaa.

Kuinka sitten yksittäinen viranhaltija onnistuu tuottamaan juuri sellaista tekstiä kuin tilanne vaatii? Lainsäädäntöjohtajana Ruokola kertoo olevansa se tuki, ”Leelian lepotuoli”, jonka luokse ministeriön työntekijä voi suunnata, kun lainvalmistelutyössä jokin seikka askarruttaa. Lainsäädäntöjohtajan tehtävänä on varmistaa, että lainvalmistelu tapahtuu ajallaan ja lopputulos on sopusoinnussa muun lainsäädännön kanssa. Ruokolan mukaan hänen työnkuvaansa kuuluukin keskeisesti tekstien tarkistamista: lainsäädäntöjohtaja vastaa siitä, että valmisteltu laki täyttää kriteerit eikä palaudu eduskunnasta uudestaan ministeriön pöydälle.

Hyvä lainvalmistelija pitää huolta kielestään

Vaikka juristin koulutus valmistaa lakitekstien kanssa toimimiseen, Ruokolan mukaan yliopistot tarjoavat hyvin vähän kursseja itse lainvalmistelusta. Lainvalmisteluun osallistuu myös henkilöitä, joilla ei ole oikeustieteellistä koulutustaustaa lainkaan. Ministeriössä kaikki opastetaan alkuun, ja erityistä apua tekstien tuottamiseen tarjotaan sitä tarvitseville esimerkiksi valtionhallinnon sisäisillä kursseilla.

Alan kielestä tarjotaan ministeriön työntekijöille myös joitakin täsmäkoulutuksia. Säädöstekstin tuottamiseen harjaantuu kuitenkin parhaiten sitä tekemällä. ”Lainvalmistelu ei ole sentään rakettitiedettä”, Ruokola virkkoo. Oman alansa käytännöistä ja omista kieliresursseista on hyvä pitää myös itsenäisesti huolta esimerkiksi lukemalla kaikkea mahdollista säädösteksteistä kaunokirjallisuuteen. Äidinkielen pitää olla kunnossa.

Vaikka kirjoittaminen on alalla merkittävä taito, omaan tekstiinsä ei kuitenkaan saa ripustautua. Tekstin on palveltava lukijaa, ja siksi sitä täytyy pystyä hiomaan ja muokkaamaan. Lainvalmistelijan on osattava ottaa tekstistään vastaan palautetta ja korjausehdotuksia. Työtä pyritään aina tekemään työryhmissä, ja palautetta antavat myös esihenkilöt, ennen kuin teksti lähtee organisaatiossa eteenpäin.

Lainvalmistelijan työssä myös kiinnostus säädösten muotoilua kohtaan on tärkeää. Työssä täytyy osata kirjoittaa tarkoituksenmukaista kieltä ja sisäistää tekstejä, jotka saattavat olla monimutkaisia ja jopa epäselviä. Tämä vaatii lainvalmistelijalta pitkäjänteisyyttä. “Jos tällainen työ on tervanjuontia, työskentely käy vaikeaksi.”

Tekoäly lainvalmistelun tueksi

Ruokolan mielestä kansalaisten on pystyttävä selvittämään lakiin perustuvat oikeutensa ja velvollisuutensa ilman juristiapua. Selkeän ja ymmärrettävän kielen velvoite mainitaan myös viranomaisten toimintaa ohjaavassa hallintolaissa. Paremman kielenkäytön myötä myös viranomaisille osoitetut oikaisupyynnöt vähenisivät, kun viranomaisratkaisut olisivat kielellisesti selkeämpiä.

Hyvänä esimerkkinä selkeästä säädöksestä Ruokola pitää tämän vuoden kesäkuussa voimaan tulevaa uutta tieliikennelakia. ”Kyseessä on kansalaisten laki, joka sisältää lyhyitä pykäliä ja isoja otsikoita. Tämän lain muistan loppuelämäni”, Ruokola tokaisee innostuneesti. Mistään mutkattomasta prosessista ei lainvalmistelussa kuitenkaan aina ole kyse, ja toisinaan esimerkiksi käsitteiden valinnasta joudutaan neuvottelemaan. Ruokola muistelee, että erään lain yhteydessä esimerkiksi käsitteelle “palvelun tarjoaja” oli esillä jopa kuusi vaihtoehtoa.

Säädöskielen tulevaisuuteen Ruokola kuitenkin suhtautuu myönteisesti. Ministeriön ja Itä-Suomen yliopiston marraskuussa2018 käynnistämä yhteinen hanke tekoälyn hyödyntämisestä lainvalmistelussa tuotti rohkaisevia tuloksia: on mahdollista, että osa kustakin säädöksestä voidaan jatkossa laatia koneellisesti. Tämä vapauttaisi lainvalmistelijan resursseja muihin työvaiheisiin ja erityisesti hyvän kielen tuottamiseen. Laajemmissa lakimuutoshankkeissa tietyt lakitekniset vaiheet ovat tällä hetkellä niin suuritöisiä, että koneoppimiseen pohjautuva apu on tervetullutta. “Tällöin korostuisi lainvalmistelijan rooli tekoälyn tuottaman jäljen tarkastajana”, Ruokola kaavailee.

 

Annika Myllyaho, Anniina Leskelä ja Oskari Stenius