Hur yttrar man sig på ett möte?

I det följande ger Språkhjälpen exempel på yttranden på ett möte.

Hur kan man uttala sig på ett möte?
Man kan sammanställa egna förslag. “Ordförande, jag föreslår att vi håller vårfesten den nittonde maj ute i det fria, då kan vi ta emot hur många människor som helst.”

Man kan föreslå en ändring av ett förslag. “Ordförande, jag föreslår att vi inte flyttar friluftsdagen till den elfte juni eftersom sommarlovet då har börjat också i Sverige dit vi är på väg.”

Man kan understöda någons förslag genom att säga “understödes”.

Om man inte vill ta ansvar för det beslut som har fattats kan man reservera sig mot det och få det antecknat i protokollet. Man säger: “Ordförande. Jag vill reservera mig mot beslutet och vill att det antecknas i protokollet.”

Om formalitet
På informella möten behöver man inte uttala sig så strikt, men man bör ändå undvika uttalanden i stil med ”Hej, jag tycker att vi gör så här!”. Om man deltar i ett formellt möte för första gången är det bra att först lyssna på vad de andra mötesdeltagarna säger och hur de beter sig innan man uttalar sig.

Olika möteskulturer

Om mötesdeltagarna kommer från olika kulturer och har mycket olika uppfattningar om hur ett möte ska gå till kan det ibland uppstå kommunikationsproblem. Här kommer Språkhjälpen att kort ta upp skillnader mellan den svenska och finländska möteskulturen. Kom ihåg att det mesta av följande är generella antaganden om olikheterna mellan de två kulturerna. Möteskulturerna varierar också inom Sverige och Finland.

Vad svenskarna tycker om finländare
”Tystnad! Det är en våldsam tystnad ibland!” Så beskriver en svensk företagsledare det han anser vara det dominerande draget hos finländarna. Finländarnas tystnad leder på ett möte till att svenskarna tycker att de avslöjat för mycket då finländarna inte avslöjat något alls. Finländarna uppfattas också tack vare sin tystnad som mycket stela och reserverade. Överlag anser svenskarna att finländare är seriösa, det är deras mest negativa, men samtidigt också mest positiva drag. Det uppfattas som svårt att locka finländare att småprata, men samtidigt anses de vara pålitliga i sitt engagemang.

Vad finländare tycker om svenskar
Finländarna anser å andra sidan att svenskarna är överlägsna, självbelåtna och egocentriska. Finländarna uppfattar också ofta att svenskarna har en nedlåtande attityd till dem, eftersom svenskarna anser sig vara mer världsvana och moderna än finländarna. Det svenska småpratet är finländarna ganska skeptiska till, det uppfattas som ostrukturerat. Finländarna har svårt att avgöra när småpratet tar slut och när innehållet tar vid. De uppfattar också att ett svenskt ”ja” inte är lika trovärdigt som ett finskt ”ja”. I finländarnas ögon anses svenskarnas diskussionsiver leda till ändlösa diskussioner, som eventuellt – men inte alltid – utmynnar i beslut.

När finska och svenska företag möts
Hur medarbetarna i ett företag beter sig på ett möte speglar ofta företagssynen. I svenska företag är det vanligt att chefen diskuterar igenom problem med sina medarbetare innan hon eller han fattar beslut. Om en finländsk chef gör så kan hon eller han uppfattas som osäker. Den finländska företagskulturen är således på många sätt mycket mer hierarkisk än den svenska. I Finland är chefens ord lag och medarbetarna väntar sig order och inte diskussioner. Finländarna beter sig ofta mycket mer rättframt, vilket kan skrämma konflikträdda svenskar. Svenskarna väljer sina ord och vill vara diplomatiska för att inte störa harmonin på ett möte, medan finländarna lättare kan skilja mellan sak och person när de kritiserar.
Det finns dock stora skillnader mellan företag, och på en del fusionerade företag har svenskarna och finländarna gått halva vägen var och lärt sig att kommunicera och förstå varandra trots olika kulturell bakgrund.

Den som vill läsa mer om ämnet kan gå till Kati Laine-Sveibys avhandling ”Företag i kulturmöten. Tre finländska företag och deras svenska dotterbolag” (1991).

Mötesfunktionärernas och mötesdeltagarnas roller

Ordförandens roll
Ju formellare möte, desto viktigare är ordförandens roll. Han eller hon förbereder mötet genom att skriva en möteskallelse och en föredragningslista. Han eller hon måste också förbereda de ärenden som skall behandlas under mötet.
Ordföranden leder mötet. Han eller hon skall:

  • hålla fast vid en klar agenda
  • få fram klara beslut inom en rimlig tid
  • se till att tidsramarna för mötet håller
  • låta alla mötesdeltagare yttra sig
  • avsluta mötet med ett sammandrag så att nyttan av besluten blir klar för alla.

