Artikkelit

Julkaistu

Tunteista kirjoittaminen kukoistaa chatissä

Kuinka kohdata kuuntelijaa kaipaava nuori digitalisoituvassa yhteiskunnassa? Tähän pohtii ratkaisua MIELI ry:n Sekasin-chatin tiimipäällikkö.

Sekasin-chatin tiimipäällikkö Miguel Reyes on koulutukseltaan sosionomi, mutta on käynyt myös terapiakoulutuksen ja tehnyt kaksikymmenvuotisen uransa aikana töitä niin lastensuojelussa kuin poikien auttavassa puhelimessakin.

Nykyisessä työssään Reyes ei enää ehdi juurikaan tehdä asiakastyötä chatissä, sillä päivät täyttyvät lähinnä erilaisista hallinnollisista tehtävistä. Tyypilliseen työviikkoon sisältyy hänen mukaansa niin lomakkeiden täyttämistä ja työvuorolistojen laatimista kuin kokouksia ja strategista suunnittelua johtoryhmän kanssa.

Projektipäällikön työ vaatii monipuolisia tekstitaitoja: Reyes toteaa, että esimerkiksi hakemuksien laatiminen on oma maailmansa, joka hänen oli tietoisesti opeteltava. Tekstit syntyvät ensisijaisesti yksilötyönä, mutta Reyes uskaltaa myös nojata tiiminsä ja työtoveriensa mielipiteisiin ja kierrättää tekstejään muillakin. Toisinaan hän saa kommentoitavakseen myös esimiehensä tekstejä.

Mielenkiintoisimpana tekstityön osa-alueena tiimipäällikkö pitää kuitenkin chatissä tapahtuvaa asiakastyötä. Hänen mukaansa chat-työssä kohtaa valtavan rikasta ja moninaista kieltä, jonka rinnalla hallinnolliset tekstit kalpenevat.

Kuinka ilmaista empatiaa kirjoittamalla?

Sekasin-chat on täysin anonyymi, matalan kynnyksen verkkokriisityön palvelu, jossa työskentelee sekä palkattuja työntekijöitä että vapaaehtoisia. Yksilö-chatiin pääsee vasta jonotettuaan “olohuoneessa”. Kullekin asiakkaalle on varattu 45 minuuttia henkilökohtaista keskusteluaikaa.

Chat-työn luonteeseen kuuluu, että empatiaa voi osoittaa vain kirjoittamalla, mikä on oma taitolajinsa; chatissä sekä auttaja että autettava ovat täysin tekstin varassa. Tällöin esiin nousevat monenlaiset kielelliset ja tekstuaaliset ilmaisukeinot, kuten murteelliset ilmaisut ja hymiöt. Kun mikään aktiivisen kuuntelun elementeistä – ilmeet, asennot, nyökkäykset, hymähdykset ja äänenpainot – ei ole käytössä, tulee empatia pukea sanoiksi. Empatian ilmaisun kannalta tärkeää on nimetä ja eritellä toisen ihmisen tunteita. Chat-työntekijän onkin hyvä miettiä, koostuuko oma vuoro ainoastaan kysymyksistä vai voisiko niihin lisätä ymmärryksen sanoittamista. Joskus työntekijä voi myös referoida asiakkaan sanoja ja osoittaa näin vastavuoroisuutta. Chat-työntekijöiden koulutusmateriaalista löytyy joitakin esimerkkilauseita, joilla empatiaa voidaan osoittaa, kuten: “Ei mikään ihme, että voimat alkaa olemaan loppu, kun sulla on noin paljon meneillään.”

Esimerkeistä voi olla hyötyä aloittelevalle chat-päivystäjälle, mutta tavoitteena on löytää oma persoonallinen keskustelutyyli. Työyhteisön sisällä käydään myös keskustelua erilaisista kirjoitustavoista ja annetaan toisille kommentteja niistä. Tällöin nähdään, kuinka monta näkökulmaa yhdessä keskustelussa voi olla ja kuinka moneen eri suuntaan keskustelu voi lähteä keskustelukumppanista riippuen.

Reyesin mukaan omia vastauksiaan tulee miettiä erityisen tarkkaan, kun keskustellaan sensitiivisistä asioista, kuten parisuhteista ja identiteettikysymyksistä. Esimerkkinä Reyes antaa kumppani-sanan käytön vaimon, miehen, poika- tai tyttöystävän sijaan. Harkinta on tarpeen myös erilaisten moraalikäsitysten törmätessä.

Chatin ristiriitatilanteet

Asiakastyössä haastavia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa asiakas antaa negatiivista palautetta, sillä aina ei voi tietää, kumpuaako palaute asiakkaan pahasta olosta vai chat-vuorovaikutuksen toimimattomuudesta. Aika ajoin asiakkaat haastavat työntekijää ja hänen kirjoittamiaan viestejä esimerkiksi väittämällä, että työntekijä ei ole ollenkaan läsnä tai kiinnostunut.

Reyesin mielestä tärkeä ohjeistus chatissä tehtävään tekstityöhön on, että mitään ei saisi olettaa. Asiakkaan sanomisia ei pidä lähteä tulkitsemaan tai arvailemaan. Kannattaa aina kysyä, jos ei ole varma, mitä asiakas sanoillaan tarkoittaa. Tämä voi auttaa ohjaamaan keskustelua tarkoituksenmukaiseen suuntaa.

Ristiriitojen välttämiseksi työntekijän ilmaisun tulee olla selkeää, eikä siinä saa olla monitulkintaisuutta. On tärkeää, että asiakas ymmärtää työntekijän viestin. Näin voidaan välttää väärinkäsityksiä. Kielen selkeyden ja ymmärrettävyyden vaatimus läpäisee siis kaiken tekstityön.

Voiko chatin kautta vaikuttaa?

Reyes myöntää suhtautuneensa aluksi hivenen epäilevästi siihen, voiko nuoria ylipäätään auttaa chatin välityksellä. Työ kuitenkin yllätti hänet rikkaudellaan, ja hän sai huomata, että elämässään vaikeuksia kohdanneen nuoren auttaminen onnistuu myös chat-palvelun välityksellä. ”Yhtä lailla tunneilmapiirin aistii kirjoitetuista viesteistä”, Reyes vakuuttaa. Chat-työssä yllätti myös se, kuinka taitavasti asiakkaat osaavat kirjoittaa ja kertoa tunteistaan. Reyes toteaakin chat-työn myötä oppineensa paljon siitä, miten tunteita voi pukea sanoiksi.

Tulevaisuudessa chat-työssä voitaisiin hyödyntää botteja, mikä Reyesin mielestä saattaisi helpottaa chatin jonotilannetta. Ihmistyö ei tule katoamaan, mutta bottien avulla voitaisiin esimerkiksi selvittää, kuinka akuutti nuoren avuntarve on. Tästä olisi hyötyä ruuhkatilanteissa.

Nuorisolle kommunikointi sosiaalisen median välityksellä on luonnollista, sillä he ovat viestineet erilaisissa somekanavissa lähes koko elämänsä. Reyes uskookin chat-työn olevan tulevaisuudessa kasvava kohtaamismuoto.

Anniina Kaalinpää, Henna Kangas, Saara Silvennoinen, Inka Vierimaa

 

 

Julkaistu

Tekstityö radioäänen takana

 

”Nykymaailmassa toimittajan pitää kyetä tekemään kaikkea”, kuvaa kokenut radiotoimittaja Matti Airaksinen. Siinä missä ennen media-alalla oli selkeämmin eriytyneitä osa-alueita, kuten kuvaajat, käsikirjoittajat ja puhujat, nykyään toimittajan pitää hallita kaikkia näitä osa-alueita.

Lukiossa kuvataidetta ja radiotyötä opettavalla Matti Airaksisella on takanaan 15 vuoden kokemus radiotoimittajan työstä. Hänen mukaansa työ radiossa vaihtelee sen mukaan, keskitytäänkö viihteellisemmän vai asiapitoisemman sisällön tuottamiseen. On kuitenkin selvää, että mikrofonin eteen ei mennä kylmiltään, vaan suunnittelu ja valmistautuminen on välttämätöntä ja omalla tavallaan kokoaikaista. Airaksinen kuvaa työtä vaativaksi: “Olet koko ajan työmoodissa. Aivot prosessoivat, miten asioita voisi käsitellä seuraavassa lähetyksessä, mikä on todella kuluttavaa”.

