Helsingin yliopisto
Yhdenvertainen liikunnallinen lähiö (YLLI) -tutkimushankkeessa luotiin erilaisia työkaluja liikuntapalvelujen tiedolla johtamisen tarpeisiin. Työkalujen ideointi-, suunnittelu- ja toteutusvaiheet toteutettiin yhteiskehittämisprosessissa, johon osallistui YLLI-tutkijoita sekä Jyväskylän ja Helsingin kaupunkien työntekijöitä. Tässä blogitekstissä esittelemme yhden yhteiskehittämisprosessin tuotoksista: Liikuntasuunnittelun listatyökalun. Tämän yksinkertaisen tarkistuslistatyyppisen työkalun tavoitteena on parantaa oleellisen datan saavuttamista ja käyttöä liikuntapaikkahankkeiden eri toteutusvaiheissa. Lisäksi tavoitteena on edistää yleisesti liikuntapalvelujen tiedolla johtamisen käytäntöjen systemaattisuutta, läpinäkyvyyttä ja strategianmukaisuutta. Työkalupohja on vapaasti ladattavissa sivun lopusta, ja sitä voi muokata soveltumaan eri kuntien tai muiden käyttökohteiden tarpeisiin.
Kirjoittaja: Janne Pyykönen, Jyväskylän yliopisto
Taustalla datan hallinnan haasteet
Mitä paremmin olennainen tieto saavutetaan ja hyödynnetään oikeaan aikaan, sitä todennäköisemmin onnistutaan luomaan yhä yhdenvertaisemmin saavutettavia liikkumisolosuhteita
Yksi kunnallisen liikuntapalvelutuotannon perustehtävistä on liikkumisolosuhteiden luominen esimerkiksi liikuntapaikkoja rakentamalla ja ylläpitämällä (Liikuntalaki 390/2015, 2015). Kunta tarjoaakin asukkailleen useita erilaisia liikkumisympäristöjä, kuten varsinaisia liikuntapaikkoja, luonto- ja viheralueita, katuja, reittejä sekä muita julkisia tiloja, kuten kouluja pihoineen ja saleineen. Erityisesti liikuntapaikkojen suunnitteluun, toteutukseen, ylläpitoon ja palveluverkkoon liittyvät tehtävät ovat usein liikuntapalvelujen vastuulla. Liikkumiseen liittyvän julkisen päätöksenteon ja valmistelun edellytetään olevan läpinäkyvää, systemaattista ja tietoon perustuvaa. Eri asuinalueilla ja asukasryhmissä liikkumismahdollisuuksiin liittyvät tarpeet ja olosuhteet vaihtelevat. Jotta erityispiirteet voidaan tunnistaa liikuntapaikkahankkeiden toteuttamisvaiheissa, tulee liikuntasuunnittelijoiden ottaa huomioon useita erilaisia data- ja informaatiolähteitä, jotka liittyvät esimerkiksi alueen harrastus- ja hyötyliikuntamahdollisuuksiin, liikenneyhteyksiin, väestöryhmiin, maankäyttöön, kaupunkistrategiaan tai muihin oleellisiin tekijöihin.
YLLI-yhteiskehittämisprosessin aikana erilaisen datan ja informaation kokonaisuuden hallinta tunnistettiin yhdeksi liikuntapaikkahankkeiden suunnittelun ja toteuttamiseen liittyvän tiedolla johtamisen haasteista. Esimerkiksi kuntoportaiden tai uimahallin rakentamishankkeissa tarvitaan hyvin erityyppisiä tietolähteitä, ja erilaisten oleellisten lähteiden hahmottaminen voi olla haastavaa. Kaikki tieto ei välttämättä ole myöskään helposti saavutettavissa vaan sijaitsee pirstaloituneena eri järjestelmiin. Välttämättä kaikesta datasta ei olla lainkaan tietoisia oikeaan aikaan.
