Artikkelit

Julkaistu

Diplomi-insinöörin työpäivä kuluu tekstien parissa

”Jos en puhu tai kuuntele kokouksessa, niin sitten joko luen tai kirjoitan”, kertoo projektitoimiston vetäjä, DI Pasi Pekkinen Maanmittauslaitokselta. Pekkisen työpäivä koostuu sähköpostien lukemisesta ja kirjoittamisesta, ohjeiden ja esitysten valmistelusta sekä kokousmuistioiden ja erilaisten raporttien laatimisesta. Pääosa hänen työstään liittyy siis teksteihin. Niiden avulla työt edistyvät. 

Kuva: Pekka Jussila

Diplomi-insinööri Pasi Pekkinen on työskennellyt Maanmittauslaitoksella vuodesta 2009 lähtien. Maanmittauslaitos on maa- ja metsätalousministeriön hallinnoima virasto, jossa tehdään maanmittauksia, tuotetaan karttoja, pidetään huolta kiinteistö- ja osakehuoneistorekistereistä sekä tutkitaan ja sovelletaan paikkatietoja. Viimeiset seitsemän vuotta Pekkinen on toiminut projektitoimiston vetäjänä.

Oikeanlaista tietoa oikeanlaisessa muodossa

Pekkisen pääasiallisiin työtehtäviin kuuluu projektitoimintamallin sekä Maanmittauslaitoksen vuosisuunnitelman kehittäminen. Projektitoimintamallin kehittäminen tarkoittaa projektikäsikirjan ja siihen liittyvien dokumenttipohjien tuottamista ja ylläpitoa sekä muiden täydentävien ohjeistusten laatimista. Käsikirja, dokumenttipohjat ja muut ohjeistukset ovat työkaluja, jotka helpottavat projektipäälliköiden työtä ja hankkeiden etenemistä. Valmiita malleja onkin projektisuunnitelmalle, kokousmuistiolle, riskianalyyseille ja viestintäsuunnitelmille.

Vuosisuunnitelman osalta Pekkinen koordinoi kahta kokousryhmää. Niistä ensimmäinen valmistelee tulevien vuosien kehitysprojekteja ja toinen vahvistaa, mitä niistä lähdetään viemään eteenpäin. Pekkinen tekee molempien ryhmien kokouksiin esityslistat, esittelee käsiteltävät asiat ja kirjoittaa kokousmuistiot. Pekkinen on ollut hieman yllättynyt siitä, että diplomi-insinöörin työ on niin hallinnollista.

Pekkisellä on siis kaksi tärkeää roolia: projektipäällikköjen sekä vuosisuunnittelun ohjausryhmän tukeminen. ”Tarjoilen heille mahdollisimman oikeanlaista tietoa oikeanlaisessa muodossa, jotta he pystyvät tekemään harkittuja päätöksiä.”

Asiantuntijan työ pitää kiireisenä

Pekkisen töihin kuuluu paljon asiakirjojen lukemista sekä erilaisten dokumenttien ja raporttien kirjoittamista. Hän mainitsee työn merkittäväksi osaksi myös sähköpostiviestinnän. Sähköpostien lukeminen ja kirjoittaminen vie suuren osan työpäivästä. Työpäivät sisältävät myös Excel-taulukkojen ja PowerPoint-diasarjojen käsittelyä ja työstämistä. Diasarjoja käytetään esimerkiksi erityyppisiin esityksiin ja projektikäsikirjaa täydentäviin ohjeisiin.

Myös palaverit vievät paljon aikaa: tavallisesti niitä on työpäivän aikana yhdestä viiteen. Pekkinen toteaakin, ettei työpäivän aikana välillä ehdi tehdä muuta kuin istua palavereissa. Jos aikaa jää, Pekkinen valmistelee usein tulevia kokouksia, jotka voivat liittyä esimerkiksi projektitoimistoon tai tuleviin kehitysasioihin. Tylsistymään ei siis työpäivän aikana pääse, sillä aina on mahdollisuus hioa käsikirjaan liittyviä ohjeita tai vaikka puhtaaksikirjoittaa kokousmuistiota omista muistiinpanoistaan.

Asiat esille selkeästi ja ytimekkäästi  

Pekkisen mukaan tekstien parissa työskennellessä on erityisen tärkeää, että osaa tuoda olennaiset asiat selkeästi ja ytimekkäästi esiin. Hän myös painottaa kykyä tuottaa ja vastaanottaa erilaisia tekstejä, sillä tekstejä on monenlaisia ja työ on intensiivistä.

Kielellinen selkeys ei ole Pekkisen työssä erityisen esillä, vaan palautetta annetaan pikemminkin asiasisällöstä. Virallisia asiakirjoja tuotettaessa viestinnän asiantuntija käy kuitenkin valmiin tekstin läpi ja tekee siihen tarvittaessa korjausmerkinnät. Muistioita kirjoittaessaan Pekkinen saa suoraa palautetta kollegoiltaan kirjoituksen asiavirheistä sekä mahdollisista epäselvistä ilmauksista. Esitelmien kieltä ei sen sijaan tarkisteta, vaan Pekkinen huolehtii itse selkeästä viestimisestä.

Tärkeää löytää itseä kiinnostava tapa kirjoittaa

Pasi Pekkisen koulutuspolku on kulkenut lukion kautta Teknillisen korkeakoulun (nyk. Aalto-yliopisto) diplomi-insinöörin koulutukseen. Yliopistossa erilaisten tekstien työstämistä harjoiteltiin välillisesti monilla kursseilla muun muassa valmistelemalla esitelmiä, esseitä ja vastauksia tentteihin. Opinnäytetyötä kirjoitettaessa saatiin enemmän tukea tekstin tuottamiseen ja kielenhuoltoon. Sen sijaan puheviestintää opiskeltiin ainoastaan yhden kurssin verran.

Pekkinen kertoo, että opintojen päättyessä ei ollut oikein tietoa siitä, millaista käytännön työ tulee olemaan. Hän painottaa työssään tarvittavan erityisesti viestintä- ja vuorovaikutustaitoja, joihin kuuluu tekstien lisäksi myös kasvokkain tapahtuva kommunikointi. Näihin hän toivoisi yliopiston antavan tuleville diplomi-insinööreille entistä paremmin valmiuksia työelämää varten.

Omia kommunikaatio-, luku- ja kirjoitustaitoja voi kuitenkin edistää itse. ”Lukemalla oppii kirjoittamaan”, arvelee Pekkinen kysyttäessä keinoja tekstitaitojen oppimiseen. Pekkisen mukaan työssä tarvittavia tekstitaitoja voisivat kartuttaa mahdollisimman monipuoliset tekstit, kuten blogit, somepäivitykset ja erilaiset kaunokirjalliset teokset. Tärkeää on löytää itseä kiinnostava ja motivoiva tapa kirjoittaa.

 

Anni Soirala, Hilkka Jäppinen, Susanna Ebeling ja Paula Hiidenuhma-Valtonen

Julkaistu

Uutisankkuri on itsenäinen tiimipelaaja

Uutisankkuri Matti Rönkä on monille tuttu kasvo Yle TV1:n uutisista. Pitkän uran uutistoimituksen eri rooleissa tehnyt Rönkä kertoo, että avainasemassa uutisten toimittamisessa on tiimityöskentely ja yhteinen pyrkimys laadukkaaseen tiedonvälitykseen.

Kuva: Jussi Nahkuri

Matti Röngän työpaikalla Ylen uutistoimituksessa Helsingin Pasilassa tuotetaan päivittäin paljon tekstejä, joista television katsojille näkyvimpiä ovat uutisissa luettavat tekstit. Röngän tyypillinen työpäivä keskittyykin pääasiassa näiden tekstien suunnittelun ja toteutuksen ympärille, mutta yleensä työpäivät sisältävät myös kokouksia sekä valmistautumista illan uutislähetyksiä varten. Rönkä kuvailee työpäiviään kiireisiksi, sillä etenkin iltaa kohden tahti uutistoimituksessa kiihtyy.

Uutistekstit ovat yhteistyön tulosta

Uutislähetys tehdään tiimityönä, ja itse tekstit muotoutuvat yhteistyönä pääasiassa keskustelujen ja valmistelupalaverien kautta. Uutistoimitusta Matti Rönkä kuvailee keskustelevaksi asiantuntijaorganisaatioksi, jossa pyritään jatkuvasti tarkentamaan sitä, mitä ollaan tekemässä. Uutistekstien tekemiseen osallistuu eri alojen ammattilaisia. Tekstien takana tapahtuu paljon taustatyötä, johon kuuluu esimerkiksi tiedonhankintaa ja muun materiaalin hankintaa: haastatteluja, kuvitusta, vanhojen arkistojen penkomista sekä uutisoitavan tilanteen seuraamista livenä.