Ei pelkkää puhetta

Vaikka puhe onkin radiotoimittajan työn näkyvin ja keskeisin osa-alue, ei se yksinään riitä. Teksteillä on oma roolinsa ohjelman valmistelussa ja jälkityössä. Jokaisella toimittajalla on oma tapansa suunnitella tulevaa lähetystä. Airaksinen ei kirjoita ajatuksiaan kovinkaan perusteellisesti auki, vaan hän suosii ranskalaisia viivoja. On tärkeää kirjata itselleen ylös käsiteltäviä asioita, tärkeitä pointteja ja soitettavia kappaleita. Täysin käsikirjoitettua radiopuhe ei kuitenkaan voi olla, jotta se ei kuulostaisi tylsältä ja puisevalta. Omat muistiinpanot eivät voi olla pitkälle työstettyjä senkään takia, että niihin on jätettävä reagointivaraa. Etenkin haastattelutilanteissa on oltava valmiina reagoimaan siihen, mitä toinen sanoo: haastateltava voi viedä tilannetta toiseen suuntaan, jolloin täytyy olla valmis luopumaan ennakkosuunnitelmista.

Airaksinen ei koe kirjoittamista vahvaksi puolekseen, ja uskoo saman pätevän muihinkin radiotoimittajiin: “Tekstin tuottaminen kirjallisessa muodossa ei ole varmaan monenkaan vahvuus. Nimenomaan puhuminen on se, miksi sitä työtä tehdään.” Jonkun verran tekstejä kirjoitetaan kuitenkin myös julkaistavaksi somekanaviin ja muille alustoille radio-ohjelman esittelyiksi. Tekstien tavoitteena on saada ihmiset kuuntelemaan ohjelmaa, joten niiden on oltava informatiivisia, kiinnostusta herättäviä ja napakoita. Tässä korostuu se, kuinka monipuoliseen työhön radiossa on kyettävä: “Pystyt myös tuottamaan, et ole pelkkä puhuva pää.”

Tärkeintä on kyky jäsentää nopeasti

Radiotoimittaja saattaa joutua työssään kahlaamaan läpi laajankin tekstimassan perehtyessään tuleviin puheenaiheisiin ja vierailijoiden taustoihin. Seulomista tarvitaan esimerkiksi, kun toimittaja lukee ihmisten kirjoittamia toiveita ääneen ohjelmassaan. Toiveet ovat usein pitkiä ja epäselvästi ilmaistuja, joten niitä ei voi lukea sellaisenaan. Lisäksi on muistettava toimittajan vastuu sanomisistaan, silloinkin kun siteerataan toisen kirjoittamaa tekstiä. Airaksinen korostaakin uudelleenmuotoilun tärkeyttä työssään: ”Radiotoimittaja tarvitsee kykyä jäsentää asioita mielenkiintoisesti ja ilmaista ne tiiviisti myös kirjallisessa muodossa”.

Uudelleenmuotoilua tarvitaan myös vieraskielisten tekstien kääntämisessä ja uutistekstien työstämisessä. Tekstien kääntäminen tapahtuu usein suorassa lähetyksessä, mikä vaatii nopeutta. Uutistoimittajan puolestaan pitää pystyä ilmaisemaan asiat tiiviisti. Uutisilla on tarkat aikarajat, joten on tiedettävä, kuinka kauan kestää lukea teksti ääneen. Tätä varten toimittajat selvittävät, kuinka monta sanaa he sanovat minuutissa. Näin he osaavat arvioida, kuinka paljon asiaa mahtuu yhteen uutislähetykseen.

Hyvän jäsentämistaidon lisäksi Airaksinen nostaa esille laaja-alaisen yleissivistyksen: “Kun työskennellään radiossa, täytyy olla fiksumpi kuin vastaanottaja, jotta kuuntelijalla on jokin syy kuunnella”. Toimittaja perehtyy käsittelemiinsä aiheisiin syvällisesti nimenomaan kuulijoiden vuoksi – tässä mielessä radiotoimittajakin on eräänlainen asiakaspalvelija. Kun asiakkaita ei näe, heiltä saatu palaute on erityisen arvokasta: “On todella vahva tunne, kun kuulijat lähestyvät viestein ja kertovat, mitä he ovat saaneet ohjelmasta itselleen.”

Niina Kruus, Sylvia Nummelin, Päivi Paavola, Miksu Väkiparta

 

Julkaistu

” Pitää luoda emootio” – copywriterin tunnustuksia mainosmaailmasta

Lähes 20-vuotisen uransa aikana copywriter Lasse Paasto on kokenut mediamaailman digitalisoitumisen ja siitä seuranneen sosiaalisen median murroksen. Yksi asia on kuitenkin pysynyt ennallaan: tarve herättää tunteita.

Copywriter Lasse Paasto tuottaa mainoskampanjoihin tekstejä somesisällöstä käsikirjoituksiin. Mainostekstien muotoon ja sisältöön vaikuttavat kampanjan tilanneen asiakkaan tarpeet ja toiveet. Valmis tuote syntyy yhteistyössä asiakkaan ja kollegoiden kanssa. Suunnitteluprosessissa tukena toimivat kirjalliset arviot sekä henkilökohtaiset muistiinpanot. Työ vaatii suullisia, kirjallisia ja visuaalisia tekstitaitoja.

Paasto uskoo, että toimivan tekstin paljastaa vahva tunnereaktio. Mainoskampanjoita suunniteltaessa onkin tasapainoteltava arkaluontoisten ja kepeiden aiheiden välillä. Aina ei tavoitella myönteistä suhtautumista. Suuren yleisön suosion takeena on, että mainoskampanja nousee julkiseen keskusteluun ja median käsiteltäväksi. ”Lehdet retostelevat, mutta kommentoijat ymmärtävät mistä on kyse”, tiivistää Paasto sosiaalisen median viestinnällisen voiman. Medianäkyvyyttä pyritään hallitsemaan laatimalla medialle tiedotteita lanseerattavista kampanjoista. Lisäksi asiakkaan avuksi voidaan laatia “Questions & Answers” -dokumentti. Siihen kootaan valmiit vastaukset kysymyksiin, joita media todennäköisesti esittää.

Kirjoittavana suunnittelijana Paasto on vastuussa kampanjoiden ideoinnista sekä ideoiden muokkaamisesta kirjalliseen muotoon. Kampanjan suunnitteluvaiheen haasteena onkin tiivistää asiakkaan ongelman ratkaiseva konsepti vain muutamaan virkkeeseen. Kieli on copywriterin tärkein työväline, ja ammattitaitoisen kirjoittajan tunnistaa rytmin tajusta. Paasto kuvailee kirjoittamisen olevan kuin nuoteista soittamista: nuottien tavoin  -kielikin asettaa rajoituksia luovuudelle .

“Luovuus on tila, jonka voi kalenteroida”

Asiakkuuksissa tiivistä yhteistyötä tekevät copywriter sekä mainosten visuaalisesta ilmeestä vastaava art director. Parhaimmillaan brainstormaus ja palaverit ovat yhdessä juttelemista ja vitsailemista kampanjan inspiraationa toimivien palasten löytämiseksi. Ajoittain prosessi saattaa kuitenkin olla “järjettömän tahmeeta” aikarajoitusten lähestyessä kiivasta vauhtia. Toisaalta aikarajoitukset vauhdittavat työskentelyä: “Viime hetkien deadlinen painetta on turha aliarvioida, se on hyvä kirittäjä myös luovuudelle”.

Luovan työn prosessointi onkin asia, jonka Paasto mainitsee helpottuneen kokemuksen karttuessa: “Luovuus on tila, jonka voi kalenteroida ja johon voi päästä siten, että kello 13–14 ollaan luovia”.  Mainostoimistossa luovia ollaan yhdessä. Tiimityöskentely vaatii herkkyyttä ja uskallusta, jotta ideointi on tuottoisaa kollegoiden välillä. “Pitää löytää siinä se sama taajuus”, Paasto kertoo. Luova työ edellyttää ehdotonta rehellisyyttä – on uskallettava ilmaista, mikäli toisen osapuolen ideat eivät toimi. Onnistuneen yhteistyön tärkeimmäksi kriteeriksi nouseekin kyky antaa ja vastaanottaa kritiikkiä.

