Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä 28.8.2018

1a
Rekisterinpitäjä

Sukupuolentutkimuksen verkosto Hilma. Verkostoon osallistuvat Helsingin yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Lapin yliopisto,
Oulun yliopisto, Tampereen yliopisto, Turun yliopisto ja Åbo Akademi.

Osoite
Helsingin yliopisto; Unioninkatu 40, PL 24
00014 Helsingin yliopisto

2
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aino-Maija Elonheimo (Hilman verkostokoordinaattori)
01.07.2019 – 31.01.2020 välisenä aikana Mari Kupiainen (koordinaattorin sijainen)

Osoite
Unioninkatu 40 C 310; PL 24
00014 Helsingin yliopisto

Muut yhteystiedot (sähköpostiosoite)
aino-maija.elonheimo@helsinki.fi
01.07.2019 – 31.01.2020 mari.kupiainen@helsinki.fi

Varahenkilö: Meri Pihlajavaara
meri.pihlajavaara@helsinki.fi

3
Rekisterin nimi

Hilma-opiskelijarekisteri

4
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelijoiden ilmoittautumiset Hilma-verkoston kursseille välitetään kurssien opettajille ja kurssisuoritusmerkinnät arvosanoineen lähetetään sähköisesti
opiskelijalle, opiskelijan kotiyliopiston koulutusyhteyshenkilölle ja Hilma-koordinaattorille.

5
Rekisterin tietosisältö

– opiskelijan nimi, opiskelijanumero ja sähköpostiosoite
– tieto opiskelijan osallistumisesta Hilma-kursseille
– tieto opiskelijan Hilma-kurssisuorituksista

Yksittäistä opiskelijaa koskevaa tietosisältöä pidetään rekisterissä enintään niin kauan että opiskelijan kaikki Hilma-kurssisuoritukset on kirjattu hänen kotiyliopistonsa tietojärjestelmään.

6
Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan kunkin Hilma-kurssin sähköisessä ilmoittautumisessa
pyydettyjen, opiskelijan itsensä ilmoittamina tietoina. Sähköistä ilmoittautumista käytetään tiedon keräämiseen ja rekisterin luomiseen, minkä jälkeen sähköiset ilmoittautumistiedot tuhotaan.
Rekisterin tiedot täydentyvät kunkin Hilma-kurssin opettajan antamien suoritusilmoitusten perusteella.

7
Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan Hilma-kurssien opettajille ja yliopistojen koulutusyhteyshenkilöille kurssi- ilmoittautumisen yhteydessä sekä kurssisuorituksia merkittäessä.

8
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Opiskelijarekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9
Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei säilytetä

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Kaikki sähköisesti käsiteltävät tiedot suojataan salasanalla. Tietoihin on ensisijaiset käyttöoikeudet Hilma-koordinaattorilla, joka tarpeellisissa määrin luovuttaa tietoja
Hilma -kurssien opettajille ja yliopistojen koulutusyhteyshenkilöille kurssi-ilmoittautumisen
yhteydessä sekä kurssisuorituksia opintorekisteriin merkittäessä.

10
Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla opiskelijalla on oikeus tarkastaa tietonsa. Tarkastuspyynnön voi
lähettää Hilma -koordinaattori Aino-Maija Elonheimolle (aino-maija.elonheimo@helsinki.fi)

11
Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla opiskelijalla on oikeus korjata rekisterissä väärin olevat tietonsa.
Korjauspyynnön voi lähettää Hilma-koordinaattori Aino-Maija Elonheimolle (
aino-maija.elonheimo@helsinki.fi)

12
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla opiskelijalla on oikeus pyytää poistamaan hänen
rekisterissä olevat tietonsa sen jälkeen, kun hänen Hilma-kurssisuorituksensa on kirjattu
kotiyliopiston tietojärjestelmään tai jos hänen perustutkintoon tähtäävät opintonsa keskeytyvät. Poistopyynnön voi lähettää Hilma-koordinaattori Aino-Maija Elonheimolle (aino-maija.elonheimo@helsinki.fi)