Uutisankkurit kirjoittavat tekstejä myös toisilleen ja yhdessä. On tärkeää seurata toisen toimittajan tekemää juttua ja pitää työstettävät tekstit koko ajan “yhteisessä nipussa” kaikkien selattavissa, jotta materiaalit ja kokonaisuudet saadaan yhteensopiviksi. “Mitä paremmin yhdessä katsotaan ja mitä useampi silmä niitä lukee, sitä vähemmän on myös virheitä”, Rönkä sanoo. Töppäyksiä sattuu erityisesti silloin, kun jokin teksti muuttuu lähetyksen aikana, ja lopputulos ei olekaan enää ymmärrettävä.

Vaikka työ on suurilta osin yhteistyötä, saa teksteissä näkyä myös uutisankkurin omaa persoonallisuutta. Röngälle onkin tärkeää muokata kollegalta tulevat tekstit omaan tyyliin sopivaksi. “Menen niin sanotusti valmiiseen pöytään, ja katan sen tuottajan kanssa uudestaan. Osin myös kirjoitan tekstejä uudelleen”, Rönkä kuvailee. Vaikka uutisteksti on formaatiltaan tiukkaa, on siinä myös eri rekistereitä. Matti Rönkä kertoo, että hänestä on hauska lisätä puheeseensa kirjallisuussitaatteja tuomaan bonusta niille katsojille, jotka kyseisen viittauksen ymmärtävät. Uutislähetyksessä luettavien tekstien muotoon ja sanavalintoihin Röngällä on melko suuret vapaudet. Vapauden myötä hän kantaa myös suurta vastuuta siitä, ettei omalla toiminnallaan tahraa tai riskeeraa toimituksen pitkällä työllä ansaitsemaa arvoa. Uutislähetys ei kuitenkaan ole henkilökohtainen presentaatio, vaan tavoitteena on esittää yhteisen työn tuloksia. “On helppo sitoutua paikkaan, joka pyrkii rehelliseen työhön”, Rönkä toteaa.

Uutistyön haasteita

Röngän mielestä paras tapa kertoa ja selvittää yhteiskunnassa tapahtuvia asioita on liberaali keskenään kilpaileva uutisjournalismi. Kilpailu mahdollistaa eri näkökulmien esittämisen ja sitä kautta jonkinlaisen totuusakselin löytymisen. Rönkä kertoo Ylen pyrkivän aina totuuteen ja objektiivisuuteen mutta myöntää samalla uutisten olevan joka päivä puutteellisia ja vajavaisia. Puolueettoman ja paikkansapitävän uutistekstin tuottaminen voi toisinaan olla haastavaa. Jos aihe on tärkeä mutta lähteet tai tilanteiden kulku epävarmoja, epävarmuus täytyy sanoittaa ääneen. Jos taas kysymys on mielipiteiden vastakkainasettelusta tai eri tulkinnoista, pyritään tulkintoja esittämään eri puolilta, jolloin jatkumo tuottaa kokonaisempaa kuvaa asiasta. Tavallisesti eri näkökulmien esiintuominen riittää, mutta hankalia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa joku tapauksen osapuoli valehtelee suoraan.

Puolueettomien uutistekstien tuottamisen lisäksi haastetta uutisankkurin työhön tuovat nopeasti vaihtuvat tilanteet. Siksi hyvä paineensieto- ja reagointikyky ovat tärkeitä ominaisuuksia ammatissa. Uutislähetyksessä ennalta suunnitellun rungon sisällä olisi hyvä osata improvisoida ja toimia tarvittavalla tavalla. Nopeaa reagoimista sekä kokonaisuuksien ja merkitysten hahmottamista tarvitaan myös silloin, kun tapahtuu jotakin äkillistä uutisoitavaa. Jos esimerkiksi infotilaisuus ja tv-lähetys sattuvat olemaan samaan aikaan, monet väliportaat tekstin muodostumisessa saattavat jäädä pois. Silloin ekonomisinta ja nopeinta on se, että uutisankkuri itse seuraa tilaisuutta, kirjoittaa uutisen ja kiirehtii studioon. “Olemme perimmältään kriisiorganisaatio, joka on viritetty juuri sitä ydinlaskeuman tuloa varten. Olen sanonut aina, että kaikki muut päivät ovat harjoittelua sitä isoa kriisiä varten”, Rönkä toteaa.

Kokemus opettaa paremmaksi kirjoittajaksi

Uutisankkurin tekstityö edellyttää yleissivistystä sekä tajua hyvästä, tarkoituksenmukaisesta ja tyyliin sopivasta kielestä. Rönkä haluaakin omissa teksteissään panostaa ymmärrettävyyteen ja virkakielen välttämiseen. Vähitellen työn kautta tulee ymmärtäneeksi uutislähetyksen perusvaatimukset ja oppii toteuttamaan ja tarvittaessa myös rikkomaan niitä. Esimerkiksi puoli yhdeksän uutisten vähän laveampi esittämistapa ei välttämättä täysin seuraa tyypillisen uutisen pyramidirakennetta ja mahdollistaa siksi asioiden ilmaisemisen persoonallisemmin. Uutislähetys sisältää myös erilaisia ja erityylisiä vapaampia siirtymiä ja välikeskusteluita esimerkiksi meteorologin kanssa, joilla luodaan haluttua tunnelmaa tilanteesta riippuen. Rohkeus, luontevuus ja rentous työhön löytyvät kokemuksen kautta.

Vaikka uutisteksti onkin alun perin kirjoitettua, uutisankkuri luo illuusion puhutusta kielestä. On myös tärkeää tiedostaa luettavaksi ja kuultavaksi tarkoitetun kielen ero. Matti Rönkä toteaa, että kirjoittamisessa kehittyy tehokkaimmin, kun tekstejä kierrätetään toisten kanssa ja annetaan palautetta. Silloin näkee, miten toinen olisi saman jutun kirjoittanut. Röngän mielestä kaikkiin teksteihin tulisi suhtautua eräänlaisena raaka-aineena, jota käsitellään ja jalostetaan. Paremmaksi kirjoittajaksi oppii vähitellen lukemalla, ajattelemalla ja kirjoittamalla.

 

Jenny Jordan, Veera Kujasalo ja Anna Murto

Julkaistu

Lukuvalmentaja innostaa lapsia lukuelämysten pariin

Kirjastojen tarjoamista palveluista lukuvalmennus on melko uusi ja ehkä vähiten tunnettu.  Aikuisille lukuvalmennusta on ollut tarjolla jo kahdeksan vuotta, mutta lasten ja nuorten kirjallisuuteen erikoistunut Lukuvalmentaja Junior -palvelu aloitti Kallion kirjastossa vasta vuonna 2019. Nyt palvelu on saatavilla useissa Helsingin kirjastoissa. Lukuvalmentaja juniorina toimiva Mikko Steen on lasten- ja nuortenkirjallisuuteen erikoistunut kirjastonhoitaja, jonka työssä asiakkaiden ikähaitari vaihtelee nollasta kuuteentoista vuoteen. 

Kuva: Marianne Skurnik

Lukuvalmentajan työ sisältää paljon erilaisten tekstien käsittelyä kirjojen lukemisesta tekstien tuottamiseen. Työssä on pysyttävä jatkuvasti mukana ajankohtaisessa keskustelussa, minkä takia kirjojen lukeminen on yksi tärkeä osa lukuvalmentajan työtä ja vapaa-aikaa. Lukuvalmentajan on myös seurattava aktiivisesti muiden lukuvalmentajien ja lukijoiden tekemiä vinkkauksia ja arvosteluita. Ajan hermolla pysymisen lisäksi työhön kuuluu paljon erilaisten tekstien tuottamista. Lukuvalmentaja esimerkiksi kirjoittaa kirjavinkkauksia asiakkaalle kerätyn kirjapaketin teoksista. Näillä vinkkauksilla pyritään herättämään lukijan mielenkiinto kirjapaketin teoksia kohtaan.  

Kirjavinkkauksien lisäksi lukuvalmentaja junior Mikko Steenin työhön kuuluu sisältöjen luomista erilaisille sosiaalisen median alustoille. Esimerkiksi Instagramia käytetään työssä koko ajan enemmän, mikä vaatii toisenlaisia tekstitaitoja kuin kirjavinkkausten kirjoittaminen. Korona-aika on lisännyt kirjoittamista. Sähköpostien lähettämisen ohella kollegoita tavoitellaan ja asioita edistetään erilaisilla chat-verkkoalustoilla. 

