Muutakin kuin esseiden korjaamista

Äidinkielenopettaja kohtaa työssään monenlaisia tekstejä. Oppitunnilla analysoidaan runoja ja kaunokirjallisuutta, mutta itse tekstityö sisältää myös paljon muuta. Opettajan laatimat tekstit ohjailevat ja pyrkivät kommunikoimaan. Teksteille keskeisintä on kannustaminen, ei kielioppivirheiden korjaaminen.

Helsingin yliopiston päärakennus on Sari Ruudulle merkityksellinen, sillä hän opiskeli keskustakampuksella kaksikymmentä vuotta sitten. Nostalginen paikka herättää keskustelua vanhoista professoreista ja päärakennuksen alkavasta remontista.

“Virkanimitykseltäni olen äidinkielen ja kirjallisuuden lehtori, mutta työpäivän aikana äikänope tai S2-ope”, kertoo Sari Ruutu Helsingin yliopiston päärakennuksen kahvilassa. Viimeiset kolme ja puoli vuotta Ruutu on opettanut yläkoulussa, mutta vuosia opettajana hänelle on kertynyt jo yli kaksikymmentä.

Ruutu on koulutukseltaan filosofian maisteri, ja ennen yliopisto-opintojaan hän on käynyt kauppaopiston. Siellä hän oppi hyödylliseksi osoittautuneen kymmensormijärjestelmän lisäksi liike-elämässä vaadittavan korrektiuden ja tavan toimia.

Opettajan työn voisi kuvitella olevan enimmäkseen tekstien kanssa työskentelyä, kuten oppilaiden aineiden lukemista ja korjaamista. Todellisuudessa tekstityöhön kuluu vain puolet työajasta. “Oppilaiden kanssa työskentely on todellakin useimmiten keskustelua, jota pidän toistaiseksi parempana kommunikointikeinona. Silloin kuin työskentelen yksin, on se enimmäkseen tekstityötä.”

Tekstien tarkoitus on palvella vastaanottajaa

Tekstit toimivat kommunikoinnin välineenä. Oppilaille tehtävät ohjeet ovat Ruudun mielestä mielenkiintoisinta opettajan tekstityössä punakynän heiluttamisen sijaan. Ruutu pyrkii tekemään tekstejä vastaanottajaa varten, ei itseään. Hänen tavoitteenaan on motivoida oppilaat kirjoittamaan ja saada heidät nauttimaan tekstien tekemisestä. Hyvä teksti on sellainen, jonka viestin vastaanottaja ymmärtää ja joka saa vastaanottajan toimimaan halutulla tavalla.

“Haluan pitää ohjeet mahdollisimman selkeinä, mutta kannustavina ja informatiivisina. Kuristavan olon sijaan oppilaille pitää jäädä sellainen tunne, että he haluavat tehdä tehtävän.” Omista teksteistä on vaikea saada hyviä, jos itsellä on epämääräinen ajatus siitä, mitä tekstillä tavoittelee.

Oppilaiden kanssa työskennellessä tekstit eivät kuitenkaan aina onnistu tavoitteessaan. “Kuvittelen laittavani ohjeisiin kaikkea hyvää ja hienoa, mutta huomaan, etteivät ne välttämättä vastaakaan sitä, mitä tavoittelin. Sitten pitää vain ruveta korjailemaan.”

Joskus haastaviksi osoittautuvat myös keskustelut, joita ei ole mahdollista käydä kasvokkain. Oppilaiden vanhempiin ollaan yhteydessä koulun ja kodin väliseen yhteydenpitoon suunnitellun Wilma-järjestelmän kautta, mikä aiheuttaa välillä väärinkäsityksiä. Ruutu ei kuitenkaan usko, että hänen lähettämiensä viestien muoto olisi ongelman ydin, vaan pikemminkin käsiteltävä aihe on kipeä. Wilma-viesteissä täytyy usein referoida toisen sanomaa ja käsitellä huonoa käytöstä.

Ruudun mielestä haastavinta on ikävien viestien kirjoittaminen, etenkin siihen ryhtyminen. Hän pyrkii aina tekemään vastaanottajalle selväksi, mikä on lainattua ja mikä hänen omaa tekstiään. “Joskus kirosanan referoiminen on tarpeen, jos saan sillä huoltajan ymmärtämään, mitä viestilläni tarkoitan.”