Om mötet måste rösta om en fråga så leder ordföranden omröstningen och delger mötesdeltagarna resultatet i valet. Ordföranden har ansvar för att protokollet blir skrivet. Han eller hon bör också se till att de beslut som fattas på mötet verkställs inom utsatt tid.

Sekreterarens roll
Sekreteraren sköter om de praktiska arrangemangen i samarbete med ordföranden. Han eller hon kopierar möteshandlingar och postar dem, reserverar mötesrum och organiserar trakteringen vid mötet. Sekreteraren skriver också protokoll under mötet, samt ser till att protokollet justeras efter mötet och att de andra mötesdeltagarna får ta del av det. Han eller hon ser också till att protokolljusterarna får protokollet och kan skriva under det.
På ett mycket informellt möte är sekreterarens uppgift i första hand att föra anteckningar under mötets gång samt därefter skriva ett protokoll som skickas ut till alla mötesdeltagare.
Protokollet skall vara kort och koncist, och det skall klart framgå vilka beslut som fattats.

Protokolljusterarnas roll
Protokolljusterarna skall granska att sekreteraren antecknat alla beslut och händelser under mötet korrekt. Dessa skall liksom sekreteraren göra anteckningar under mötet för att sedan kunna granska det protokoll som sekreteraren skrivit. Protokolljusterarna skall sedan justera protokollet genom att underteckna det.

Mötesdeltagarnas roll
Mötesdeltagarnas uppgift är att påverka de beslut som fattas på mötet. För att bättre kunna göra det bör deltagarna förbereda beslutsärendena genom att bl.a. fundera på bakgrunden till ärendet och tidigare beslut som fattats om liknande ärenden, alternativa lösningar samt följderna av dessa.
Som mötesdeltagare kan man diskutera ärendet med de andra deltagarna och leta reda på information om ärendet på förhand. På det sättet kan man sammanställa ett eget förslag och försöka vinna understöd för det.
Mötesdeltagarna ber alltid om ordet av ordföranden, även på mycket informella möten. Ordföranden delar ut taltiderna i den ordning de begärts. Inläggen ska vara klara och korta, och enligt god mötessed inleder man alltid yttrandet med ”Ordförande,..”. Detta är ovanligare vid informella möten.

Det informella mötet

Det finns många varianter av informella möten. Det som skiljer ett möte från en vanlig diskussion är dock att det alltid finns en ordförande på ett möte. Det är också viktigt att mötesdeltagarna ber om ordet av ordföranden. Mötesdeltagarna bör dessutom vara noga med att hålla sig till saken under mötet.
Ett informellt möte kan se ut på följande sätt:

1.Mötet öppnas
Ordföranden öppnar mötet genom att hälsa alla välkomna och ge ett kort sammandrag av vad som kommer att behandlas på mötet. Sekreterare för mötet väljs.

2.Beslutsärenden
Om det finns en föredragningslista så föredrar ordföranden ärendena i tur och ordning, och efter varje ärende blir det diskussion. Om det inte finns en föredragningslista inleder ordföranden med att föredra det viktigaste ärendet och därefter det näst viktigaste.

3.Anmälningsärenden
Anmälningsärenden föranleder inte beslut, utan det är i första hand frågan om information. Dessa kan vara t.ex. referat av en konferens eller inkomna brev eller skrivelser.

4.Övriga ärenden
Här behandlas frågor som tagits upp under mötet eller just innan. Mötet fattar inte beslut om dessa ärenden, som är oförberedda, men man kan ha en inledande diskussion om dem. På ett mycket informellt möte kan beslutsärenden, anmälningsärenden och övriga ärenden flyta ihop, och diskussionen kan gå över från det ena ärendet till det andra. Det är ändå viktigt om det skall fattas ett beslut, att mötesdeltagarna försöker hålla sig till ett ärende åt gången.

5.Nästa möte
Mötesdeltagarna kommer överens om nästa möte.

6.Mötet avslutas

Styrelsemötet

Styrelsen i en förening/ett aktiebolag har möte vid behov, t.ex. en gång i månaden, och det är ordföranden och sekreteraren som förbereder mötet. Enbart styrelsemedlemmar får delta i styrelsemötet.
Ett styrelsemöte kan gå till på följande sätt, men variationer i detaljer kan förekomma. Beroende på förening kan mötena vara mer eller mindre formella.

1.Mötet öppnas och lagenlighet och beslutförhet konstateras
Mötet inleds med tre slag med klubban. Härefter förklaras mötet öppnat. Ordföranden skall göra följande för att deltagarna skall kunna konstatera att mötet är lagenligt sammankallat och beslutfört:
a) ur stadgarna läsa upp hur mötet skall sammankallats
b) referera hur mötet har sammankallats genom att läsa upp möteskallelsen, konstatera när kallelsen har utfärdats, konstatera om kallelsen har utfärdats på det sätt som stadgas, samt konstatera att de ärenden om vilka man enligt stadgarna måste meddela på förhand finns nämnda i kallelsen.
c) konstatera hur många röstberättigade medlemmar som deltar i mötet (Lehrer 2001)

2.Föredragningslistan godkänns
Ordföranden frågar mötesdeltagarna om mötet skall behandla ärendena i den ordning de finns upptagna på föredragningslistan. Om någon vill göra en ändring och detta vinner understöd så måste man rösta.