Himolukijalle uutta luettavaa 

Lukuvalmennus keskittyy vapaa-ajan lukemiseen ja lukemista lähestytään henkilökohtaisten toiveiden ja tarpeiden kautta. Valmennus aloitetaan täyttämällä aloituskysely kirjaston nettisivuilla. Lukuvalmentaja Junior -palvelussa kysymykset koskevat muun muassa lukijan ikää, lempikirjoja ja -aiheita sekä lukutottumuksia. ”Nyt kiinnostavat ötökät, lentokoneet ja autot, ja sitten haetaan näillä spekseillä ne kirjat”, Steen kuvaa työtään. 

Mikko Steen kuvailee kolme erilaista asiakastyyppiä, joilla jokaisella on omat erityistarpeensa. Usein lukuvalmentajaa lähestyy vanhempi, joka etsii lapselle ”sitä omaa juttua”, josta lapsi voisi kiinnostua. Toinen asiakasryhmä on himolukijat, jotka ovat lukeneet jo “kaikki maailman sarjat” ja joille etsitään vielä jotakin uutta luettavaa. Kolmannen ryhmän muodostavat aivan pienet lapset, joille vanhemmat etsivät sopivia kirjoja iltasaduksi.   

Vinkkauksiin sopiva sävy 

Kirjavinkkauksien tekeminen edellyttää lukuvalmentajalta hyviä tekstitaitoja, sillä valmennukset on osattava kirjoittaa asiakkaan iän, tarpeiden ja taitojen mukaan. Esimerkiksi vanhemmalle ja lapselle kirjoitettavat tekstit eroavat paljon toisistaan. “12-vuotiaalle on ihan turha kirjoittaa syvällistä kuvailua jostakin nuortenkirjasta. Mieluummin kannattaa kertoa, miksi kirja kannattaa lukea, miksi se on kiinnostava ja millainen juoni siinä on”, Steen havainnollistaa. Kirjavinkkauksen on myös oltava tarpeeksi lyhyt ja kiinnostava. Sen tarkoituksena on innostaa lukija kirjan ja sen tuomien elämyksien pariin. “Tarkoituksena ei ole kirjoittaa takakansi- tai mainostekstiä millekään kirjalle”, Steen kertoo. Kirjavinkkauksen tekemisessä onkin tärkeää löytää tekstille oikeanlainen sävy ilman, että vinkkaus kuulostaa kaupalliselta markkinointitekstiltä. “Kun huomaan käyttäneeni sanoja kuten ‘huikea’ ja ‘ällistyttävä’, lukusuositus täytyy kirjoittaa uudelleen”, Steen jatkaa. 

Kuinka pysyä kirjallisuuden kärryillä 

Lukuvalmentaja juniorin työ vaatii myös omaa harrastuneisuutta, sillä työtunteja ei ole tarkoitus käyttää kirjojen lukemiseen. Vapaa-ajallaan Steen lukee kirjoja lapsilleen. Sen lisäksi hän perehtyy kirjallisuuteen pysyäkseen kärryillä ajankohtaisista lukusuosikeista. Steen kertoo lukeneensa vain murto-osan tarjolla olevasta kirjallisuudesta. Jos omista lukukokemuksista ei löydy sopivaa kirjaa, kääntyy hän esimerkiksi kirjablogien ja arvostelusivustojen puoleen. Keväisin ja syksyisin kustantajien julkaisemat uutuusluettelot niin ikään auttavat ammattitaidon ylläpitämisessä. 

Kirjastossa työntekijöiden kirjallisuuden tuntemusta päivitetään koulutuksissa, joissa tutustutaan ajankohtaisiin kirjoihin. Eri kirjallisuuslajien osaajat esittelevät muille työntekijöille kunkin kirjalajin uutuudet. Yhteistyö lukuvalmentajien välillä jatkuu valmennuksia kirjoitettaessa. “Kun tulee haastavampia pyyntöjä, ideoita voi kysellä yhteisistä keskusteluryhmistä. Yleensä vastauksia satelee”, Steen kertoo. 

Uudet kerronnan muodot innostavat 

Steenin mukaan klassikot pitävät pintansa vuodesta toiseen. Lasten- ja nuortenkirjallisuudessa suosittuja ovat erityisesti Neropatin päiväkirja sekä Tatu ja Patu -kirjat. Maailman viimeiset tyypit -sarja puolestaan vie lukijansa zombie-apokalypsin maailmaan. Näissä kirjoissa hyödynnetään muun muassa sarjakuvista ja videopeleistä tuttua kerrontaa sekä vuorovaikutuksellisuutta. 

Lukuvalmentajan työ onkin etsimistä ja löytämistä: kun ensimmäiset neljä viisi kirjaa ovat lapselle ihan ”plääh”, eikä mikään kelpaa, mutta sitten seuraava kirja kiinnostaakin, ja lapsi istuu tuppisuuna ja lukee koko kirjan saman tien siinä istuessa. “On todella palkitsevaa nähdä, kun lapsi löytää oman juttunsa ja pääsee lukemisen intoon käsiksi”, Steen kuvaa työnsä parhaita hetkiä. 

 

Jasmin Björninen, Katri Kokkola ja Leena Manninen

Julkaistu

Juristin tuottaman sopimustekstin tulee olla tarkkaa, selkeää ja ymmärrettävää

Erik Niemi on työskennellyt vuodesta 2018 lähtien juristina lakiasiaintoimisto Turre Legalilla, jossa hän perehtyy monipuolisesti juridisiin teksteihin, kuten sopimuksiin, lakeihin ja oikeuskirjallisuuteen. Niemi kertoo, että tekstien kanssa toimiminen on merkittävä osa hänen päivittäistä työtään.

 

Liikejuridiikan parissa työskentelevä Erik Niemi on usein tekemisissä erilaisten sopimustekstien kanssa. Sopimukset ovat hänen yleisimmin työstämänsä tekstilaji, ja hän pitääkin niitä erityisen antoisina niiden haastavuuden takia. Onnistumisen tunne syntyy, “kun keksii jonkun hienon ja kauniin lauseen, joka ratkaisee ongelman”. Niemi painottaa, että juristin tuottaman sopimustekstin pitää olla mahdollisimman selkeää ja ymmärrettävää, mutta silti yksiselitteistä ja eksaktia, mikä luo haasteita kirjoittajalle.

Turre Legalia Niemi kuvailee “ei niin perinteiseksi” lakiasiaintoimistoksi, jossa perinteisten viestimistapojen lisäksi korostuvat modernit työskentelyalustat, kuten IT-yritysten suosima Slack, WhatsApp, Teams ja reaaliaikainen chat-palvelu. Alustan valintaan vaikuttavat muun muassa asiakkaan preferenssit, viestin sisältö ja työvaihe. Myös alustan vaihtuminen ja useiden eri alustojen samanaikainen käyttö on yleistä toimeksiannon aikana. Niemen mukaan asiakkaat pyrkivät usein suosimaan heille entuudestaan tuttuja digitaalisia alustoja. Osa kuitenkin haluaa sopimustekstin perinteisenä, paperisena toimitettuna tekstinä.

Tekstien tuottaminen edellyttää tiimityötä ja pelisilmää

Tekstejä työstetään yhteistyössä asiakkaan kanssa. Niemi aloittaa työnsä selvittämällä, millaisen sopimuksen asiakas tarvitsee ja mitä huomioitavia seikkoja kokonaisuuteen liittyy. Epäselvien tilanteiden välttämiseksi asiakkaan kanssa kerrataan säännöllisesti, mitä aiemmin on keskusteltu ja miten prosessin toivotaan etenevän. Lopuksi valmis sopimusteksti lähtee asiakkaalle kommentoitavaksi. Kommenttikierroksella asiakirja katsotaan asiakkaan kanssa läpi. Mikäli teksti ei ole tarpeeksi ymmärrettävää tai eksaktia, asiakas voi esittää kysymyksiä tai täydennyksiä. Tavoitteena on tarjota asiakkaalle asiakirja, joka on “just eikä melkein”.

Niemen mukaan kollaboratiivisuus korostuu tekstien tuottamisessa laajemminkin, koska tekstejä työstetään myös yhdessä kollegoiden kanssa. Kollegoita pyydetään esimerkiksi tarkastamaan teksti ennen sen lähettämistä eteenpäin, koska omalle työlleen ja mahdollisille virheille tulee nopeasti sokeaksi. Myös isommissa sopimuskokonaisuuksissa toimeksianto jaetaan usein niin, että eri aihealueiden spesialistit työstävät eri dokumentteja asiakkaalle. “Yksinkertaisesti voisi sanoa, että mitä monimutkaisempi juttu, sitä enemmän siihen sotketaan työkavereita mukaan.”