Kritiikin sietokyky kuuluu myös sujuvaan asiakastyöhön. Tärkeimmäksi kirjeenvaihdoksi asiakkaan ja mainostoimiston välillä Paasto nimeää asiakkaan kirjalliset kommentit suulliseksi esitykseksi muotoillusta konseptista, jota havainnollistetaan grafiikan avulla. Kommentit luovat raamit kampanjan rakenteelle: niiden avulla kielen keinoin luotu visio herätetään eloon.  Kirjallisiin kommentteihin voidaan myös palata tarpeen vaatiessa, mutta Paaston mukaan suurin osa työstä perustuu luottamukseen, jonka perustana on henkilökemia.

Kampanjointia huumorin ja tieteen keinoin

Millainen mainos saa katsojan sydämen vipattamaan? Paaston mukaan yksi keino on vaikuttaa kuluttajiin huumorin keinoin kansanluonnetta unohtamatta. Esimerkiksi hän nostaa Lidlin “Elä kuin viimeistä kesäpäivää” -kampanjan, jossa leikitellään kesän vaikutuksella kylmyydessä sinnittelevään kansakuntaan. Kesän lyhyyden kiteyttävästä kampanjasta muodostui viraalihitti, joka ei jättänyt Kuukauden Parhaat Sekunnit -mainosfilmikilpailun raatiakaan kylmäksi. ”Haluamme luoda ilon tunnetta huumorin kautta”, naurahtaa Paasto.

Mainossuunnittelussa vaikeilta aiheilta tai arkaluontoisilta ilmiöitä ei kuitenkaan voi välttyä. Mainonnan kautta tarjoutuu tilaisuus herättää keskustelua aiheista, joista tavanomaisesti on vaiettu. Yksi merkittävimmistä on Helsingin kaupungin korppikampanja, joka käsitteli lähisuhdeväkivaltaa. Kampanjan toteutuksesta oli vastuussa monialainen asiantuntijaryhmä, johon Paasto kuului.

Korppikampanjan suunnittelu alkoi tutkimuksesta, joka käsitteli sitä, kuinka lapsen ja vanhemman puutteellinen kontakti vaikuttaa lapsen kehitykseen. “Tieteellisten tutkimusten soveltaminen onkin yksi mainostoimiston tekstityön ulottuvuuksista”, Paasto huomauttaa. Aiheeksi valikoitui lopulta vanhempien älylaitteiden käyttö lasten heitteille jättämisen muotona. Tutkimusaineisto ja asiantuntijaryhmän pohdinnat tiivistyivät iskulauseeksi: “välinpitämättömyys on tämän päivän väkivaltaa”.

Haasteilta ei voida välttyä

Mainoskampanjassa tekstityön välineenä toimii tekstin lisäksi kuva, sillä teksti ja kuva sulautuvat yhteen ja voimistavat toistensa sanomaa. Korppikampanjan   iskulauseessa käytettiin kuvaa, jossa korppi nappaa lapsen kännykkäänsä keskittyvän äidin luota. Naisen valitseminen välinpitämättömän vanhemman rooliin herätti keskustelua. Osa yleisöstä tulkitsi, että tällä valinnalla syytettiin äitejä lastensa heitteillejätöstä. Paasto toteaakin, että vaikeitakin valintoja täytyy tehdä.  Kun tunnereaktiot ovat voimakkaampia, saavutetaan kampanjan tavoite varmemmin. Nousu julkiseen keskusteluun teki ilmiöstä valtakunnallisesti tunnistetun, mikä on osaksi Paaston ansiota. ”Olen ylpeä siitä, että tuli polemiikkia”, sanoo Paasto.

Sisältörikkaan ja mieleenpainuvan mainostekstin tuottaminen on Paaston mukaan haasteellista, koska pitää tasapainotella rentouden ja merkityksellisyyden välillä. ”Se on paljon vaikeampaa kuin A4:n kirjottaminen”, Paasto toteaa.  Tunteisiin vetoavan iskulauseen luominen vaatii tunnetaitoja ja kielen tuntemusta. Vaikka kielen säännöt ja asiayhteys rajoittavat kielenkäyttöä, on kielen arvostus kiinni omasta asennoitumisesta: ”Toivoisin, että kaikki tekstin kanssa työtä tekevät nauttisivat sen käytöstä. ”

 

Alina Saaristo, Iida-Maria Minkkinen, Olga Stenberg ja Siri Suontausta

Julkaistu

Lainsäädäntöjohtaja käsittelee työssään erilaisia tekstejä sähköposteista säädöksiin

Valtion virkamiehen on aina pitänyt hallita kirjoittamisen taito, ja ministeriön viranhaltijoiden työnkuva onkin paljolti tekstityötä. Uusi säädös, eli laki tai asetus, saa muotonsa lainvalmistelijan kynästä, tulevaisuudessa jopa tekoälyn avustuksella.

 

Vaikutusarvioita, johtoryhmämuistioita, hallitusohjelma, luettelee Silja Ruokola, liikenne- ja viestintäministeriön hallitusneuvos ja lainsäädäntöjohtaja. Ministeriön viranhaltija käsittelee työssään monenlaisia tekstejä, sillä ministeriöiden työ kytkeytyy suoraan suomalaiseen yhteiskuntaan. Tekstit kantavat erilaisten toimijoiden, kuten yritysten ja kansalaisten, ääntä. Siksi ei ole aivan yhdentekevää, millä tavalla ministeriö tekstien kirjoa hallitsee.

Ministeriöille tyypilliset tekstilajit eivät ole byrokraattista kiusaa, vaan ne ovat syntyneet käytännön tarpeeseen. Esimerkiksi säädöshankepäätös-niminen asiakirja tehdään aina uuden säädösprojektin alussa, jotta projektin puitteet olisivat kaikille lainvalmistelijoille selvät.  Hankkeen yksityiskohdat, kuten aikataulu ja työnjako, ovat selvitettyinä ja tarkistettavissa sitten yhdestä asiakirjasta. Tällä tavoin vältetään turhat tietokatkokset. Virallisimpiin asiakirjoihin liittyy myös erilaisia normeja. On esimerkiksi määrättyä, kenen nimiä tekstissä voi näkyä vai näkyykö niitä ollenkaan.

Tärkeimmät tekstit kulkevat eduskuntaan, jossa käsitellään jopa 15 000 asiaa vuodessa. Niinpä asiakirjojen tulee olla rakenteeltaan niin selkeitä, että kiireinenkin kansanedustaja löytää olennaisen tiedon nopeasti tekstien virrassa. Ja kun tekstejä tuotetaan kahdessatoista eri ministeriössä, on kiinnitettävä erityistä huomiota tekstien yhtenäisyyteen. “Meillähän periaatteessa on samat säännöt kaikissa ministeriöissä, mutta kaksitoista eri toteutustapaa. Meillä onkin nyt tavoitteena yhtenäistää ministeriöiden valmisteluprosessit, jotta saadaan aina yhdenmukainen tuotos siellä prosessin loppupäässä”, Ruokola toteaa.

Kuinka sitten yksittäinen viranhaltija onnistuu tuottamaan juuri sellaista tekstiä kuin tilanne vaatii? Lainsäädäntöjohtajana Ruokola kertoo olevansa se tuki, ”Leelian lepotuoli”, jonka luokse ministeriön työntekijä voi suunnata, kun lainvalmistelutyössä jokin seikka askarruttaa. Lainsäädäntöjohtajan tehtävänä on varmistaa, että lainvalmistelu tapahtuu ajallaan ja lopputulos on sopusoinnussa muun lainsäädännön kanssa. Ruokolan mukaan hänen työnkuvaansa kuuluukin keskeisesti tekstien tarkistamista: lainsäädäntöjohtaja vastaa siitä, että valmisteltu laki täyttää kriteerit eikä palaudu eduskunnasta uudestaan ministeriön pöydälle.

Hyvä lainvalmistelija pitää huolta kielestään

Vaikka juristin koulutus valmistaa lakitekstien kanssa toimimiseen, Ruokolan mukaan yliopistot tarjoavat hyvin vähän kursseja itse lainvalmistelusta. Lainvalmisteluun osallistuu myös henkilöitä, joilla ei ole oikeustieteellistä koulutustaustaa lainkaan. Ministeriössä kaikki opastetaan alkuun, ja erityistä apua tekstien tuottamiseen tarjotaan sitä tarvitseville esimerkiksi valtionhallinnon sisäisillä kursseilla.

