Mitä työtä kirjoittajamaksuihin liittyy kirjastossa?

Julkaistu kirjoittanut Päivi Lammi

Kirjoittajamaksuihin sisältyvä taustatyö ulottuu sopimusten neuvottelemisesta tutkijoiden rahoituspyyntöjen käsittelyyn ja neuvontaan sekä maksujen seurantaan. Helsingin yliopiston kokoisessa tutkimusintensiivisessä yliopistossa kirjoittajamaksuihin liittyvä työmaa ei ole vähäinen. Kirjaston tavoitteena on sujuvoittaa hallinnollisia käytäntöjä ja vapauttaa tutkijan aikaa maksuprosessista.

(This article is also available in English.)

Teksti: Päivi Lammi, Marjo Kuusela & Juuso Ala-Kyyny

Kirjasto ylläpitää Kirjoittajamaksuopasta, josta löytyvät ajantasaiset tiedot voimassa olevista sopimuksista.

Helsingin yliopiston tavoitteena on tehdä kirjoittajamaksuihin (article processing charge, APC) liittyvät käytännöt tutkijalle mahdollisimman sujuviksi. Työn tuloksiin – APC-palveluihin – tutustuttiin kirjoitussarjan edellisessä osassa. Tässä osassa luodaan silmäys siihen, mitä palvelun tuottaminen vaatii.

Helsingin yliopistossa kirjoittajamaksuihin liittyvä työ on kirjaston, useiden kustantajien ja yliopistopalveluiden taloushallinnon yhteispeliä, jossa kirjasto on avainroolissa yhteistyön koordinoijana sekä palvelujen tuottajana ja markkinoijana. Kirjasto muun muassa:

  • neuvottelee kustantajien kanssa mahdollisista open access -sopimuksista ja institutionaalisista jäsenyyksistä (institutional membership) sekä tekee yhteistyötä FinELib-palvelutoimiston kanssa kansallisissa lehtisopimuksissa
  • ylläpitää Kirjoittajamaksuopasta, josta löytyvät ajantasaiset tiedot voimassa olevista sopimuksista
  • tarkistaa, että tutkija täyttää sopimusehdot hakiessaan APC-rahoitusta; ehdoissa on yleensä määritelty, että vastuullisen kirjoittajan tulee olla HY:n tutkija – kirjasto tarkistaa affiliaation ja vahvistaa sen kustantajalle
  • käsittelee APC-rahoituspyynnöt ja niihin liittyvät laskut sekä tekee talousseurantaa
  • tilastoi artikkelit kustantajittain ja liittää mukaan kirjoittajan tulosyksikkötiedot – tällä tavoin voidaan seurata julkaisujen jakaumaa eri tieteenaloilla
  • neuvoo kirjoittajamaksuihin liittyvissä kysymyksissä ja selvittää kustantajan kanssa mahdollisia ongelmatilanteita; neuvontaa paljon, koska sopimukset ehtoineen samoin kuin muut käytännöt (esim. maksuprosessien käyttöliittymät) ovat kustantajakohtaisia
  • viestii sopimuksista ja palveluista tutkijayhteisön suuntaan.

Kirjoittajamaksuihin liittyvää työtä tekee kirjastossa neljä henkilöä muun työn ohessa. Ryhmän käsittelemien APC-tikettien määrä on kasvanut merkittävästi, kun avoimen julkaisemisen rahoitusta on keskitetty kirjastoon. Tikettejä on tullut tänä vuonna noin 350 kappaletta per kuukausi, kun niitä viime vuonna niitä tuli 218 kpl kuukaudessa.

Tutkijat voivat ehdottaa uusia sopimuksia

Kirjasto tekee yhteistyötä myös tutkijoiden kanssa. Tutkijat voivat ehdottaa kirjastolle kirjoittajamaksusopimuksia kustantajien kanssa (hulib-apc@helsinki.fi). Kirjasto arvioi uusia APC-sopimuksia muun muassa julkaisutilastojen, sopimusehtojen ja käytettävissä olevan rahoituksen näkökulmasta.

Kirjoittajamaksuihin liittyvää työtä tehdään eri korkeakouluissa ja kansallisesti, ja Helsingin yliopiston kirjasto on mukana näissä verkostoissa. Kansainvälisesti eräs keskeisistä yhteistyön muodoista liittyy APC-maksujen seurantaan, ja myös Helsingin yliopiston tavoitteena on lähitulevaisuudessa liittyä hintatietojen läpinäkyvyyttä edistävään OpenAPC-palveluun.

Kirjoittajamaksut-sarjan artikkelit: