Koronaviestintää koko kansalle

Koronakeväänä 2020 valtiollinen koronaviestintä keskitettiin poikkeuslain nojalla täysin valtioneuvoston kanslialle. Vuosi toi mukanaan paljon yllättäviä tilanteita ja asioita, joihin työyhteisön oli sopeuduttava, viestintäosastolla työskentelevä Tiina Varhee kertoo.

Kuva: Kari Keskitalo

Tiina Varhee on työskennellyt valtioneuvoston kansliassa eli pääministerin johtamassa ministeriössä viestintätehtävissä keväästä 2019 lähtien. Valtioneuvoston kanslian viestintätiimi vastaa pääministerin, Eurooppa- ja omistajaohjausministerin sekä hallituksen isojen hankkeiden viestinnästä. Työn aloitus viestintäavustajana sattui Varheella varsin vilkkaaseen ajanjaksoon, ja työpöydällä on kuluneen kahden vuoden aikana ollut käsittelyssä esimerkiksi muutama hallituksenvaihdos sekä koronapandemia. Varhee naurahtaakin, että tylsää ei ole ollut.

Tiedotteita ja kysymyksiin vastaamista

Erilaiset tekstit, kuten tiedotteet, ovat keskeinen osa Varheen työn arkea. Vuoden 2020 aikana valtioneuvosto julkaisi yli 1 000 tiedotetta, jotka käsittelivät pääasiassa koronarajoituksia, hallituksen tekemiä päätöksiä sekä hallituksen toimintaa. Medialle julkaistavissa tiedotteissa viestittiin lisäksi, milloin hallitus kokoontuu ja milloin ketäkin ministeriä on mahdollista haastatella.

Tiedotteiden ohella keskeisiä valtioneuvoston arjessa ovat asiakaspalautteet, joita ministeriössä nimitetään myös kansalaiskysymyksiksi. Viime vuosi olikin kansalaiskysymysten osalta erityinen, sillä kysymysten määrä moninkertaistui aikaisempiin vuosiin nähden. Viestejä tuli päivittäin satoja, enimmillään jopa lähes tuhat päivässä.

”Koska olemme kaikkien ministeriö, kysymyksiä tulee kaikesta. Ja kun sanon kaikesta, tarkoitan oikeasti, että ihan kaikesta”, Varhee kertoo.

Viesteissä näkyi esimerkiksi se, ettei lainvalmistelussa ollut aikaa ottaa huomioon kaikkia sellaisia poikkeuksia, joita siinä normaalisti huomioidaan. Välillä viestit käsittelivät mitä yksityiskohtaisempia tilanteita. Yhtenä mieleenpainuvana esimerkkinä Varhee mainitsee tilanteen, jossa valtioneuvoston kanslian mielipidettä kysyttiin siihen, miten matkustusrajoitusten suhteen tulee toimia, kun hevonen on Saksassa, ja se pitäisi saada omistajansa luo Suomeen. Tähän kysymykseen ei löytynyt suoraa vastausta hallituksen tekemistä linjauksista, vaan tieto täytyi selvittää muita reittejä pitkin.

Kansalaiskysymysten tarkoitus on palvella kansalaisia, mutta ne tuovat viestintäosastolle myös arvokasta tietoa julkaistuista tiedotteista. Mikäli jokin sanavalinta tai lausemuoto herättää paljon kysymyksiä, muotoilu ei ole onnistunut tarkoituksessaan eli selkeässä viestinnässä. Kansalaiskysymykset toimivatkin myös tietynlaisena palautteena viestinnän onnistumisesta.

Tiedonhakua ja yhteistyötä

Vaikka kansalaiskysymyksiin vastaamisen lopputuotteena syntyy vain yksi sähköpostiviesti tai twiitti, vaatii tekstin kirjoittaminen usein paljon tiedonhankintaa ja konsultointia. Tiedonhankinta ja asiantuntijatiedon palasten yhdisteleminen sekä muuttaminen kansalaisille ymmärrettävään muotoon ovatkin merkittävässä osassa viestintäavustajan työtä. Koronaviestinnässä tekstin tuottaminen vaatii tiedonkeruutaitoja ja nopeaa reagointikykyä. Varheen mukaan tiedonhaku onkin merkittävin taito, jota valtioneuvoston viestintäavustajana tarvitsee.

Varhee kertoo myös yhteistyön olevan iso osa avustajan tehtäviä. Yhteistyötä tehdään oman tiimin lisäksi myös muiden ministeriöiden työntekijöiden sekä erilaisten asiantuntijatahojen, kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sekä poliisi- ja rajaviranomaisten kanssa. Yhteistyötä tehdään, sillä yhden ministeriön työntekijä ei voi hallita näiden kaikkien sisältöjä.

Kohderyhmänä koko Suomi

Valtioneuvoston viestinnän kohderyhmä on Varheen aikaisempiin viestinnän töihin verrattuna sikäli poikkeuksellinen, että sen kohderyhmään kuuluu jokainen Suomessa asuva ihminen. Näin laaja kohderyhmä on harvinainen, sillä useimmiten viestintä- ja markkinointikampanjat kohdennetaan pienemmälle ryhmälle, joka määritellään esimerkiksi iän tai sukupuolen perusteella.

Käytännössä laaja kohderyhmä näkyy esimerkiksi siinä, että tiedotteet käännetään useille kielille. Pandemia-aikana käännöksiä on tehty entistäkin useammalle kielelle kaikkien Suomessa asuvien ihmisten tavoittamiseksi. Lisäksi viestinnän selkeyden merkitys on korostunut. On esimerkiksi tärkeää, että ilmiöistä käytetään johdonmukaisesti samoja ilmauksia. Selkeään viestintään panostamalla pyritään sitouttamaan ihmisiä rajoitusten noudattamiseen sekä “ampumaan alas” erilaisia valeuutisia, joita korona-aiheenkin ympärillä on liikkunut.

Selkeä ja ajankohtainen viestintä helpottaa kaikkien kansalaisten arkea. Myös työn merkityksellisyys rakentuu siksi tekstien ympärille. Varhee saakin päivittäin kokea tekevänsä tärkeää työtä, myös vuonna 2021, vaikka titteli ja työnkuva ovatkin vaihtuneet uuteen tehtävään viestintäasiantuntijana.

 

Elli Mannermaa, Iina Kivistö, Laura Purhonen ja Ella Väätäinen