Alan kielestä tarjotaan ministeriön työntekijöille myös joitakin täsmäkoulutuksia. Säädöstekstin tuottamiseen harjaantuu kuitenkin parhaiten sitä tekemällä. ”Lainvalmistelu ei ole sentään rakettitiedettä”, Ruokola virkkoo. Oman alansa käytännöistä ja omista kieliresursseista on hyvä pitää myös itsenäisesti huolta esimerkiksi lukemalla kaikkea mahdollista säädösteksteistä kaunokirjallisuuteen. Äidinkielen pitää olla kunnossa.

Vaikka kirjoittaminen on alalla merkittävä taito, omaan tekstiinsä ei kuitenkaan saa ripustautua. Tekstin on palveltava lukijaa, ja siksi sitä täytyy pystyä hiomaan ja muokkaamaan. Lainvalmistelijan on osattava ottaa tekstistään vastaan palautetta ja korjausehdotuksia. Työtä pyritään aina tekemään työryhmissä, ja palautetta antavat myös esihenkilöt, ennen kuin teksti lähtee organisaatiossa eteenpäin.

Lainvalmistelijan työssä myös kiinnostus säädösten muotoilua kohtaan on tärkeää. Työssä täytyy osata kirjoittaa tarkoituksenmukaista kieltä ja sisäistää tekstejä, jotka saattavat olla monimutkaisia ja jopa epäselviä. Tämä vaatii lainvalmistelijalta pitkäjänteisyyttä. “Jos tällainen työ on tervanjuontia, työskentely käy vaikeaksi.”

Tekoäly lainvalmistelun tueksi

Ruokolan mielestä kansalaisten on pystyttävä selvittämään lakiin perustuvat oikeutensa ja velvollisuutensa ilman juristiapua. Selkeän ja ymmärrettävän kielen velvoite mainitaan myös viranomaisten toimintaa ohjaavassa hallintolaissa. Paremman kielenkäytön myötä myös viranomaisille osoitetut oikaisupyynnöt vähenisivät, kun viranomaisratkaisut olisivat kielellisesti selkeämpiä.

Hyvänä esimerkkinä selkeästä säädöksestä Ruokola pitää tämän vuoden kesäkuussa voimaan tulevaa uutta tieliikennelakia. ”Kyseessä on kansalaisten laki, joka sisältää lyhyitä pykäliä ja isoja otsikoita. Tämän lain muistan loppuelämäni”, Ruokola tokaisee innostuneesti. Mistään mutkattomasta prosessista ei lainvalmistelussa kuitenkaan aina ole kyse, ja toisinaan esimerkiksi käsitteiden valinnasta joudutaan neuvottelemaan. Ruokola muistelee, että erään lain yhteydessä esimerkiksi käsitteelle “palvelun tarjoaja” oli esillä jopa kuusi vaihtoehtoa.

Säädöskielen tulevaisuuteen Ruokola kuitenkin suhtautuu myönteisesti. Ministeriön ja Itä-Suomen yliopiston marraskuussa2018 käynnistämä yhteinen hanke tekoälyn hyödyntämisestä lainvalmistelussa tuotti rohkaisevia tuloksia: on mahdollista, että osa kustakin säädöksestä voidaan jatkossa laatia koneellisesti. Tämä vapauttaisi lainvalmistelijan resursseja muihin työvaiheisiin ja erityisesti hyvän kielen tuottamiseen. Laajemmissa lakimuutoshankkeissa tietyt lakitekniset vaiheet ovat tällä hetkellä niin suuritöisiä, että koneoppimiseen pohjautuva apu on tervetullutta. “Tällöin korostuisi lainvalmistelijan rooli tekoälyn tuottaman jäljen tarkastajana”, Ruokola kaavailee.

 

Annika Myllyaho, Anniina Leskelä ja Oskari Stenius

Julkaistu

Taidekonservaattorin työssä tarkkuus on tarpeen

Ateneumin vastaava taidekonservaattori Katariina Johde työskentelee ainutlaatuisten esineiden parissa. Konservaattorintyöhön kuuluu esimerkiksi taideteoksista huolehtiminen, entisöinti sekä niiden kunnosta raportoiminen. Tarkka raportointi valottaa olennaisia seikkoja teoksen historiasta.

Taidekonservaattori Katariina Johde luonnehtii työtään monipuoliseksi ja työpäiviä vaihteleviksi. Teosten konservoinnin ja teosraporttien laatimisen lisäksi hän osallistuu uusien näyttelyiden rakentamiseen ja käsittelee Ateneumin kokoelmien lainapyyntöjä yhdessä muiden työntekijöiden kanssa. Vaikka työ ei itsessään perustu tekstien kirjoittamiseen, erilaiset tekstit ovat kuitenkin olennainen osa työtä. Yksi näistä teksteistä on raportti, johon kirjataan esimerkiksi taideteokselle tehdyt korjaukset tai kuvaukset niiden kunnosta ja sen muutoksista.

Raportin kirjoittamisessa tärkeää on tiivistäminen ja selkeys

Kun työelämässä kirjoitettujen tekstien lukijakunta koostuu pääasiallisesti oman alan ammattilaisista, tekstin on oltava tiivis ja tarkoituksenmukainen. Johde kertoo etenkin teosten kuntoa kuvaavien raporttien noudattavan hyvin samanlaista kaavaa. Raporteissa ei ole tilaa tarinoinnille, ja laajemmat, monen sivun dokumentoinnit ovat hyvin harvinaisia: hyvä teosraportti on yksiselitteinen ja nopeasti luettavissa. Raporttien kirjoittamiselle on muodostunut rutiininomainen kirjoitustapa, johon sisältyy paljon ammattisanaston käyttöä. Alan termistön hallitseminen onkin avainasemassa sujuvien raporttien kirjoittamisessa. Vaikka Johde työskentelee pääosin suomeksi, ei jokaiselle termille välttämättä ole vakiintunutta suomenkielistä vastinetta. ”Suomenkielisessä tekstissä saatan kuvailla vaurion suomeksi ja laittaa sulkeisiin englanninkielisen termin.”

Jos teksti on tarkoitettu muiden kuin alan asiantuntijoiden silmille, ovat kirjoittamisen normit erilaiset. Johteen mukaan ulkopuolisille kirjoittaessa kirjoitusasuun täytyy kiinnittää erityistä huomiota. Myös käsitteiden avaaminen on tärkeää. ”Jos joku ulkopuolinen lukee raportistani esimerkiksi maininnan ’halkeamia, osittain koholla’, voi hän ajatella teoksen olevan pahemmassa kunnossa, kuin se oikeasti onkaan”, Johde pohtii. Raporttien kirjoittamiseen liittyy suuri vastuu: tekstin monitulkintaisuus tai suoranaiset virheet voisivat johtaa pahimmillaan kohtalokkaisiin väärinkäsityksiin, kun kyse on ainutlaatuisista taideteoksista.

Teoriasta käytännön tekstitaitoihin

Johde kertoo, että koulutuksen aikana kirjoitetut raportit eroavat niistä, joita hän kirjoittaa nykyään työssään: ”Koulussa dokumentoimme teoksia paljon tarkemmin, kuin työssä oikeasti. Esimerkiksi yhdestä teoksesta saatoimme kirjoittaa jopa viikon ajan, mutta töissä siihen kuluu vain kaksikymmentä minuuttia.” Työskentelytavan ero johtuu siitä, että teosten tarkastelu ja raporttien laatiminen on jo hyvin tuttua. Johde toteaa, että raporttien kirjoittamisessa myös kehittyy: nykyään olennaisten seikkojen poimiminen sekä niiden muistiin kirjaaminen sujuu jo rutiinilla. Parhaiten työtä oppii tekemällä, vaikka koulutuksesta saikin hyvät valmiudet esimerkiksi tekstin laajuuden hallintaan ja tehokkaaseen tiedonhakuun.

Konservoinnin tutkimus ja tekstityö

Konservointityön lisäksi Johde on kirjoittanut myös useita alaansa käsitteleviä artikkeleita, joista viimeisimmän hän kirjoitti taannoin Hämeenlinnassa pidetyn näyttelyn katalogiin yhteistyössä materiaalitutkijan ja taidehistorioitsijan kanssa.

Artikkelin kirjoittaminen on pitkä ja aikaa vievä prosessi. Yhteistyötä tehdään paljon, ja toisinaan artikkelin kirjoittamiseen osallistuu konservoinnin ammattilaisten lisäksi myös esimerkiksi taidehistorioitsijoita, kuten taannoisessa projektissa. ”Artikkelien kirjoittaminen vaatii paljon taustatutkimusta, kuten teosten röntgenkuvausta, infrapuna- ja uv-valokuvausta sekä materiaalien mittausta. Näiden tutkimusten perusteella aletaan sitten setviä, mikä on mielenkiintoista ja mikä tyypillistä tai epätyypillistä historiallisesti katsoen”, Johde selventää.