Vaikka Wilma-viestien lähettäminen on joskus työn varjopuolia, Ruutu kokee ehdottoman tärkeäksi tiedottaa tapahtuneista vastaanottajan reaktiosta riippumatta. “Haasteista selviää vain tekemällä ja ryhtymällä työhön.”

Ajankäyttö ja -kuva näkyvät teksteissä

Toisenlaisia haasteita luo hallituksen esitys opettajien vuosityöaikakokeilusta.  Kokeilussa opettajien todellista vuosityöaikaa pyritään mittaamaan, sillä tällä hetkellä työ koostuu oppituntien lisäksi myös tuntien ulkopuolella tapahtuvasta suunnittelusta. OAJ:n mukaan kokeilun tavoitteena on saada opettajien palkka vastaamaan todellisia työtunteja.

Ruutu pelkää, että kokeilu hankaloittaa opettajien aikaan ja paikkaan sitomatonta työskentelyä ja rajoittaa autonomista itsemääräämisoikeutta, joka on ammatin tyypillinen etuoikeus. “Mututuntumalla ihmiset eivät pidä ajatuksesta.” Kokeilun lisäämä byrokratia uhkaa tunnetta, että pystyy tekemään oman työnsä kunnolla. “Jos kokeilu lisää palkatonta työtä, epäolennaisten raporttien tekoa tai vähentää oppilaisiin käytettävää aikaa, se on tietysti huono asia, sillä varsinainen työn tekeminen on ihan muuta.”

Ruutu toivoo, että kirjoitustyölle olisi tulevaisuudessakin aikaa: “Tuntuu, että nykyään kaiken pitää tapahtua niin nopeasti.” Opettajana hän kuitenkin haluaa pitää oppilaansa stressittömällä vyöhykkeellä, mutta toivoo samalla, että kirjoittaminen normalisoituisi osaksi heidän arkeaan. Hän haluaa saada oppilaat tajuamaan, millainen merkitys tekstitaitojen taitamisella on. “Joko minua hallitaan tai minä hallitsen.”

Silti Ruutu tuntee, ettei hän aina itsekään hallitse nopeasti kehittyvän tekstimaailman uusimpia käänteitä. Tekstit peilaavat nykyaikaa ja oppitunnilla saatetaan kielenhuollon ohessa analysoida esimerkiksi rap-lyriikoita. Ruutu kuitenkin naurahtaa olevansa onnellinen, että opettaa yläkoulussa. “Siellä opetellaan vasta perustaitoja, joten minun ei tarvitse yrittää mahduttaa lukion laajoja tekstimassoja opetukseen mukaan.” Välillä hän saa ajatuksen, miten tuoda jokin uusi asia opetukseen mukaan, toisinaan ideat tulevat myös oppilailta. “Kerran seiskaluokkalaiset innostuivat räppäämään kalevalamittaisia runoja.”

Positiivinen palaute muistuttaa työn tärkeydestä. Viimeksi Ruutua ilahdutti oppilaan oivallus, kun hän tunnisti oppitunnilla käsitellyn asian Haluatko miljonääriksi -ohjelmasta. “Tunnen onnistuneeni, kun huomaan, että oppilaille on jäänyt jotain mieleen.”

 

Rosa Havukainen & Aino Ruutu
Kuva: Pixabay

Tekstejä tiimityönä ja itsenäisesti – järjestötyöntekijän toimenkuva on monipuolista viestintää

Partiotyöntekijän työnkuva koostuu monenlaisista työtehtävistä, joita tehdään yhdessä ja yksin. Nykyajan työelämässä tekstien kirjoittamiselta ei yksinkertaisesti voi välttyä.

Kuva: Viivi Huttunen.

“Kyllä tekstityötä tulee tehtyä päivittäin”, toteaa Iina Leppäaho. Hän on yksi Suomen Partiolaisten vajaasta 30 työntekijästä. Vapaaehtoistuen koordinaattorina Leppäahon työ on pääsääntöisesti viestimistä ja kirjoittamista erityyppisille lukijoille.

Tekstit, joiden kanssa Leppäaho työskentelee, voidaan jakaa karkeasti kahteen ryhmään: hallinnon ja markkinoinnin teksteihin. Jälkimmäisiin lukeutuvat esimerkiksi uutiskirjeet, sosiaalisen median eri kanavissa tapahtuva viestintä sekä markkinointi. Hallinnollisia tekstejä puolestaan ovat esimerkiksi toimintakertomuksen raportit, rahoitushakemukset, esityslistat, pöytäkirjat ja muu sisäinen viestintä. Tekstejä tuotetaan monenlaisille yleisöille: työkavereille, partion tuhansille vapaaehtoisille, yhteistyökumppaneille ja ympäröivälle yhteiskunnalle.

