Helsingin yliopisto
Sosiaalityössä dokumentointi tai siihen tähtäävä toiminta vie arviolta 80–90 prosenttia ajasta. Kaikki työ täytyy dokumentoida eivätkä avuksi tarkoitetut järjestelmät nopeuta prosessia. Tärkeintä on kuitenkin asiakkaan etu.
Tuire on ollut sosiaalialan tehtävissä viitisen vuotta, ja tällä hetkellä hän työskentelee lastensuojelussa. Hänen asiakkaansa ovat huostaanotettuja lapsia, jotka asuvat sijaisperheissä.
”Tehtävänäni on varmistaa perheisiin sijoitettujen lasten hyvinvointi ja järjestää asiat niin, että heidän kasvunsa ja kehityksensä on turvattu.”
Laaja kuva asiakkaan elämänpiiristä ja -tilanteesta on lasten kanssa työskennellessä tärkeää. Sosiaalityöntekijä pitää yhteyttä lapsen biologisiin vanhempiin, sijaisperheisiin ja erilaisiin verkostoihin, kuten terveydenhuoltoon ja kouluun.
Kaikki dokumentoidaan
Asiakkaidensa hyvinvointia valvoessa sosiaalityöntekijä tekee viranhaltijapäätöksiä. Viranhaltijapäätöksillä sosiaalityöntekijä voi esimerkiksi jatkaa lapsen huostassapitoa. Tehtäviin kuuluu myös selvitysten laatiminen virallisille tahoille, kuten aluehallintovirastoon (AVI) tai eri oikeusasteille. Sosiaalityöntekijä voi kirjoittaa lähetteitä tai tehdä ”arkisempia” päätöksiä esimerkiksi erilaisista lapsen hoitoon liittyvistä maksuista.
Olipa kyseessä päätös, tapaaminen tai puhelu lapsen koulusta, kaikki dokumentoidaan. Järjestelmiin kirjataan lähtökohtaisesti kaikki asiakkaaseen liittyvä.
”Lähtökohtana meillä on, että mitä ei ole dokumentoitu, ei ole tehty. Jos käyn perheessä kotikäynnillä, mutta en kirjoita siitä mitään, sitä ei ole virallisesti tapahtunut”, Tuire selventää.
Teksti tuo työn näkyviin
Sosiaalityöntekijä saa käsitellä vain omien asiakkaidensa tietoja, joten yksittäinen työntekijä ei kovin usein törmää muiden laatimiin kirjauksiin. Tästä voidaan joustaa, jos esimerkiksi päivystävä sosiaalityöntekijä tarvitsee tietoja kiireellisesti eikä asiakkaan oma vastuusosiaalityöntekijä ole paikalla. Normaalisti sosiaalityöntekijät näkevät omien kirjaustensa lisäksi vain asiakkaidensa aiempien työntekijöiden laatimat kirjaukset ja asiakirjat.
Asiakasjärjestelmään kirjatusta informaatiosta hyötyvät päivystäjät ja lasten mahdolliset tulevat sosiaalityöntekijät. Kirjauksista käy ilmi työskentelyprosessi, joka lapsen kanssa on käynnissä.
”On siinä tietysti sekin puoli, että tekemällä kirjaukset hyvin pystyn itse osoittamaan, että olen tehnyt työni.”
Tuire näkee, että kaikki työ on ennen kaikkea asiakkaana olevia lapsia varten. Asiakas pääsee lukemaan omia lastensuojeludokumenttejaan täytettyään 18 vuotta.
Aika kortilla
Dokumentoimiseen tai siihen tähtäävään toimintaan kuluu Tuiren arvion mukaan noin 80–90 prosenttia työajasta. Suurin osa tuotetuista teksteistä on luonteeltaan virallisia, ja niillä dokumentoidaan asiakkaan elämää tai vaikutetaan siihen suoraan.
Tekstien kirjoittaminen on itsenäistä ja aikaa vievää. Joihinkin päätöksiin tarvitaan johtavan sosiaalityöntekijän tai lastensuojelun päällikön allekirjoitus, mutta pääasiassa sosiaalityöntekijä laatii kaikki tekstit itse ja on vastuussa kirjoittamistaan teksteistä. Asiakasjärjestelmissä on erilaisia asiakirjapohjia kirjaamiselle, mutta ne ovat kömpelöitä ja voivat hidastaa kirjaamisprosessia entisestään. Tuire kaipaisikin järjestelmiin lisää joustavuutta.
Jatkuva dokumentoinnin tarve luo ajankäyttöpaineita. Tämä on käynyt ilmi esimerkiksi sosiaali- ja hoitoalan tekstikäytänteitä käsittelevissä tutkimuksissa. Kirjaamistyöhön ei ole varattu tarpeeksi aikaa, mikä aiheuttaa työntekijöille stressiä. Tuire tunnistaa ilmiön ja pyrkii mahdollisuuksien mukaan varaamaan kalenteristaan aikaa kirjaamiselle. Hänelle kirjoittaminen on luonteva itseilmaisun muoto. Kaikkien sosiaalityöntekijöiden kohdalla näin ei ole. Jos kirjoittaminen on työlästä ja epäluontevaa, työhön kuuluvan dokumentoinnin voi kokea stressaavana.
Kielellä on väliä
Käytänteitä ja vaatimuksia eri tekstilajeille on olemassa, mutta monet lastenhuollon tekstilajit ovat melko vapaamuotoisia. Tuiren kokemus on, että kirjoitusohjeita ja -oppaita voisi hyödyntää enemmänkin.
”Tieteellisen kirjoittamisen kurssista on päätöksiä laadittaessa ollut hyötyä. Sosiaalityö perustuu teoriaan ja näyttöihin, kaikki pitää perustella.”
Kirjoitustyön itsenäisyydestä ja vapaamuotoisuudesta johtuen kirjoitustyylejä on yhtä monta kuin kirjoittajiakin. Jonkinlaista jatkuvuutta teksteihin voisivat tuoda yhtenäiset käytännöt kielimuotojen suhteen. Yhtä kaikki Tuire on sitä mieltä, että perusasiat hallitseva pääsee jo pitkälle. Välillä hän kaipaa työpaikalle kertauskoulutusta kielenhuollon perusteista, kuten pilkuista ja isoista alkukirjaimista.
”Ei tarvitse olla mikään ammattikirjoittaja, mutta pitää muistaa, että kirjoitamme virallisia viranomaistekstejä. Tyylillä ja oikeakielisyydellä on silloin väliä.”
Haastateltavan nimi on muutettu.
Sanni Noronkoski, Soile Manninen ja Sanni Leksis.
Kuva: Pixabay
Elämän ja kuoleman tekstit. Kirjoittaminen sosiaali- ja hoitotyössä / toim. Ulla Tiililä ja Kati Karvinen. – Helsinki: Kotimaisten kielten keskus, 2017. Julkaisu luettavissa:
https://www.kotus.fi/julkaisut/genrejulkaisut/elaman_ja_kuoleman_tekstit._kirjoittaminen_sosiaali-_ja_hoitotyossa