Tuotettavaan tekstiin vaikuttaa suuresti se, kenelle sopimus osoitetaan ja kuka sitä on toisella puolella lukemassa. Niemen mukaan silloin, kun asiakas ymmärtää tekstin sisällön ongelmitta, on “pieni mahdollisuus, että vastaanottaja jopa lukisi tilaamansa tekstin sen sijaan, että vain silmäilisi työn läpi” – kuten monesti käy esimerkiksi erilaisten käyttöehtojen kanssa. Työssään Niemi pyrkiikin välttämään alan erikoissanastoa toimeksiannoissa, joissa vastapuoli ei välttämättä ymmärrä sitä. Sen sijaan tilanteissa, joissa kommunikoidaan toisen juristin kanssa tai vastaanottajan tiedetään ymmärtävän ammattisanastoa, voi teksti sisältää enemmän alalle tyypillisiä termejä ja ilmaisuja. Tämä voi helpottaa joidenkin asioiden nopeaa viestimistä. Viranomaisten kanssa puolestaan tarvitaan “taikasanoja, joista viranomaiset tykkäävät”, kertoo Niemi pilke silmäkulmassa.

Keskiössä ongelmanratkaisu, ei itse teksti

Vaikka juristin työhön kuuluu paljon monisyistä tekstien parissa työskentelyä, se ei ole työn itseisarvo. Niemi painottaa, että juristin tärkein työ on ratkaista asiakkaan ongelma eikä tuottaa värikästä ja kompleksista tekstiä. Työssään hän ratkoo erityisesti tietosuojaan ja työoikeuteen liittyviä ongelmia. Tyypillisesti toimeksiannot liittyvät teknologiaan, jonka sanasto on hänelle tuttua. Turre Legalilla korostetaankin sitä, kuinka juridisen ammattitaidon lisäksi heillä työskentelevät juristit osaavat käyttää myös asiakkaiden, kuten IT-yhtiöiden, suosimaa ammattisanastoa.

Niemi kertoo, että tällä hetkellä puhutaan paljon legal designista. Legal designissa on kyse siitä, kuinka juridisia tekstejä muotoillaan. Niemi kuuluu niihin juristeihin, jotka kokevat, että asiakkaan tulee voida ymmärtää tilaamansa tekstin asiasisältö ilman alan koulutusta tai toista lakimiestä. Aiempina vuosikymmeninä juridinen teksti on saattanut sisältää asiakkaalle tuntematonta sanastoa ja vaativia lauserakenteita, joista on pyritty pääsemään aktiivisesti eroon. Tällaisen “lakimieslatinan” Niemi jättäisi suosiolla akateemiseen maailmaan, koska hän ei näe sille paikkaa asiakaslähtöisessä bisnesmaailmassa.

Työ tekijäänsä opettaa

Niemen mukaan vakiintuneet termit voivat olla haasteellisia työuraansa aloittaville juristeille. Heidän tulisi oppia, miten yritysmaailmassa muotoillaan sisältöjä järkevästi ilman turhaa sanamäärien pitkittämistä. Lisäksi juristin tulee tuntea ammattislangi ja ymmärtää, mitä sanaa missäkin yhteydessä on totuttu käyttämään. Jos käyttää yliopistosta opittua ei-vakiintunutta termiä asiakkaan tilaamassa työssä, lopputulos saattaa vaikuttaa amatöörimäiseltä. Se ei kuitenkaan tarkoita, että käytössä oleva termi olisi hankala. On sanoja, jotka toimivat tietyissä yhteyksissä parhaiten, ja sen vuoksi niitä tulisi suosia. Niemi on kuitenkin kannustava: mitä enemmän kirjoittaa, sitä enemmän työssä harjaantuu. Työhön astumista ei tulisi pelätä.

Kaiken kaikkiaan Niemi korostaa juridisten tekstien kirjoittamisessa tarkkuutta, yksinkertaisuutta ja selkeyttä: “Kukin voi itse pohtia, millaisiin ongelmiin se saattaa esimerkiksi sopimuskontekstissa johtaa, jos sama asia voidaan tulkita monella eri tavalla.”

 

Noora Kontro, Riina Latva ja Salla Rautiola

Julkaistu

Koronaviestintää koko kansalle

Koronakeväänä 2020 valtiollinen koronaviestintä keskitettiin poikkeuslain nojalla täysin valtioneuvoston kanslialle. Vuosi toi mukanaan paljon yllättäviä tilanteita ja asioita, joihin työyhteisön oli sopeuduttava, viestintäosastolla työskentelevä Tiina Varhee kertoo.

Kuva: Kari Keskitalo

Tiina Varhee on työskennellyt valtioneuvoston kansliassa eli pääministerin johtamassa ministeriössä viestintätehtävissä keväästä 2019 lähtien. Valtioneuvoston kanslian viestintätiimi vastaa pääministerin, Eurooppa- ja omistajaohjausministerin sekä hallituksen isojen hankkeiden viestinnästä. Työn aloitus viestintäavustajana sattui Varheella varsin vilkkaaseen ajanjaksoon, ja työpöydällä on kuluneen kahden vuoden aikana ollut käsittelyssä esimerkiksi muutama hallituksenvaihdos sekä koronapandemia. Varhee naurahtaakin, että tylsää ei ole ollut.

Tiedotteita ja kysymyksiin vastaamista

Erilaiset tekstit, kuten tiedotteet, ovat keskeinen osa Varheen työn arkea. Vuoden 2020 aikana valtioneuvosto julkaisi yli 1 000 tiedotetta, jotka käsittelivät pääasiassa koronarajoituksia, hallituksen tekemiä päätöksiä sekä hallituksen toimintaa. Medialle julkaistavissa tiedotteissa viestittiin lisäksi, milloin hallitus kokoontuu ja milloin ketäkin ministeriä on mahdollista haastatella.

Tiedotteiden ohella keskeisiä valtioneuvoston arjessa ovat asiakaspalautteet, joita ministeriössä nimitetään myös kansalaiskysymyksiksi. Viime vuosi olikin kansalaiskysymysten osalta erityinen, sillä kysymysten määrä moninkertaistui aikaisempiin vuosiin nähden. Viestejä tuli päivittäin satoja, enimmillään jopa lähes tuhat päivässä.

”Koska olemme kaikkien ministeriö, kysymyksiä tulee kaikesta. Ja kun sanon kaikesta, tarkoitan oikeasti, että ihan kaikesta”, Varhee kertoo.

Viesteissä näkyi esimerkiksi se, ettei lainvalmistelussa ollut aikaa ottaa huomioon kaikkia sellaisia poikkeuksia, joita siinä normaalisti huomioidaan. Välillä viestit käsittelivät mitä yksityiskohtaisempia tilanteita. Yhtenä mieleenpainuvana esimerkkinä Varhee mainitsee tilanteen, jossa valtioneuvoston kanslian mielipidettä kysyttiin siihen, miten matkustusrajoitusten suhteen tulee toimia, kun hevonen on Saksassa, ja se pitäisi saada omistajansa luo Suomeen. Tähän kysymykseen ei löytynyt suoraa vastausta hallituksen tekemistä linjauksista, vaan tieto täytyi selvittää muita reittejä pitkin.

Kansalaiskysymysten tarkoitus on palvella kansalaisia, mutta ne tuovat viestintäosastolle myös arvokasta tietoa julkaistuista tiedotteista. Mikäli jokin sanavalinta tai lausemuoto herättää paljon kysymyksiä, muotoilu ei ole onnistunut tarkoituksessaan eli selkeässä viestinnässä. Kansalaiskysymykset toimivatkin myös tietynlaisena palautteena viestinnän onnistumisesta.

Tiedonhakua ja yhteistyötä

Vaikka kansalaiskysymyksiin vastaamisen lopputuotteena syntyy vain yksi sähköpostiviesti tai twiitti, vaatii tekstin kirjoittaminen usein paljon tiedonhankintaa ja konsultointia. Tiedonhankinta ja asiantuntijatiedon palasten yhdisteleminen sekä muuttaminen kansalaisille ymmärrettävään muotoon ovatkin merkittävässä osassa viestintäavustajan työtä. Koronaviestinnässä tekstin tuottaminen vaatii tiedonkeruutaitoja ja nopeaa reagointikykyä. Varheen mukaan tiedonhaku onkin merkittävin taito, jota valtioneuvoston viestintäavustajana tarvitsee.

