Helsingin yliopisto
Datasiivousviikko, 16–20. joulukuuta, haastaa kaikki Helsingin yliopiston tutkijat, kuten myös muun henkilökunnan ja opiskelijat, tarkastelemaan aineistohallintaansa. Tässä blogissa käymme läpi miten tiedostojen järjestämisen voi aloittaa 5S-metodia hyödyntäen. Seuraa ja osallistu datasiivousviikolle Twitterissä käyttäen #5sdata-hashtagia.
(This article is also available in English.)
Luultavasti moni on kohdannut ongelman, että tietokoneen muisti on täynnä tai työpöytä näyttää sekasotkulta. Datanhallintaan kehitetty 5S-metodi auttaa poistamaan turhat tiedostot ja järjestämään jäljelle jääneet paremmin – tästähän Datasiivousviikossa on kyse!
5S-metodi on Japanissa kehitetty viisiportainen työympäristön järjestämisen menetelmä. Metodi on lean-työkalu. Se tähtää työtehokkuuden lisäämiseen ja menetelmien standardointiin, jotka edesauttavat järjestyksen ylläpitoa. Sitä voi käyttää esimerkiksi toimistoissa, tuotantolinjastoilla tai IT-järjestelmissä. Metodista on hyötyä tutkijalle tiedostojen järjestämisessä, mutta sitä voi käyttää jokainen yliopistolainen hallinnonasiantuntijasta opiskelijaan.
5S tulee seuraavista englanninkielen sanoista:
- Sort = Sorteeraus / lajittelu
- Set in order = Systematisointi / järjestäminen
- Shine = Siivous / puhdistus
- Standardize = Standardisointi
- Sustain = Sitoutuminen / seuranta
Metodin idea on, että aloitat lajittelemalla tiedostot: käy kaikki tiedostot läpi ja poista turhat tiedostot. Tämän jälkeen järjestä jäljelle jääneet tiedostot: muodosta tiedostorakenne ja nimeämiskäytännöt, jotka sopivat sinun tarpeillesi. Kolmannen ja neljännen kohdan (siivous & standardisointi) tarkoituksena on kehittää järjestelmä, joka tukee uusia käytänteitä ja tehdä niistä osa jokapäiväisiä rutiineja. Viimeisenä, muttei vähäisimpänä, sitoudu käyttämään uutta järjestelmääsi ja opeta se ryhmällesi ja kollegoillesi, jotta hyvät tavat leviävät.
Lisävinkkejä tiedostojen järjestämiseen 5S-nettsivulla!
Osallistu Datasiivousviikolle!
Tartu Datasiivousviikon haasteeseen ja julkaise siivouskuva tai video Twitterissä käyttäen #5sdata -hashtagia. Kuva voi olla tiedostorakenteesta, uudesta tiedostojen nimeämisjärjestelmästä tai esimerkiksi tilasta, joka on vapautunut siivouksen seurauksena – voit keksiä itse parhaan tavan kertoa datasiivouksestasi! Muista myös haastaa kollegasi mukaan!
Voit osallistua Dataviikkoon myös lähettämällä sähköpostia Datatuelle: datasupport@helsinki.fi. Välitämme viestisi eteenpäin Think Open -blogin, Twitterin ja Helsinki.fi-sivun kautta.