Hän tuo kuitenkin esille, ettei suomalaista tutkimusta alalta ole paljoakaan ja artikkeleitakin julkaistaan verrattain vähän – tilausta olisi suomalaisista taitelijoista tehdylle tutkimukselle. Lisäksi konservointi kiinnostaa myös muita kuin alan asiantuntijoita. Näin myös yleistajuisemmille teksteille voisi olla kysyntää.

Vaikka ala on verrattain pieni, riittää suomalaisen maalaustaiteen konservaattorille töitä.  Vastuuntuntoa vaativa työ on vaihtelevaa, palkitsevaa ja joskus yllätyksellistäkin. ”Erästä Schjerfbeckin maalausta tarkastettaessa kollegani huomasi, että teoksen reuna oli ommeltu kummallisesti. Kun neulokset poistettiin, maalauksen alta paljastui toinen maalaus. Ilmeisesti Schjerfbeck itse oli ommellut uuden kankaan toisen maalauksen päälle. Yleensähän taiteilijat vain maalaavat teoksen päälle suoraan, ja tällaiset tapaukset paljastuvat röntgenkuvauksen avulla”, Johde hymyilee.

Laura Isokääntä, Reetta Huhta, Emmi Lummikko, Nora Nevalainen

Julkaistu

Tuottajan tuhannet tekstit – tutuille ja tuntemattomille

Ryhmäteatterin tuottaja Hanna Roiskon työstä valtaosa on tekstien kanssa toimimista. Teatterialan tekstityössä kirjoitettu sana pitää kiinni valta-asemastaan, vaikka kuva ja video kasvattavat jatkuvasti suosiotaan.

Pieni teatteri, suuri työnkuva

Tuottaja Hanna Roiskon tehtäviin Ryhmäteatterissa kuuluu paljon työtä tekstien kanssa. Tekstityön sisältöihin vaikuttaa teatterin pieni koko. Suurissa laitosteattereissa ei välttämättä ole tuottajaa ollenkaan, vaan esimerkiksi markkinoinnista ja viestinnästä vastaa usean työntekijän tiimi. Ryhmäteatterin kaltaisessa pienessä teatterissa tuottajan vastuualue on sen sijaan yleensä hyvin laaja. Ryhmäteatterissa Roisko vastaakin yksin esimerkiksi teatterin markkinoinnista ja viestinnästä. Lisäksi tekstityötä tuottavat esimerkiksi budjetointi, sopimusten laatiminen ja aikatauluttaminen. Erilaisia tekstitöitä joutuu tuottajan työssä tekemään myös limittäin ja yhtä aikaa. Maaliskuussa 2020 Roisko viimeisteli kesäteatteriesityksen julkistamista, mutta suunnitteli samalla jo vuoden 2021 aikataulua ja produktioita. ”Eilen tuli ensimmäinen versio uudesta näytelmästä, niin mä jo vähän luin sitä, että pääsee kärryille siitä mitä on tulossa.”

Kaikkien teatterin jäsenten työtä edeltää aina teksti, seuraava näytelmä, eikä Roisko ole poikkeus. Hänen työstään suuri osa on juuri esitysten markkinoimista. ”Tavallaan mä oon se ihminen, joka on taiteilijoiden ja yleisön välissä”, Roisko kiteyttää roolinsa. Markkinoinnin lisäksi hän vastaa käytännössä kaikesta teatterin ulospäin suunnatusta viestinnästä, johon kuuluu Ryhmäteatterin Facebook- ja Instagram-tilien ylläpito, teatteriverkoston kanssa viestiminen, mediatilan myyminen ja käsiohjelmien suunnittelu.

Työssään ja sen ulkopuolella Roisko myös kuluttaa runsaasti pääosin kirjallisia tekstejä, kuten teatterialan kirjallisuutta ja uutisointia. Roisko kertoo myös käyvänsä aktiivisesti teatterissa, ja vaikka hän pitää silmät auki lupaavien näyttelijöiden ja ohjaajien varalta, ei hän pidä teatterissa käymistä työnä. Ryhmäteatteri tuottaa paljon dramatisointeja, joten Roiskon työhön kuuluu myös lukea paljon kirjallisuutta, jotta hän löytäisi potentiaalisia tekstejä näyttämölle. Tekstien kuluttaminen onkin niin suuri osa Roiskon työtä, että parhaita asioita lomalle menemisessä on jättää kaikenlaiset tekstit hetkeksi syrjään.

Ryhmäteatterin oma tapa puhua

Vaikka suurin osa Roiskon itsensä tuottamista teksteistä on kohdistettu potentiaalisille katsojille, työhön kuuluu myös paljon sisäistä viestintää, jota keventävät teatterin pieni koko ja jäsenistön tasavertaisuus päätöksenteossa. Suurin osa päätöksistä tehdään kasvokkain, eikä muistioita tarvitse laatia. Sähköpostien sijaan teatterin sisäisistä asioista viestitään Whatsapp-keskusteluissa. ”Omalle porukalle kun viestii niin ei siellä tarvii pelätä, että loukkaa ketään. Meitä yhdistää se, että rakkautta osoitetaan pienellä nälvimisellä.”

Ulospäin suunnattujen tekstien kanssa Roisko sanoo olevansa tarkkaavaisempi. Erityisesti tänä päivänä tulee olla viestinnässään varovainen väärinymmärtämisen suhteen, ja Roisko onkin hyvin tarkka terminologiasta. Hän nostaa esimerkkitapaukseksi roolituksen, jossa etsitään tiettyä sukupuolta edustavaa näyttelijää: perustelut ja sanavalinnat on tehtävä ajatuksella. Vaikka Roisko lukee ulospäin suunnatut tekstinsä useampaan otteeseen ennen lähettämistä, hän pyrkii silti kirjoittamaan mahdollisimman vapaamuotoisesti. ”Kuvittelen kehittäneeni Ryhmäteatterin oman tavan puhua.”

Olennaisinta yleisölle suunnatuissa teksteissä, kuten käsiohjelmissa, on Roiskon mukaan huomion herättäminen. Hän pitää otsikkoa hyvin tärkeänä osana tekstiä, sillä sen täytyy olla niin mielenkiintoinen, että lukija päättää lukea jutun loppuun. Markkinoinnissa korostuu myös mielikuvien tärkeys: “Tuote, jota ihmisille myyn, on tuote, jota ei ole olemassakaan ennen ensi-iltaa. Työskentelyni siis perustuu paljolti mielikuville.”

Kuvan ja videon merkitys on kasvanut erityisesti sosiaalisessa mediassa. Roisko käyttää kuvaa välittääkseen tunnelmia, mutta keskittyy ensisijaisesti kuitenkin kirjalliseen tekstiin – teatterin perustyökaluna kun on aina itse näytelmä. Vaikka ihmiset päivittelevätkin esimerkiksi tekstin määrää käsiohjelmissa, ei Roisko ota paineita visuaalisten tekstien määrän kasvattamisesta. Hän kertookin nykyään pyrkivänsä lisäämään tekstin määrää ikään kuin kuvan ja videon korostamisen vastavoimaksi.

Tekstien tuottamista nopealla tahdilla

Roisko kokee, että kielellinen osaaminen on tuottajan työssä keskeistä: ”Esimerkiksi hyvin kirjoitettu kieli saa tekstin näyttämään ammattimaisesti tehdyltä.” Hän arvioi, että noin 80 % hänen työstään liittyy tavalla tai toisella teksteihin. ”Se koostuu ihan pienistäkin asioista. Rakastan to do -listoja, post it -lappuja, ja mun tärkein työkalu on iso paperinen kalenteri.” Roisko tuottaa ja kuluttaa työssään tekstejä nopealla tahdilla ja korostaakin luetun ymmärtämisen ja nopean kirjoittamisen taitojen tärkeyttä.

Uusien tekstien tuottaminen on Roiskolle suurimmaksi osaksi rutiininomaista kiireessä tekemistä, mutta parhaassa tapauksessa, usein kotona, hän keksii flow-tilassa uusia tapoja ilmaista asioita. Vaikka Roisko työstää tekstejään pääasiallisesti yksin, hän pyytää toisinaan lähimmiltä työtovereiltaan palautetta esimerkiksi markkinointiteksteistä. Hän haluaa yleensä varmistaa, onko teksti toisen silmin ymmärrettävä tai kiinnostava. ”On hyvä että tulee uusia ideoita toiselta taholta. Alan olla sokea joillekin asioille, koska olen tehnyt tätä työtä niin pitkään.”