Onnistuneen tekstin tärkein vaatimus on selkeys. Hyvä teksti on kiinnostava ja hyödyttää jollain tapaa lukijaansa. Kirjoitettaessa partion ulkopuolisille toimijoille on tärkeää avata kaikki käytettävät partiotermit. Toisaalta partion sisäistä viestintää harjoitetaan monella organisaatiotasolla – esimerkiksi viestintä keskusjärjestön vapaaehtoisille on joiltain osin erilaista kuin lippukuntatoimijoille. Kirjoittaessa kohderyhmä täytyy pitää selkeänä mielessä, jotta tekstit tulevat luetuiksi ja ymmärretyiksi.

Yhteistyö avaimena onnistuneeseen tekstiin

Työssä kirjoitetaan paljon yhdessä. ”Tykkään luetuttaa tekstini vähintään yhdellä ihmisellä. Saatan pyytää kommentteja jopa sähköpostiviestiin, mikäli kirjoitan isolle joukolle”, kertoo Leppäaho. Omalle tekstille sokeutuu helposti.

Viestintää koskevat ongelmat liittyvät usein nimenomaan selkeyteen. Kaikista väärinymmärryksistä ei välttämättä aina edes kuule. ”Joskus saattaa ihan yllättää, kun on kirjoittanut tietystä asiasta jo puoli vuotta, eikä viesti olekaan mennyt perille”, Leppäaho nauraa.

Mahdollisia epäselvyyksiä voidaan ennakoida etukäteen. Pitkä teksti ei automaattisesti ole lyhyttä parempi. ”Kerran kirjoitin vapaaehtoisten rekrytointijärjestelmään liittyen viestin, jossa selitin toimintaohjeet kohta kohdalta. Laitoin loppuun isolla, että tule kysymään jos et ymmärrä tästä mitään. Useampi tulikin”, Leppäaho kertoo. Viestin mahdollinen vaikeatajuisuus onkin tärkeää tiedostaa jo kirjoitusvaiheessa.

Tekstien parissa toimiminen vie aikaa

Kirjoittamiseen ja lukemiseen käytettyä aikaa on vaikea arvioida, sillä se on hyvin päivä- ja viikkokohtaista. “Tälläkin viikolla on aika paljon kokouksia, mutta viime viikolla varasin perjantain lukemiseen”, Leppäaho kertoo. Ajankäyttö vaihtelee työtehtävien mukaan, ja esimerkiksi 70-sivuisen ohjeen läpikäymiseen kuluu aikaa aivan eri tavalla kuin muutaman lauseen kirjoittamiseen uutiskirjeeseen.

Jos Leppäaho saisi muuttaa työssään jotain, hän toivoisi, että aikaa tekstityöhön olisi enemmän. Työpäivät ovat usein kiireisiä, eikä kirjoittamiseen ehdi keskittyä niin paljon kuin haluaisi. Työtehtävien vaihdellessa nopeaan tahtiin aikaa jää vähemmän pitkäjänteiseen työskentelyyn, kuten kirjoittamiseen. ”Kun kirjoitettavaa on enemmän, on hyvä tehdä etäpäivä, jotta saa keskittyä rauhassa ilman keskeytyksiä”, Leppäaho sanoo.

Itseoppinut kirjoittaja

Leppäaho on opiskellut hallintotieteitä ja sivuaineena viestintää. Hänelle on myöhemmin ollut suurta hyötyä opetukseen kuuluneista harjoitustöistä ja erityyppisten tekstien kirjoittamisesta. Varsinaisia kirjoittamisen opintoja hänellä ei kuitenkaan ole.

Leppäaho ei ole saanut tämänhetkisiin työtehtäviinsä erityistä koulutusta työpaikkansa puolesta, mutta kertoo käyneensä yhdessä muiden kanssa läpi esimerkiksi eri uutiskanavien kohderyhmiä ja niiden tarkoitusta, mikä on helpottanut kirjoittamista. “Ei siitä haittaakaan olisi ollut, jos koulutusta olisi saanut enemmän. Itse olen kuitenkin kirjoittanut niin paljon, että se on minulle jollain lailla luontevaa”, hän kertoo.