Varhee kertoo myös yhteistyön olevan iso osa avustajan tehtäviä. Yhteistyötä tehdään oman tiimin lisäksi myös muiden ministeriöiden työntekijöiden sekä erilaisten asiantuntijatahojen, kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sekä poliisi- ja rajaviranomaisten kanssa. Yhteistyötä tehdään, sillä yhden ministeriön työntekijä ei voi hallita näiden kaikkien sisältöjä.

Kohderyhmänä koko Suomi

Valtioneuvoston viestinnän kohderyhmä on Varheen aikaisempiin viestinnän töihin verrattuna sikäli poikkeuksellinen, että sen kohderyhmään kuuluu jokainen Suomessa asuva ihminen. Näin laaja kohderyhmä on harvinainen, sillä useimmiten viestintä- ja markkinointikampanjat kohdennetaan pienemmälle ryhmälle, joka määritellään esimerkiksi iän tai sukupuolen perusteella.

Käytännössä laaja kohderyhmä näkyy esimerkiksi siinä, että tiedotteet käännetään useille kielille. Pandemia-aikana käännöksiä on tehty entistäkin useammalle kielelle kaikkien Suomessa asuvien ihmisten tavoittamiseksi. Lisäksi viestinnän selkeyden merkitys on korostunut. On esimerkiksi tärkeää, että ilmiöistä käytetään johdonmukaisesti samoja ilmauksia. Selkeään viestintään panostamalla pyritään sitouttamaan ihmisiä rajoitusten noudattamiseen sekä “ampumaan alas” erilaisia valeuutisia, joita korona-aiheenkin ympärillä on liikkunut.

Selkeä ja ajankohtainen viestintä helpottaa kaikkien kansalaisten arkea. Myös työn merkityksellisyys rakentuu siksi tekstien ympärille. Varhee saakin päivittäin kokea tekevänsä tärkeää työtä, myös vuonna 2021, vaikka titteli ja työnkuva ovatkin vaihtuneet uuteen tehtävään viestintäasiantuntijana.

 

Elli Mannermaa, Iina Kivistö, Laura Purhonen ja Ella Väätäinen

Julkaistu

Digistä huolimatta potilas edellä

Vuosien saatossa ensihoitajan työ on kokenut suuren muodonmuutoksen, kun potilastiedot kirjataan jo kentällä digiin. Kannettava tietokone seuraa aina ensihoitajaa ambulanssiin ja asiakkaan luo, jossa kiireen keskellä on pystyttävä tekemään kirjaukset loogisesti ja tiivistäen. 

Keskisuomalainen ensihoitaja Juha Hyötyläinen on työskennellyt alalla yli 20 vuotta. Työhön kuuluu vakavasti sairastuneiden ja onnettomuuksissa loukkaantuneiden ihmisten auttamista sekä yhteistyötä asiakkaan hoitoon osallistuvien ammattilaisten kanssa. ”Koko elämän kirjon siinä näkee”, kuvailee Hyötyläinen.  

Työpäivänsä aikana Hyötyläinen on tekemisissä hyvin erilaisten kirjallisten ja suullisten tekstien kanssa. Muodollisuuden aste vaihtelee, kun päivittäisen tekstityön piirissä ovat vaikkapa työpaikan viikkotiedotteet, ilmoitustaulun viestit, yksikön oman WhatsApp-ryhmän luottamukselliset keskustelut, potilastietojärjestelmän lakisääteiset kirjaukset, hoito-ohjeet sekä sairaalahenkilöstön koulutusmateriaalit. Hoitotason ensihoitajan työnsä lisäksi Hyötyläinen toimii ensihoidon kouluttajana Keski-Suomen Pelastuslaitoksella. Hyötyläinen on myös valtakunnallisen Suomen Ensihoitoalan liiton (SEHL) puheenjohtaja ja luottamustehtävässään hän kirjoittaa yhdessä ammattiliiton lehden toimituksen kanssa muun muassa liiton jäsenjulkaisuihin. 

”Mitä ei olla kirjattu, sitä ei olla tehty”  

Tekstityö on olennainen osa ensihoitajien työtä. Tapahtumien kirjaaminen ja raportointi on ensiarvoisen tärkeää potilas- ja työturvallisuuden takaamiseksi. ”Mitä ei olla kirjattu, sitä ei olla tehty”, Hyötyläinen painottaa. 

Nykyisin kaikki kirjataan pääsääntöisesti suoraan sähköiseen järjestelmään, mutta toisinaan työn hektisyys ja äkilliset tilanteet vaativat luovuutta, sillä tapahtumapaikalla tilanneraportit ja tehdyt toimenpiteet on saatava kirjattua muistiin tilanteessa kuin tilanteessa. Muistiinpanovälineenä voi toimia vaikka pieni paperilappu, johon ranskalaisin viivoin merkitään kaikki tarvittavat tiedot. Oli kyseessä muistilappu tai suora kirjaus sähköiseen järjestelmään, on sen aina oltava tarkka, selkeä ja looginen. Kirjauksen perusteella tehtävä jälkiraportti on nimittäin juridinen paperi, jota saatetaan tarvita, mikäli tapahtuneesta vaaditaan jälkeenpäin esimerkiksi oikeudellista selvitystä. Tehdyt toimenpiteet on helpompaa todentaa jälkeenpäin, jos ne on kirjattu tarkasti ylös. 

Kirjaamisen lisäksi ensihoitajan työhön kuuluu suullinen raportointi ja konsultaatio esimerkiksi silloin, kun asiakas ja hänen tietonsa siirtyvät hoitajalta toiselle. Suullisessa raportoinnissa esiin nousevat samat ominaisuudet kuin kirjallisessakin, mutta kommunikaation merkitys korostuu. Ei ole sama, millä tavalla tai missä järjestyksessä asioita kerrotaan, jotta olennaiset tiedot saadaan välitettyä ja vastaanottaja saa kokonaiskuvan tilanteesta. Suullista raportointia helpottamaan onkin kehitetty valtakunnallisesti käytössä oleva ISBAR-menetelmä, tarkistuslistamainen työkalu, jonka avulla raportista saadaan jäsennelty ja selkeä. 

Paperista digiin 

Keski-Suomen pelastuslaitos siirtyi uuteen sähköiseen Merlot Medi -järjestelmään vuoden 2021 vaihteessa. Aiemmin ensihoitajat kirjasivat potilaan tiedot hoitotilanteessa käsin paperisille lomakkeille, minkä jälkeen sairaalassa tiedot piti kirjata uudelleen sähköiseen järjestelmään. Nyt paperilomakkeiden tilalla on kannettava tietokone, ja kirjaukset tehdään suoraan sähköiseen järjestelmään.  

Hyötyläisen mukaan uusi toimintatapa on ehdottomasti yksinkertaistanut ja helpottanut ensihoitajien työtä. Potilastietojen kirjaaminen on nopeutunut: ”Jos laitan syntymäajan, niin se etsii nimet ja osoitteet.” Järjestelmä tarjoaa myös rasti ruutuun -kysymyksiä, joten kaikkea ei tarvitse kirjoittaa, ainoastaan klikata, mikä mahdollistaa nopean etenemisen. Myös uudelleen kirjaamiselta vältytään. Kirjatut tiedot menevät niin potilasjärjestelmään kuin laskutukseenkin. Sairaalassa päästään lukemaan ensihoitajien kentällä kirjaamat potilastiedot jo ennen kuin ensihoitajat ovat ehtineet kuljettaa potilaan sairaalaan.  

Alussa uuden toimintatavan oppiminen jännitti ja nostatti epävarmuutta. Epävarmuuden aiheuttama kankeus aiheutti huolta myös kentällä. Huoli osoittautui kuitenkin turhaksi. ”Tuntui, että keskitytään enemmän koneeseen kuin potilaaseen, mutta ajan kanssa nähtiin, ettei se näin ole. Aina mennään potilas edellä.” 

”Täytyy sanoa, että on hyvä järjestelmä. Jos saisin valita, ollaanko nykyään tässä vai mennäänkö takaisin paperikirjaamiseen, niin ehdottomasti tässä”, toteaa Hyötyläinen. 

 

Elina Leskelä, Santeri Lintula, Kerttuli Punkari ja Saara-Leena Sormunen 

 

Julkaistu

Dramaturgi katsoo maailmaa tekstin kautta 

Satu Rasilan työssä kaiken tekemisen taustalla on teksti. Tiiviisti tekstien parissa työskentelevältä dramaturgilta vaaditaan paitsi paloa kirjoittamiseen myös valmiuksia kantaa vastuu tekstin välittämästä maailmankuvasta.  

