Helsingin yliopisto
Sensitiivisen datan tallennustarpeet kasvoivat yliopistolla merkittävästi vuonna 2018 voimaan astuneen EU:n laajuisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä. Sensitiivisen datan tallennus luonnistuu nykyisin Umpio-palvelun avulla, ja luvassa on myös uusia tapoja tallentaa ja jakaa aineistoa.
Vielä kesällä 2018 sensitiivisen datan tallennukseen oli yliopistolla tarjolla rajallisesti vaihtoehtoja. Tuolloin tietotekniikkakeskus tarjosi mahdollisuutta tallentaa dataa joko tietoturvalliselle virtuaaliselle tai fyysiselle palvelimelle. Myös tieteen tietotekniikan keskus CSC:n ePouta-virtuaalipalvelin oli tutkijoiden käytettävissä. Nämä ratkaisut olivat kuitenkin käyttäjille hankalia ja lisäksi työläitä toteuttaa yksinomaan datan tallennustarpeita varten. Tietotekniikkakeskuksen asiantuntijat suunnittelivat Umpio-palvelun ratkaisuksi näihin haasteisiin.
Umpio perustuu yliopiston olemassa oleviin tallennusjärjestelmiin, virtuaalityöasemiin ja kaksivaiheiseen autentikointiin. Toteutimme Umpion nopealla aikataululla tuotantokäyttöön tietotekniikkakeskuksen tietoturvaryhmän hyväksyttyä ratkaisun. Vaativan aikataulun vuoksi myös testausprosessi oli toteutettava nopeasti, ja tämän johdosta palvelussa ilmeni aivan käyttöönoton alkuvaiheessa joitain virheitä. Virheiden korjaamisen jälkeen järjestelmä on toiminut luotettavasti, ja Umpio on tällä hetkellä Helsingin yliopiston pääasiallinen tuote sensitiivisen datan tallentamista varten.
Yliopistolaisten kannattaa suhtautua Umpion käyttöön nimenomaan sensitiivisen datan näkökulmasta, sillä sen käsittely on aineiston luonteesta johtuen tavanomaisella ryhmälevyllä sijaitsevan datan käsittelyä vaativampaa.
Umpio on tällä hetkellä Helsingin yliopiston pääasiallinen tuote sensitiivisen datan tallentamista varten.
Uusia tallennustapoja luvassa
Selvitämme parhaillaan myös uusia tapoja tallentaa sensitiivistä aineistoa yliopistolla. Lääketieteellisen tiedekunnan tarpeisiin olemme hankkineet tallennusjärjestelmän, joka tulee toimimaan ryhmähakemistojen tavoin mahdollistaen myös sensitiivisen materiaalin tallennuksen. Järjestelmän vaatima laitteisto on otettu käyttöön ja käynnissä on palvelun pilotointivaihe.
Uuden järjestelmän käyttökokemusten perusteella selvitämme myös mahdollisuutta muuttaa yliopiston nykyiset ryhmä- ja kotihakemistot samaan konfiguraatioon, jolloin sensitiivisen aineiston tallennus olisi mahdollista näitä ratkaisuja hyödyntäen. Nykyisten ohjeiden mukaan yliopistolaiset saavat tallentaa kyseisiin palveluihin ainoastaan pieniä määriä pseudonymisoitua tai kryptattua sensitiivistä aineistoa, joka on aina tapauskohtaisesti arvioitava.
Yliopiston datatuki auttaa kaikissa tutkimusdatan tallennuspähkinöissä
Tiedon jakaminen kollegoille ja tutkijoille on olennainen osa yliopiston tallennuspalveluita. Datatukipalvelu auttaa yliopiston tutkijoita kaikissa tutkimusdataan liittyvissä asioissa. Datatuki koostuu laajasta asiantuntijaverkostosta, jossa ovat mukana lähes kaikki yliopiston palveluyksiköt, mukaan lukien tietotekniikkakeskus, kirjastot, juristit, tutkimuksen toimiala ja arkistot.
Datatuen järjestämissä koulutuksissa ja työpajoissa saat tietoa esimerkiksi siitä, minkätyyppisestä aineistosta omassa työssäsi on kyse, miten sitä kuuluisi käsitellä ja mikä on sopivin paikka datan tallentamiseen. Datatuesta saat vastaukset kaikkiin omaa aineistoasi koskeviin kysymyksiin.
Katse tulevaisuuteen
Yliopiston datatallennusratkaisujen avulla vastaamme sensitiivisen datan käsittelyssä eteen tuleviin haasteisiin. Kehitämme jatkuvasti tallennusratkaisuja vastaamaan paremmin tutkijoiden tarpeita ja selvitämme, mitä puutteita palveluissa mahdollisesti on. Eräs haasteista on, miten sensitiivistä dataa jaetaan muissa organisaatioissa olevien kollegoiden kanssa ja erityisesti ulkomailla toimivien yhteistyökumppaneiden kanssa. Kansainvälinen yhteistyö lisääntyy jatkuvasti, ja Helsingin yliopiston on valittava tehokkaimmat tavat datan jakamiseen ja tallennukseen. Sensitiivisen datan arviointi on toistaiseksi yhä tapauskohtaista, emmekä voi usein antaa selkeitä sääntöjä siihen, miten tutkijat voisivat itse arvioida aineiston arkaluonteisuutta. Myös näihin haasteisiin löydämme varmasti ratkaisut tulevaisuudessa.
Eräs haasteista on, miten sensitiivistä dataa jaetaan muissa organisaatioissa olevien kollegoiden kanssa ja erityisesti ulkomailla toimivien yhteistyökumppaneiden kanssa.
Lämpimät kiitoksemme yliopiston tutkijoille ja tutkimusryhmille erinomaisesta ja aktiivisesta yhteistyöstä datan tallennuspalveluiden kehittämisestä meidän tikeläisten ja datatukilaisten kanssa!
Janne Markkanen työskentelee ratkaisukonsulttina Helsingin yliopiston tietotekniikkakeskuksessa.