Viestinnän työt ovat Leppäaholle tuttuja. Tekemällä oppiminen on työelämän tekstitaitojen osalta ollut suuressa asemassa. Partiossa Leppäaho on muun muassa toiminut viestinnän tehtävissä vapaaehtoisena, järjestänyt viestintään liittyviä koulutuksia ja toiminut päätoimittajana Partio-lehdessä.

Teksti keskeinen osa työnkuvaa nykymaailmassa

Leppäahon mielestä koulutuksesta tekstityöhön saattaisi olla hyötyä henkilölle, jolla on vähemmän kokemusta. Hän mainitsee työnsä hyväksi puoleksi sen, että siinä saa itse vaikuttaa työnkuvaan. Yksittäisen ihmisen asenteet ja aikaisemmat kokemukset vaikuttavat siihen, millainen kuva hänelle muodostuu tekstityöstä. “Joku kollegoistani olisi saattanut vastata aivan toisin näihin kysymyksiin”, tiivistää Leppäaho. Itse hän valitsee mielellään kirjoittamista ja lukemista sisältäviä tehtäviä.

Tarkkoja ja ajantasaisia ohjeita tekstityöhön on vaikeaa – ellei jopa mahdotonta – tuottaa, sillä käytänteet ja tilanteet muuttuvat jatkuvasti. Vaikka kirjoittamisen kokisi vaikeaksi, ei siltä voi kuitenkaan täysin välttyä. “Nykymaailmassa ei ole kauhean todennäköistä, että joku pystyisi olemaan kirjoittamatta tämän tyyppisessä työssä”, Leppäaho naurahtaa.

 

Mia Haimakainen, Viivi Huttunen, Reeta Komulainen

Dokumentoin, siis olen – lastensuojelussa kirjaaminen ratkaisee

Sosiaalityössä dokumentointi tai siihen tähtäävä toiminta vie arviolta 80–90 prosenttia ajasta. Kaikki työ täytyy dokumentoida eivätkä avuksi tarkoitetut järjestelmät nopeuta prosessia. Tärkeintä on kuitenkin asiakkaan etu.


Tuire on ollut sosiaalialan tehtävissä viitisen vuotta, ja tällä hetkellä hän työskentelee lastensuojelussa. Hänen asiakkaansa ovat huostaanotettuja lapsia, jotka asuvat sijaisperheissä.

”Tehtävänäni on varmistaa perheisiin sijoitettujen lasten hyvinvointi ja järjestää asiat niin, että heidän kasvunsa ja kehityksensä on turvattu.”

Laaja kuva asiakkaan elämänpiiristä ja -tilanteesta on lasten kanssa työskennellessä tärkeää. Sosiaalityöntekijä pitää yhteyttä lapsen biologisiin vanhempiin, sijaisperheisiin ja erilaisiin verkostoihin, kuten terveydenhuoltoon ja kouluun.

Kaikki dokumentoidaan

Asiakkaidensa hyvinvointia valvoessa sosiaalityöntekijä tekee viranhaltijapäätöksiä. Viranhaltijapäätöksillä sosiaalityöntekijä voi esimerkiksi jatkaa lapsen huostassapitoa. Tehtäviin kuuluu myös selvitysten laatiminen virallisille tahoille, kuten aluehallintovirastoon (AVI) tai eri oikeusasteille. Sosiaalityöntekijä voi kirjoittaa lähetteitä tai tehdä ”arkisempia” päätöksiä esimerkiksi erilaisista lapsen hoitoon liittyvistä maksuista.

Olipa kyseessä päätös, tapaaminen tai puhelu lapsen koulusta, kaikki dokumentoidaan. Järjestelmiin kirjataan lähtökohtaisesti kaikki asiakkaaseen liittyvä.

”Lähtökohtana meillä on, että mitä ei ole dokumentoitu, ei ole tehty. Jos käyn perheessä kotikäynnillä, mutta en kirjoita siitä mitään, sitä ei ole virallisesti tapahtunut”, Tuire selventää.

Teksti tuo työn näkyviin

Sosiaalityöntekijä saa käsitellä vain omien asiakkaidensa tietoja, joten yksittäinen työntekijä ei kovin usein törmää muiden laatimiin kirjauksiin. Tästä voidaan joustaa, jos esimerkiksi päivystävä sosiaalityöntekijä tarvitsee tietoja kiireellisesti eikä asiakkaan oma vastuusosiaalityöntekijä ole paikalla. Normaalisti sosiaalityöntekijät näkevät omien kirjaustensa lisäksi vain asiakkaidensa aiempien työntekijöiden laatimat kirjaukset ja asiakirjat.