Kuva: Otto-Ville Väätäinen

Satu Rasila työskentelee dramaturgina ja näytelmäkirjailijana Turun kaupunginteatterissa, jonne hän on kirjoittanut ja dramatisoinut lukuisia näytelmiä. Esimerkiksi Turku-trilogian muodostavat musikaalit Kakola (2012), Seili (2014) ja Varissuo (2018, yhdessä Palefacen kanssa) ovat Rasilan käsialaa.

Dramaturgin työssä kirjoittaminen nivoutuu kaikkeen muuhun tekemiseen: ”Kun prosessi on käynnissä, niin ajattelen, että lukeminen tai elokuvan katsominen on kirjoittamista. Pukusuunnittelijan kanssa keskusteleminenkin on jossain vaiheessa kirjoittamista.” Samalla Rasila kuitenkin korostaa, että iso osa hänen työstään on ”sellaista aikuistylsää”, kuten palavereissa istumista ja pöytäkirjan mukaan etenemistä. Tästä huolimatta kaiken tekemisen taustalla on aina itse teksti eli näytelmä. Kaikki, mihin Rasila työssään käyttää aikaa, liittyy tavalla tai toisella juuri siihen.

Käsialaa ja paineensietokykyä 

Kirjoittamista ja lukemista voi pitää tietyssä määrin universaaleina taitoina. Ammatikseen kirjoittavalla ihmisellä täytyy olla paloa tekstejä ja kirjoittamista kohtaan. Kirjoittaminen onkin taito, joka dramaturgin työssä kehittyy koko ajan, koska sitä tulee tehtyä joka päivä. Tärkeintä dramaturgin työssä on kehittää omaa makua ja “käsialaa”. Näitä taitoja vaaditaan jo teatterikorkeakouluun haettaessa, sillä ne ovat kaiken tekstinkäsittelyn takana.

Jokaisen kirjoittajan sisällä on kriitikko, ja omien odotusten ylittäminen saattaa olla tekijälle iso este. Toinen oleellinen taito, jota dramaturgin ammatti opettaa, on kyky sietää painetta ja pettymyksiä. Vaikka Rasila kirjoittaa päivittäin, hän korostaa, että aina ei voi onnistua: “Vaikka olisi ollut kirjoittaessa sata kertaa samoissa työvaiheissa, ei silti tiedä, tuleeko siitä aina mitään.” Kirjoittaminen onkin prosessi, johon tulee rutiini, mutta onnistumisesta ei silti ole takeita. Rasilan mukaan aloittelevana dramaturgina olisi ollut hyvä tietää, ettei kannata ottaa paineita, jos ei ole lukenut esimerkiksi kaikkia klassikkoteoksia. “Ei pidä jäädä liikaa sen fiiliksen alle, että on kokematon.”

Dramatisointi vaatii harkittua suunnittelua

Teoksen dramatisointi näyttämölle etenee monivaiheisesti, ja dramaturgin valinnat prosessin aikana vaikuttavat tekstin lopulliseen versioon. Henkilöitä tai tapahtumia dramaturgi ei saa kirjoittaa lisää, mutta tekstin rakenteen ja näyttämöllä tapahtuvan toiminnan avulla voidaan vaikuttaa siihen, millainen kuva maailmasta ja tekijöiden maailmankatsomuksesta välitetään.

Alkukieliseen versioon tutustumisen ja sen rakenteen hahmottelemisen jälkeen Rasila suunnittelee, missä järjestyksessä teoksen tarina kerrotaan: kerrotaanko se kronologisessa järjestyksessä, episodimaisesti vai aloitetaanko tarina lopusta. Rasila pohtii kirjoittaessaan myös sitä, miten esitys kannattaisi rakentaa, jotta sen suhde alkuperäiseen tarinaan voisi muodostua katsojalle mahdollisimman yllätykselliseksi. Näytelmän rakenteen suunnittelu on teosarkkitehtuuria, jossa olennaista on harkittu suunnittelu.

Kohtauksia ja niiden tapahtumia kirjoitettaessa on merkityksellistä, mitä tietyn kohtauksen tai tapahtuman aikana ollaan konkreettisesti tekemässä. Kaikki näyttämöllä tapahtuva toiminta kertoo nimittäin jotakin teoksen henkilöistä ja rakentaa teoksen estetiikasta kokonaisnäkemystä. Rasila kokeekin olevansa hyvin aihekeskeinen kirjoittaja. Kokonaisnäkemyksen luominen edellyttää, että löytää teoksesta jonkin sellaisen tason, joka yhdistää kaikkia teoksen henkilöitä. Tällainen voi olla esimerkiksi metafora teoksen koko miljööstä.

Vastuuta kantamassa 

Dramaturgin työssä sanoilla on suuri merkitys, ja dramaturgilla onkin vastuunsa kannettavana siinä, mitä sanotaan ja mitä jätetään sanomatta. Esimerkiksi Varissuo-musikaalia tehdessään Rasila joutui pohtimaan raskaana olevan 16-vuotiaan tytön kohtaloa. Oleellinen kysymys oli, pitääkö tyttö lapsen vai tekeekö hän abortin ja mistä syystä.

Rasila on työssään kipuillut myös sen asian kanssa, voiko hän valkoisena, keski-ikäisenä ja keskiluokkaisena kirjoittaa tarinoita esimerkiksi etnisistä vähemmistöistä. Tämänkaltaisia keskusteluja käydään työryhmässä yhdessä: ”Joku keskustelu voi mennä isoon filosofiseen vastuunkantoon siitä, mitä saa ja haluaa väittää ihmiskuvasta.” Tällöin ollaan Rasilan mielestä dramaturgin työn ytimessä – puhutaan tekstistä, mutta samalla puhutaan laajemmin jopa elämänkatsomuksesta.

 

Noora Välimäki, Jasmine Pekola ja Pinja Leppänen

Julkaistu

Tasokas teksti antaa yritysmaailmassa etulyöntiaseman

Ville Haikola on toinen kaksihenkisen markkinatutkimusta tekevän yrityksen yhtiökumppaneista. Yrittäjän arki kuluu pitkälti kirjoittamisen parissa: työnkuva koostuu suurimmaksi osin tarjousten, lomakkeiden ja raporttien laatimisesta. Laadukkaiden tekstien tuottaminen onkin Haikolan mielestä yritysmaailmassa merkittävä menestystekijä.

Yrittäjän täytyy jatkuvasti miettiä, millainen tekeminen tukee yrityksen menestystä parhaiten ja luo asiakkaalle asiantuntevan, ammattimaisen vaikutelman. Haikolan mukaan huolellisuus kaikissa teksteissä – raporteista lomakkeisiin ja sähköposteihin – on erityisen tärkeää.

”En halua jättää työhöni kirjoitusvirheitä, sillä ne antavat huonon, hutaistun vaikutelman, jollaista en halua antaa yrityksestäni. Omien tekstien oikolukeminen on olennainen osa työprosessia.”

”Oikeakielisyys indikoi uskottavuutta ja pätevyyttä. Jos kahdella tekstillä on sama sisältö, mutta toisessa on virheitä, pidetään virheetöntä intuitiivisesti luotettavampana ja vakuuttavampana”, Haikola sanoo. Toistuvat virheet teksteissä antavat epäammattimaisen vaikutelman, vaikka sisältö itsessään olisikin moitteetonta.

Haikolan yritys toteuttaa asiakkailleen markkinatutkimushankkeita ja konsultoi tutkimusasioissa. Haikolan tekemiä tutkimuksia tilaavat hyvin monenlaiset ja -kokoiset yritykset ja järjestöt. Firman hankkeet ja niihin liittyvien tekstien luominen sujuu pääosin muutamassa eri vaiheessa. Tarjous tehdään ja lähetetään asiakkaalle, minkä jälkeen laaditaan kyselylomake, jolla kerätään tutkimusaineisto vastaajapaneelissa. Lopuksi tulosten pohjalta kirjoitetaan asiakkaalle raportti työn tuloksista.

Sujuvan tekstin ainekset

Virheettömän kieliopin ja muiden teknisten tekijöiden lisäksi työn tuloksissa on tärkeää, että myös analyyttinen puoli on kunnossa. ”Tällä tarkoitetaan sitä, että tehdyn tutkimuksen tulokset ymmärretään ja niistä osataan poimia oleellinen”, Haikola tuumaa.

Asiakkaille suunnattujen raporttien tarkoituksena on puolestaan esitellä olennainen sisältö tiiviisti ja niin, että se on helppo ymmärtää. Keskeisten havaintojen erotteleminen ja johtopäätösten esitteleminen voi Haikolan mukaan olla ajoittain haastavaa. Tulokset täytyy esitellä niin, että ne ovat selkeitä, mutta samalla säilyttävät merkityksensä.