Pohdimme yhteiskehittämisen aikana keinoja erilaisten tietolähteiden systemaattisempaan ja läpinäkyvämpään tunnistamiseen ja hyödyntämiseen esimerkiksi liikuntapaikkarakennushankkeiden tarveselvityksessä, hankesuunnittelussa ja toteutusvaiheessa. Lähtökohtaisena oletuksena työlle oli, että toimintaa systematisoimalla voidaan edesauttaa oleellisten tietolähteiden hyödyntämistä oikeassa hankkeen vaiheessa. Mitä paremmin olennainen tieto saavutetaan ja hyödynnetään oikeaan aikaan, sitä todennäköisemmin onnistutaan luomaan yhä yhdenvertaisemmin saavutettavia liikkumisolosuhteita.
Tarkistuslistan avulla läpinäkyvyyttä, systemaattisuutta ja luotettavuutta
Yhtenä datan hallinnan kehittämiskeinona lähdettiin Jyväskylän kaupungin kanssa toteuttamaan yksinkertaista ideaa tarkistuslistatyyppisestä työkalusta eri tietolähteiden systemaattiseen kartoittamiseen. Käyttökohteeksi valittiin aluksi erityisesti liikuntapaikkahankkeiden tarveselvitys, mutta kehitystyön edetessä käyttökohde laajennettiin yleisesti liikuntapaikkahankkeisiin. Työkalu auttaa käyttäjäänsä läpikäymään systemaattisesti erilaisia data- ja informaatiolähteitä. Käyttäjä arvioi eri tietolähteiden oleellisuuden työn alla olevassa tehtävässä, ja arviointiinsa perustuen etsii ja hyödyntää kyseisen tiedon tai päättää olla käyttämättä sitä. Käyttämättömiin tietolähteisiin on toki mahdollista palata muissa projektin vaiheissa ja näin työkalu voi auttaa myös eri tietolähteiden käytön aikatauluttamisessa. Työkalua täyttämällä toiminta ja tietolähteiden arviointi myös tallentuu ja suunnittelu tulee siten läpinäkyvämmäksi. Lisäksi esimerkiksi materiaalivalintojen perusteluihin tai järjestettyjen asukasiltojen pääasialliseen antiin on helppo palata, kun eri tietolähteiden merkityksiä, valintaperusteluja ja tallennussijainteja on kirjattu ylös suunnittelun edetessä.
YLLI-yhteiskehittämisen päättyessä julkaistava listatyökaluversio kokoaa erilaiset data- ja informaatiolähteet kymmeneen tietoteemakokonaisuuteen. Työkalun sisältöä ja ulkoasua pohdittiin pienemässä kehitystyöryhmässä ja lisäksi kommentteja pyydettiin niin kaupungin sisältä eri toimijoilta kuin ulkopuolisilta valtakunnallisilta asiantuntijoilta. Jotkin tietolähteet, kuten strategiset ja ohjaavat asiakirjat ovat suoraan käytettävissä, osa voidaan tarpeen mukaan tuottaa kaupungin omin voimin, ja toisien tuottamiseen tarvitaan ulkopuolisia toimijoita. Eri tietolähteiden saavutettavuutta on koetettu parantaa lisäämällä työkaluun linkkejä, joiden kautta tietolähteeseen pääsee käsiksi tai vähintäänkin saa siitä lisätietoja.
Tietoteemat liikuntapaikkahankkeiden suunnittelun listatyökalussa:
- Harrastekohtaiset tiedot (merkityksellisten lajien kannalta)
- Väestötiedot (suunnittelukohteen vaikutusalueella)
- Vaikutusalueen liikuntatilojen tai -paikkojen käyttötiedot
- Alueen olosuhdetiedot
- Osallistaminen ja yhdenvertaisuus
- Henkilöstön ”hiljainen” tieto
- Kaupunkistrategian mukaiset toimet
- Suunniteltavan palvelun / rakennelman tekniikka
- Suunniteltavan palvelun / rakennelman ympäristövaikutus
- Suunniteltavan palvelun / rakennelman kustannukset, rahoitus ja aikataulu
Työkalusta julkaistaan word-pohja, johon voi päivittää kuntakohtaisia tietolähteitä ja muokata vapaasti esimerkiksi tietoteemoja. Eri tietolähteiden päivittyessä myös listatyökalu tulee pitää ajan tasalla. Päivitys- ja muokkausmahdollisuus mahdollistaa myös erilaisten painotusten käyttämistä. Esimerkiksi kuntakohtaisesti tai tietyntyyppisten liikuntapaikkahankkeiden kohdalla voidaan edellyttää vähintään tiettyjen rivien, kuten tiettyjen strategisten asiakirjojen erityistä huomioimista.