Maria Haartti, Taavi Heikkilä, Selena Hurme, Manu Paavilainen

Julkaistu

Lentokonemekaanikon arki – mutterin vääntöä, tekstityötä ja kielikysymyksiä

Lentokonemekaanikkona ja kouluttajana työskentelevä Ilpo Komppa on kulkenut monivaiheisen matkan lentokoneasentajasta mekaanikoksi, Leaderiksi, Lead Engineeriksi ja lopulta Senior Lead Engineeriksi. 24-vuotisen työuran varrella paitsi tittelit myös raporttien ja muiden dokumenttien kieli on vaihtunut suomesta englantiin. Uudet työroolit ja vastuut ovat kasvattaneet kirjallisen työn määrää, mutta ilman paperitöitä työpäivästään ei selviä tavallinen mekaanikkokaan.

Välillä koko työpäivä kuluu tietokoneen ääressä, mutta hallillekin Komppa ehtii.
Välillä koko työpäivä kuluu tietokoneen ääressä, mutta hallillekin Komppa ehtii.

”Joka päivä tehdään paperitöitä”

Vikailmoitukset, manuaalit, sähköpostit, huoltokortit, tarkastuskortit, huoltoturvallisuusraportit, työturvallisuusraportit – siinä pieni otos teksteistä, joiden parissa Senior Lead Engineer Ilpo Komppa työskentelee. Kompan työarkeen kuuluu myös koulutusmateriaalin tuottamista, tilausten tekoa sekä työmääräysten kirjoittamista.

Kompan arvion mukaan tavallisen lentokonemekaanikon työpäivästä paperitöiden tekoon menee noin neljännes. Joka päivä tehdään ainakin joitakin kirjallisia töitä, ja ne voivat viedä yllättävänkin suuren osan työpäivästä. ”Työporukassa on vitsailtu joskus, että osan vaihtamiseen meni viisi minuuttia, mutta paperitöihin meni puoli tuntia.”

Suuri osa kirjallisesta työstä tapahtuu erilaisissa sähköisissä sovelluksissa ja ohjelmissa. Näistä keskeisin on AMOS-huoltojärjestelmä, jossa hoituvat esimerkiksi Kompan työssä keskeisten work ordereiden eli työmääräysten kirjoittaminen. Samasta järjestelmästä löytyy myös muun muassa kulloisenkin lentokoneen task cardit eli huoltokortit, joihin on kirjattu lentokoneen huoltoon liittyvät vähimmäisvaatimukset.

”Titteli Senior Lead Engineer luetaan ’lentokonemekaanikko’”

Kompan titteli kuulostaa monimutkaiselta, mutta pohjimmiltaan hän on lentokonemekaanikko siinä missä kollegansakin. Senior Lead Engineer -rooli pitää sisällään kuitenkin joitakin tyypillisestä mekaanikon toimenkuvasta poikkeavia tehtäviä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi toimiminen työnjohtajana sekä erilaisten raporttien tarkastaminen ja kuittaaminen. Komppa esimerkiksi antaa hallilta palautuville työmääräyksille valvojan kuittauksia eli setäleimoja, kuten niitä humoristisesti kutsutaan. Käytännössä setäleimoissa on kyse mekaanikon tekemän työn tarkastamisesta.

Tyypillisimpiä kirjoitustöitä Kompalle ovat työmääräykset sekä niin kutsuttu event eli eräänlainen päiväkirjamuotoinen raportti huoltotoimista. ”Lyhimmillään se on ollut muotoa ’Kone tuli halliin 07.05 ja kone lähti hallista 20.30’.” Työmääräysten suhteen tarkkuus on valttia: ”Nyrkkisääntönä on, että kun itse käytän sen kirjoittamiseen 15 minuuttia enemmän aikaa, mekaanikolta säästyy kaksi tuntia.”

Koska Kompan työnkuvaan kuuluu myös uusien mekaanikkojen kouluttamista, hänen vastuullaan on myös koulutusmateriaalin kirjoittaminen. Mekaanikon työhön liittyvien tekstien, kuten manuaalien ja lakitekstien, muotoilu koulutukseen soveltuvaan muotoon on oma taiteenlajinsa. ”En voi laittaa taululle kymmeniä sivuja manuaalitekstiä, vaan on parempi, että laitan Power Pointiin muutamia ytimekkäitä juttuja ja tärppejä.”

”Tultiin vähän kansainvälisiksi, vaihdettiin kielikin matkalla”

Arkinen työ lentokonehallilla sujuu pitkälti suomeksi puhuen ja englanniksi kirjoittaen. Työporukassa on myös ulkomaalaisia, ja heidän kanssaan pääasiallinen kommunikointikieli on englanti.

Se, olisiko puhutun työkielen parempi olla suomi vai englanti, mietityttää Komppaa: ”Toiveita on, että käytettäisiin enemmän englantia, mutta ehkä parhaiten kommunikointi sujuu suomen kielellä, johon me laitetaan englanninkieliset termit väliin.” Työ- ja lentoturvallisuus edellyttää, ettei kommunikaatio häiriinny, joten kielen valinnassa on oltava tarkkana. Siksi ulkomaalaisten työntekijöiden kanssa englanti onkin usein luontevin valinta.

Tekstien kohdalla tilanne on yksiselitteisempi. 2000-luvun taitteessa tittelit muuttuivat englanninkielisiksi, ja vähitellen myös tekstien ja dokumenttien kieleksi tuli englanti. Vain muutamissa talon sisällä käsiteltävissä raporteissa, kuten työturvallisuusraporteissa, voi käyttää suomea. Muuten kaikki huoltodokumentaatio ja ohjeistus sekä koulutusmateriaali on englanninkielistä.

Koulutukseenkin liittyy vahvasti kielikysymys: suomeksi, englanniksi vai molemmilla kielillä? Koska opetuksen laatua seuraavia viranomaisia varten tarvitaan englanninkieliset koulutusmateriaalit, ei Komppa ole nähnyt järkevänä ylläpitää materiaalia kahdella eri kielellä.

Teksteissä ensisijaisen tärkeää on niiden ymmärrettävyys ja yksiselitteisyys. Komppa puhuukin sen puolesta, että raportoitaessa käytettäisiin yksinkertaistettua englantia: ”Pidetään lauserakenteet lyhyinä ja käytetään tietyistä asioista aina samoja termejä.”

Lentokonemekaanikon arki on tulvillaan erilaisia tekstejä, joten ei ole yhdentekevää, miten ne on kirjoitettu. Olipa käytetty kieli tai kirjoitettava teksti mikä tahansa, tärkeintä on selkeys: ”Kun homma on yksinkertaista, se toimii!”

Iida Falck, Janne Komppa, Sanna Pyykönen

Julkaistu

Vuorovaikutus kiinteistönvälittäjän tekstityön ytimessä

Kiinteistönvälittäjä Timo Keinänen on työssään tekemisissä monenlaisten tekstien kanssa. Erilaiset asiakirjat, todistukset, sopimukset, esitteet ja keskustelut ovat osa hänen tekemäänsä tekstityötä. Myös neuvottelu- ja argumentointitaidot sekä kyky erottautua muista ovat kiinteistönvälittäjälle tärkeitä tekstitaitoja.

Kiinteistönvälittäjä kohtaa työssään monenlaisia tekstejä. Toisistaan tyyliltään ja tehtäviltään poikkeavien tekstien parissa työskentely vaatii erilaisia taitoja ja työskentelytapoja. Asuntojen esittelyteksteissä ja markkinoinnissa kiinteistönvälittäjän oma ääni saa kuulua vapaasti, kun taas sopimukset ja muut viralliset asiakirjat laaditaan valmiiden tekstipohjien ja mallien avulla. Asiakirjojen laatiminen on tarkkaa, sillä on pakollisia tietoja, joiden ilmoittamista viranomainen vaatii. Virallisten tekstien ei kuulu olla persoonallisia.

Vaikka erilaiset tekstit ovat työssä keskeisessä roolissa, Timo Keinänen kertoo, että yhteydenpito ja tapaamiset lohkaisevat työajasta suuremman siivun kuin varsinainen työskentely tekstien parissa. Vuorovaikutus kuuluu siis kiinteistönvälittäjän ammatissa olennaisesti tekstien kanssa toimimiseen.