Epäsopivat lauserakenteet tai jopa sanavalinnat voivat pahimmassa tapauksessa aiheuttaa väärinymmärryksiä tai vääristää tutkimustuloksia. Joskus monimutkaisten tutkimustulosten muotoileminen helppolukuiseen ja yksinkertaiseen muotoon aiheuttaa päänvaivaa.

”Yhteenvedon tekeminen tutkimuksen tuloksista on mielenkiintoista mutta raskasta, sillä siinä pitää miettiä tarkkaan, mikä on keskeistä, sekä miten sen saa muotoiltua ymmärrettävästi”, Haikola sanoo.

”Työstämme yhtiökumppanini kanssa pääasiassa molemmat omia projektejamme ja tekstejämme. Joskus saatamme kuitenkin sparrata toisiamme. Siitä on usein hirveästi apua, sillä toinen saattaa vaikkapa keksiä hyvän idean, tai muistaa jonkin oman vastaavan tapauksensa, jota voisi käyttää hyödyksi.”

Kirjoittamisen suuri rooli yrittäjän arjessa

Vaikka suurin osa ajasta kuluukin tietokoneen äärellä pähkäillessä, työskentely on innostavaa ja palkitsevaa. Haikola arvioi työajastaan jopa vähintään 95 prosenttia kuluvan kirjoittamiseen tai muuhun tekstin työstämiseen. Kaiken kaikkiaan pyrkimyksenä on tuottaa aina asiakaslähtöistä ja kilpailukykyistä tekstiä.

”Nyt kun miettii, niin kirjoittamisestahan tässä tosiaan lähinnä on kyse. Tärkeää on osata kirjoittaa fiksusti ja ytimekkäästi. Ja koko ajan tekemisen myötä oppii lisää.”

 

Kaarina Kahiluoto ja Emilia Haikola

Julkaistu

Yksi teksti kertoo kaiken — tekstityön haasteita neuropsykologin työssä

Neuropsykologin työssään PsT Liisa Klenberg arvioi viikoittain lapsia ja nuoria, joilla on ongelmia kielen kanssa. Lukihäiriön ja muiden oppimisvaikeuksien tutkiminen on vastaanotolla arkea, joten kieli on väline jokapäiväisessä työnkuvassa. Myös Klenberg kohtaa haasteita tekstien parissa: ammatin tekstilajit vaativat kirjoittajalta kykyä ottaa huomioon erilaiset lukijat ja taitoa soveltaa alan terminologiaa ymmärrettävästi.

Neuropsykologi Liisa Klenberg (PsT) tekee työpaikallaan Hippo Terapiaklinikalla päivittäin asiakastyötä. Suurin osa työpäivästä kuluu kuitenkin tekstityön parissa.

Klenberg tuottaa työssään monenlaisia tekstejä. Kirjoitettua tulee muun muassa asiakaskäyntien kirjauksia, psykologisia lausuntoja sekä sähköposti- ja WhatsApp-viestejä. Käyntikirjauksia on näistä eniten, koska jokaisesta asiakaskäynnistä kirjataan sekä virallinen raportti, joka tallennetaan sähköiseen arkistoon, että omat muistiinpanot, jotka voivat olla sähköisiä tai paperisia. Virallisten raporttien tarkoitus on tuottaa tulos asiakastyöstä ja välittää asiakastapaamisesta tietoa asiakkaalle itselleen, muille terveydenhuollon ammattilaisille ja koululle. Muilta osin ne ovat salassapitovelvollisuuden alaisia.

Psykologin työssä tekstien kuluttaminen on myös runsasta. Asiakkailta kilahtelee sähköpostiviestejä, joiden avulla sovitaan esimerkiksi tapaamisaikoja. Asiakastyöhön sisältyy kuitenkin myös vaativampien tekstien lukemista ja tulkitsemista. Klenberg toteaa, että jo uuden asiakkaan historiaan perehtyminen vaatii kykyä seuloa erilaisten dokumenttien ja sairauskertomusten pinkasta ne, jotka ovat terapiatyön kannalta oleellisia. Koska neuropsykologia on jatkuvasti kehittyvä ala, työhön kuuluu myös ammatillisen kirjallisuuden lukemista. Tämä on tärkeää, jos uudella asiakkaalla on jokin harvinainen neuropsykiatrinen häiriö.

Erilaisia tekstejä käytetään välineinä myös asiakaskäynneillä muun muassa oppimisvaikeuksista kärsivien lasten ja nuorten kanssa. Asiakkaat voivat itse kirjoittaa tekstejä, joita Klenberg kommentoi. Huomiota voidaan kiinnittää esimerkiksi välimerkkeihin tai isoihin alkukirjaimiin.

Työ tiivistyy paperiliuskaan

Vastaanottokäyntien, tutkimusten ja arvioiden jälkeen psykologin on luotava asiakkaan tilasta lausunto. Lausunnon kirjoittaminen on muutakin kuin vain kliinistä kuvailua, ja siihen tiivistyy Klenbergin mukaan moni psykologin työnkuvan pulmallisimmista seikoista.

Lausunto on teksti, jonka lukee joukko ihmisiä hyvin erilaisilla valmiuksilla. Kohderyhmien moninaisuus on otettava huomioon usealla kielen tasolla. Asiakas tai asiakkaan vanhemmat eivät välttämättä ymmärrä monimutkaista alan terminologiaa, joten sanavalintoihin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Tekstin yleisöön kuuluvien terveydenhuollon ammattilaisten odotukset voivat myös erota: toinen haluaa tiiviin ja suoraan asiaan menevän raportin, kun taas toinen toivoo perinpohjaista selvitystä jokaisesta tutkimusmenetelmästä ja havainnosta. Klenbergin mukaan lausunto onkin pitkälti tasapainottelua eri valintojen välillä ja erilaisten näkökulmien huomioimista. Laadunkaan suhteen ei voi tehdä kompromisseja.

“Moni sanoo, että lausunnon kirjoittaminen on vaikeinta työssämme”, Klenberg kertoo.

Usein lausunto on ainoa dokumentti, jonka muut ihmiset kuin psykologi ja asiakas saavat asiakaskäyntien sisällöstä luettavakseen. Se kertoo tiivistetysti asiakastapaamisista, joissa on voinut selvitä asiakkaasta hyvinkin monimutkaisia asioita. Lausuntoa varten psykologin on löydettävä asiakastapaamisista punainen lanka ja hahmotettava se itselleen – luonnollisesti on myös pystyttävä kirjoittamaan nämä havainnot puhtaaksi paperille. Vaikka tekstilajina psykologin lausunto on hyvin kaavamainen ja ammattikunnassa vakiintunut, jokainen teksti vaatii tarkkaa ja yksilöllistä pohdintaa.

Enemmän koulutusta tekstitaidoista

Etenkin lausuntojen laatimisen kompleksisuus mietityttää Klenbergiä: opinnoissa kirjoittamiseen ei anneta tarvittavaa koulutusta, vaikka taito onkin erittäin tarpeellinen oman työn tuloksen kannalta. Rakenteellisten ja sisällöllisten ratkaisujen lisäksi tekstin kielellisen ulkoasun täytyy olla selkeä ja ymmärrettävä, mutta samalla tulee kiinnittää huomiota empaattisuuteen. Kirjoitusprosessissa siis korostuu olennaisesti pyrkimys ihmisen kunnioittamiseen. Lausunnon työstämisen haastavuus tulee kirjoittajalle ilmi etenkin sanavalintojen kohdalla. Niitä punnitessa täytyy pitäytyä kriittisenä – on käytettävä asianmukaisia termejä mutta varottava negatiivisia sivumerkityksiä. Huomiota on kiinnitettävä myös tekstiin kokonaisrakenteen toimivuuteen ja edelleen siitä syntyvään vaikutelmaan.

“Sitä aina toivoo, että olisi hyvä kirjoitustaito, jotta pystyisi ilmaisemaan asioita samalla selkeästi mutta henkilökohtaisesti. Haluan, että lausunnosta tulisi sellainen kuva, että kertoisi ihmisestä eikä kuvailisi oirelistaa”, Klenberg pohtii.

Psykologin työssä tapaa välillä myös huonoja tekstejä. Niissä alan terminologiaa käytetään hyvinkin ahkerasti, mutta asiasisältö on puutteellinen tai huonosti jäsennelty. Sama asia saattaa myös toistua monin ristiriitaisin ilmauksin, jolloin monitulkintaisuuden riski kasvaa. Tiivistettynä suurimpia ongelmia tuottavat tekstit, jotka epäonnistuvat olennaisen tiedon välittämisessä. Klenbergin mielestä on harmillista, jos tällaisen kokonaisuuden laatimiseen on käytetty paljon aikaa.