Listatyökalun käytössä ja käyttöönotossa huomioitavia asioita
Listatyökalu sisältää useita kymmeniä erilaisia data- ja tietolähteitä. Ajan kuluessa lista voi päivittyä vielä merkittävästi suuremmaksi. Näin ollen työkalun käyttöönotossa on tärkeää painottaa sitä, että jokaista tietolähdettä ei aikaresurssien puolesta ole mahdollista eikä välttämättä muutenkaan kannata ottaa huomioon kaikissa hankkeissa. Erilaiset hankkeet vaativat erilaisia taustatietoja, ja työkalun pääasiallinen tarkoitus on varmistaa, että oleelliset tiedot tulevat hankekohtaisesti huomioiduksi. Työkalua ei tule käyttää työntekijän arvioimiseen, vaan sen on puhtaasti hankkeeseen liittyvä dokumentti, jota voi täyttää useampikin henkilö hankkeen eri vaiheissa. Näin ollen esimerkiksi työkalun käytön myötä jäsentyvän datakokonaisuuden tallennuspaikka on tärkeä asia. Työkalu voi toimia ”linkkipuuna” erilaisen tiedon sijainnille myös hankkeiden välillä. Yksinkertaisimmillaan tietojen saavutettavuutta henkilöiden välillä voi edesauttaa nimeämällä syntyviä liitetiedostoja listatyökalun tietolähteiden ID-tunnuksella alkavasti. Työkalun oma tallennuspaikka on myös tärkeä ja esimerkiksi hankekohtainen projektikansio voi olla hyvä sijainti. Vain ajan tasalla oleva työkalu voi auttaa hyödyntämään helpommin suurta data- ja informaatiomäärää ja auttamaan tekemään perustellumpia ja yhdenvertaisempia toimenpiteitä. Näin ollen on suositeltavaa sopia työyhteisön sisällä vastuista ja aikatauluista työkalun päivittämiseen liittyen. Työkalua voidaan päivittää käyttökokemuksien ja tarpeiden perusteella esim. kerran vuodessa.
Lataa listatyökalu omaan käyttöösi
Listatyökalu voidaan muokata soveltumaan eri kuntien ja työyhteisöjen toimintaan. Lataa alla olevasta linkistä vapaasti työkalupohja, johon voit päivittää oman toimintasi kannalta relevantteja tietoteemoja ja tietolähteitä. Lisäksi voit ladata esimerkkitiedoston, jossa esimerkinomaisesti listattuna joitain Jyväskylän kaupungille relevantteja tietolähteitä. Muokattavat tiedostot ovat word-tiedostomuodossa. Voit myös ladata työkalut pdf-tiedostomuodossa, mutta ilman kaikkia toiminnallisuuksia.
Listatyökalu liikuntasuunnitteluun – yleinen lomakepohja (docx) / (pdf)
Esimerkki Jyväskylän kaupungin listatyökalusta YLLI-hankkeen päättyessä (docx) / (pdf)
Kiitokset
Kiitokset kaikille listatyökalun kehitykseen osallistuneille ja arvokkaita kommentteja työkalun eri versioista antaneille.
Lähteet:
Liikuntalaki 390/2015. (2015). Viitattu 10.11.2022. https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20150390.
Virmasalo, I. (2022). Revised Version of the Dimensions of Accessibility of Physical Activity. https://blogs.helsinki.fi/yhdenvertainen-liikunnallinen-lahio/2022/09/20/revised-version-of-the-dimensions-of-accessibility-of-physical-activity/