Teksteillä luodaan luottamusta

Kirjallinen dokumentointi luo luottamusta välittäjän ja asiakkaan välille. Välittäjä jättää asiakkaalle ensimmäisellä käyntikerralla palvelutarjouksen, jossa perustellaan arvio asunnon hinnasta. Palvelutarjouksen jättäminen kirjallisena on Keinäsen mukaan asiallinen ja luottamusta herättävä kiinteistönvälittäjän toimintatapa. Myös asiakkaan kanssa sovituista tapaamisista Keinänen lähettää vahvistuksen sähköpostilla, jotta sovituista asioista jää kirjallinen jälki.

”Kiinteistönvälittäjien perisynti on se, että puhumme liikaa emmekä kuuntele tarpeeksi”, toteaa Keinänen alansa ammattilaisista. Asiakkaan kuunteleminen on tärkeää, sillä asiakas tuntee kotinsa parhaiten. Sen vuoksi asiakkaan tapaaminen on keskeinen vaihe myyntitekstin laatimisessa. Asiakastapaamisessa asunto käydään läpi huone huoneelta yhdessä, ja asiakasta haastattelemalla välittäjä saa sisältöä myyntitekstiin. Kasvokkain tapaamisen lisäksi Keinänen suosii yhteydenpitoa asiakkaisiin puhelimitse. Asiakkaat arvostavat sitä, että välittäjä on tavoitettavissa joustavasti ja nopeasti.

Myyntitekstiä kirjoittaessaan välittäjä pitää tekstin kohderyhmän mielessään. Alueen erityispiirteitä ja lähialueen palveluja poimitaan tekstiin sen mukaan, ketkä asunnon ostajaryhmään kuuluvat. Tekstiä voi eri palvelujen maininnalla kohdentaa esimerkiksi lapsiperheille, pariskunnille tai yksinasuville. Kohderyhmää puhuttelevat yksityiskohdat voivat edistää kohteen myyntiä.

Myös neuvottelutaidot ovat myyntiesitettä laadittaessa tarpeen. Aika usein myyjä ja välittäjä ovat eri mieltä asunnon kuntoluokituksesta ja hinnasta. Asunto voi olla myyjän mielestä hyväkuntoinen, mutta kun asunnon kuntoa kuvaillaan esitteessä, on otettava huomioon, että se voi ostajan näkökulmasta tarvita remonttia. Tällöin kiinteistönvälittäjän on neuvoteltava myyjän kanssa kuntoluokituksesta, joka antaa rehellisen kuvan asunnosta. Keinäsen mukaan on tärkeää, että esite on rehellinen ja todenmukainen, eikä kuvienkaan tule valehdella.

Kokemus tuo tekstitaidot mukanaan

Keinänen arvelee, että kiinteistönvälittäjän työn vaatimat tekstitaidot opitaan jo koulussa, sillä mitään pakollista koulutusta ei työhön eikä tekstitaitoihin ole. Kuka tahansa voi ruveta asuntojen myyjäksi, mutta laillistettuna kiinteistönvälittäjänä toimiminen edellyttää LKV-tutkintoa, jonka Keinänen on suorittanut. Tutkintoon ei sisälly tekstitaitojen opetusta, eikä tekstitaitoihin liittyvää koulutusta järjestetä omallakaan työpaikalla. Toiset oppivat työssään tekstien tuottamisen helpommin, toisille se on vaikeampaa. Siksi ei Keinäsen mielestä olisi huono asia, jos varsinkin täysin alan ulkopuolelta tuleville nuorille järjestettäisiin tekstitaitojen opetusta joko työpaikalla tai kiinteistönvälittäjien koulutuksessa.

Keinästä itseään ei haittaa, vaikka työssä ei varsinaisesti opeteta tekstitaitoja, vaan ne on opittu aikaisemmin elämässä: “Tässä on jokaisen persoona pelissä. Jokainen tekee työn tavallaan.” Hän ei ole kokenut vaikeaksi oppia työn vaatimien tekstien käsittelyä, ei niiden tuottamista eikä niihin liittyviä keskusteluja asiakkaiden kanssa. Äkkiä työssä käsittää, että tärkein tieto tulee asiakkaalta – pitää osata kysyä oikeat kysymykset niin, että asiakkaan mielestään olennaiset, myyntiin positiivisesti vaikuttavat asiat tulevat mukaan esitteeseen.

Erottautumisella esille

Kiinteistönvälittäjän tekstityöhön oman haasteensa tuo se, että asiakkaat kilpailuttavat kiinteistönvälittäjiä keskenään – joukosta pitää erottua. Keinäsen mielestä kiinteistönvälitysalalla kaikkein vaikeinta onkin saada myyntitoimeksiantoja. Hän kuitenkin uskoo erottautuvansa ainakin siten, että hän hyväksyttää myyntiesitteen aina asiakkaalla. ‘’Jos asiakas haluaa mainita jonkin tietyn asian asunnostaan, se lisätään esitteeseen’’, hän toteaa. Keinäsen mielestä myyntiesitteessä pitäisi kuulua jokaisen kiinteistövälittäjän oma ääni, mutta sen pitää olla myös asunnon myyjän tyylinen. ’’Totta kai tekstilläkin halutaan erottautua, mutta minä en esimerkiksi kirjoita, että parvekkeella on ihana juoda kahvia aamulla, kun aurinko hymyilee’’, Keinänen sanoo. Faktoja ja myynnillisyyttä pitää sekoittaa sopivassa suhteessa.

Kaikilla kiinteistönvälittäjillä on oma tapansa toimia, eikä yhtä oikeaa tapaa ole olemassa. Keinäsen työpaikalla toiminnan saa rakentaa sellaiseksi kuin itse haluaa, ja siellä myös jokainen esimerkiksi vastaa omasta markkinoinnistaan. Keinänen lähettää tiettyjen kaupunginosien koteihin perinteisen paperisen mainoksen. Mainoksessa välittäjän on pyrittävä perustelemaan, miksi juuri hänet kannattaa valita. Keinänen ei usko sosiaalisen median voimaan, sillä sen jatkuva mainossisältö kyllästyttää monia. Hän luottaa enemmän henkilökohtaiseen lähestymistapaan ja toteaa: ‘’Suorajakelu toimii yllättävän hyvin: sieltä tulee yhteydenottoja.’’

Tekstien avulla kiinteistönvälittäjä tai myytävä kohde siis huomataan. Ne ovat osa ensivaikutelmaa, jonka potentiaalinen asiakas saa myytävästä asunnosta tai välittäjästä itsestään. Teksti on onnistunut, kun se johtaa myyjän tai ostajan yhteydenottoon. Tällöin se on täyttänyt tehtävänsä.

Emma Aho, Katja Eskola, Tarja Hyvönen, Pihla Lappalainen

Julkaistu

Tekstit sanoittavat yrityksen toimintaa

Marja Laine koki lapsena käsialansa kamalaksi ja ajatteli, ettei mene ikinä mihinkään kauppaan töihin, jottei koskaan joutuisi tekstaamaan käsin. Vuosia myöhemmin hän kuitenkin kirjoittelee omassa puodissaan hintoja liitutauluihin. Keskeisimpiä tekstejä pienyrittäjän työssä ovat erilaiset markkinointitekstit.


Marja Laine on toiminut yrittäjänä lähes 20 vuotta. Hän perusti verhoomo Todo Mondon vuonna 2001, ja kymmenen vuotta myöhemmin hän alkoi pyörittää myös sisustuskauppa Pihapuotia. Puoti sijaitsee tällä hetkellä Helsingin Ruskeasuolla, ja yritys toimii myös verkossa.

Pienyrityksen pyörittäminen vaatii monenlaisten tekstien kanssa työskentelyä. Laineelle byrokraattiset tekstit eivät tuota ongelmaa, eikä hän stressaa niistä: esimerkiksi erilaisten veroilmoitusten täyttö verkossa on tehty helpoksi. Sopimusasiat Laine hoitaa suullisesti.

Markkinointiviestintä onkin sitten toinen juttu, ja siihen kuluu yllättävän paljon aikaa. Tekstit ovat lähes jatkuvasti mielessä, sillä ideoita on pohdittava jo ennen kuin varsinainen kirjoitusprosessi voi alkaa. Lisäksi on pysyttävä ajan tasalla erilaisista viestintäkanavista.

