Helsingin yliopisto
“Kunnanjohtajan tehtäväkenttä on laaja ja sisältää monipuolisesti eri tekstilajeja”, kertoo Soinin kunnan kunnanjohtaja Johanna Rannanjärvi. Kunnanjohtajan työssä sähköistä viestintää on paljon ja tekstilajien kirjoon mahtuu sekä virallisia että vapaamuotoisia tekstejä.
Eteläpohjanmaalaisen Soinin kunnan kunnanjohtaja Johanna Rannanjärvi kohtaa työssään monenlaisia tekstilajeja aina virallisista tiedotteista sähköposteihin ja sosiaalisen median päivityksiin. Kaikki kunnan toimintaan liittyvä kuuluu myös kunnanjohtajan työnkuvaan: tekstit voivat liittyä esimerkiksi hyvinvoinnin kehittämiseen, varhaiskasvatukseen, sote- ja elinvoima-asioihin tai kunnan tekniseen puoleen, kuten infraverkostoon.
Rannanjärven oman arvion mukaan vähintään 60 % päivittäisestä työajasta kuluukin erilaisten tekstien parissa. Pelkästään saapuvien sähköpostien virta kielii tekstityön suuresta määrästä: “Postilaatikkoon saattaa kilahtaa päivittäin jopa seitsemästäkymmenestä sataan viestiä”, kertoo Rannanjärvi naurahtaen.
Vaikuttavaa viestintää
Kunnanjohtajan työssä viestitään useiden erilaisten tahojen kanssa. Tekstien tuottaminen vaatii sekä hyvää tilannetajua että eri tekstilajien ja niiden käytänteiden laajaa tuntemusta. Esimerkiksi ministeriöihin ja ohjaaville viranomaisille viestiminen vaatii erilaista kieltä kuin somepäivitysten tai kansankielisempien viestien laatiminen kuntalaisille. Rannanjärvi kuitenkin muistuttaa siitä, mihin teksteillä tähdätään: “Teksteillä pyritään aina vaikuttamaan jonkin asian edistämiseen. Laajemmassa mittakaavassa tekstin päämääränä voi olla esimerkiksi jonkin muutoksen läpivieminen.”
Rannanjärvi kertoo työhönsä kuuluvan viestinnän olevan suunnattu sekä kuntalaisille että kaikille, joita Soinin asiat kiinnostavat. Tarkoituksena on paitsi välittää tietoa kunnan sisällä myös tuoda Soinin kuntaa näkyväksi valtakunnallisesti.
Myös koronaviestintä on tuonut oman lisänsä kunnanjohtajan työhön. Erilaisten viranomaisten ja koronanyrkkien lähettämät tiedonannot ovat lisänneet lukemisen määrää Rannanjärven työpäivissä. Viranomaistekstien tulkitseminen vaatii oman panoksensa, sillä luettavat tekstit saattavat olla hyvinkin pitkiä ja vaikeaselkoisia. Rannanjärven mukaan tärkeä taito onkin löytää pitkistä teksteistä oleellinen sisältö riittävän nopeasti. Tiedon sisäistämisen lisäksi kunnanjohtajan tulee muokata tekstit kansankielisiksi, kuntalaisille julkaistaviksi tiedotteiksi.
Tekstitaidot karttuvat varkain
Rannanjärvi on koulutukseltaan hallintotieteiden maisteri ja on opinnoissaan erikoistunut aluetieteeseen. Hän pohtii yliopisto-opintojen antaneen valmiuksia monenlaisten tekstien parissa työskentelyyn, mutta osaamista ovat kartuttaneet myös aikaisemmat työtehtävät. Hän ei ole juurikaan saanut opastusta nykyisen työnsä kirjallisiin tehtäviin, mutta ei myöskään ole nähnyt sille tarvetta; myös työn ohessa on oppinut paljon. Yliopisto-opinnot ja aikaisempi kokemus ovat ikään kuin varkain kartuttaneet tarvittavia tekstitaitoja.
Soinin kunnalla ei ole viestinnästä vastaavaa työntekijää, joten Rannanjärvi kertoo kirjoittavansa lähes kaikki työtehtäviensä edellyttämät tekstit itse. Toisaalta työpaikalla tehdään myös kirjoitusyhteistyötä, sillä Rannanjärvi saattaa oikoluetuttaa julkaistavia tekstejä työyhteisön muilla jäsenillä. Välillä kunnanjohtaja on myös mukana laatimassa tekstejä, jotka käsittelevät muiden työntekijöiden vastuualueita.
Kielivirheisiin Rannanjärvi suhtautuu rennosti ja itselleen armollisesti. Tekstien parissa hän työskentelee tietoisesti nimenomaan kunnanjohtajan asemassa eikä vaadi itseltään äidinkielenopettajan tarkkuutta kielenhuollossa: “Kielen ei tarvitse olla täydellistä, riittää kunhan viesti menee toivotulla tavalla perille.”
Sähköisten välineiden ja kirjoitettujen tekstien kautta viestittäessä on aina olemassa väärinymmärryksen vaara. Kunnallishallinnossa tekstit saattavat muodostaa pitkiäkin ketjuja, joissa yhdestä tekstistä muokataan uusi, eri tekstilajin teksti. Näin tapahtuu, kun esimerkiksi hallinnollisesta pöytäkirjasta tuotetaan uutinen. Tällöin on olemassa riski, että väliin livahtaa virheitä tai tulkinnanvaraisuuksia. Tärkeäksi taidoksi Rannanjärvi määrittelee myös vastaanottajan huomioimisen tekstejä työstettäessä ja esimerkiksi turhan hallinnollisen kapulakielen välttämisen.
Jos Rannanjärvi saisi toivoa muutosta omaan tekstityöhönsä yleisesti, toivoisikin hän lisää aikaa. Tällä hetkellä hänellä ei nimittäin ole juurikaan mahdollisuuksia suunnitella kirjoittamiaan tekstejä etukäteen. Lisäajan saavuttaminen vaatisi joko omien työtehtävien vähentämistä tai henkilöstön lisäämistä, mikä nykyisessä tilanteessa ei ole mahdollista. Rannanjärvi naurahtaakin, että ainoa mahdollisuus ajan lisäämiseen on kehittää omia priorisointitaitoja ja pyrkiä eroon ylimääräisistä aikavarkaista.
Tekstien monipuolisuus yllättää
Positiivinen yllätys Rannanjärvelle kunnanjohtajan työssä on ollut se, kuinka laaja hallittavien tekstien kirjo on ja kuinka paljon kirjoitettaviin teksteihin saa itse vaikuttaa. Mukavinta on päästä viestimään positiivisista asioista tai tapahtumista kuntalaisille. Tällä hetkellä tämä tapahtuu pääsiassa sosiaalisen median kautta, mutta tulevaisuudessa toivottavasti yhä enemmän myös kasvokkain.
Aino Tammeleht, Milla Yli-Parkas ja Julia Sironen