Asiakasjärjestelmään kirjatusta informaatiosta hyötyvät päivystäjät ja lasten mahdolliset tulevat sosiaalityöntekijät. Kirjauksista käy ilmi työskentelyprosessi, joka lapsen kanssa on käynnissä.
”On siinä tietysti sekin puoli, että tekemällä kirjaukset hyvin pystyn itse osoittamaan, että olen tehnyt työni.”

Tuire näkee, että kaikki työ on ennen kaikkea asiakkaana olevia lapsia varten. Asiakas pääsee lukemaan omia lastensuojeludokumenttejaan täytettyään 18 vuotta.

Aika kortilla

Dokumentoimiseen tai siihen tähtäävään toimintaan kuluu Tuiren arvion mukaan noin 80–90 prosenttia työajasta. Suurin osa tuotetuista teksteistä on luonteeltaan virallisia, ja niillä dokumentoidaan asiakkaan elämää tai vaikutetaan siihen suoraan.

Tekstien kirjoittaminen on itsenäistä ja aikaa vievää. Joihinkin päätöksiin tarvitaan johtavan sosiaalityöntekijän tai lastensuojelun päällikön allekirjoitus, mutta pääasiassa sosiaalityöntekijä laatii kaikki tekstit itse ja on vastuussa kirjoittamistaan teksteistä. Asiakasjärjestelmissä on erilaisia asiakirjapohjia kirjaamiselle, mutta ne ovat kömpelöitä ja voivat hidastaa kirjaamisprosessia entisestään. Tuire kaipaisikin järjestelmiin lisää joustavuutta.

Jatkuva dokumentoinnin tarve luo ajankäyttöpaineita. Tämä on käynyt ilmi esimerkiksi sosiaali- ja hoitoalan tekstikäytänteitä käsittelevissä tutkimuksissa. Kirjaamistyöhön ei ole varattu tarpeeksi aikaa, mikä aiheuttaa työntekijöille stressiä. Tuire tunnistaa ilmiön ja pyrkii mahdollisuuksien mukaan varaamaan kalenteristaan aikaa kirjaamiselle. Hänelle kirjoittaminen on luonteva itseilmaisun muoto. Kaikkien sosiaalityöntekijöiden kohdalla näin ei ole. Jos kirjoittaminen on työlästä ja epäluontevaa, työhön kuuluvan dokumentoinnin voi kokea stressaavana.

Kielellä on väliä

Käytänteitä ja vaatimuksia eri tekstilajeille on olemassa, mutta monet lastenhuollon tekstilajit ovat melko vapaamuotoisia. Tuiren kokemus on, että kirjoitusohjeita ja -oppaita voisi hyödyntää enemmänkin.

”Tieteellisen kirjoittamisen kurssista on päätöksiä laadittaessa ollut hyötyä. Sosiaalityö perustuu teoriaan ja näyttöihin, kaikki pitää perustella.”

Kirjoitustyön itsenäisyydestä ja vapaamuotoisuudesta johtuen kirjoitustyylejä on yhtä monta kuin kirjoittajiakin. Jonkinlaista jatkuvuutta teksteihin voisivat tuoda yhtenäiset käytännöt kielimuotojen suhteen. Yhtä kaikki Tuire on sitä mieltä, että perusasiat hallitseva pääsee jo pitkälle. Välillä hän kaipaa työpaikalle kertauskoulutusta kielenhuollon perusteista, kuten pilkuista ja isoista alkukirjaimista.

”Ei tarvitse olla mikään ammattikirjoittaja, mutta pitää muistaa, että kirjoitamme virallisia viranomaistekstejä. Tyylillä ja oikeakielisyydellä on silloin väliä.”

Haastateltavan nimi on muutettu. 

 

Sanni Noronkoski, Soile Manninen ja Sanni Leksis.
Kuva: Pixabay
Elämän ja kuoleman tekstit. Kirjoittaminen sosiaali- ja hoitotyössä / toim. Ulla Tiililä ja Kati Karvinen. – Helsinki: Kotimaisten kielten keskus, 2017. Julkaisu luettavissa:
https://www.kotus.fi/julkaisut/genrejulkaisut/elaman_ja_kuoleman_tekstit._kirjoittaminen_sosiaali-_ja_hoitotyossa