Pienyrittäjän tekstityö tapahtuu pääosin somessa  

Laineella on yritystään varten nettisivut, verkkokauppa sekä Facebook- ja Instagram-tilit. Lisäksi hän lähettää säännöllisesti kanta-asiakaskirjeitä ja suunnittelee tekstejä esitteisiin ja vaikkapa kaupan ikkunaan.

Sosiaalinen media on Laineelle tärkeä tekstityön ympäristö. Sisustuspuodin markkinointi somessa vaatii melkoista tasapainoilua. Viestinnän on oltava yhtäältä säännöllistä, mutta toisaalta ei liian aktiivista, ettei se häiritse lukijakuntaa. Viestien on oltava kiinnostavia ja oikein ajoitettuja, mutta ne eivät saa olla liian pitkiä.

Koska tekstityötä tehdään sähköisillä alustoilla verkossa, teknisten taitojen on oltava kunnossa, ja yrittäjän täytyy ymmärtää Instagramin kaltaisten alustojen toimintaa. Jatkuva muutos luo haasteita ja mietityttää. Mitä tulevaisuus tuo tullessaan tekniikan saralla, ja putoaako siitä kärryiltä?

Sosiaalisessa mediassa on myös omat hyvät puolensa: sen kautta saa palautetta työstä. Somesta voi myös hakea inspiraatiota esimerkiksi omien kuvien ja kuvatekstien suunnitteluun.  Muiden esimerkkejä katsoessa täytyy kuitenkin muistaa olla varovainen, jotta oman someprofiilin estetiikka säilyy: profiili ei saa rönsyillä liikaa, vaan oma juttu täytyy pitää raameissa.

Tekstillä täytyy tehdä vaikutus asiakkaisiin

Visuaalisuus on käsityöläiselle tekstin tuottamista luontevampaa – olisi helpompaa laittaa vain kauniita valokuvia peräkkäin. Lyhyenkin tekstin tuottaminen vaatii Laineelta paljon ajatustyötä, mielikuvitusta ja luovuutta, ja hän ulkoistaisikin mielellään markkinointitekstien tuottamisen.

Laineella on kuitenkin selvä näkemys hyvästä markkinointitekstistä: “Tekstin on pysäytettävä sanojen virrassa. Siihen täytyy saada suoruutta ja persoonaa, ja kliseitä ja liiallista markkinointihenkisyyttä on vältettävä. Teksti ei saa olla tylsä, vaan sillä on luotava tunnelmaa ja kosketettava ihmisten tunteita olematta kuitenkaan liian imelä.”

Markkinointitekstin täytyy myös kuvata omaa yritystä totuudenmukaisesti, jotta asiakas saa kauppaan tullessaan vahvistuksen mielikuville, joita teksti on hänessä herättänyt: “Markkinointitekstit ikään kuin sanoittavat yrityksen toimintaa.”

Myös oikeinkirjoitus on tärkeää: “Jos teksti on kieliopillisesti väärin tai liian puhekielistä, se saattaa herättää negatiivista huomiota. Silloin voi varsin nopeasti menettää uskottavuutensa, ja teksti saattaa kääntyä tekstintuottajaa vastaan. Kielipoliisi hyökkää helposti somessa kimppuun – eräskin nuori yrittäjä sai naisyrittäjäpalstalla aivan hirveän ryöpytyksen liian puhekielisestä tekstistään.”

Mistä pienyrittäjä saa tukea tekstityöhön?

Pienyrittäjä on tekstien kanssa varsin yksin. Laine on valmistunut puusepäksi parikymppisenä ja suorittanut muun muassa sisustusmyyjäkurssin. Näissä koulutuksissa tekstien kirjoittamiseen yritystoiminnan näkökulmasta ei juurikaan kiinnitetty huomiota. Esimerkiksi sisustusmyyjäkurssilla käsiteltiin lähinnä visuaalisuutta.

Omille teksteille sokeutuu helposti, ja toisinaan Laineen mies lukee tekstejä ennen niiden julkaisua. Toistaiseksi Laine onkin hakenut apua vain lähipiiristään. Yrittäjälle suunnattuihin tekstityötä käsitteleviin koulutuksiin hän ei ole törmännyt, mutta tarjolla on sitäkin enemmän valokuvaus- ja somekursseja.

Toisinaan Laine ottaa oppia muiden yrittäjien tekemistä ratkaisuista esimerkiksi kanta-asiakaskirjeen laatimisessa. Laine toivoisi kuitenkin jonkinlaista pienyrittäjän markkinointiopasta tekstintuottamiseen: “Tekstityö on tosi olennainen asia, mutta kukaan ei tartu siihen. Valokuvaaminen ja muu vastaava menevät sen ohi.” Onkin tärkeää, että pienyrittäjä panostaa itse tekstityöhön ja löytää myös siinä personaalisen tyylin yritykselleen.

Miroslav Girshfeld, Marika Honkanen, Johanna Manninen, Tuulia Suvanto

Tuotekuvat: Marja Laine

Julkaistu

Papin työ ihmisten keskuudessa ja tekstien keskellä

Helsingin Tuomiokirkkoseurakunnan vt. seurakuntapastori Joona Salminen on päivittäin tekemisissä kielen ja monenlaisten tekstien kanssa laatiessaan jumalanpalveluksia ja muita kirkollisia toimituksia. Työn keskiössä ovat kohtaamiset seurakuntalaisten kanssa niin arjessa kuin juhlan ja surunkin hetkissä. Näissä tilanteissa luodaan monen tason yhteyksiä, kun pappi viestii kuulijoille Raamatun ajan maailmasta siten, että se on sovellettavissa jokaisen omaan arkeen.

Suurelle ja pienelle yleisölle

Seurakuntapastori Joona Salminen osallistuu työssään toimintakertomusten, rippikoulupäiväkirjojen ja työryhmien tilaisuuksien käsiohjelmien kirjoittamiseen. Nämä ovat tekstejä, joiden tuottamiseen osallistuu useampi pappi tai kanttori. Niitä kirjoitetaan työasemalla, jossa kaikki osallistuvat pääsevät muokkaamaan tiedostoa.

Enimmäkseen papit kuitenkin kirjoittavat itsekseen. Salminen tuottaa yksin muun muassa saarnoja, puheita ja esirukouksia. Kirkkokäsikirjasta valittavat päivärukoukset ovat Salmisen mielestä kaikista mielenkiintoisimmat ja toistuvimmat tekstit hänen työssään, vaikka ne saattavatkin mennä vastaanottajilta jopa ohitse. Pappi valitsee muutamasta vaihtoehdosta yhden päärukouksen, jossa koko jumalanpalveluksen sanoma tiivistyy. Laaja kohderyhmä tekee kirjoittamisesta haastavaa. Salminen kuitenkin pyrkii siihen, että jokaiselle olisi jotakin.

Pienemmälle joukolle pidettävien puheiden, kuten kaste-, vihki- ja muistopuheiden, kirjoittamiseen liittyy omat haasteensa. Muistopuheiden kohdalla on mietittävä, ovatko kaikki hautajaisiin osallistuvat samaa mieltä esimerkiksi siitä, pitikö edesmennyt marjastamisesta paljon. Siksi on turvallisempaa puhua elämän merkkipaalujen ajankohdista. ’’Yleensä materiaalia saa paljonkin, mutta on mietittävä tarkasti mitä käyttää, kuinka voi puhua ja että keskittyy faktoihin – papin tehtävä ei ole tunnelmoida tai antaa liikaa tilaa omasta mielestään hienolle asialle.’’

Salmisen mielestä moneen tilanteeseen sopii ja riittää se, että puheen voi kuulla kukin omasta lähtökohdastaan käsin. Papin ei kuulukaan pureskella sanomaansa valmiiksi saakka: ’’Papin osaamiseen kuuluu selittää hieman enemmän mitä Raamatun teksti itsessään sanoo, ja siten tarjota sisältöä elämään paljolti ohjaten ja virikkeitä antaen.’’

Puheita kirjoittaessaan Salminen lukee myös kommentaarikirjallisuutta, tutkimusta ja reseptiohistoriaa siihen liittyen, mitä eri tekstit ovat tarkoittaneet omana aikanaan, ja miten niitä on eri aikoina kommentoitu: ’’Papilla on oltava riittävästi koulutusta ja tietoa tekstin taustasta ja sen maailmasta, jotta voisi ymmärtää mitä tietty lause sanomisen kontekstissa tarkoittaa.’’

Jatka lukemista ”Papin työ ihmisten keskuudessa ja tekstien keskellä”