Opinnoissa tekstien kielenhuoltoon tai kirjoittamisprosessiin ei Klenbergin mukaan ole kiinnitetty tarpeeksi huomiota, vaikka käytännön työstä iso osa dokumentoidaan aina jollakin tavalla. Perusopinnoissa lausuntojen kirjoittamista harjoiteltiin konkreettisesti vain yhdellä kurssilla, jolla omista teksteistä saatiin palautetta lähinnä asiasisällöstä ja rakenteesta. Tällöin kielenhuollon puoli ei itsessään ollut fokuksessa. Tieteellisen kirjoittamisen kurssilla taas itse alan käytäntö ja siihen liittyvä tekstien tuottaminen oli luonnollisesti taka-alalla. Yleiskielen normien näkökulmasta lausuntojen työstäminen on suurimmaksi osaksi tapahtunutkin lukion äidinkielen pohjalta.

Klenberg kaipaakin psykologin koulutuksessa painotusta kirjoitetun kielen ominaispiirteiden oppimiseen. Myös täydennyskoulutuksen tarjoaminen jo työelämässä oleville näyttäytyy tarpeellisena. Klenbergin mukaan työtä ei voi yksinkertaisesti tehdä ilman kunnollisia kirjoitetun kielen valmiuksia.

 

Tuuliina Louko, Juho Majanen ja Maria Salonen

Julkaistu

Tunteiden kanssa tasapainottelua – puheterapeutin tekstityössä korostuu sanavalintojen merkitys

Puheterapeutti Lotta Krohnilta vaaditaan kykyä ilmaista samassa tekstissä lapsen heikkoudet ja vahvuudet, sillä sitä lukevat niin lapsiasiakkaan vanhemmat kuin Kelan virkailijakin. Pahimmillaan liika kehuminen voi johtaa siihen, ettei lapsi saa enää tarvitsemaansa terapiaa.

Lotta Krohnin työtiloissa on kotoisa tunnelma, vaikka useimmiten hän käy tapaamassa lapsiasiakkaita kouluissa ja heidän kotonaan.

Puheterapeutti Lotta Krohnin päivästä parhaimmillaan puolet on tekstien kanssa toimimista. Suuren osan hänen tekstityöstään muodostavat potilastietojärjestelmään tehtävät käyntikirjaukset jokaisesta asiakkaan käyntikerrasta sekä puheterapiajaksoista kirjoitettavat palautteet. Jokaisesta käyntikerrasta tehdään mahdollisimman informatiivinen ja täsmällinen kuvaus. Kirjaukset siirretään Kanta-palveluun, josta ne ovat luettavissa terveydenhuollon ammattilaisille, mutta näkyvät myös asiakkaille.

Krohn naurahtaa, että hän on joskus haaveillut omasta sihteeristä – toisinaan käyntikirjausten tekeminen olisi mukava ulkoistaa. Rutiininomaisen työn vastapainona on lapsiasiakkaiden kanssa terapiakäynnin aikana tehtävä sadutus. Sadutuksessa puheterapeutti saa irtautua ammattitermistöstä ja pääsee kirjoittamaan lasten tarinoita muistiin.

Vaikka puheterapeutin ammatissa tekstityö koostuu suurimmaksi osaksi tekstien tuottamisesta, Krohn kertoo tarvitsevansa työssään myös taitoa tulkita muiden kirjoittamia tekstejä. Usein yksityiselle puheterapeutille tulevat asiakkaat ovat jo käyneet tutkimuksissa tai lyhyellä hoitojaksolla muilla tahoilla. Näistä aiemmista hoidoista ja tuloksista tehtyjä lausuntoja on pystyttävä lukemaan ja ymmärtämään.

Kommunikaatiota viittomin ja kuvin

Krohnille teksti käsitteenä on lavea, sillä kommunikaatioon käytetään myös kuvia ja tukiviittomia.

Kaikki Krohnin asiakkaat ovat tällä hetkellä lapsia tai varhaisteinejä. Hän ei kuitenkaan vain opettele ässää tai ärrää heidän kanssaan, kuten joskus virheellisesti luullaan. Jos lapsella on puheen tuottamisen kanssa suuria ongelmia, on äänteiden harjoittelemista tärkeämpää löytää keino arkipäivän kommunikointiin. Terapeutin kanssa opetellaan keskustelemaan viittomien tai kuvakansion avulla.

Kommunikointia voidaan harjoitella myös sopivan mobiilisovelluksen tai kuvakorttien avulla. Apuvälineissä peräkkäin asetetuista kuvista muodostuu asia, joka toiselle halutaan viestittää.

“Siitä tulee teksti, joka on tehty kuvilla.”

Sovellusten mahdollisuudet ovat rajalliset, eivätkä ne välttämättä taivu kaikkiin kielioppirakenteisiin. Niiden avulla lapset, joilla on vaikeuksia puheen tuottamisen kanssa, pystyvät kuitenkin kommunikoimaan nopeammin.

Tabletti on sähköinen terapiavihko

Nykyaikaiset verkkopalvelut, sovellukset ja laitteet ovat tuoneet mukanaan muutoksia puheterapeutin arkeen ja teksteihin, joita työssä tuotetaan. Kaikilla Krohnin asiakkailla on terapiavihkot, joihin kirjataan ja piirretään muun muassa käynnin aikana tehtyjä harjoituksia. Vihkot kulkevat asiakkaan mukana terapian ja kodin välillä.  Niihin voi kirjoittaa huomioita ja ohjeistuksia vanhemmille siitä, mitä lapsen kanssa voidaan kotona harjoitella ja miten.

Tabletin kaltaisia apuvälineitä käyttävillä asiakkailla terapiavihko saattaa olla sähköisessä muodossa. Tämä lyhentää vihkoon kirjoitettavia tekstejä huomattavasti, sillä kuvien ja videoiden otto on tabletilla nopeaa ja vaivatonta. On helpompaa liittää vihkoon video terapiassa tehdystä harjoituksesta kuin kertoa siitä sanoin.

“Ei tarvitse alkaa kirjoittaa ‘kieli sinne ja puruputki tänne’, vaan voi ottaa videopätkän siitä, mitä on harjoiteltu.”

Kirjoitettuun tekstiin verrattuna kuvat vähentävät lisäksi väärinymmärryksen mahdollisuutta.

Lausunnot liikuttavat myös terapeuttia

Puheterapeutti voi joutua tunnetasolla haastaviin tilanteisiin terapiajakson päätteeksi. Kelalle kirjoitettavassa lausunnossa tuodaan ilmi lähtötilanne, terapian tavoitteet ja jatkosuositukset. Krohnin mukaan lausuntojen kirjoittaminen tuntuu välillä hankalalta, sillä myös lasten vanhemmat saavat lausunnon luettavakseen.

“Yhdelle paperille on koottu kaikki ne asiat, jotka eivät onnistu lapselta ja joissa tällä on hankaluuksia.”

Krohn haluaisi tuoda tekstissään myös ilmi lapsen hurmaavaa luonnetta sekä vahvuuksia.

Jos lausunto on tarpeettoman positiivissävytteinen ja korostaa vain kehittymistä, voi terapeutti kuitenkin tehdä asiakkaalleen karhunpalveluksen. Kela ei ehkä myönnäkään jatkoa terapialle, vaikka lapsi tarvitsisi sitä pärjätäkseen arjessa. Terapian jatkuminen voi viime kädessä olla kiinni tekstin sävystä ja lausunnossa korostettavista asioista.

Vaikka ikävän ja mukavan palautteen välillä tasapainottelu on vaikeaa, Krohnilla on tilanteeseen toimiva ratkaisu. Terapiajakson päätteeksi hän pyrkii aina kutsumaan lapsen vanhemmat loppukeskusteluun, jossa käydään yhdessä lausunto läpi. Keskustelussa Krohnilla on mahdollisuus nostaa esiin enemmän mukavia asioita ja onnistumisia. Tällöin hänen ei tarvitse pelätä, että kehuminen voisi viedä lapselta mahdollisuuden saada tarvitsemaansa terapiaa.

Krohn panostaa teksteissään sisällön ja sävyn lisäksi myös hyvään kieleen. Käyntikirjauksissa informatiivisuus on oleellisinta, mutta erityisesti pidempien tekstien kohdalla myös pilkun paikalla on merkitystä.

”Koen, että puheterapeutin pitää olla myös hyvän kielen lähettiläs.”

Ella Raatikka, Suvi Seppänen, Erika Suua ja Venla Kuokkanen