Avainsana: GPO

Global Process Ownerina toimivan Paavo Östbergin työssä tiivistetään monimutkaisia tekstejä. Kymmenien sivujen mittaisista tekstiviidakoista täytyy osata löytää pääasiat.

Paavo Östberg työskentelee GPO:na eli Global Process Ownerina Konecranes-yhtiössä. GPO:n keskeisiin työtehtäviin kuuluu tulkita ja tiivistää, mitä erilaiset laki- ja säädöstekstit tarkoittavat yritykselle. Ammattinimikkeestä ei ole käytössä suomenkielistä käännöstä, mutta se on yleinen teollisuuden, teknologian ja rahoituspalvelun aloilla.

Östbergin vastuulla on muun muassa yhtiön tarvitsemien raaka-aineiden ja komponenttien tuonnin koordinointi ja prosessointi. Hän toimii hankintatiimin vastuuhenkilönä, joten hänelle kuuluu prosessikuvausten laatimisen lisäksi työtehtävien jakaminen ja erilaisten koulutusten järjestäminen. GPO:n roolissa tekstityö vaatii erityistä tarkkuutta ja asiantuntemusta. Kaikki tekstit syntyvät kuitenkin aina ryhmätyönä, joten minkään tekstin kanssa ei tarvitse painia yksin.

Tekstejä moniin eri tarkoituksiin

Lähes kaikki Östbergin työtehtävät liittyvät jollain tapaa teksteihin. Hänen mukaansa työpäivästä kuluu reilusti yli puolet sähköpostien kirjoittamiseen ja lukemiseen. Myös koulutusmateriaalien tuottaminen ja lakitekstien lukeminen vievät paljon aikaa päivästä: ”Viime aikoina on tullut paljon uusia Venäjä-sanktiopaketteja, joihin tarvitaan tätä lakitekstien osaamista. Tehtävänäni on selvittää, mistä sanktiopaketissa on kyse, mitä siihen liittyy ja mitä se konkreettisesti tarkoittaa työnantajalleni ja tiimilleni.”

Myös hiilirajamekanismiin liittyvien kauppasopimusten tarkastamiseen on kulunut lähiaikoina iso osa Östbergin työajasta. Hiilirajamekanismilla pyritään ehkäisemään hiilivuotoa, eli päästöjen ohjautumista EU:n ulkopuolelle. ”On erittäin tärkeää, että toimittajien kanssa tehdyissä sopimuksissa on mainittu tarkasti kaikki sopimusehdot. Toimittajilta on mahdotonta saada jälkeenpäin tietoja, joita sopimuksessa ei ole vaadittu.”

Östbergin työssä pääkieli on englanti, mutta kansainvälisessä työyhteisössä muustakin kielitaidosta on hyötyä. ”Luen paljon konsulttiyhtiöiltä ja asiantuntijoilta tulevia artikkeleita, jotta pysyn ajan tasalla”, Östberg kertoo. ”Siinä tulee ylläpidettyä englanninkielistä asiantuntijasanastoa sekä yleisesti osaamista, jota tässä roolissa vaaditaan.” Suomea käytetään ainoastaan suomenkielisten kollegojen välisessä viestinnässä – eikä välttämättä silloinkaan, jos on pienikin mahdollisuus, että suomea osaamaton saa tekstin luettavakseen.

Östbergin mukaan teksteistä keskustellaan jatkuvasti, sillä niiden käsittelemät aiheet ovat niin monimutkaisia. ”Joku joutuu yleensä aina opettelemaan jotain uutta, ja se saattaa aiheuttaa tietynlaista vastustusta”, Östberg kertoo naurahtaen.

Hyvä teksti on lyhyt ja selkeä

Östbergin työssä tärkeintä mutta samalla myös haastavinta on kirjoittaa lyhyesti ja ytimekkäästi. Pitkät ja monimutkaiset lakitekstit tai artikkelien sisällöt on osattava tiivistää niin, että sopimuksen tai sähköpostin vastaanottaja jaksaa lukea ne ja ymmärtää, mistä on kyse. ”Tärkeää on tiedostaa, että ylin johto joutuu lukemaan niin paljon tekstejä, että jos kaikki kirjoittaisivat romaaneja, heillä ei olisi aikaa tehdä päätöksiä.” Lisäksi tekstityössä on otettava huomioon sellaiset vastaanottajat ja lukijat, jotka eivät ole teksteissä käsiteltävien aiheiden asiantuntijoita. Östbergin pitää tiivistää tekstiin vain keskeisimmät asiat ja  korostaa niiden olennaisuutta.

GPO:n työssä olisi Östbergin mukaan hyötyä juristin tutkinnosta tai lakialan opinnoista. ”Juristit tosin saattavat toisinaan unohtaa sen, että kaikki eivät ymmärrä heidän ammattikieltään. He eivät aina osaa kirjoittaa asioita niin selkeästi, että muutkin kuin juristit ymmärtäisivät.”

GPO:n työhön voi päätyä monien eri polkujen kautta ja työssä on hyötyä monenlaisista eri koulutuksista. Koulutuspohjana voi toimia myös esimerkiksi viestintä- tai kielitutkinto. ”On kuitenkin tietysti osattava myös se substanssi, jota tässä työssä tarvitaan. Eli pelkkä kielen opiskelu ei riitä”, Östberg tarkentaa. Östberg itse on opiskellut pohjoismaisia kieliä ja hankkinut työssä tarvittavan substanssiosaamisen eri töiden ja erillisten koulutusten kautta.

Östberg peräänkuuluttaa tekstityön lisäkoulutusta

Konecranes tarjoaa työntekijöilleen monipuolisesti koulutuksia, mutta Östbergin mielestä tekstintuottamiskoulutuksia voisi olla enemmänkin. ”Tulevaisuudessa GPO:n ammatissa tekstityön määrään saatetaan kiinnittää enemmän huomiota, jolloin esimerkiksi kielitutkinnon vaikutus työhön voitaisiin tunnistaa paremmin.”

Mitä tulee tulevaisuuteen GPO:n työssä, Östberg kertoo olevansa kiinnostunut tekoälyn vaikutuksesta. Tekoälyn avulla tekstityön määrä saattaa vähentyä, mutta usein esimerkiksi kauppasopimukset ja lakitekstit käsittelevät niin monimutkaisia asioita, ettei tekoäly pysty muokkaamaan niitä onnistuneesti. ”Vielä se ei ainakaan korvaa minua, onneksi.”

Marjut Mattila, Oona Sankari, Siiri Tossavainen ja Ida Östberg