3.Protokollet från föregående möte justeras
Sekreteraren läser upp protokollet från föregående möte. Om ingen har något att anmärka mot protokollet godkänns det.

4.Beslutsärenden
Varje beslutsärende har en egen punkt på föredragningslistan. Ordföranden inleder varje ärende med att föredra detta för att ge deltagarna en uppfattning om vad saken gäller. Föredragningen innehåller också ett förslag till beslut. Efter detta inleds en diskussion om ärendet.

5. Anmälningsärenden
Anmälningsärenden föranleder inte beslut, utan det är i första hand frågan om information. Dessa kan vara t.ex. referat av en konferens eller inkomna brev eller skrivelser.

6.Övriga ärenden
Här behandlas frågor som tagits upp under mötet eller just innan. Mötet fattar inte beslut om dessa ärenden, som är oförberedda, men man kan ha en inledande diskussion om dem.

7.Nästa möte
Mötesdeltagarna kommer överens om tidpunkt för nästa möte.

8.Mötet avslutas

Årsmötet

Årsmötet är det mest formella av alla möten. Det är öppet för alla medlemmar i en förening. Som inbjudan till årsmötet skickar sekreteraren eller ordföranden ut en kallelse med en föredragningslista, alltså en förteckning över de frågor som ska tas upp till behandling.

Ärendena på ett årsmöte kan indelas i fyra huvudkategorier.

1. inledande ärenden
2. den gångna verksamhetsperioden
3. den kommande verksamhetsperioden
4. val av föreningens funktionärer

Ett årsmöte kan gå till ungefär på följande sätt:

1. Mötet öppnas
Ordföranden hälsar de närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. Ordförandens roll på ett årsmöte är bl.a. att fördela ordet vid diskussion och ställa olika förslag mot varandra då medlemmarna ska fatta beslut.

2. Val av mötesfunktionärer
Enligt god mötessed bör man för årsmötet välja en ordförande utanför styrelsen. Mötet har också en sekreterare som för anteckningar för att sedan kunna skriva ut ett protokoll. På mötet utses två protokolljusterare och två rösträknare. Protokolljusterarna har som uppgift att själva göra anteckningar för att sedan kontrollera att sekreteraren har skrivit protokollet korrekt.

3. Mötets laglighet och beslutförhet
Ordföranden skall göra följande för att deltagarna skall kunna konstatera att mötet är lagenligt sammankallat och beslutfört:
a) ur stadgarna läsa upp hur mötet skall sammankallas
b) referera hur mötet har sammankallats genom att läsa upp möteskallelsen, konstatera när kallelsen har utfärdats, konstatera om kallelsen har utfärdats på det sätt som stadgas, samt konstatera att de ärenden om vilka man enligt stadgarna måste meddela på förhand finns nämnda i kallelsen.
c) konstatera hur många röstberättigade medlemmar som deltar i mötet (Lehrer 2001)

4. Föredragningslistan godkänns
Ordföranden frågar mötesdeltagarna om mötet skall behandla ärendena i den ordning de finns upptagna på föredragningslistan. Om någon vill göra en ändring och detta vinner understöd så måste mötesdeltagarna rösta.

5. Verksamhetsberättelsen

6. Revisionsberättelsen

7. Beviljande av ansvarsfrihet för den avgående styrelsen
Punkt 5-7 behandlas i anslutning till varandra. Ordföranden läser upp verksamhetsberättelsen om inte deltagarna har fått kopior av den. Denna granskas på mötet. Revisionsberättelsen kommenteras på mötet. Om inte mötesdeltagarna har invändningar mot verksamhetsberättelsen eller revisionsberättelsen beviljas styrelsen ansvarsfrihet.

8. Val av styrelse
Om någon av styrelsemedlemmarna skall avgå måste mötet välja en ny. Styrelsen kommer med förslag på en ny styrelsemedlem som är vidtalad på förhand. Föreningsmedlemmarna kan också komma med ett eget förslag på en ny medlem av styrelsen, och då måste mötesdeltagarna rösta.

9. Val av revisorer
Revisorernas uppgift är att kontrollera bl.a. bokföringen i en organisation.

10. Övriga ärenden
Här behandlas frågor som inte är förberedda. Mötet fattar inte beslut om dessa ärenden, men man kan ha en inledande diskussion om dem.

12. Mötet avslutas
När ärendena är slutbehandlade avslutar ordföranden mötet med att tacka deltagarna och därefter slår han två gånger i bordet med klubban.