Årsmötet

Årsmötet är det mest formella av alla möten. Det är öppet för alla medlemmar i en förening. Som inbjudan till årsmötet skickar sekreteraren eller ordföranden ut en kallelse med en föredragningslista, alltså en förteckning över de frågor som ska tas upp till behandling.

Ärendena på ett årsmöte kan indelas i fyra huvudkategorier:

• inledande ärenden
• den gångna verksamhetsperioden
• den kommande verksamhetsperioden
• val av föreningens funktionärer

Ett årsmöte kan gå till ungefär på följande sätt:

1 Mötet öppnas
Ordföranden hälsar de närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. Ordförandens roll på ett årsmöte är bl.a. att fördela ordet vid diskussion och ställa olika förslag mot varandra då medlemmarna ska fatta beslut.

2 Val av mötesfunktionärer
Enligt god mötessed bör man för årsmötet välja en ordförande utanför styrelsen. Mötet har också en sekreterare som för anteckningar för att sedan kunna skriva ut ett protokoll. På mötet utses två protokolljusterare och två rösträknare. Protokolljusterarna har som uppgift att själva göra anteckningar för att sedan kontrollera att sekreteraren har skrivit protokollet korrekt.

3 Mötets laglighet och beslutförhet
Ordföranden ska göra följande för att deltagarna skall kunna konstatera att mötet är lagenligt sammankallat och beslutfört:

• ur stadgarna läsa upp hur mötet ska sammankallas
• läsa upp möteskallelsen, konstatera när kallelsen har utfärdats, konstatera om kallelsen har utfärdats på det sätt som stadgas, samt konstatera att de ärenden om vilka man enligt stadgarna måste meddela på förhand finns nämnda i kallelsen.
• konstatera hur många röstberättigade medlemmar som deltar i mötet

4 Föredragningslistan godkänns
Ordföranden frågar mötesdeltagarna om mötet skall behandla ärendena i den ordning de finns upptagna på föredragningslistan. Om någon vill göra en ändring och detta vinner understöd så måste mötesdeltagarna rösta.

5 Verksamhetsberättelsen

6 Revisionsberättelsen

7 Beviljande av ansvarsfrihet för den avgående styrelsen
Punkt 5–7 behandlas i anslutning till varandra. Ordföranden läser upp verksamhetsberättelsen om inte deltagarna har fått kopior av den. Denna granskas på mötet. Revisionsberättelsen kommenteras på mötet. Om inte mötesdeltagarna har invändningar mot verksamhetsberättelsen eller revisionsberättelsen beviljas styrelsen ansvarsfrihet.

8 Val av styrelse
Om någon av styrelsemedlemmarna skall avgå måste mötet välja en ny. Styrelsen kommer med förslag på en ny styrelsemedlem som är vidtalad på förhand. Föreningsmedlemmarna kan också komma med ett eget förslag på en ny medlem av styrelsen, och då måste mötesdeltagarna rösta.

9 Val av revisorer
Revisorernas uppgift är att kontrollera bl.a. bokföringen i en organisation.

10 Övriga ärenden
Här behandlas frågor som inte är förberedda. Mötet fattar inte beslut om dessa ärenden, men man kan ha en inledande diskussion om dem.

12 Mötet avslutas
När ärendena är slutbehandlade avslutar ordföranden mötet med att tacka deltagarna och därefter slår han två gånger i bordet med klubban.

(Lehrer 2001)